Порядок и особенности списания дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность – один из наиболее значимых показателей бухгалтерской отчетности. Списанию дебиторки предшествует большая аналитическая и организационная работа: выявление проблемных расчетов и должников, возможности истребования задолженности. При невозможности получить долг следует его списание. При этом бухгалтеру необходимо знать не только бухгалтерское и налоговое законодательство, но Гражданский кодекс, арбитражную судебную практику.

Вопрос: Как отразить в бухгалтерском учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»), списание дебиторской задолженности за реализованный товар в связи с истечением срока исковой давности? Резерв по сомнительным долгам в части данной задолженности не формировался. В результате проведения инвентаризации расчетов с контрагентами (на основании приказа руководителя) выявлена необеспеченная, просроченная дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности. Сумма задолженности за проданный товар равна 50 000 руб. Посмотреть ответ

Когда долги контрагентов признаются безнадежными

Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:

1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).

Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.

2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.

3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:

• невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей;
• у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.

Начиная с 2021 года, величину сомнительной дебиторской задолженности в отношении каждого контрагента следует определять за минусом кредиторской задолженности перед этим контрагентом, а предельный размер резерва по итогам отчетного периода должен рассчитываться как наибольшая из двух величин: 10 % выручки за данный отчетный период или за прошлый год*. О том, как указанные изменения поддерживаются в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), читайте в статье Резерв по сомнительным долгам: учет в «1С:Бухгалтерии 8».

Если имеется нескольких оснований для признания дебиторской задолженности безнадежной (например, истечение срока исковой давности и ликвидация организации-должника), то задолженность признается безнадежной в том налоговом (отчетном) периоде, в котором имело место первое по времени возникновения основание для признания задолженности безнадежной (письмо Минфина России от 22.06.2011 № 03-03-06/1/373).

В Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение), в качестве долгов, нереальных к взысканию, в явном виде поименована только дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности (п. 77 Положения).

Однако на практике критерии признания долгов безнадежными, которые поименованы в пункте 2 статьи 266 НК РФ, также применяются и для целей бухгалтерского учета.

Документальное оформление

Законодательно требований к оформлению сверок нет. В уже устоявшейся практике процедура эта происходит путем подписания акта сверки взаимных расчетов. В этот документ стороны включают все операции, которые были осуществлены ими за сверяемый период, указывая даты их совершения, суммы операций, ссылки на подтверждающие документы, выводится сумма задолженности каждой из сторон и при наличии фиксируются расхождения между данными.

Форма разрабатывается каждой организаций и утверждается приложением к учетной политике. Кроме того, в автоматизированных бухгалтерских программах данная форма уже зашита и акт формируется автоматически при выборе нужного контрагента, конкретных договоров (если нужно) и указании периода сверки.

Порядок списания безнадежных долгов…

… в бухгалтерском учете

Дебиторская задолженность, признанная безнадежной (нереальной к взысканию), списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации (п. 77 Положения). Если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 Положения, то они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации (п. 77 Положения, письмо Минфина России от 14.01.2015 № 07-01-06/188). Обратите внимание, что согласно Положению с 2011 года формирование резерва по сомнительным долгам является обязанностью организации.

Следует учитывать, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Положения).

Сумма списанного долга учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Если должник произведет оплату по ранее списанному долгу, его следует отразить в составе прочих доходов организации (п.п. 4, 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Напоминаем, что в бухгалтерском балансе остатки по счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» не показываются, а величина дебиторской задолженности, по которой образован резерв, отражается за вычетом суммы резерва. При этом на ту же величину уменьшается нераспределенная прибыль (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н). В отчете о финансовых результатах отчисления в резервы по сомнительным долгам отражаются в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Таким образом, списание долгов за счет резерва на показатели бухгалтерской отчетности не влияет.

… в налоговом учете

Суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности либо взыскание которых невозможно, признаются безнадежными и списываются в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).

Налогоплательщик может создавать резервы по сомнительным долгам в порядке, установленном статьей 266 НК РФ.

Обращаем внимание, что сомнительным долгом для целей формирования резервов в налоговом учете может признаваться только дебиторская задолженность контрагента, связанная с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг. Суммы отчислений в резервы по сомнительным долгам включаются в состав внереализационных расходов в последний день отчетного (налогового) периода и, соответственно, уменьшают налоговую базу этого периода (пп. 7 п. 1 ст. 265 НК РФ, п. 3 ст. 266 НК РФ).

Если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то списание безнадежных долгов осуществляется за счет суммы созданного резерва (п. 4 ст. 266 НК РФ).

Если такой резерв не создавался, или суммы безнадежных долгов резервом не покрываются, то они включаются во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).

При этом в качестве безнадежных могут быть признаны и долги, возникновение которых не связано с реализацией товаров (работ, услуг), например:

• сумма аванса, перечисленного поставщику в счет предстоящей поставки товаров (письмо Минфина России от 04.09.2015 № 03-03-06/2/51088);
• сумма долга по договору займа (письма Минфина России от 16.07.2015 № 03-03-06/3/40956, от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23763).

Каким образом налогоплательщик должен списывать долги такого рода? В Постановлении Президиума ВАС РФ от 17.06.2014 № 4580/14 изложена позиция, согласно которой безнадежный долг, возникший не в связи с реализацией товаров (работ, услуг), не может участвовать в формировании резерва по сомнительным долгам (п. 1 ст. 266 НК РФ), поэтому не может быть и списан за счет резерва. Такой долг может быть учтен в составе внереализационных расходов при расчете базы по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ.

Дата признания внереализационных расходов в налоговом учете установлена пунктом 7 статьи 272 НК РФ. Безнадежная задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в их составе в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (письма Минфина России от 06.02.2015 № 03-03-06/1/4995, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/38).

Если суммы резервов, начисленные в бухгалтерском и налоговом учете, отличаются, то возникают разницы в оценке доходов и расходов, учитываемых на счете 91 «Прочие доходы и расходы» и, как следствие, прибылей и убытков, учитываемых на счете 99 «Прибыли и убытки». В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль», утв. приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н (далее — ПБУ 18/02), эти разницы являются постоянными. Постоянные разницы, зафиксированные на счете 99, учитываются при расчетах по налогу на прибыль за соответствующий период: признается постоянное налоговое обязательство (ПНО) или постоянный налоговый актив (ПНА).

В декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/[email protected]) убытки от списания безнадежных долгов отражаются в Приложении № 2 к Листу 02:

• по строке 302 «суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва»;
• в общей сумме по строке 300 «Убытки, приравниваемые к внереализационным расходам — всего».

Проводки

Один из самых частых случаев, когда требуется провести списание КЗ на предприятии – списание долга перед поставщиками и подрядчиками, уже оказавшими фирме свои услуги. Для этого бухгалтеру нужна проводка Д 60 К 91-1.

«Кредиторка» по полученной предоплате списывается проводкой Д 62 К 91-1. По ней списывают и поставки, которые не были реализованы.

Д 76 К 91-1 – проводка для списания долга перед персоналом компании. Также она используется, когда произошел перерасход средств, выданных начальством подотчетному лицу. Бухгалтер применяет ее для списания премий или части заработной платы, которые не были выданы работникам по какой-либо причине.

Для расчета с сотрудниками компании используется счет 70. Проводка для расчета с официально трудоустроенными сотрудниками Д 70 К 84.

Д 71 К 91-1 – проводка для списания КЗ из-за перерасхода средств с подотчетных лиц.

Списание кредиторских долгов по расчетам с акционерами, которые не входят в штат предприятия, используется проводка Д 75-2 К 84.

Списание безнадежной дебиторской задолженности в «1С:Бухгалтерии 8»

Рассмотрим, как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) отражаются операции по списанию безнадежной дебиторской задолженности.

Пример 1

Период сверки

За какой период сверяться, стороны договариваются сами.

Для подтверждения дебиторки и кредиторки в годовом балансе сверяться нужно за календарный год.

Возможно, сверки с контрагентом уже проводились, в этом случае период для новой начинается тогда, когда закончилась предыдущая. В этом случая задолженность по предыдущей будет отражена как долг на начало новой сверки.

Если стороны сотрудничают несколько лет по нескольким договорам, а необходимость в сверке возникла только в текущем периоде, осуществлять ее можно в несколько этапов для облегчения процесса.

Инвентаризация расчетов

Чтобы проверить суммы дебиторской задолженности, а также сравнить начисленные в бухгалтерском и налоговом учете резервы по сомнительным долгам, воспользуемся отчетом Анализ субконто (раздел Отчеты).

В командной панели данного отчета нужно установить период формирования отчета, а из представленного списка видов субконто — выбрать значение Договоры. В панели настроек (кнопка Показать настройки) на закладке Показатели установим флаги БУ (данные бухгалтерского учета) и НУ (данные налогового учета).

На закладке Отбор можно задать отбор по конкретному договору с должником.

Сформированный отчет позволяет проанализировать данные бухгалтерского и налогового учета по выбранному договору на момент истечения срока исковой давности с детализацией по счетам (рис. 1).

Рис. 1. Анализ субконто по договору с должником

Перед выполнением операции по списанию безнадежного долга необходимо оформить инвентаризацию расчетов. В программе для этого служит документ Акт инвентаризации расчетов, доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из разделов Продажи и Покупки.

Документ заполняется автоматически по кнопке Заполнить на основании данных учета. Табличная часть на закладке Дебиторская задолженность (рис. 2) заполняется остатками дебиторской задолженности на дату проведения инвентаризации следующим образом:

Таблица 1

Рис. 2. Акт инвентаризации расчетов

Табличная часть на закладке Кредиторская задолженность заполняется аналогично заполнению закладки Дебиторская задолженность. По условиям Примера 1 кредиторская задолженность отсутствует.

На закладке Счета расчетов отражается список счетов учета расчетов с контрагентами, по которым выполняется инвентаризация расчетов.

По умолчанию в указанный список включены следующие счета:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
• 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», в том числе счета 76.07 «Расчеты по аренде», 76.27 «Расчеты по аренде (в валюте)» и 76.37 «Расчеты по аренде (в у.е.)»;
• 58 «Финансовые вложения».

Списком счетов пользователь может управлять, добавляя другие счета или отключая счета, предложенные программой.

На закладке Проведение инвентаризации в соответствующих полях следует указать сроки проведения инвентаризации, реквизиты документа-основания, а также причину проведения инвентаризации расчетов.

На закладке Инвентаризационная комиссия нужно заполнить список членов комиссии, выбрав их из справочника Физические лица.

Председатель комиссии указывается с помощью флага в поле Председатель.

Документ Акт инвентаризации расчетов не формирует проводок, но позволяет сформировать следующие печатные формы документов (кнопка Печать):

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22);
• Акт инвентаризации расчетов (ИНВ-17).

Образец составления приказа

Этот документ оформляется на бланке фирмы с печатью и подписывается директором. В тексте приказа обязательно приводятся ссылки на документы, на основании которых он составлен. Это бухгалтерская справка и инвентаризационный акт. Они обосновывают факт наличия долга, правомерность его снятия.

В тексте приказа приводятся ссылки на нормативные акты, которые служат основой для его составления (акты Гражданского и Налогового кодекса), обоснование для снятия долга, а также должность сотрудника, на котором лежит ответственность за реализацию документа.

Важно! Приказ, акт инвентаризации и бухгалтерская справка должны храниться в бухгалтерии фирмы в течение 5 лет.

Пример такого документа вы можете скачать на нашем сайте.

Списание задолженности покупателя

По условиям Примера 1 сумма начисленных резервов в бухгалтерском и налоговом учете различается.

В бухгалтерском учете безнадежный долг в сумме 150 000,00 руб. будем полностью списывать за счет резерва. В налоговом учете за счет резерва спишется только 100 000,00 руб., а оставшаяся часть долга в сумме 50 000,00 руб., непокрытая резервом, будет включена в состав внереализационных расходов.

Для списания безнадежного долга за счет резервов можно использовать стандартный документ программы Корректировка долга (рис. 3). Данный документ доступен как из раздела Продажи, так и из раздела Покупки.

Шапку документа Корректировка долга нужно заполнить, выбрав следующие значения из предложенных списков:

Таблица 2

Документ заполняется автоматически по кнопке Заполнить -> Заполнить остатками по взаиморасчетам на основании данных учета. Табличная часть на закладке Задолженность покупателя (дебиторская задолженность) заполняется остатками взаиморасчетов на дату корректировки следующим образом:

Таблица 3

На закладке Счет списания нужно указать счет, куда будет отнесена сомнительная дебиторская задолженность (63 «Резервы по сомнительным долгам»), а также реквизиты договора с контрагентом и документ расчетов, по которому образовалась сомнительная дебиторская задолженность (см. рис. 3).

Рис. 3. Списание безнадежной дебиторской задолженности за счет резервов

После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:

Дебет 63 Кредит 62.01 — на сумму списанного долга за счет резерва, сформированного в бухгалтерском учете (150 000,00 руб.).

Для целей налогового учета по налогу на прибыль вводятся суммы в специальные ресурсы регистра бухгалтерии:

Сумма НУ Дт 63 и Сумма НУ Кт 62.01 — на сумму списанного долга за счет резерва, сформированного в налоговом учете (100 000,00 руб.). Сумма ПР Дт 63 и Сумма ПР Кт 62.01 — на постоянную разницу, величина которой составляет 50 000,00 руб.

Для целей налогообложения прибыли оставшаяся часть безнадежного долга списывается на внереализационные расходы с помощью документа Операция (раздел Операции -> Бухгалтерский учет -> Операции, введенные вручную). В форме документа для создания новой проводки следует нажать кнопку Добавить и ввести суммы в специальные ресурсы регистра бухгалтерии (при этом поле Сумма должно оставаться пустым):

Сумма НУ Дт 91.02 и Сумма НУ Кт 62.01 — на сумму списанного долга, непокрытого резервом (50 000,00 руб.). Сумма ПР Дт 91.02 и Сумма ПР Кт 62.01 — на отрицательную постоянную разницу (-50 000,00 руб.). При выполнении регламентной операции Расчет налога на прибыль за март, входящей в обработку Закрытие месяца, данная постоянная разница приводит к признанию постоянного налогового актива на сумму 10 000,00 руб.

Обращаем внимание, что для корректного заполнения декларации по налогу на прибыль важно правильно выбрать статью прочих доходов и расходов — Списание дебиторской (кредиторской) задолженности. Тогда при автоматическом заполнении декларации по налогу на прибыль за I квартал 2021 года убытки от списания безнадежных долгов в сумме 50 000,00 руб. будут отражены по строке 302 Приложения №?2 к Листу 02, а также в общей сумме по строке 300 Приложения № 2 к Листу 02.

Чтобы удостовериться в том, что безнадежная задолженность списана в бухгалтерском и налоговом учете, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 за март 2021 года, предварительно выполнив соответствующие настройки на закладке Показатели. Оборотно-сальдовая ведомость, сформированная по счету 63 за март 2021 года, покажет отсутствие резервов по сомнительным долгам.

Для учета списанной задолженности с целью наблюдения за возможностью ее взыскания (в соответствии с абз. 2 п. 77 Положения) также воспользуемся документом Операция.

В форме документа для создания новой проводки нужно нажать кнопку Добавить и ввести запись на сумму 150 000,00 руб. по дебету забалансового счета 007 с указанием соответствующей аналитики (субконто Контрагенты и Договоры).

Итоги

Процесс списания дебиторской задолженности несложен, но строго регламентирован. Его нарушение чревато претензиями налоговых инспекторов и доначислением налога на прибыль либо штрафов за ошибки в учете. Поэтому перед тем как списать дебиторскую задолженность, убедитесь, что проведена инвентаризация и издан соответствующий приказ.

Однако все же советуем не увеличивать расходы предприятия путем списания дебиторской задолженности и приложить максимум усилий для ликвидации дебиторки контрагента, предложив ему, например, рассрочку или реструктуризацию долга.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.