Суммированный учет рабочего времени: основные правила

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации»

Наиболее распространенным режимом работы в организациях является пятидневная рабочая неделя. Однако там, где производственный процесс не может прерываться, устанавливается работа по графику. А при таком режиме практически невозможно соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени не только за день, но и за неделю. Для таких случаев предусмотрен суммированный учет рабочего времени, когда работник должен отработать свою норму рабочего времени за месяц, квартал или год. О том, как устанавливается и применяется на практике суммированный учет, расскажем в данной статье.

Режим рабочего времени — что это такое?

Большинство работодателей совершают ошибку, когда путают два понятия — «суммированный учет» и «режим рабочего времени». Суммированный учет — это не режим рабочего времени, а способ ведения учета рабочего времени, способ выполнения требования, содержащегося в ст. 91 ТК РФ о том, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Понятие режима рабочего времени определяется в ст. 100 ТК РФ, где особенно следует обратить внимание на норму, которая звучит в императивном порядке: «режим рабочего времени должен предусматривать…». Далее перечисляется всё то, что должно быть прописано у работодателя в правилах внутреннего трудового распорядка или, если режим рабочего времени для работника отличается от установленных правил (например, это совместитель или работник, с которым договорились о неполном рабочем времени), в трудовом договоре:

• продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
• работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым договором.

Гибкий режим рабочего времени

Гибкий режим рабочего времени — это единственный режим рабочего времени, который позволяет уйти от необходимости прописывания продолжительности ежедневной работы и времени начала и окончания рабочего дня. Согласно ст. 102 ТК РФ, при работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяется по соглашению сторон. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других).

Чередование выходных дней и рабочих дней, продолжительность недели будут определяться в правилах трудового распорядка. Изменять график в одностороннем порядке в данном случае нельзя. Для изменения графика нужно либо спрашивать согласия работника, либо обосновывать это изменениями организационных или технологических условий труда.

Несмотря на то, что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о том, что при гибком графике рабочего времени нужно обязательно вести суммированный учет, само по себе понятие гибкого графика предполагает введение работодателем суммированного учета рабочего времени, так как он не сможет обеспечить отработку нормы за определенный день и будет устанавливать учетный период — неделю, месяц или др.

Онлайн-обучение по актуальным темам бухгалтерского и налогового учета

Узнать больше

Как внести изменения в ПВТР

Согласно ч. 1 ст. 190 ТК РФ ПВТР утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Поэтому при внесении любых изменений в ПВТР необходимо соблюдать данный порядок.

К сведению

Если в организации нет профсоюза, то работники на общем собрании (конференции) могут поручить представление своих интересов избранному из числа работников представителю (представительному органу) (ст. 31 ТК РФ).

Перед тем как принимать решение о внесении изменений в ПВТР, работодатель должен направить проект, в котором содержатся основные положения, касающиеся изменений локального нормативного акта, с приложением обоснований представителю (представительному органу). Представитель не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта ПВТР направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если представительный орган или представитель не согласен с проектом ПВТР или поступили предложения по совершенствованию проекта, работодатель может согласиться с мнением представителя либо не согласиться.

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель проводит дополнительную встречу с представителем или представительным органом в целях достижения согласия.

Если стороны не договорятся, оформляется протокол разногласий. После этого работодатель имеет право принять локальный нормативный акт.

В свою очередь, представительный орган вправе обжаловать текст утвержденных работодателем правил в государственной инспекции труда или в суде.

Сменная работа

В ситуации с суммированным учетом рабочего времени нередко путают такие понятия, как «сменный режим работы» и «рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику». Стоит иметь в виду, что это два разных режима рабочего времени.

Ст. 103 ТК РФ определяет сменную работу как работу в две, три или четыре смены, которая «вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг».

Самое главное условие при сменной работе — это сменяемость работников (одна смена / бригада сменяет другую). При сменном режиме работодатель обязан знакомить работника с графиком смены не позднее чем за один месяц до его введения в действие. Работа в течение двух смен подряд запрещается.

Основные правила суммированного учета

Нестандартный режим рабочего времени, гибкий режим рабочего времени, скользящее предоставление выходных дней, сменный режим предполагают ведение суммированного учета рабочего времени.

Основной документ, на который необходимо в данном случае опираться, — ст. 104 ТК РФ. Она дает ответ на вопрос, в каких случаях допускается введение суммированного учета: когда не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность.

Смысл суммированного учета рабочего времени заключается в выборе некого учетного периода, чтобы по его итогам продолжительность рабочего времени не превышала нормального количества рабочих часов.

Для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, Трудовой кодекс устанавливает учетный период три месяца, однако есть оговорка: у работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, в силу особенностей технологического процесса или по сезонным причинам можно увеличить такой учетный период на период больше трех месяцев, но при наличии отраслевого соглашения и коллективного договора и не более чем до одного года.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Ведение кадрового учета без проблем

Попробовать

Какая продолжительность рабочего времени будет у сотрудника, работающего по графику «сутки через трое»? В данном случае нужно исходить из общепринятой нормы: нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю. Работодатель устанавливает некий учетный период, внутри которого эти часы распределяются как угодно, главное — по итогам учетного периода выйти на норму по часам.

При этом, если работодатель берет не общепринятую продолжительность рабочего времени — 40 часов в неделю, а, например, 39-часовую рабочую неделю, то ему придется создавать свой производственный календарь.

В Приказе Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н озвучены правила, по которым определяется норма рабочего времени: «продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т.д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней».

Судебная практика показывает, что суть суммированного учета рабочего времени заключается в корректировке продолжительности отработанного времени внутри учетного периода (месяца, квартала или года), если оно отклоняется от установленной нормы, то есть переработка в одни дни компенсируется недоработкой в другие (Постановление ФАС Центрального округа от 03.07.2006 по делу N А62-5389/2005).

Суммированный учет рабочего времени, согласно ст. 104 ТК РФ, ведется в соответствии с установленными правилами внутреннего трудового распорядка.

Таким образом, для введения суммированного учета необходимо следовать определенному алгоритму:

• определить продолжительность учетного периода;
• определить норму часов за учетный период исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени;
• составить график;
• установить порядок определения сверхурочных часов;
• установить порядок оплаты сверхурочной работы и работы в выходные/нерабочие праздничные дни.

Как рассчитать зарплату исходя из тарифной ставки

Часто при сменном графике работы сотрудникам устанавливают тарифную ставку. В таком случае расчет зарплаты не сложен: нужно количество отработанных часов умножить на ставку за час. При этом необходимо учитывать, что за труд в ночное время, то есть с 22.00 до 6.00, полагается доплата минимум 20 процентов (ст. 154 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 22.07.08 № 554).

Пример 4

Расчетный период в компании равен одному месяцу. В марте сотрудник отработал 7 смен по 24 часа. Общее время составило 168 часов (7 смен х 24 часа), работа в ночное время — 56 часов. Часовая тарифная ставка для данного специалиста — 285 руб.

Бухгалтер рассчитал зарплату за март. Она равна 51 072 руб.((168 часов х 285 руб.) + (56 часов х 285 руб. х 20%))

Суммированный учет: оплата сверхурочной работы

В соответствии со ст. 152 ТК РФ сверхурочная работа оплачивается не менее чем в полуторном размере — за первые два часа работы и не менее чем в двойном размере — за последующие часы. Однако в кодексе не дается ответа на более детальные вопросы: как именно оплачивать, то есть от чего брать полуторный размер?

Есть и другие сложности: чтобы разобраться, как при суммированном учете рабочего времени оплачивать часы сверхурочной работы, надо ориентироваться на выбранную систему оплаты труда — окладную или тарифную.

Так, например, если у работника окладная система труда, и оклад составляет 15 000 руб., то эту сумму работодатель выплачивает ему гарантированно. И только по окончании учетного периода, если будет сверхурочная работа, он получит оплату в виде первых двух часов в полуторном размере, а за последующие часы не менее чем в двойном размере.

Пример

Оплата за январь, февраль и март — 15 000 руб. за каждый месяц. За учетный период сотрудник сверхурочно отработал 10 часов. Ставка за 1 час работы — 100 руб. Считаем, сколько ему нужно доплатить:

2 часа * 1,5* 100 руб.= 300 руб.

8 часа * 2 * 100 руб. = 1600 руб.

Всего: 1900 руб.

Обратите внимание на то, что эксперты Роструда рекомендуют по работникам, по которым ведется суммированный учет рабочего времени, устанавливать тарифную систему оплаты труда — либо почасовую, либо поденную.

Как в этом случае нужно считать сверхурочное время?

Пример

У работника тарифная система оплаты труда, ставка за 1 час — 100 руб. Учетный период — 1 квартал. Внутри этого периода мы замечаем, что в январе сотрудник отработал по факту 150 часов, что и было заложено в график. Соответственно, по часовой ставке выплачиваем ему 15 000 руб.

В феврале вместо 148 часов, заложенных в график, сотрудник по факту отработал 156 часов (отражено в табеле). Получается 15 600 руб. При этом в марте планировались 149 часов, а по факту получился 151 час. Нужно оплатить 15 100 руб.

Евгения Конюхова, эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства, в вебинаре «Суммированный учет рабочего времени. Оформление и оплата» обращает внимание на то, что при тарифной системе оплаты труда внутри учетного периода в одинарном размере сверхурочная работа уже оплачена.

Эксперт считает, что норма из ст. 152 ТК РФ хорошо работает при окладной системе оплаты труда. Как мы убедились выше, в таком случае по итогам учетного периода нужно взять 10 часов сверхурочной работы и посчитать суммы: первые 2 часа — в полуторном размере, а остальные 8 часов — в двойном.

Но если у работника тарифная система оплаты труда, то первые 2 часа следует платить только в размере 0,5, так как одинарный размер уже был оплачен. А оставшиеся часы не в двойном размере, а в одинарном.

Так, исходя из того, что у нас было 10 часов сверхурочной работы, мы получим:

2 часа * 0,5 * 100 руб.= 100 руб.

8 часов *1 * 100 руб. = 800 руб.

Всего: 900 руб.

Если у работника окладная система труда или месячная тарифная ставка, то нужно разобраться, как определить, сколько нужно оплачивать один час работы сверхурочной работы. Дело в том, что в Трудовом кодексе ответа на этот вопрос нет. А примеров того, как это можно реализовывать на практике, несколько.

Вариант 1: Оклад делится на количество рабочих часов в месяце, когда работник привлекался к сверхурочной работе.

Так, если оклад составляет 20 000 руб., то нужно 20 000 /160 часов = 125 руб. за час работы.

Вариант 2: Согласно Письму Минздрава РФ от 02.07.2014 N 16-4/2059436, оклад делится на среднемесячное количество часов по году (например, для работников с 40-часовой продолжительностью рабочего времени в 2021 году среднечасовое количество рабочих часов составляет 1979 часов / 12 мес. = 164,9 ч.), соответственно часовая ставка = 20 000 руб. / 164,9 = 121,28 руб.

Вариант 3: Сумма окладов, начисленных за учетный период, делится на норму рабочего времени по графику работника за учетный период в месяцах.

Вариант 4: Вся зарплата (включая доплаты, надбавки) делится на один из вышеперечисленных вариантов. Но работодатель не обязан исчислять часовую тарифную ставку исходя из всех выплат. Верховный суд считает, что достаточно только оклада.

Нередко у работодателей помимо окладов предусмотрена еще и система доплат, надбавок, в связи с чем возникает вопрос — нужно ли всю заработную плату в этом случае делить на количество часов в месяце, когда работник привлекался к сверхурочной работе или на среднемесячное количество часов по году? Ответить на этот вопрос может только сам работодатель в локальных нормативных актах (Решение Верховного Суда РФ от 21.06.2007 N ГКПИ07-516). Это рекомендуется сделать в том числе для того, чтобы избежать проблем с работниками и проверяющими.

Позиция Минзравсоцразвития заключается в том, что при суммированном учете рабочего времени исходя из определения сверхурочной работы подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода. В этом случае работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период оплачивается за первые два часа работы не менее чем в 1,5 размере, а за все остальные часы — не менее чем в двойном размере (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 31.08.2009 № 22-2-3363).

В зависимости от системы оплаты труда — окладной или тарифной — оплата будет либо в полуторном-двойном размере, либо в размере 0,5 и одинарном.

Но есть еще один подход, обозначенный судебной практикой (Обзор Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014)). Есть разъяснения, согласно которым в полуторном размере за первые 2 часа берется оплата сверхурочной работы, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учетного периода, а в двойном — за последующие часы сверхурочной работы. Но при использовании такого подхода сумма выплат за сверхурочную работу будет меньше, а потому неизбежны конфликты с работниками.

Пример расчета

Должностной оклад Морковкина А.П. — 50 000 рублей. В мае 2020 года норма рабочих часов — 144. Переработка в мае составила 5,5 ч.

Производим расчет доплаты за переработку:

1. Высчитываем часовой оклад: 50 000 / 144 ч = 347,22 рубля.
2. Считаем доплату за первые 2 ч : 347,22 × 1,5 × 2 ч = 1041,66 руб.
3. Исчисляем оставшееся время переработки: 5,5 — 2 ч = 3,5 ч.
4. Расчет надбавки за остальное время: 347,22 × 2 × 3,5 = 2430,54 руб.

Итого доплата за переработку: 1041,66 + 2430,54 = 3472,20 руб.

Работник вправе отказаться от повышенной оплаты и заменить на дополнительное время отдыха.

ВАЖНО!

Доплату за работу в нестандартных условиях с 11.04.2019 нельзя учитывать при сравнении заработка с МРОТ (Решение Конституционного суда РФ № 17-П от 11.04.2019). Поэтому доплата за ночной, праздничный, выходной или сверхурочный труд начисляется сверх минимального размера оплаты труда.

Оплата праздничных или выходных при суммированном учете

Если рабочий день сотрудника выпадает на нерабочий праздничный день, то в табеле рабочего времени проставляется код «РВ», несмотря на то, что этот рабочий день предусмотрен графиком работника. В этом случае на работника также распространяется положение ст. 153 ТК РФ об оплате работы в повышенном размере.

Согласно Рекомендациям Роструда от 02.06.2014, при введении суммированного учета рабочего времени работу в праздничные дни нужно включать в месячную норму рабочего времени.

Если работник привлекался к работе в свой выходной или в нерабочий праздничный день сверх месячной установленной ему нормы или сверх нормы в соответствии с учетным периодом, тогда такая работа будет подлежать оплате согласно ст. 153 ТК РФ. Также работник может взять другой день отдыха.

Если внутри учетного периода работодатель уже оплатил нерабочие праздничные дни, то по окончании учетного периода ему не нужно оплачивать их как сверхурочную работу. В Решении Верховного Суда РФ от 30.11.2005 N ГКПИ05-1341 дается разъяснение по этому случаю: «Поскольку правовая природа сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни едина, оплата в повышенном размере одновременно как на основании ст. 152 ТК РФ, так и ст. 153 ТК РФ будет являться необоснованной и чрезмерной».

Пример расчета

Зайчиков П.Б. трудится посменно. Продолжительность 1 смены — 12 ч. Стоимость смены — 2400 рублей. Ночные часы оплачиваются в размере 20 % от ставки. В апреле работодатель привлекал Зайчикова к сверхурочной работе дважды: 10 апреля — на 3 ч и 15 апреля на — 4 ч. Причем переработка 15 апреля выпала на ночное время.

Производим расчет:

1. Исчисляем стоимость часа: 2400 / 12 ч = 200 руб.
2. Доплата за 10.04.2019: 200 × 1,5 × 2ч + 200 × 2 × 1 ч = 600 + 400 = 1000 руб.
3. Доплата за 15.04.2019: 200 × 1,5 × 2 ч + 200 × 2 × 2 ч = 600 + 800 = 1200 руб.
4. Считаем доплату за ночное время работы: 200 × 4 ч × 20 % = 160 рублей.

Итого: 2360 (1000 + 1200 + 160) рублей.