Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Унифицированные формы табеля учета
Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же Приказом определен порядок ее заполнения и применения.
Как фиксировать отработанное время
При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время отражается в таблице учета двумя способами:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).
Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.
Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.
Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Инструкция по заполнению
Рассматриваемый табель можно заполнить одним из двух способов:
- сплошным – каждый день вносятся явки, неявки, количество рабочих часов и проч.;
- по отклонениям – данные вводятся только в тех случаях, когда сотрудник опаздывает, не выходит на работу и т. п.
Сведения о причинах неявок, переработок или неполных отработок смены могут быть вписаны в табель на основании сторонних документов – больничного листа, письменного согласия на переработку, справки о выполнении общественных работ и т. п.
Первый способ применяется значительно чаще, поскольку во многих фирмах ежедневно заполняют табель в автоматическом режиме, используя для этого форму № Т-13 и компьютерные программы, являющиеся частью инфраструктуры систем контроля доступа персонала на предприятие. В небольших же организациях по-прежнему заполнят форму № Т-12 с помощью обычной шариковой ручки или программ на ПК наподобие Word.
В любом случае, принцип заполнения табеля одинаков. Каждый шаг рассмотрим отдельно.
Шаг 1. Титульный лист
Первая страница табеля заполняется в таком порядке:
1. В верхнем поле вписывается полное название фирмы или ФИО индивидуального предпринимателя (ИП). Если организация большая и в ней ведется несколько табелей, также потребуется указать наименование подразделения (структурной единицы) – отдела продаж, маркетинга, производства и т. п.
2. В следующей графе указывается код по ОКПО, который является всероссийским индикатором предприятий и организаций. Он содержится в базах Росстата. Состоит из 8 цифр для юридических лиц и 10 цифр для ИП.
3. В первой табличке из двух ячеек указывается номер документа (определяется по порядку) и дата его составления (как правило, вписывается последний день отчетного месяца). 4. Завершается заполнение титульного листа указанием отчетного периода. Табель делается на месяц, поэтому отчетный период длится с первого по последнее число месяца.
Шаг 2. Сведения о сотруднике
Начинается заполнение основной таблицы. В ней каждому работнику отводится отдельная строка. В первых трех ячейках указываются такие данные:
1. Номер работника по порядку.
2. Фамилия и инициалы сотрудника, а также его должность:
3. Табельный номер, который присваивается каждому сотруднику на всё время работы в фирме и используется во всей внутренней документации (как правило, переходит к другому работнику только через несколько лет после увольнения сотрудника, который работал ранее):
Шаг 3. Данные о явках, неявках, количестве часов
Запись делается в две строчки:
- в первой указывается явка/неявка;
- во второй указывается количество часов.
Каждому столбцу присваивается определенное число, а для записи данных о явках/неявках работников используются условные сокращенные обозначения, например:
- Я – явка;
- В – выходной;
- К – командировка;
- От – отпуск.
Как правило, подобных условных обозначений используется мало. Как правило, неявки классифицируются по наличию/отсутствию уважительной причины. Могут указываться разные типы отпусков, больничные и т. д.
Шаг 4. Общее количество часов и дней за месяц
Эти данные приводятся за полмесяца и за месяц:
1. В пятой графе вписывается количество рабочих дней и часов за каждые полмесяца:
2. В шестой графе вписываются эти же данные, но уже за месяц:
Шаг 5. Данные для начисления зарплаты
Для указания сведений, которые влияют на расчет заработной платы, уделено несколько столбцов:
1. В седьмой графе указывается вид оплаты, который также шифруется условным обозначением и определяет тип денежной выплаты (код «2000» – стандартная зарплата, а «2012» – отпускные):
2. В следующую колонку вписывается корреспондирующий счет – бухгалтерский счет, с которого списываются средства для осуществления указанного вида оплаты (счет списания зарплаты, отпускных, командировочных и прочих выплат может быть единым):
3. В девятый столбец вписывается количество отработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда (в верхней ячейке можно указать дни явки и командировки, а в нижней – отпускные, больничные):
4. Если на протяжении месяца ко всем сотрудникам применялся один вид оплаты труда (зарплаты), то его код и номер счета можно вписать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9:
Шаг 6. Данные о причинах и времени неявки
Следующие несколько полей отведены для указания причин, по которым сотрудник не присутствовал на рабочем месте. Для этого вновь используются условные обозначения. В качестве причины может быть указан отпуск, командировка и т. п. В отдельном столбце вписывается количество дней или часов. Например, работник мог отсутствовать 3 дня из-за командировки, а 10 дней – из-за отпуска:
Шаг 7. Подписи
В конце месяца ответственные лица ставят свои подписи напротив соответствующей должности. Расписаться должны:
- сотрудник, который ведет табель;
- руководитель структурного подразделения;
- работник кадровой службы.
образец табеля в архив в формате .xls (Microsoft Excel)
Как заполнять табель учета рабочего времени
При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются специальные обозначения. При отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.
Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенного (К) или цифрового (06) кода, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность труда.
Собрали в таблице обозначения в табеле учета рабочего времени в форме 0504421 в 2021 году.
| Событие | Буквенный код | Цифровой код | |
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 | |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 | |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 | |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 | |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 | |
| Служебная командировка | К | 06 | |
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 | |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 | |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 | |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 | |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 | |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 | |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 | |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 | |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 | |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | 17 | |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 | |
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия, согласно законодательству | Б | 19 | |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 | |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 | |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными, с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 | |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 | |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 | |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 | |
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 | |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 | |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 | |
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 | |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 | |
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 | |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 | |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 | |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 | |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 | |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 | |
Популярные вопросы
При заполнении табеля возникает ряд вопросов, самые популярные среди которых рассмотрим ниже:
- Нужно ли отображать сокращение рабочего времени на 1 час в праздничный день?
Накануне праздничных и нерабочих дней время работы сотрудников с полным рабочим днем может быть сокращено на 1 час. При этом рабочая неделя может быть как 5-дневной, так и 6-дневной. В любом случае, данное сокращение обязательно нужно отразить в табеле, иначе инспекторы могут настаивать, что в такие дни сотрудники работали сверхурочно. - Почему в таблице каждому дню отводится по 2 ячейки?
Всё просто: в первой ячейке указывается условное обозначение вида труда, а во второй – количество отработанных часов. Табельщик может на свое усмотрение использовать или буквенный, или цифровой код. - Сколько раз в месяц заполнять табель?
Делать это нужно каждый день, чтобы учет рабочего времени сотрудников был достоверным. В конце каждого месяца подводятся итоги по количеству отработанных каждым сотрудником часов. Подписанный ответственными лицами табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты за отработанный месяц. - Нужно ли заполнять отдельный табель на аванс?
Если в компании предусмотрены авансы, для расчета их суммы бухгалтер должен получать табель за первую половину месяца (с 1 по 15 число включительно). Для этого отдел кадров может передавать ему документ 16-го числа, а забирать обратно – 17-го. Существуют и другие варианты: заверять копию табеля на аванс, которая останется в бухгалтерии и будет подшиваться под расчет; формировать отдельные табели за первую и вторую половину месяца, а затем еще сводный. Порядок передачи табеля на аванс нужно зафиксировать во внутренних документах фирмы. - Можно ли вносить в табель исправления?
В общем, они запрещены, но в некоторых случаях в документ могут быть внесены изменения. Например, если работник с опозданием сообщил об открытии больничного или, пребывая в отпуске, заболел и принес больничный лист после выхода на работу. Все изменения в табель нужно вносить на основании подтверждающих документов, полученных от работника.
Рассматриваемый табель является актом, который содержит информацию о соблюдении каждым сотрудником рабочего режима. Для его ведения можно использовать рекомендованные Госкомстатом формы – № Т-12 или № Т-13. В любом случае, в конце каждого отчетного периода заполненный документ нужно передавать в бухгалтерию для расчета зарплаты и различных компенсаций, предусмотренных сотрудникам условиями трудового контракта.
Выходные и праздничные дни в табеле
Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.
Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.
Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.
Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.
Итоги
Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.
Источники:
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
- Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н
- Трудовой кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:
- пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
- 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.
Учет и налоги
Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.
При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.
Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.
Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.
