СЗВ-М в 1С 8.3 - пошаговая инструкция

Отчет СЗВ-М: общее описание

Отчетных форм в ПФР немало, но вот в 2021 году появилась еще одна под названием СЗВ-М как сведения о застрахованных лицах. Связано данное событие с запретом индексировать пенсии для работающих пенсионеров и это нужно теперь как-то контролировать. Данный отчет заполняется компаниями всех организационных форм, где имеются подчиненные, работающие по контракту. Даже если он у Вас один, отчитаться все равно придется. Есть два способа направить такой отчет:

В бумажной форме позволительно отчитаться тем, у кого в штате есть не больше 25-ти подчиненных.
Все, кто превышает этот порог, отчитываются только в электронном виде.

Пенсионный предусмотрел также штраф за нарушение сроков отчета или ошибки в нем. За каждого служащего вменят по 500 рублей. Если же Вы нарушили форму подачи, то Вам грозит штраф в 1000 рублей.

Кто подает отчет СЗВ-М в 2021 году – в инфографике ниже:

Электронная форма СЗВ-М

По бумажному формату и так все ясно, а вот электронный отчет помогут сформировать такие сервисы:

онлайн-сервисы на постоянной основе;
пробные версии в онлайн-сервисах;
специальные бухпрограммы;
бесплатные программное обеспечение ПФР или «личный кабинет» на сайте ПФР.

Распространенные ошибки при заполнении СЗВ-М

Ошибка	Как должно быть	Как исправить
Отсутствуют сведения о застрахованном лице	При заполнении формы нужно указывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор или договор ГПХ (даже если человек проработал всего один день). Сведения нужно подавать и в том случае, если не было никаких начислений и выплат на сотрудника в ПФР, но он не уволен.	Сдается дополняющая отчетность, в которой указываются те сотрудники, которые не были отражены в исходной форме. В третьем разделе ставим код формы «ДОП».
Присутствует лишний сотрудник	Наличие записей о лишних сотрудниках (например, уволенных) приравнивается к недостоверным сведениям.	Нужно предоставить отменяющую форму с указанием в ней только лишних сотрудников. В третьем разделе ставим код формы «ОТМН».
Неправильный ИНН сотрудника	Хотя отсутствие самого ИНН при заполнении бланка не будет являться ошибкой, тем не менее, если он указывается, вводите его корректно.	Одновременно предоставляются два бланка: отменяющий — по сотруднику с неверным ИНН и вместе с ним дополняющий, в котором указываются верные сведения.
Неправильный СНИЛС сотрудника	Как и в случае с ИНН, отсутствие кода не является ошибкой, но за неверные сведения можно получить штраф.	Если отчет не будет принят, то его необходимо исправить и предоставить заново как исходящий. Если будут приняты лишь правильные сведения, то исправления предоставляются на сотрудников с ошибками в дополняющей форме.
Неправильный отчетный период	Нужно правильно указать код месяца и год.	Необходимо повторно предоставить форму со статусом «исходящая», корректно указав отчетный период.

Виды отчетов СЗВ-М

Необходимо расшифровать какие формы уточнений к этому отчету предусмотрел для нас регулятор. Они нужны для исправления ранее поданных сведений в пенсионный. Итак, возможные варианты изложены ниже в таблице.

№ п\п	Форма отчета	Характеристика
1	Отменяющая	Можно воспользоваться подобным уточнением, когда Вы по ошибке внесли подчиненного в отчет и его нужно оттуда убрать
2	Дополняющая	Вы забыли добавить информативные данные о служащем или же Вам необходимо исправить информацию по какому-то человеку

Найти требуемый функционал в ПО, и как сделать отчет СЗВ-М в 1С – это несложно и размещен он в зарплатно-кадровом меню в сведениях о застрахованных лицах, СЗВ-М. Именно тут Вам потребуется сформировать новую рабочую форму и для ее типа вверху справа выберите из перечня требуемый показатель.

Учет и отчетность для ЭТК в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3 поддерживается взаимодействие работодателя с ПФР и с сотрудниками в целях учета сведений о трудовой деятельности работника в электронной форме (ЭТК).

В программе отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р формируются в соответствии с действующим законодательством РФ.

Организация учета трудовой деятельности

Для автоматического заполнения сведений о трудовой деятельности сотрудников по формам СТД-Р и СЗВ-ТД в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 реализован новый учет сведений о трудовой деятельности работников.

В учете трудовой деятельности работников собираются унифицированные данные о кадровых событиях, которые ранее вписывались в трудовую книжку. Учет трудовой деятельности в программе нацелен:

на обеспечение автоматического заполнения и многократного перезаполнения (при необходимости) документов СЗВ-ТД и СТД-Р;
автоматизированное заполнение документов об отмене событий;
предоставление возможности регистрации «исторических» данных без перепроведения старых документов;
обеспечение возможности регистрации событий о трудовой деятельности, не внесенных в учет кадровыми документами (например, переименование организации).

Для отражения кадровых документов Прием на работу, Кадровый перевод, Увольнение в учете трудовой деятельности предусмотрен флаг Отразить в трудовой книжке (рис. 2).

Рис. 2. Отражение кадровых документов в учете трудовой деятельности

При установленном флаге Отразить в трудовой книжке доступны поля Трудовая функция и Наименование документа. Поле Трудовая функция заполняется для должности или позиции штатного расписания, если это предусмотрено в организации. В поле Наименование документа для заполнения в отчете можно сохранить точное наименование документа (например, «Приказ», «Уведомление»).

Установленный флаг Отразить в трудовой книжке обеспечивает регистрацию трудовой деятельности в учете. Так, документ о последнем по времени событии (Прием на работу или Кадровый перевод), произошедшем с сотрудником до 01.01.2020, отмеченный этим флагом, будет зарегистрирован в учете трудовой деятельности и автоматически отразится в отчете СЗВ-ТД.

Наименование подразделения, указываемое в СЗВ-ТД, СТД-Р, должно в точности соответствовать тексту, отражаемому в трудовой книжке. Поэтому в справочник Подразделения добавлено поле Наименование полное, которое и используется для формирования записей о трудовой деятельности.

Где в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3) указать полное наименование подразделения для корректного заполнения отчета в ПФР по форме СЗВ-ТД

Документ «Регистрация трудовой деятельности»

Для детальной регистрации изменений параметров кадровых событий и «исторических записей» в программу в журнал Электронные трудовые книжки добавлен документ Регистрация трудовой деятельности. В этом документе регистрируются все кадровые данные, за исключением временных переводов, по состоянию на 01.01.2020 и дополняются по кнопке Данные до 2021 года (рис. 3) сведениями о документах-основаниях, если они есть в информационной базе программы.

Рис. 3. Дополнение «исторических записей»

Результаты автоматического и ручного дополнения используются наравне с данными о трудовой деятельности, зарегистрированными непосредственно кадровыми документами. Кадровое мероприятие «Переименование организации» регистрируется этим же документом по кнопке Переименование (рис. 4).

Рис. 4. Переименование организации

В результате ведения учета трудовой деятельности отчеты СЗВ-ТД исходные и отменяющие, а также формы СТД-Р формируются в программе автоматически.

Особенности автозаполнениЯ отчета СЗВ-ТД

Документ Сведения о трудовой деятельности сотрудников, СЗВ-ТД формируется в меню Кадры — Электронные трудовые книжки по кнопке Создать, предназначен для отправки в качестве отчета в ПФР (рис. 5).

Рис. 5. Отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД

При автозаполнении документа СЗВ-ТД появилась возможность управлять строками переименования организации и другими кадровыми событиями. При необходимости документ можно перезаполнять многократно.

Самые распространенные варианты уточнения данных с помощью 1С

Итак, как далее будет ясно, существует множество причин для уточнения информации, поданной в пенсионный, но наиболее широкое применение получили следующие:

Отчетная форма за сентябрь не была составлена с учетом увольнений, прошедших первым числом этого месяца. Даже один рабочий день говорит о необходимости добавлять его в отчет. Именно в этом варианте подается уточнение с отражением в нем сведений по фамилии, ИНН и СНИЛС того, кто был уволен. Нет потребности заново всех перечислять.
2. Противоположная ситуация, когда мы подали за текущий месяц информацию по подчиненному, что был уволен до его наступления, предполагает от Вас использования отменяющего варианта уточнения. Вы заново подаете только ошибочную позицию со всеми необходимыми по ней данными. Подобная ситуация тоже запрещает перечисление всех подряд, так как в пенсионном автоматом обнулят по всем такие сведения. Подчиненный мог уже не работать в компании, но получать какие-то виды выплат и отчислений с них и это не является основанием для подачи по нему отчета.

Некорректно поданная информация конкретно по подчиненному предполагает применение дополнений к отчету с перечислением новых корректных данных. Только исправительная позиция должна направляться регулятору, а не весь список подряд.

Подготовка перед заполнением

Перед заполнением СЗВ-М проверим информацию в программе.

Для организации должны быть указаны ее название, ИНН, КПП, а также информация в разделе “Пенсионный фонд”.
Для сотрудников проверим корректность ФИО, ИНН и СНИЛС.

Чтобы проверить ИНН и СНИЛС, можно использовать отчет “Личные данные сотрудников”. Он находится в меню “Зарплата и кадры — Кадры — Отчеты по кадрам”.

СНИЛС и ИНН будут выводиться в соответствующих колонках. Отметим, что ИНН не является обязательным для передачи в ПФР.
За период сдачи отчета проверим наличие и корректность заполнения кадровых документов.

Сроки подачи отчета СЗВ-М

Граничный предел для отчетности по СЗВ-М – это середина следующего за отчетным месяца, то есть 15-е число. Праздники и выходные передвигают этот срок на ближайший рабочий день. Но Вы вправе подать информацию и ранее указанного периода, это не запрещено законом. Однако, вы должны быть полностью уверенны в том, что никакие изменения по штатному расписанию больше в этом месяце не последуют, что весьма рискованно. Обратная ситуация грозит штрафными санкциями за неточно поданную информацию.

Каждый страхователь вправе направлять эту форму в пенсионный по лицам, с которыми оформлен трудовой контракт и по которым перечисляются страховые выплаты. Отчетный бланк направляется в тот территориальный орган, в котором зарегистрирована фирма.

Месторасположение отчета в различных конфигурациях отличается друг от друга. Поэтому не лишним будет остановиться на этом детальнее:

8-я версия позволяет зайти в рабочую форму благодаря двум возможным вариантам. Итак, первый находится в зарплатно-кадровом меню в поле страхвзносов. Второй путь находится в 1С-Отчетности в регламентированных отчетах. Там нажмите на создание отчета. Избирайте здесь отчетность по физлицам и там увидите требуемый отчет;
версия 7.7 имеет такое же название отчета, как и везде и находится в кадровом подразделе в самом низу перечня;
в ЗУП отчет размещен прямо на рабочем столе в закладке ПФР.

Включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники и как их отразить?

Справка СЗВ-М, которая выдается на руки работнику при расторжении с ним трудового контракта, является персонифицированной. Поэтому включать в нее данные других людей, в том числе, ранее уволенных, не нужно. Эти сведения считаются персональными и охраняются законом.
При формировании справки СЗВ-М для ПФР в нее включаются все сотрудники, в том числе и уволенные за отчетный период. Данные о них приводятся в таблице. В последующие отчеты сведения об уволенных ранее работниках не вносятся.

Таким образом, работодатель при разрыве трудовых отношений с подчиненным, обязан ему выдать выписки из СЗВ-М и СЗВ-Стаж. Оформляются данные документы по утвержденным формам и в соответствии с рядом правил. Невыдача справок карается административным штрафом.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7

, Санкт-Петербург
+7 (812) 425-62-38
, Регионы
8800-350-97-52

Особенности заполнения формы СЗВ-М в 1С

Не лишним будет расписать процедуру формирования СЗВ-М пользователем в ПО и для этого обратите внимание на такие мероприятия. Для начала проверьте есть ли у всех Ваших подчиненных СНИЛС, также он должен быть у тех, с кем вы подписали трудовой контракт. Увидеть подобную информацию Вы сможете на конец отчетного месяца, задав машине построение отчета по личным данным.

Отсутствие СНИЛС у подчиненного влечет за собой не попадание его в отчет, а, следовательно, искажение отчетной информации для пенсионного.

Далее Вам стоит перепроверить еще раз, что все хозоперации и сведения на дату построения отчета отражены по регистрам. Процесс формирования отчетной формы состоит в следующем:

Задайте формирование нового отчета;
Изберите его нужный параметр, а именно компанию при ведении многокомпонентного бухучета нескольких фирм и сроки формирования отчетной формы;
Нажмите на команду заполнения данных.

По завершении указанных выше действий машина в автоматическом режиме начнет вносить в отчетный бланк требуемые сведения. Дабы иметь возможность вести точный контроль как за точностью информации, так и за сроками ее отправки, разработчики придумали такие удобные команды как:

печать;
проверка;
выгрузка;
отправка в пенсионный орган (у кого подключена 1С-Отчетность).

Если Вы уверенны, что Ваш отчет попал в пенсионный, то разработчики рекомендуют отметить переключатель пачка принята в ПФР. Именно благодаря этой функции Вы сможете быть уверенным, что ваш отчет уже никто не исправит. Таким образом, машина предлагает Вам воспользоваться полностью автоматизированным способом учета по заполнению отчетной формы для пенсионного. Следует лишь обновить версию ПО, если по каким-либо причинам ранее Вы этого не делали и функционал был для Вас недоступен.

Как правильно заполнить СЗВ-Стаж: пошаговая инструкция

Справка СЗВ-Стаж при увольнении работника заполняется согласно порядку, утвержденному Постановлением Правления ПФР №507п от 6.12.2018 года.

Правила оформления приведены ниже:

вносить данные письменно или при помощи компьютера;
не делать исправлений, помарок;
запрещается заклеивать строки бланка;
цвет пасты шариковой ручки допускается любой, помимо зеленого и красного;
исключено использование корректора.

Сведения должны вноситься на основании документов страхователя, алгоритм:

в разделе №1 указываются данные о страхователе регистрационный код в ПФР, ИНН, КПП, название);
во втором разделе пишется отчетный период (календарный год);
в третьем разделе заполняется таблица сведений о периодах работы увольняющегося сотрудника. Указываются ФИО полностью, номер СНИЛС, периоды работы, исчисление трудового стажа. Заполнять графу №14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» не требуется;
в разделе №4 приводятся сведения о начисляемых (уплачиваемых) страховых взносах в ПФР;
в пятом разделе указывается информация об оплаченных пенсионных взносах согласно договору досрочного негосударственного пенсионного обеспечения;
в конце приводится должность, ФИО работодателя, ставится его личная подпись, дата составления справки.

Выписка из СЗВ-Стаж выдается в день прекращения действия трудового контракта. Обязанность предоставления формы предусмотрена статьей №11 ФЗ №27 от 1.04.1996 года.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию

— обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: +7 Москва и обл. +7 Санкт-Петербург и обл. 8 Другие регионы РФ
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы
— опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Учетные особенности

Внимательно изучив пояснения к отчету, можно сделать вывод, что указать потребуется информацию по тем людям, с которыми компания имеет договоры такого содержания:

гражданско-правовой договор, согласно чему происходит выполнение работ или оказание услуг. Сюда смело можно отнести договор подряда или возмездного (платного) оказания услуг;
договор авторского заказа;
договор об отчуждении особого уникального права на произведения науки, литературы и искусства;
трудовой контракт;
издательский лицензионный договор;
лицензионный договор о предоставлении права пользования произведениями науки, литературы и искусства.

Неважно, были ли оплаты за труд в рамках вышеперечисленных контрактов и как следствие перечисление страхвзносов. Машина посредством 1С-отчетности в общем меню отчетов при помощи создания формы позволяет сделать автоматизированное формирование формы. Вам стоит только в видах отчетов папки отчетности по физлицам применить требуемый отчет под названием сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М. Далее пропишите корректно отчетный период и примените функционал автозаполнения. Также Вы вправе фиксировать внесенную Вами информацию от возможного ее видоизменения после отправки отчета регулятору.

За какой период выдавать, если работник уволился?

СЗВ-М – это персонифицированный отчет обо всех сотрудниках и прочих физлицах, который подается ежемесячно в Пенсионный фонд (ПФР). В апреле 2021 года произошли определенные изменения в законодательстве. Согласно им, теперь при увольнении работнику нужно выдавать не только справки 2-НДФЛ и о среднем заработке, но и СЗВ-М.

Этот момент прописан в Федеральном законе №27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», принятого 1.04.1996, с редакцией 1.04.2019 года. Данная справка потребуется человеку в будущем для корректного начисления пенсионных выплат. Она содержит сведения о стаже работника независимо от того, какой договор был подписан с работодателем.

Многие руководители компаний не знают, за какой период выдавать СЗВ-М при увольнении. В выписке должна содержаться информация за все время работы в организации, начиная с 2021 года (это первоначальный отчетный период для такой формы).

Выписка из СЗВ-М предоставляется в заключительный рабочий день на предприятии либо в момент расчета и получения трудовой книжки.

Кто не подает СЗВ-М в ПФР

Любая обязанность компаний отправлять отчеты для проверки регуляторам имеет и исключительные возможности. Так, имеют освобождение от составления формы такие субъекты хозяйствования:

фермерские хозяйства без подчиненных по найму;
ИП, арбитраж, частные адвокаты и нотариусы, так как исключительно по себе уплачивают в казну взносы;
работодатели по иностранцам и людям без гражданства на временном пребывании в стране или занятые дистанционной работой, по которым не действуют стандартные правила пенсионного учета;
работодатели в отношении военных, служащих силовых структур МВД и ФСБ, так как к ним пенсионное страхование не применяется, и работают прочие гарантии.

Заявление о переходе на ЭТК в «1С»

Основные изменения, вносимые Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ в ТК РФ в рамках проекта «Цифровая экономика», заключаются в следующем:

работодатель должен формировать и предоставлять необходимую информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудников в ПФР для ее хранения на соответствующих информационных ресурсах;
сотрудники организации до 31 декабря 2021 г. должны подать письменные заявления, указав свой выбор: о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности;
сотрудники, которые подали заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, в будущем имеют право подать новое заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности, в то время, как обратный порядок законодательно не предусмотрен;
в том случае, если работники подали заявление о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности, работодатель должен выдать им на руки их трудовые книжки, таким образом, сняв с себя ответственность по их ведению и хранению.

Для того чтобы сформировать соответствующие заявление по сотрудникам, необходимо зайти в раздел «Отчетность, справки» или «Кадры» — «Электронные трудовые книжки», где при создании выбрать «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Чтобы сформировать данные заявления, следует с помощью подбора указать необходимых сотрудников и в табличной части выбрать соответствующий вид заявления (ведение бумажной или электронной трудовой книжки). Именно в данной форме предусмотрена печатная форма заявления.

Настройка «Отозвано» предусмотрена для тех случаев, когда сотрудник изначально подал заявление на ведение бумажной трудовой книжки, а после изменил решение в пользу электронной. В такой ситуации в первом заявлении проставляется галка в графе «Отозвано» и вводится новое заявление.