«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

Для чего нужна первичка

Любой факт хозяйственной жизни должен регистрироваться в первичном учётном документе. Это требование закреплено в статье 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ. Первичный документ нужно составить в момент совершения операции или непосредственно после её окончания.

Когда налоговики или аудиторы будут проверять отчётность, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Нет документа — нет хозяйственной операции, а значит отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно.

Для каждого типа операции применяются свои первичные документы. Например, оказанные услуги обычно фиксируются в акте об оказании услуг, продажа товаров — в накладной, поступление денег — в приходном кассовом ордере, а списание материалов в производство — в требовании-накладной. Все эти документы нужно хранить и предъявлять контролёрам по их требованию.

Формы первичных документов

Когда-то первичные документы нужно было оформлять только по формам, которые разработал Госкомстат. Но с 2013 года для коммерческих организаций такого требования нет, за некоторыми исключениями, о которых расскажем ниже. Компании сами могут разработать формы документов и закрепить их в учётной политике.

В базе документов сервиса «Моё дело» вы найдёте все формы первичных документов и несколько вариантов учётной политики. А став пользователем сервиса вообще избавитесь от забот по заполнению документов. Сервис сам формирует документы, автоматически подтягивая данные и реквизиты из базы.

На практике многие организации и предприниматели продолжают использовать унифицированные формы, при необходимости дорабатывая их под себя: удаляют ненужные поля или добавляют новые.

Даже самостоятельно разработанные или доработанные формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• измерители в натуральном и денежном выражении — рубли и, например, штуки;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;
• личные подписи этих лиц с расшифровкой.

Для некоторых документов законами могут быть предусмотрены другие обязательные реквизиты, которые не упомянуты в законе о бухучёте. При разработке таких документов придется учитывать специальные требования. Например, в отношении путевого листа.

Все формы первичных документов, которые использует организация, должны быть закреплены в учётной политике и применяться, как минимум, год — до утверждения новой политики.

Первичка не обязательно должна быть бумажной. Закон 402-ФЗ разрешает составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью. Если это двусторонний или многосторонний первичный документ, то обе стороны сделки должны его подписать электронной подписью. Замена подписи одной из сторон на собственноручную в таком случае недопустима (письмо ФНС России № ЕД-4-15/7760 от 23 апреля 2021 г.). То есть если вы подписали накладную электронной подписью, то же самое должен сделать и ваш контрагент. Если у кого-то нет такой возможности, придётся по старинке оформлять бумажный документ.

Если оформляете первичку на бумаге, подписи должны быть строго «живыми». Подписывать нужно ручкой с чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета. Факсимиле использовать нельзя (письмо Минфина № 03-01-10/8-404 от 26 октября 2005 г.).

Где они используются

Область применения реквизитов индивидуального предпринимателя очень широка. Наиболее важная роль отводится реквизитам при заключении договоров. Статья 161 Гражданского Кодекса Российской Федерации обязывает заключать сделки в простой письменной форме. Несмотря на свой особый правовой статус, статья 23 того же ГК РФ (в пункте 3) предписывает ИП следовать букве закона, регулирующего деятельность организаций. Соответственно, требования к заключению договоров для частных лиц, занимающихся коммерцией, будут аналогичны требованиям к юрлицам.

Помимо договоров, очень важное значение реквизиты имеют при оформлении сопроводительных и бухгалтерских документов, таких как платежки, счета, счета фактуры, накладные, акты и т. п. В данном случае речь идет о строгой отчетности при обращении финансов, а значит следует максимально ответственно подходить к оформлению реквизитов предприятия.

Реквизиты индивидуального предпринимателя в той или иной форме могут присутствовать в:

• фискальных кассовых чеках;
• товарных чеках;
• вывесках;
• налоговых декларациях (в том числе в ПФР);
• официальных письмах;
• емейл-рассылках;
• интернет-сайтах;
• статистических отчетах;
• внутренних документах.

Обратите внимание! Согласно Статье 4.7 Федерального Закона №54-ФЗ от 22.05.2003, указание реквизитов на фискальных чеках обязательно.

Когда можно применять только унифицированные формы

Не всегда у организаций и предпринимателей есть полная свобода в выборе формы первичного документа. Иногда нужно использовать строго унифицированные формы.

Так, при перевозке грузов автотранспортом можно применять только транспортную накладную, утверждённую Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г.

При проведении безналичных расчетов используют расчётные документы, утверждённые банковским законодательством. В частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.

Унифицированными должны быть кассовые документы: приходные и расходные ордеры, книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, платежные и расчётно-платежные ведомости. Это требование Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Банковские реквизиты предпринимателя

Несмотря на то, что теоретически ИП не обязан открывать расчетный счет, в подавляющем большинстве случаев это необходимо для легитимного и удобного ведения бизнеса. Для проведения транзакции на счет коммерсанта по безналичному расчету одного только номера счета или номера карты недостаточно.

При формировании платежного поручения необходим определенный набор реквизитов. В него входят:

• номер расчетного счета;
• полное наименование банка;
• указание корреспондентского счета;
• БИК банка;
• юридический адрес банка (в некоторых случаях).

Важно! Номер расчетного счета для индивидуальных предпринимателей начинается с комбинации цифр 40802.

Можно ли оформлять первичку в валюте

В законе о бухучёте нет конкретного условия, что первичные документы нужно составлять именно в рублях. Но тот же закон говорит, что объекты бухучёта нужно отражать в рублях, а если их стоимость выражена в валюте, нужно пересчитать в рубли. И в рублях же нужно составлять отчётность. Поэтому и первичка должна быть тоже в рублях.

Если нужен первичный документ на иностранном языке или в валюте для иностранного контрагента, можно сделать так:

• предусмотреть в документе несколько граф для рублей и другой валюты;
• оформить два экземпляра — один в валюте или на иностранном языке, а второй — для подтверждения совершения сделки по нормам российского законодательства;
• составить дополнительный документ (например, бухгалтерскую справку), разъясняющий содержание документа, составленного в валюте (на иностранном языке).

Подписи

Руководитель утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичного учетного документа PDF. На лиц, уполномоченных подписывать ПУД за руководителя или других ответственных лиц, оформляется доверенность от лица организации. PDF

Могут ли первичные документы подписывать лица, не являющиеся сотрудниками организации?

Иногда возникает необходимость в подписании первичных документов лицами «со стороны». Например, если организация находится на бухгалтерском обслуживании у стороннего юридического лица или ИП.

«Первичка» может быть подписана лицами, не являющимися работниками организации. Минфин в рекомендациях аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год отмечал, что в этом случае информация, содержащаяся в ПУД, должна позволять идентифицировать лицо, совершившее сделку, операцию и лицо, ответственное за ее оформление (Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Для того чтобы ПУД, подписанный уполномоченным лицом от имени ИП, мог использоваться в целях налогообложения, доверенность на подпись документов ИП должна быть заверена нотариально (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011).

Документ, подписанный факсимильной подписью, не является основанием для подтверждения расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы.

Как вносить исправления в первичные документы

Если после того, как документ приняли к учёту, в нем обнаружили ошибку, заменить его новым уже нельзя, можно только исправить существующий. Исключение — счета-фактуры и УПД. Для них предусмотрены корректировочные формы.

Чтобы внести исправление в бумажный документ, нужно выполнить следующие действия.

1. Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой. Так, чтобы можно было прочитать исправленное.
2. Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
3. Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, составивших исправляемый документ, с указанием их фамилий и инициалов (других реквизитов, позволяющих идентифицировать этих лиц), укажите дату внесения исправлений.

Как вносить исправления в электронные первичные документы, организация может решить сама. Выбранный способ нужно зафиксировать в учётной политике.

Главное

1. Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
2. Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
3. Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
4. Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Нужно ли заверять первичку печатью

В обязательных реквизитах первичных документах печать не упомянута. Поэтому такой обязанности у организаций нет. Но есть исключения.

1. Печать обязательна в некоторых документах, форма которых утверждена нормативными актами, не относящимися к сфере бухучета. Например, расчетные (платежные) документы.
2. Если вы решили использовать применявшиеся раньше унифицированные формы документов, не внося в них никаких изменений, печать нужна, потому что эти формы содержат реквизит печати.

Если в документах, которые вы разработали самостоятельно и закрепили в учётной политике, есть реквизит печати, её нужно всегда проставлять в таких документах.

Организациям целесообразно заверять оформляемые документы печатью. Это сводит к минимуму возможность его подделки, позволяет с наибольшей достоверностью идентифицировать организацию и полномочия её доверенных лиц.

Как организовать хранение первичных документов

Согласно п. 6 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, первичные документы, которые используются в текущей деятельности, до передачи в архив нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

После того, как документы перестают использоваться в текущей деятельности, их помещают на хранение в архив. Можно использовать как собственный архив, так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций.

Можно хранить первичку и в электронном виде, но только если она заверена электронной подписью. При этом нужно осуществлять и хранение средств для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.

Порядок хранения документов и процедуру передачи документов в архив лучше прописать во внутренних документах организации.

О сроках хранения документов с последними изменениями мы подробно рассказали в этой статье. Для большинства документов бухгалтерского и налогового учёта срок хранения — 5 лет, а для документов по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии — 50/75 лет.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа и позволяют определить следующую информацию:

1. Кто является составителем официальной бумаги: наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
2. К какому виду отнести конкретную бумагу: счет, платежное поручение, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.
3. Кто утвердил, согласовал и подписал ее: реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.

Все реквизиты разделим на две группы: постоянные и переменные:

• К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Фирменный бланк организации — утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.
• Переменные элементы — это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.

Другой вид группировки разделяет состав реквизитов документов на основные и дополнительные сведения:

• Основные — это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. Без основных элементов она утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.
• Дополнительные — это информация, которая детализирует основные. Указывать такие данные не обязательно, бумага не потеряет своего статуса. Но они позволяют конкретизировать ситуацию.

Что делать при утере документов

Нужно расследовать причины пропажи и найти либо восстановить документы. Для расследования назначают специальную комиссию. Если нужно — с участием госорганов. По результатам расследования составляют акт.

Если документы не нашлись, нужно отправить письменные запросы контрагентам, банкам и налоговой инспекции на предоставление дубликатов.

Если какую-то часть документов восстановить невозможно, нужно составить акт об этом и указать причины.

Всю документацию, подтверждающую расследование и работу по восстановлению документов, нужно сохранить. Это акты, запросы, переписка и т.д.

Подробности

Смена реквизитов

Что касается ИП, такие реквизиты как ОГРНИП и ИНН остаются неизменны на протяжении всей деятельности. Если ИНН не меняется на протяжении жизни, то ОГРНИП при приостановлении действия деятельности не сохраняется и присваивается новый номер при открытии ИП вновь.

К реквизитам, которые могут меняться относятся:

• личные данные, которые меняются при бракоразводном процессе или наоборот после вступления в брак;
• регистрационные и контактные данные могут измениться при смене места жительства или расположения фирмы;
• смена банка также влечет за собой изменение реквизитов и номера счёта.

Уведомление о смене выше перечисленных реквизитов не считается обязательным. Если были изменены имя или фамилия, об этом в налоговую службу сообщает подразделение, регулирующее этот процесс, при закрытии счёта в банке или его изменении, данные предоставляет сам банк.

Важно! Вся процедура информирования и смена регистрационных данных может занять 20 рабочих дней. 15 из них отведено на уведомление, 5 – предоставлены налоговой инспекции, чтобы внести все изменения реестр. Для самого физического лица в течение 30 дней необходимо сменить паспорт.

Ответственность за отсутствие документов

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта. За это налоговики могут оштрафовать:

• на 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
• на 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
• на 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Плюс есть административная ответственность, которая может достигать 50 000 рублей в зависимости от вида и последствий нарушения.

Станьте пользователем сервиса «Моё дело», и вы сможете в автоматическом режиме формировать первичные документы, заполнять отчёты, рассчитывать налоги и получать консультации экспертов.