Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.
Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.
На основании чего выдается топливо
Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.
Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.
Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.
Вопрос №1: Что такое талоны на бензин?
Фактически, талон на бензин или как его еще называют топливный талон, является бланком строгой отчетности, который печатается на специальной бумаге с различными степенями защиты от подделок. Каждый талон имеет свой номинал, обозначенный в литрах или рублях. Самые распространенные на сегодняшний день это так называемые литровые талоны, т.е. талоны на которых указано то количество литров, которое получит водитель в обмен на этот талон. Рублевые талоны на сегодняшний день можно считать почти исчезнувшим видом в Московском регионе, т.к. практика показала, что большинству организаций удобнее использовать именно литровый аналог.
Вопрос №2: В чем разница между различными видами талонов?
Тут хотелось бы сразу отметить тот факт, что название самого талона зачастую вводит в заблуждение покупателя. Например, талоны с названиями «региональный» или «областной» позволяют заправляться и в Москве, а вот регионы, скорее всего в списке представлены очень скудно. У талонов мы обычно выделяем три основных критерия по которым они различаются:
А) Список АЗС на котором принимается данный талон. (Так называемая «география талона»)
Б) Срок действия талона (талоны могут буть действительны как всего лишь один месяц так и целый текущий год)
В) Цена за литр того или иного топлива
Вопрос №3: Где я могу заправиться по своему талону?
На сайте организации, которая Вам продала талон всегда есть раздел или место где официально вывешиваются текущие актуальные списки АЗС. На нашем сайте, например этому посвящена отдельная страница. Обратите внимание на тот факт, что списки АЗС со временем могут изменяться как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения. Чтобы всегда быть в курсе изменений Вы можете подписаться на рассылку списков АЗС по электронной почте или самостоятельно отслеживать их на соответствующей странице сайта.
Вопрос №4: Чем отличаются талоны на бензин от топливных карт?
Тут важнее на наш взгляд не сравнение отличий, а скорее то, что Вы хотите получить, переходя от наличного к безналичному расчету за топливо в своей организации.
Если Вы хотите больше контроля, наглядные отчеты в электронной форме, ограничить слив для водителей в месяц и контролировать их непосредственно из офиса. То тут, конечно же удобнее использовать топливные карты.
Если же Ваша система работы предполагает выдачу определенного количества литров «на руки» на неделю, или на какой либо объем работы, или Вы хотите зафиксировать цену на топливо на несколько месяцев вперед. То тут больше подойдут топливные талоны.
Выбор за Вами, но главное помните, что в первую очередь Вас должен устраивать список АЗС и если таких списков будет несколько, то уже из них выбирать то, что больше Вам подходит
Вопрос №5: Что лучше, топливная карты или талоны на бензин?
На сегодняшний день топливная карта по нашему мнению лучше чем топливные талоны по двум основным причинам:
A) География обслуживания – если мы говорим о Московском регионе, то такие нефтяные , «Лукойл», «Газпромнефть» на сегодняшний день не принимают никакие виды талонов на своих АЗС. Это достаточно существенное количество точек обслуживания и в некоторых округах бывает проблематично найти рядом заправку которая бы их принимала . Так же талоны это все таки продукт того региона, где они продаются. Производить инкассацию из отдаленных уголков России никто не будет, в то время как топливные карты наоборот предоставляют просто гигантскую сеть по всей России, так как информация о заправках и все взаиморасчеты с АЗС осуществляются с помощью сети интернет.
Б) Цена топлива – цена на талон определяется исходя из дорогих Московских АЗС, плюс в цену закладывают риски будущих подорожаний. На выходе зачастую мы получаем цену, завышенную относительно даже средних цен на АЗС по г. Москве, что уж говорить в таком случае о Московской области, где цена всегда ниже Московской.
По топливным картам Вы получаете топливо исходя из текущих цен на АЗС, т.е. они реально отражают ту ситуацию с топливом, которая есть на самом деле.
Вопрос №6: Как происходит процесс заправки на АЗС по талонам на бензин?
Вы приезжаете на АЗС, отдаете талон в окошко оператору на АЗС, оператор отрывает отрывную часть талона, ставит на него штамп АЗС и отдает Вам. Далее происходит отпуск нефтепродуктов согласно литражу, указанному на талоне
Хотим обратить особое внимание на то, что если какая то часть топлива не влезает в бензобак автомобиля, то вернуть его уже никак не получится, поэтому перед заправкой убедитесь, что у вас хватит пустого места в бензобаке, чтобы заправить то количество литров которое указано на талоне.
Не выбрасывайте отрывные части талона, они нужны будут Вашей бухгалтерии для составления отчета.
Вопрос №7: Каков срок действия талонов ?
У каждого талона может быть свой срок действия. Обычно этот срок равен 3 месяцам, 6 месяцам или текущему году, т.е. талон действителен в том году в каком он был выпущен ( год обычно печатается на самом талоне)
Как выглядит и заполняется документ
В бумаге имеется три части:
- Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.
- Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.
Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).
Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.
- Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.
Зачет аванса поставщику
В конце месяца после получения документов на ГСМ (ТОРГ-12 и СФ) необходимо зачесть аванс, перечисленный поставщику в начале месяца, на сумму отгруженных в данном периоде ГСМ.
Зачет аванса поставщику оформите документом Корректировка долга вид операции Прочие корректировки из раздела Покупки – Корректировка долга.
На вкладке Дебиторская задолженность по кнопке Заполнить табличная часть заполнится данными остатков на счете 60.02 «Расчеты по авансам выданным» по организации – поставщику. Если стоимость приобретенного топлива менее, чем остаток на счете 60.02, укажите стоимость приобретенного топлива, на которую будет производиться зачет.
Вкладку Кредиторская задолженность также автоматически заполните по кнопке Заполнить.
Документ заполнится данными остатка на счете 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по данному поставщику. В нашем примере эта сумма совпадает со стоимостью талонов, выданных в текущем месяце. Если сумма приобретенного топлива менее, чем остаток на счете 60.01, укажите сумму, на которую будет производиться зачет.
Суммы зачета на вкладках Дебиторская задолженность и Кредиторская задолженность должны совпадать.
Проводки по документу
Документ формирует проводку:
- Дт 60.01 Кт 60.02 – зачет с поставщиком на сумму поставленного топлива.
Контроль
Для проверки расчетов с поставщиком по договору поставки ГСМ по талонам сформируйте отчет Анализ счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с группировкой по корреспондирующим счетам, раздел Отчеты – Анализ счета.
Из отчета видно, что сальдо по неиспользованным денежным документам и сумма незачтенного аванса поставщику совпадают.
См. также:
- Денежные документы: законодательство
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
- Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались? …
- Приобретение ГСМ подотчетным лицом за наличный расчет Одним из привычных, проверенных вариантов приобретения ГСМ является покупка через…
- Счет-фактура, выданный обособленным подразделением Обособленные подразделения (филиалы) налогоплательщиками НДС не являются и своего ИНН…
- Как сформировать книги покупок и продаж в 1С 8.3 пошагово Формирование книги покупок и книги продаж в 1С 8.3 —…
Аналоги путевого листа
Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:
- для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
- для спецтехники – рапорты о работе;
- документы системы контроля пробега и т.д.
Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.
Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.
Если ГСМ нужны для иных целей
Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).
Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.
Когда допустима повторная заправка
Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.
Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.
Регистрация СФ поставщика
Регистрация счета-фактуры поставщика производится автоматически на основании первого Авансового отчета, в котором будут указаны реквизиты полученного СФ.
Для автоматического отражения суммы вычета НДС в Книге покупок поставьте флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в документе Счет-фактура полученный.
Проводки по документу
Документ формирует проводку:
- Дт 68.02 Кт 19.03 – принятие НДС к вычету.
Декларация по НДС
В декларации по НДС сумма вычета НДС отражается:
В Разделе 3 стр. 120 «Сумма НДС, подлежащая вычету»: PDF
- сумма НДС, принятая к вычету.
В Разделе 8 «Сведения из книги покупок»:
- счет-фактура полученный, код вида операции «».
Налоговый учет
Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.
Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.
Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.
Порядок аннулирования
Процедура аннулирования подобных документов законодательством не предусмотрена. Если же возникает необходимость изменить приказ на топливные карты сотрудникам, образец которого мы привели, или отменить его действие, это можно сделать с помощью издания соответствующего распоряжения о внесении изменений или отмене действия предыдущего. В нормативный акт обязательно вносятся сведения об обстоятельствах, повлекших необходимость изменений предыдущего, а в распорядительной части его указывают, что конкретно нужно исправить или отменить.
