Учебный отпуск
Работники, обучающиеся без отрыва от производства, имеют право быть освобожденными от трудовых обязанностей на время вступительных экзаменов, очередной сессии. Для подтверждения сроков учебных мероприятий им присылают справку-вызов из образовательного заведения. Её предоставление обязательно вместе с написанным заявлением. В дальнейшем в приказе она будет указана в качестве основания.
Отзыв сотрудника из отпуска
Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.
При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.
Итоги
Стандартная схема документооборота по отпускам такова:
- в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
- за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
- за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
- во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.
Но от нее могут быть отступления.
Источники:
- Трудовой кодекс РФ
- КоАП
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Можно ли составить задним числом?
Когда у работодателя может возникнуть необходимость оформить приказ об отпуске задним числом?
Это возможно в случае, когда дата начала определена графиком, а работник по какой-то причине в этот день не пошел отдыхать.
При этом работодатель по факту выявления данного обстоятельства оформляет приказ задним числом с целью соблюдения требований ТК РФ. Однако это не правильно.
Нельзя оформить уход в очередной отпуск задним числом.
Если работник не успел уйти в срок, указанный в графике, то следует оформить перенос отпускного периода на другой срок.
Для этого работнику нужно написать заявление, а работодателю оформить приказ о перенесении.
Отпускные даты будут изменены в графике на другие, и работника можно отправить в отпуск в соответствии с графиком. При этом не нужно будет оформлять документы задним числом.
Образец Положения об отпусках
Как понятно, Положение об отпусках – довольно сложный документ, в котором нужно учесть многие моменты. Особенно важно отразить те случаи, которые четко не прописаны в трудовом законодательстве или возможны вариации.
Наши специалисты разработали образец Положения об отпусках. Вы можете бесплатно скачать его и дополнить необходимыми правилами, которые применяют именно в вашей организации.
ПРИМЕР ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТПУСКАХ
Положение обычно утверждают приказом. В нем указывают дату начала применения Положения. Делать это не обязательно. Можно в правом верхнем углу Приложения указать:
- утверждено;
- дата;
- должность;
- подпись;
- расшифровка Ф.И.О. руководителя.
Это тоже будет иметь юридическую силу.
Табель учета рабочего времени
Документ предназначен для учета количества отработанных часов за каждый день. Поэтому может показаться, что если человек не работал, а отдыхал, табель на него заполнять не нужно. Однако, это неверно. Если с работником заключили трудовой договор, специалист, ответственный за ведение табеля, должен делать отметки каждый день, несмотря на то, находился сотрудник на рабочем месте или отдыхал дома. Для ведения учета применяются бланки формы Т-12 и Т-13. В них во время отпуска проставляются буквенные или цифровые обозначения, различающиеся причиной, по которой работнику предоставили возможность оставить работу. Предприятие имеет право разработать свои коды присутствия и неявки на работу и утвердить их локальными нормативными документами.
Что стоит отразить в положении
Юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Такая возможность закреплена в статье 8 ТК РФ. Однако работодатель не имеет права внедрять правила, ущемляющие права работников и идущие вразрез с Трудовым кодексом. Если на предприятии все же существует такой документ, то его правила не могут применяться на практике, а сотрудники должны добиваться того, чтобы наниматель соблюдал трудовое законодательство.
Обычно в положении оговариваются те аспекты, которые отданы на усмотрение работодателя. Среди них:
- некоторые условия предоставления дополнительных отпусков;
- вопросы предоставления отдыха без сохранения заработной платы, а также его предельная длительность;
- список документов, необходимых для предоставления отдыха за свой счет;
- вопросы дополнительных выплат в связи с отпуском.
Этот список неполный, в него могут быть включены и другие спорные моменты, которые возникают в ходе работы компании. Довольно часто включение тех или иных пунктов в этот документ носит прецедентный характер. С фрагментом шаблона положения можно ознакомиться ниже, а скачать полную версию можно в конце статьи.
Правила документирования
Все официальные документы, предназначенные для упорядочивания и оформления отпусков, имеют правила составления вне зависимости от наличия или отсутствия конкретной формы. Документальное оформление отпуска содержит три основных пункта.
График отпусков
Оформление графиков отпусков обязательно для каждой организации — как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц. Составляться документ может по форме Т-7, но с 2013 года это стало необязательным условием, поэтому руководством организации может быть разработана собственная форма графика. Составляется документ с учетом дополнительных дней отдыха для определенных категорий граждан, пожеланий сотрудников и особенностей работы производства.
В случае неиспользования какого-либо числа отпускных дней за определенный период, с согласия сотрудника, они переносятся на следующий год и также фиксируются в графике.
Правильно составленный документ должен содержать следующую информацию:
- ФИО сотрудников;
- табельные номера;
- наименования отделов, в которых работают сотрудники;
- должности работников;
- числа положенных для отпуска дней;
- даты отпусков.
В случае каких-либо изменений в график могут вноситься поправки с указанием причин.
Хранение документации за предыдущий период должно осуществляться в течение года.
Для сотрудников, с которыми трудовой договор заключен не более чем на полгода, вопрос о внесении их в график отпусков решается в индивидуальном порядке.
Уведомление
Данный документ не имеет четкой структуры, но обязательно должен содержать следующие позиции:
- название организации;
- ФИО и должность сотрудника;
- дату отправки и получения;
- сроки отпуска;
- ФИО руководителя;
- подписи работника и начальника.
Записка-расчет
Кроме приказа бухгалтеру на отпускника нужна записка-расчет. На её лицевой стороне записывают данные, указанные в приказе, касающиеся вида отпуска, продолжительности, периода, за который он назначен. Во второй части бухгалтер определяет сумму отпускных. Для этого собирают начисленную зарплату за расчетный период, которым считают календарный год до месяца наступления отпуска. Зарплату делят на отработанные дни за год. Получается среднедневной заработок. Чтобы вычислить сумму отпускных, причитающуюся работнику, нужно умножить этот среднедневной заработок на количество дней отпуска, указанных в первой части записки-расчета.
Отпускные – это такой же доход, как и зарплата за отработанные дни. Правила их выдачи требуют обязательного удержания НДФЛ. Причем бухгалтер должен перечислить его в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором заплатили отпускные. Например, если работник уходит в отпуск с 27 июня, то при выдаче отпускных с них сразу удержат налог. Это, несмотря на то, что основная сумма июньской заработной платы будет выдана в начале следующего месяца. При этом не будет важным, выдали наличные деньги из кассы или перечислили на счет в банке. Способ выдачи отпускных ничего не меняет. Если сотрудник платит алименты, или есть другие удержания по исполнительным листам, их сумма рассчитывается и удерживается при выдаче отпускных. Это нужно учитывать, планируя расходы на отдых.
Пошаговая инструкция по оформлению
Оформление отпуска происходит в определенном порядке. А чтобы понимать, как правильно оформит отпуск сотруднику, следует ознакомиться с нижеизложенной информацией.
Составление графика отпусков
Сотрудник, отработавший более одного года имеет право на обязательный отпуск. Во избежание конфликтов и нарушения прав работников, ежегодно составляются графики отпусков, в которых четко прописаны сроки выхода на отдых каждого сотрудника.
Составление данного документа происходит с учетом пожеланий сотрудников, особенностей работы организации и нормативных актов. График предоставляется к ознакомлению всем сотрудникам и закрепляется их подписями.
Срок ежегодного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней без учета праздников.
Оповещение сотрудника о предстоящем отпуске
Вторым шагом в оформлении является направление уведомления работнику, который отправляется в отпуск. В документе прописываются сроки пребывания сотрудника в отпуске и другая обязательная информация.
Составление приказа об оформлении отпуска
Завершающий этап отправления сотрудника в отпуск — оформление распоряжения о его предоставлении. Документ должен быть закреплен подписью руководителя и печатью организации.
Какие еще документы используются при оформлении отпуска
Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.
Подробнее читайте в статье «Как оформить перенос отпуска по желанию работника».
Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.
Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продляется на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.
В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.
Какие документы оформить при предоставлении отпуска с последующим увольнением, рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите к готовому решению.
