Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?

Сущность процесса внедрения онлайн-касс

С 01.07.2017 обязательными для применения лицами, получающими наличную выручку, стали кассовые аппараты нового типа — онлайн-кассы, характеризующиеся:

• более высокой степенью защищенности данных о продажах, сформированных на них;
• способностью передачи в режиме реального времени этих данных в ИФНС.

Одновременно введен ряд изменений:

• в перечень лиц, обязанных применять ККТ;
• порядок регистрации и применения касс;
• реестр обязательных реквизитов документов, формируемых кассой.

О том, как изменение перечня лиц, обязанных использовать ККТ, отразилось на этапах внедрения онлайн-устройств в применение, читайте в статье «Кто должен перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2019 года?».

Однако, несмотря на достаточно широкий спектр изменений в работе с ККТ, суть этих перемен сводится к тому, что при наличных расчетах стали использоваться кассовые аппараты технически более высокого уровня. И именно с этим обстоятельством оказалась связана большая часть изменений в порядке работы с ними. Правил учета полученной через ККТ выручки эти изменения никак не затронули, несмотря на ряд новшеств в документальном оформлении некоторых операций с наличными денежными средствами. Поэтому вопрос о том, как вести учет при онлайн-кассах, имеет единственный ответ: в том же самом порядке, что и раньше. Новшеств в нем нет.

Некоторые бизнесы, как правило интернет-магазины, вместо кассовых машин предпочитают использовать облачные сервисы. Облачная онлайн-касса — это сервис, через который интернет-магазин подключается к удаленной онлайн-машине, находящейся в дата-центре сервиса. Через этот аппарат проводится вся информация о расчетах, которая передается через оператора фискальных данных в налоговую инспекцию. А облачный сервис обеспечивает подключение кассовых аппаратов к сайту интернет-магазина, настройку онлайн-касс и бесперебойный доступ к ним.

Облачный сервис позволяет взять в аренду несколько ККТ без кассового аппарата и зарегистрировать их в налоговой инспекции.

Выводы

Списание ККТ выполняется хозяйствующим субъектом по общим правилам, обычно применяемым для основных средств.

Следует учесть, однако, тот факт, что такому списанию обязательно должно предшествовать надлежащее снятие ККТ-устройства с официальной регистрации в территориальном ведомстве ФНС.

Процедура списания осуществляется в определенном порядке. Обязательно заполняются соответствующие документы.

Особое значение может иметь распорядительный акт руководства юрлица, разрешающий списание аппарата на основании заключения особой комиссии, также сформированной по отдельному приказу руководства.

Изменения в оформлении документов по кассе

Новый подход к документам, оформляемым при использовании ККТ, обозначился с появлением в законе «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ обновленного текста ст. 1, в п. 1 которой теперь указано, что при применении кассовой техники следует руководствоваться:

• самим законом № 54-ФЗ;
• нормативными актами, принятыми в соответствии с ним.

То есть это автоматически отменило необходимость оформления считавшихся ранее обязательными документов, унифицированные формы которых были утверждены постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132:

1. Актов:

• о переводе показаний денежных счетчиков на нули (форма КМ-1);
• о снятии показаний счетчиков при передаче кассы в ремонт (форма КМ-2);
• о возврате денег покупателям (форма КМ-3);
• о проверке наличных в кассе (форма КМ-9).

• Журналов:
• кассира-операциониста (форма КМ-4), письмо Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692;
• регистрации показаний счетчиков (форма КМ-5);
• учета вызовов технических специалистов (форма КМ-8).
• Справочных отчетов:
• справки-отчета кассира-операциониста (форма КМ-6);
• сведений о показаниях счетчиков и выручке (форма КМ-7).

Вместе с тем новыми документами, которые связаны с наличными расчетами, выполняемыми с использованием онлайн-касс, стали утвержденные законом № 54-ФЗ (п. 4 ст. 4.1):

• отчет об открытии смены;
• кассовый чек коррекции;
• отчет о закрытии фискального накопителя;
• подтверждение оператора.

Прочие документы поменяли свою форму и требования к реквизитам. С применением основного кассового документа (чека или БСО) стало возможным не только оформление поступлений за покупку, но и таких операций, как (п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ):

• возврат денег покупателю;
• выдача средств клиенту;
• получение средств от клиента.

Однако изменения в документах, оформляемых по ККТ, никак не отразились на правилах ведения документации по операционной кассе, утвержденных указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Поэтому по-прежнему требуется оформлять кассовые ордера на приход и расход (п. 4.1) и вести кассовую книгу (п. 4.6). По отношению к наличной выручке обязательным будет ее ежедневное оформление по приходному ордеру, составленному на основании сформированного на онлайн-ККТ отчета о закрытии смены, который является аналогом создававшегося на кассе с ЭКЛЗ зет-отчета.

Больше о документах, которые требуется оформлять по ККТ в различных ситуациях, вы можете узнать в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Расммотрим, как организовать учет денежных средств в кассе.

Проведение утилизации кассовых аппаратов

Кассовые аппараты, которые больше не нужны предпринимателям по причине морального устаревания, выработки своего ресурса, изменений в требованиях к этой аппаратуре, нельзя просто вынести к мусорному баку или вывезти на свалку. Ведь такая аппаратура проходит номерную регистрацию в налоговой, кроме того, она содержит экологически опасные вещества. Поэтому утилизация должна происходить специально регламентированным законом порядком, нарушение которого чревато наказанием. Рассмотрим, как списывать и утилизировать контрольно-кассовую технику правильно.

Учет поступления наличной выручки

Принятая в онлайн-кассу выручка отражается по операционной кассе налогоплательщика. Эта процедура фиксируется проводками:

• при розничной торговле, не предусматривающей ведения аналитики по покупателям:

Дт 50 Кт 90.1;

• при наличных расчетах с покупателями, являющимися юрлицами или ИП, в отношении которых учет по аналитике имеет значение:

Дт 50 Кт 62 и Дт 62 Кт 90.1.

Если расчеты осуществляются посредством пластиковой карты, то в проводках оказывается задействованным счет 57:

Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62.

Об использовании счета 57 подробнее читайте в материале «Проводка дебет 57 кредит 57 (нюансы)».

Нужно ли использовать ККТ при безналичных расчетах, читайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Поломки кассовых аппаратов

Как и любая техника, кассовые машины имеют свойство ломаться.

Некоторые поломки можно устранить самостоятельно, если знать основы устройства кассовой машины. Конструкцию мы уже рассмотрели при разборке неавтономной кассовой машины Штрих (по ссылке — статья про разборку на нашем сайте). Там нет ничего сложного. Теперь давайте рассмотрим, что чаще всего случается с контрольно-кассовыми машинами и почему они выходят из строя. Составим этакий ТОП поломок.

Но прежде, чем начать обсуждать поломки и их устранение, нужно запомнить – кассовая машина штука официальная и её разборка, и ремонт могут принести вам ряд проблем. Просто так разобрать кассу нельзя. Нужно получить специальное разрешение из ФНС для того, чтобы можно было нарушать пломбы на аппарате и выкручивать болты. Из этого следует, что выполнять самостоятельный ремонт в сложных случаях нежелательно, как и доверить работу частному мастеру.

Учет возврата денег покупателю за товар

Отражение в учете возврата денег за возвращенный покупателем товар зависит от того, когда произошло это событие:

• в одном налоговом периоде с продажей (причем неважно, совпадает ли день продажи с днем возврата) — в этом случае задействуются сторнирующие проводки;
• разных налоговых периодах — здесь возврат в периоде его осуществления придется отражать через внереализационные доходы-расходы.

Отдельно от поступления выручки операция возврата будет показана даже при условии совпадения дня возврата с днем продажи, поскольку закон № 54-ФЗ (пп. 1 и 4 ст. 4.1, п. 3 ст. 4.3, п. 1 ст. 4.7) требует обособленного оформления, хранения и передачи в ИФНС каждого сформированного кассой документа.

Учетные операции с применением сторнирующих проводок будут выглядеть так:

• принят товар от покупателя:

Дт 41 Кт 76 (62);

• осуществлен возврат денег:

Дт 76 (62) Кт 50 (51);

• откорректирована выручка:

Дт 76 (62) Кт 90.1 сторно;

• внесены исправления по списанию стоимости проданного товара:

Дт 90.2 Кт 76 (62) сторно.

Если учет в рознице ведется по ценам продажи, то при возврате возникнет проводка по восстановлению суммы торговой наценки:

Дт 90.2 Кт 42.

Если же налоговые периоды продажи и возврата не совпадут, то в последних 3 проводках вместо субсчетов 90 будут задействованы имеющие аналогичные номера субсчета счета 91.

В отношении корректировки суммы НДС от реализации (если продавец работает с этим налогом) следует учесть, что здесь согласно требованиям НК РФ (п. 5 ст. 171) потребуется сделать вычет на сумму налога, соответствующую сумме возврата. При этом в книгу покупок должны попасть реквизиты либо корректировочного счета-фактуры, либо расходного кассового ордера, которым оформлена выдача денег покупателю (письмо Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473).

Поскольку для корректного осуществления вычета (с указанием реквизитов документа, дающего на него право) сумму НДС необходимо отразить на счете 19, логичной для отражения суммы, предназначенной к вычету, будет проводка:

Дт 90.3 Кт 19 сторно.

Она, по существу, заменит собой 2 проводки: по корректировке НДС от выручки (Дт 90.3 Кт 68 сторно) и по начислению этой же суммы налога к вычету (Дт 19 Кт 68 или Дт 68 Кт 19 сторно).

Вычет по отраженной на счете 19 сумме на дату его начисления будет сделан обычной для него проводкой:

Дт 68 Кт 19.

Об оформлении книги покупок подробнее читайте в статье «Какие основные правила заполнения и ведения книги покупок?».

Что нужно для заведения расчётного счёта

Сначала потребуется открыть ИП, посетить Фонд соцстрахования, Пенсионный Фонд и налоговую службу. Затем заводится счёт.

В банк потребуется предоставить пакет документов, который, как правило, стандартный для всех учреждений:

• Ксерокопия паспорта предпринимателя (страницы с фото и разворот со штампом прописки).
• Свидетельство о регистрации ИП. Если данные уже занесены в ЕГРИП, то предоставляется выписка.
• Справка из налоговой.
• Если с момента регистрации предпринимательства прошло 3 месяца, то предъявляется копия годовой либо квартальной налоговой отчётности.
• Копия годовой бухотчетности.
• Лицензии, если таковые оформлены и необходимы для ведения деятельности.
• Определение деятельности по ОКВЭД.

Оцените, насколько полезна была информация в статье? (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Учет иных расчетов с клиентом

К числу иных наличных расчетов с клиентом по кассе могут быть отнесены:

• выплаты за товар, принятый на комиссию;
• оплата закупаемого у населения вторсырья;
• выдача выигрышей;
• расчеты по агентскому договору.

Это операции расходного характера, оформляемые проводкой:

Дт 76 (60) Кт 50 (51).

Варианты номеров счета в дебетовой части этой проводки будут зависеть от того, что в отношении учета конкретной выплаты записано в учетной политике. А в кредитовой части для ситуации перечисления денег на пластиковую карту возникнет счет 51.

Соответственно, при возврате средств, выданных клиенту, возникнет обратная проводка, в которой при расчетах через пластиковую карту будет участвовать счет 57:

Дт 50 (57) Кт 76 (60).

О нюансах отражения в учете операций по агентскому договору читайте в материале «Особенности агентского договора в бухгалтерском учете».

Не отрезается чек

Как известно, в любой технике чаще всего в электронном устройстве ломается механическая часть. В кассе механики довольно много (это по современным меркам). Один из механических узлов – это нож для чеков. Он может затупиться, сломаться, погнуться или резать неточно. Если в работе наблюдаются неточности, то это можно настроить. Если же проблема из рук вон плохая, то значит нужно заменить нож. Проблема не опасна, но опять-таки, нужно будет разбирать кассовый аппарат.

Итоги

Переход к применению онлайн-касс по существу представляет собой замену использовавшейся ранее ККТ на технику более высокого уровня, дающую возможность лучшей защиты кассовых данных от изменений и повышающую степень контроля налоговых органов над ними. Именно с этого рода изменениями связаны основные аспекты обновления порядка применения ККТ. Несмотря на то что их следствием явилась отмена обязательности применения некоторых документов, ранее оформлявшихся при использовании касс, на порядке отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с приемом и выдачей наличных денег через ККТ, эти перемены не сказались. Поэтому бухучет движения денежных средств, прошедших через кассовый аппарат, ведется в прежнем порядке.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как списать контрольно-кассовую технику – пошаговый процесс списание ККТ и образец приказа

Кассовый аппарат (ККТ), применяемый хозяйствующим субъектом для расчетов наличностью с населением, в любой момент может выйти из строя.

У ККТ-устройства существует срок полезной эксплуатации, который устанавливается заводом-изготовителем и, соответственно, завершается по истечении конкретного периода времени.

Все эти моменты считаются типичными не только для кассового аппарата, но и для любого иного технического устройства, являющегося объектом основных средств.

Самая правильная мера в подобных ситуациях – списание аппарата ККТ с соблюдением всех необходимых формальностей.

При каких обстоятельствах выполняется списание ККТ-устройства, каков порядок осуществления данной процедуры – все эти вопросы нужно рассмотреть более детально.

Кассир не может открыть/закрыть смену

Это больше программная поломка. Работать нужно начинать с программным обеспечением. Часто такая ошибка появляется из-за некорректного действия в предыдущую кассовую смену.

Если при открытии смены появляется ошибка, что кассовая смена в системе не закрыта, это означает, что кассовая смена за предыдущий день не закрывалась. Чтобы исправить данную ошибку, нужно закрыть режим РМК, нажав на кнопку закрыть.

Если при попытке открыть смену выходит ошибка, что смена в системе ещё не закрыта, смена открыта более 24 часов или смена не может быть открыта при статусе ККТ, то нужно закрыть режим РМК.

Если смену не получается закрыть, то попробуйте перезагрузить устройство и повторить процедуру заново. Вероятно, вы не успели уложиться в 24 интервал.

Обрыв ленты для печати чека

Проблема с кассовой лентой – одна из самых распространенных. Почти во всех кассах не получится провести операцию, если заклинило кассовую ленту. Внутри устройства размещены датчики, которые контролируют работу механизма подачи ленты.

Для решения проблемы нужно восстановить работу кассового механизма. Если ленту замяло, нужно достать катушку с лентой, расправить ленту, оторвать поврежденный участок и запустить процесс заново. Если лента кончилась, то следует заменить ленту. Если лента оборвалась из-за замятия и т.п., то распечатайте чек заново.