Довольно часто бухгалтер, находящийся в штате компании, сталкивается с необходимостью произвести соответствующие удержания из начисленной зарплаты сотрудника. В соответствии с характером данной операции проводки и корреспондирующие при этом счета будут существенно различаться, а сами действия иметь массу нюансов.
Для того чтобы избежать возможной ошибки и провести удержание правильно по всем требованиям нормативных документов, рассмотрим возможные ситуации более подробно.
Классификация удержаний
Бухгалтеру необходимо будет сделать соответствующие записи по счетам и удержать определенную сумму из заработной платы сотрудника в нескольких случаях. В первом процедура будет происходить в пользу самой компании. Во втором в плюсе окажется конкретное физическое лицо, перед которым у рабочего возникают какие-либо обязательства. Третья ситуация диктует необходимость взыскать суммы в случае неуплаты налогов, кредитов и еще каких-либо долгов перед бюджетными или же коммерческими организациями. Каждая из перечисленных категорий должна быть рассмотрена в отдельности, так как случай может быть сугубо специфическим и требовать индивидуального подхода для принятия верного решения.
Удержания в пользу организации-работодателя
В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель имеет право вернуть частично или же полностью начисленные (выплаченные) работнику суммы в том случае, если возникшая ситуация попадает в разряд следующих категорий:
- сотрудник не сумел выполнить необходимые трудовые нормы в отведенный для работы срок;
- при расчете и начислении заработной платы возникла ошибка, и сумма не соответствует действительности;
- сотрудник получил авансовые выплаты, но свою работу так и не выполнил;
- при исполнении служебной командировки работник не полностью израсходовал выплаченный ему аванс;
- за сотрудником зафиксирован установленный ущерб предприятию, который был подтвержден и согласован;
- работнику был выдан займ, который в дальнейшем будет гаситься из сумм причитающейся заработной платы;
- рабочий не вернул остаток выданных ранее подотчетных сумм;
- человек будет уволен раньше, чем заканчивается трудовой год, в котором он уже получил частично или полностью оплачиваемый отпуск. Однако, если причина увольнения достаточно веская и касается непосредственно работодателя, то в таком случае сотрудник имеет право оспорить решение в свою пользу с сохранением выплат.
Стоит также отметить, что удержание может быть признано правомерным только в том случае, если сотрудник сам подтверждает его причину, а срок для возвращения в добровольном порядке составил не более 1 календарного месяца. Если же хотя бы одно из этих двух условий не соблюдается, то тогда вся ситуация переходит под контроль судебных органов.
Когда сотрудник освобождается от ответственности
Нет никаких правовых оснований вычесть из дохода подчиненного урон в нижерассмотренных примерах:
- нет базы для обеспечения сохранности вещей, в ответе за которые работник. Это всегда вина руководства, если оно не обеспечило должный уровень сигнализации и охраны, а также склады и замки не отвечают нормам;
- форс-мажоры, стихийные природные катаклизмы военные и вооруженные конфликты, то есть все то, от чего человек должен спасать свою жизнь, а не уносить ценности;
- естественные показатели убытка и нормальный ход бизнеса.
Примеры бухгалтерских проводок по удержаниям в пользу организации-работодателя
- Дт 20 Кт 70 начислена заработная плата сотрудникам основного производства фирмы;
- Дт 70 Кт 68.2 удержан НДФЛ;
- Дт 70 Кт 73.2 произведено удержание за материальный ущерб, нанесенный работником организации в связи с установленной материальной ответственностью;
- Дт 70 Кт 73 удержана недостача по выданным подотчетным суммам из заработной платы виновного;
- Дт 70 Кт 73.1 произведено удержание суммы займа, выданного сотруднику организацией;
- Дт 70 Кт 50 удержан выплаченный за половину месяца аванс по заработной плате.
Бухучет
По общему правилу в бухучете суммы удержаний по заявлению сотрудника нужно отражать записью:
Дебет 70 Кредит 76
– удержаны платежи из зарплаты по инициативе сотрудника.
Пример отражения в бухучете удержаний из зарплаты сотрудника по его инициативе. Организация применяет общую систему налогообложения
По заявлению менеджера ООО «Альфа» А.С. Кондратьева из его зарплаты ежемесячно удерживается 900 руб. и перечисляется на его лицевой счет оператору мобильной связи. Ежемесячный оклад Кондратьева составляет 16 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Страховые взносы на пенсионное (медицинское, социальное) страхование «Альфа» начисляет по общему тарифу. Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента.
Бухгалтер «Альфы» ежемесячно делает в учете такие проводки:
Дебет 26 Кредит 70 – 16 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР» – 3520 руб. (16 000 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» – 464 руб. (16 000 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС» – 816 руб. (16 000 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» – 32 руб. (16 000 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 2080 руб. (16 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ из зарплаты Кондратьева;
Дебет 70 Кредит 76 – 900 руб. – удержаны деньги из зарплаты Кондратьева по его заявлению;
Дебет 70 Кредит 50 – 13 020 руб. (16 000 руб. – 2080 руб. – 900 руб.) – выдана из кассы зарплата Кондратьеву;
Дебет 76 Кредит 51 – 900 руб. – перечислены деньги оператору связи.
Пример отражения в бухучете удержаний из зарплаты сотрудника в счет погашения займа, выданного организацией
30 июня ООО «Альфа» предоставило своему менеджеру А.С. Кондратьеву заем в сумме 48 000 руб. на приобретение автомобиля.
Заем предоставлен на 12 месяцев под 13 процентов годовых. Согласно договору проценты за пользование заемными средствами начисляются со дня, следующего за днем выдачи займа, и уплачиваются ежемесячно до момента возврата долга. Сотрудник погашает долг ежемесячно равными частями. Сумму долга и проценты бухгалтер удерживает из зарплаты Кондратьева.
Ставка процентов по договору займа (13 процентов) превышает 2/3 ставки рефинансирования, действующей на дату уплаты сотрудником процентов по займу. Поэтому материальной выгоды по займу Кондратьев не получает.
Месячная зарплата Кондратьева – 30 000 руб.
Из его зарплаты за июль бухгалтер «Альфы» удерживает: 48 000 руб. : 12 мес. + 48 000 руб. × 13% : 365 дн. × 31 дн. = 4529,97 руб.
В бухучете организации сделаны следующие записи.
В июне:
Дебет 73 Кредит 50 – 48 000 руб. – выдан денежный заем Кондратьеву;
В июле и последующих месяцах срока действия договора займа:
Дебет 73 Кредит 91-1 – 529,97 руб. – начислены проценты за пользование заемными средствами;
Дебет 70 Кредит 73 – 4529,97 руб. – погашена сотрудником часть займа и проценты за пользование им.
Удержание дополнительных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ на финансирование накопительной пенсии отразите записью:
Дебет 70 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной пенсии»
– удержаны страховые взносы из зарплаты сотрудника.
При перечислении взносов сделайте проводку:
Дебет 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной пенсии» Кредит 51
– перечислены страховые взносы в Пенсионный фонд РФ.
Такой вывод следует из Инструкции к плану счетов.
Пример отражения в бухучете удержания из зарплаты сотрудника дополнительных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ на финансирование накопительной пенсии. Организация применяет общую систему налогообложения
Сотрудник ООО «Альфа» А.С. Кондратьев представил обществу заявление об удержании дополнительных взносов в Пенсионный фонд РФ. Сумма платежа фиксированная – 1000 руб. в месяц.
Ежемесячный оклад Кондратьева составляет 20 000 руб. Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Страховые взносы на пенсионное (медицинское, социальное) страхование «Альфа» начисляет по общему тарифу. Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента.
Бухгалтер «Альфы» ежемесячно делает в учете такие проводки:
Дебет 26 Кредит 70 – 20 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ПФР по страховой пенсии» – 4400 руб. (20 000 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы на финансирование страховой пенсии;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» – 580 руб. (20 000 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 26 Кредит 69 «Расчеты с ФФОМС» – 1020 руб. (20 000 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» – 40 руб. (20 000 руб. × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – 2600 руб. (20 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ из зарплаты Кондратьева;
Дебет 70 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной пенсии» – 1000 руб. – удержана сумма дополнительных страховых взносов в Пенсионный фонд РФ;
Дебет 70 Кредит 50 – 16 400 руб. (20 000 руб. – 2600 руб. – 1000 руб.) – выдана из кассы зарплата Кондратьеву;
Дебет 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной пенсии» Кредит 51 – 1000 руб. – перечислены деньги в Пенсионный фонд РФ.
Удержания в пользу физического лица по исполнительным листам (алименты)
В случае если у сотрудника организации возникают обязательства по уплате алиментов, то на основании поступивших ранее в фирму исполнительных документов у него каждый месяц будет регулярно вычитаться необходимая сумма из причитающейся к выплате заработной платы. На содержание одного несовершеннолетнего ребенка приходится 25% от дохода работника, на двоих – 33%, на троих и более – 50%.
Все исполнительные документы, которые были отправлены на предприятия с целью последующих удержаний, должны быть подлинными и оформлены строго соответствующим образом. Если первый экземпляр по каким-либо причинам оказывается утерянным, то в таком случае силу будет иметь его дубликат, который выдает судебный орган, вынесший решение о взыскании денежных средств. Каждая бумага должна быть зарегистрирована, а о получении должен быть извещен как взыскатель, так и судебный исполнитель.
Особенности расчета налога
Основные виды доходов, по которым должен быть удержан НДФЛ, это всевозможные начисления по трудовому и ГПХ договору. В этот список входит не только непосредственно заработная плата, но и премии, надбавки, некоторые полученные компенсации. Для расчета выплат используют специальные формулы.
Вместе с тем, проводки по НДФЛ делают в следующих ситуациях:
- при начислении зарплаты;
- при вычитании налога;
- при выдаче заработной платы;
- после перечисления суммы НДФЛ в бюджет.
Если в организации есть сотрудники, которых периодически отправляют в командировки, им положены соответствующие командировочные выплаты, которые тоже облагаются налогом (с учетом установленного законом лимита).
Так, после удержания НДФЛ проводку оформляют по соответствующему порядку.
В ситуации с командировочными расходами предусмотрено несколько видов проводок:
- при выдаче аванса сотруднику на командировочные расходы;
- при начислении расходов;
- если начислен НДФЛ на суммы по командировкам, превышающие норму;
- после того как НДФЛ перечислен в бюджет, проводку тоже делают.
В случае приобретения каких-либо услуг у физического лица также может возникнуть необходимость совершения выплат налога. В этом случае организация должна вычесть соответствующую сумму, а продавцу предоставить денежные средства с учетом выплаты НДФЛ. В такой ситуации также делают проводки:
- когда был приобретен товар или услуга у физического лица;
- проводка при удержании НДФЛ;
- при переводе НДФЛ в бюджет;
- при перечислении суммы за услуги или товар продавцу.
Когда на сумму был начислен НДФЛ, проводку при его удержании и перечислении в казну выполняют в обязательном порядке. Ведь субъекты, перечисляющие доходы физическим лицам, по общему правилу одновременно становятся налоговыми агентами. Соответственно, в их обязанности входит удерживание и перечисление налоговых выплат.
Нормативное регулирование
Порядок привлечения работника к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю, установлен Главой 39 ТК РФ. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ).
Материальная ответственность сотрудника может быть:
- ограниченная (ст. 241 ТК РФ) — в пределах среднего заработка работника;
- полная (ст. 243 ТК РФ) — в следующих случаях: на работника возложена полная материальная ответственность за ущерб, причиненный работодателю при исполнении им трудовых обязанностей;
- обнаружена недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- ущерб причинен умышленно;
- ущерб причинен в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- ущерб причинен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
- ущерб причинен в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом;
- были разглашены сведения, составляющие охраняемую законом тайну;
- причинен ущерб не при исполнении работником трудовых обязанностей;
- ответственность установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
Для учета расчетов с работником используется счет 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (план счетов 1С).
При выявлении виновного лица отнесение недостачи на него производится на дату (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
- признания виновным лицом ущерба;
- вступления в силу решения суда о взыскании суммы ущерба.
Размер ущерба, исчисляется исходя из рыночных цен, но не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (ст. 246 ТК РФ).
Контроль
Для проверки начисленных и удержанных сумм сформируем:
- расчетный листок по кнопке Отчеты в документе Начисление зарплаты, выберем Расчетные листки;
- отчет Анализ счета по счету 73.02 в разделе Отчеты – Стандартные отчеты – Анализ счета (можно с детализацией по дням).
В расчетном листке сумма удержания ущерба отражается в разделе Удержано.
Задолженность работника перед организацией уменьшилась.
Удержания в пользу юридических лиц (в том числе и по исполнительным листам)
В том случае, когда сотрудник организации просрочил платеж по кредиту, является злостным неплательщиком или же вовсе скрывается от погашения задолженности по налогам и иным обязательствам, то тогда органы ответственные за взыскание присылают исполнительный лиц. По решению суда фирма, в штате которой числится должник, обязана удержать из тех денежных средств, которые должна будет перечислить ему за выполненную работу, а затем перечислить сумму долга взыскателю.
Документами, которыми в данной ситуации следует руководствоваться бухгалтеру, являются Налоговый и Гражданский кодексы РФ, в статьях которых подробно описываются сроки и порядок взыскания. Для него не требуется непосредственного согласия самого сотрудника, который совершил просрочку по обязательствам.
Таблица соответствия настроек и проводок
Чтобы понимать, какую проводку дает та или иная настройка видов удержания, рекомендуется пользоваться таблицей соответствия, приведенной ниже. В таблице колонки «Назначение удержания» и «Вид операции по зарплате» это настройки вида удержания, а «Вид операции» это значение, заполняемое в одноименной колонке документа Отражение зарплаты в бухучете.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
