Хранение первичной документации — это особое требование действующего российского законодательства в сфере бухгалтерского и налогового учета. Обеспечить сохранность данных необходимо в течение конкретного времени. Если этого не сделать, то проблем с ФНС не избежать. Разберемся, какие документы и сколько нужно хранить, чтобы не допустить санкций от контролеров.
Любая хозяйственная операция в жизнедеятельности экономического субъекта должна быть подтверждена документально. Иначе факт не может быть отражен в учете. Для этих целей предусмотрена отдельная категория документации — первичный документ. Первичка — это формуляр, определяющий обстоятельства, условия и характеристики конкретного факта хозяйственной жизни организации. Информация из первичных бланков является основой для внесения в учетные регистры и затем — составления финансовой отчетности. Также первичка является подтверждением правильности и правомерности исчисления налогов, сборов и взносов.
Именно поэтому организации так важно обеспечить сохранность документов. Причем для выполнения этой цели предусмотрены свои особенности и требования.
Перечень документов, которые необходимо хранить
Требование хранить документы бухучета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, закреплено в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. При этом под правилами архивного дела подразумевается прежде всего утвержденный Росархивом перечень документов и сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 № 236, вступил в силу 18.02.2020).
Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 4 года.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, установленной п. 1 или п. 2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы вам грозит… Подробнее об ответственности читайте в К+. Пробный доступ можно оформить бесплатно.
В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:
- подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
- внутреннюю документацию хозобщества;
- документы по эмиссии ценных бумаг;
- иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.
В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:
- документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
- вся внутренняя документация;
- годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
- документы бухучета;
- другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.
Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».
Граничные сроки хранения документов
В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.
Согласно информации из перечня Росархива:
- приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
- штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
- соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
- документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
- документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
- документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
- документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
- дела по архивному хранению документов — постоянно;
- годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
- документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
- отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
- сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
- декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.
Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.
Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.
Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:
- Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
- Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
- Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).
Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).
Особенности хранения различных бухгалтерских документов
Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.
В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.
Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.
Информация о хранении кадровой документации содержится в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Где следует хранить документы бухучета?
Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).
Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Оформление обложки
Также на обложке каждого дела проставляются опознавательные реквизиты: номер, название, отчетный период и специальный архивный индекс. Завершается архивирование бухгалтерских документов составлением общей описи на составленные дела. Такой серьезный и трудоемкий процесс как архивация бухгалтерских документов требует для качественного результата знаний архивного дела. У людей, не обладающих нужными навыками, он занимает неоправданно много времени и, зачастую не дает нужного уровня качества. В большинстве случаев более оправдано доверить архивирование ваших бухгалтерских документов профессионалам.
Как подготовить документы к сдаче в архив?
Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.
Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:
- составление описи;
- нумерация страниц и сшивание дела;
- оформление обложки.
Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.
Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.
Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Акты выполненных работ
Рано или поздно руководители организации, а также начальники планово-экономических отделов, сталкиваются с вопросом хранения и утилизации документации, в частности, актов выполненных работ.
Какие же сроки их хранения существуют и кто за него ответственен?
Отечественное законодательство обязывает субъекты предпринимательства, независимо от правовой формы собственности, обеспечивать сохранность внутренней документации. В частности, оно регулирует порядок и сроки хранения актов сделанных работ и предоставленных услуг, игнорирование и несоблюдение которых чревато штрафными санкциями, применяемыми к организации.
Итоги
Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.
Источники:
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ
- Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ
- Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236
- Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237
- Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Нужно ли привлекать специалистов со стороны
Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:
- объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
- организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
- документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.
Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.
