Хранение наличных денег в кассе: сейф, тумбочка или кошелек?

Что такое денежные документы

Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.
Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.

Есть категория документов, которые имеют стоимостную оценку, но в целях бухучета не признаются денежными документами. В частности, это:

• акции, которые были выкуплены у акционеров;
• ценные бумаги;
• бланки строгой отчетности (см. «Бюджетный учет: как хранить, учитывать и списывать БСО в бюджетном учреждении»);
• документы на нематериальные активы.

Как рассчитать срок хранения

Отсчитывать период, в течение которого необходимо хранить документ, необходимо с начала календарного года, следующего за годом его создания. Например, ПКО создан 21 октября 2021 г., в этом случае хранить его следует с 1 января 2021 г. по 1 января 2026 г.

Это указание распространяется как на бумажные, так и на электронные формы.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, сколько хранить документы в организации в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как отразить денежные документы в учетной политике

Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.

Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:

• Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России от 01.12.10 № 157н);
• Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.10 № 162н);
• Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России от 16.12.10 № 174н);
• Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России от 23.12.10 № 183н);
• Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».

Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:

Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.

Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Росархивом, также составляют 5 лет (п. 277 Перечня).

Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

См. также «Какой срок хранения кассовой книги?».

Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:

• административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
• административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Как хранить, использовать и списывать

Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:

• приобретены по безналичному расчету;
• приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
• выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.

Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.

Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.

По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.

Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.

За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.

Установленный срок хранения

Необходимый срок хранения кассовых документов в организации установлен в законе о бухгалтерском учете 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. Согласно нормативному акту, он составляет не менее пяти лет с момента завершения отчетного периода. Этот же срок указан в приказе Росархива №236 от 20 декабря 2021 г. (статья 277).

Исключение составляют ведомости, по которым осуществляются расчеты с сотрудниками. По перечню Росархива время сохранности расчетно-платежных и платежных ведомостей составляет 6 лет. Причем этот период увеличивается до 75 лет, если в организации отсутствуют лицевые счета работников. Лицевой счет сотрудника заполняется по форме Т-54 и содержит всю информацию о расчетах с работником, а также об удержаниях из полученных им выплат.

Если хранимые документы используются в судебном делопроизводстве, они хранятся до окончания процесса.

В случае прекращения деятельности ИП или ликвидации ЮЛ срок хранения кассовой книги и кассовых документов не изменяется. Документация остается в архиве до истечения указанного периода.

Тонкости аналитического учета денежных документов

Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.

Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.

Учет бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности не являются материальными запасами, поэтому для учета предусмотрен забалансовый счет 03 – по дебету этого счета отражается поступление бланков.

В учетной политике учреждения нужно указать, по какой стоимости бланки принимаются к учету: либо по реальной стоимости закупки, либо по 1 рублю за один бланк (на практике чаще применяется второй вариант).

Вышеупомянутый журнал по прочим операциям (форма 0504071) учреждение ведет по забалансовому счету 03 «Бланки строгой отчетности». Журнал нужно подшить вместе с первичными документами, свидетельствующими о движении бланков.

Еще по теме: Создание нового КПС расходного вида в БГУ 2.0

Аналитический учет бланков строгой отчетности ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (форма 0504045, утвержденная Приказом Минфина России от 30 марта 2015 года № 52н) по видам, сериям и номерам. В ней указывается дата получения или выдачи бланков, их количество и стоимость. По итогу отчетного периода данные анализируются, и выводится остаток. Листы таких книг нумеруются, а сами книги должны быть прошнурованы и опечатаны.

Правила бухгалтерского учета денежных документов

Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:

Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.

Организация наличного денежного обращения Банком России

Нормативное правовое регулирование денежного обращения в стране построено так, что ЦБ РФ имеет возможность:

1. видеть и анализировать в развитии состояние и структуру наличного денежного оборота, проходящего через кассы банков;
2. производить расчеты: а) объема наличной денежной массы в обороте, б) скорости обращения наличных денег и их возврата в кассы кредитных организаций;
3. изменять действующий лимит остатка оборотной кассы в целом по Российской Федерации.

Политику Банка России в области организации расчетов наличными деньгами проводят его территориальные учреждения в субъектах РФ, в задачи которых входит, в частности, анализ и прогноз кассовых оборотов кредитных организаций. В составе территориальных учреждений создаются расчетно-кассовые центры (РКЦ), имеющие свои: а) оборотные кассы, б) резервные фонды.

Оборотная касса РКЦ необходима для того, чтобы вводить в оборот наличные деньги, а также получать их от кредитных организаций. Оборотные кассы еще называют приходно-расходными, потому что деньги проходят через эти кассы в обоих направлениях, они движутся и, следовательно, находятся в обращении.

Резервный фонд РКЦ играет роль хранилища запасов банкнот и монет, не выпущенных в обращение, его основные задачи: а) при наличии на то потребности подпитывать экономику наличными деньгами; б) в связи с приходом в негодность обращающихся банкнот обеспечивать им замену новыми банкнотами; в) поддерживать обязательный покупюрный состав денежной массы в федерации и ее субъектах; г) принимать излишки денег (с превышением лимита) из оборотной кассы.

Таким образом, оборотная касса РКЦ является своего рода каналом, связывающим резервный фонд РКЦ, в котором наличные денежные средства хранятся в неподвижном состоянии, с кредитными организациями, обеспечивающими вовлечение банкнот и монеты в контролируемый денежный оборот.

Деятельность территориальных учреждений Банка России по организации наличного денежного обращения в стране

В отношении резервных фондов РКЦ:

• организуют работу по: а) созданию резервных фондов банкнот и монеты в РКЦ, б) перевозкам ценностей между ними, в) определяют им минимальные размеры хранения резервных фондов в пределах сумм, установленных Банком России территориальному учреждению;
• вносят в Банк России предложения по изменению минимальных размеров хранения резервных фондов в целом по территориальному учреждению;
• ведут учет банкнот и монеты, находящихся в резервных фондах РКЦ по купюрам и достоинствам;
• обеспечивают наличие в них банкнот и монеты в купюрах и достоинствах, необходимых для обращения.

В отношении оборотных касс РКЦ:

• вносят в Банк России предложения по изменению лимитов оборотных касс;
• организуют кассовое обслуживание кредитных организаций, а в ряде случаев — юридических и физических лиц;
• оперативно регулируют кассовые ресурсы;

Контрольные и сопряженные с ними полномочия (некоторые):

в отношении резервных фондов и оборотных касс:

• контролируют своевременное пополнение резервных фондов до установленного размера хранения;
• контролируют а) правильность организации эмиссионно-кассовой работы в РКЦ, б) обеспечение сохранности ценностей резервных фондов и оборотной кассы, в) соблюдение эмиссионно-кассовой дисциплины;
• ведут учет эмиссионных операций и контролируют правильность их совершения;

в отношении кредитных организаций:

• контролируют соблюдение установленного порядка ведения кассовых операций в кредитных организациях;
• устанавливают сумму минимально допустимого остатка наличных денег в операционных кассах кредитных организаций на конец дня и контролируют его соблюдение;

в отношении качества денежных знаков:

• контролируют качество денежных знаков, находящихся в обращении, организуют работу по проведению в РКЦ экспертизы платежеспособности денежных знаков и изъятию из обращения ветхих и поврежденных банкнот и дефектной монеты;
• контролируют соблюдение кредитными организациями установленных правил работы с поддельными, сомнительными и поврежденными денежными знаками;

в отношении купюрного состава:

• анализируют купюрное строение выпуска денег в обращение РКЦ;
• контролируют соответствие купюрного состава банкнот и монеты в обращении потребностям налично-денежного оборота;
• осуществляет меры по обеспечению налично-денежного оборота банкнотами и монетой соответствующих купюр и достоинств.

Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России ЦБ РФ указал на условия, при которых его банкноты и монета признаются платежеспособными.

Банкноты и монета должны:

1. иметь силу законного средства наличного платежа на территории РФ, даже если они относятся к категории изымаемых из обращения;
2. быть без признаков подделки;
3. совсем не иметь повреждений или иметь допустимые повреждения.

Если какое-либо из этих условий не выполняется, то наличные деньги платежеспособными считаться не могут.

Допустимые повреждения банкнот Банка России:

при которых банкноты не подлежат обмену по номиналу:

• загрязнения, изношенность, надрывы;
• потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов;
• утрата углов, краев;

при которых банкноты подлежат обмену по номиналу:

• различные повреждения, при условии что банкноты сохранили не менее 55% от первоначальной площади;
• склеены из любого количества фрагментов, при условии, что: а) один фрагмент или б) несколько фрагментов, безусловно принадлежащих одной банкноте, занимают не менее 55% от первоначальной площади банкноты;
• составлены из двух фрагментов, принадлежащих разным банкнотам Банка России одного номинала, при этом каждый фрагмент отличается от соседнего по графическому оформлению и занимает не менее 50% от первоначальной площади банкноты;
• изменение окраски и свечения в ультрафиолетовых лучах, но при этом на них отчетливо просматриваются изображения (есть исключение);
• имеется брак изготовителя.

Допустимые повреждения монеты Банка России:

при которых монета не подлежит обмену по номиналу:

• мелкие механические повреждения, при этом полностью сохранены изображения на аверсе и реверсе;

при которых монета подлежит обмену по номиналу:

• монета погнутая, сплющенная, надпиленная, с отверстиями, следами удаления металла, при условии что полностью сохранились изображения на аверсе и реверсе;
• монета оплавленная, травленая, изменившая цвет;
• имеется брак изготовителя.