Правила заполнения и образец бланка строгой отчетности для ИП. Где брать БСО и как заполнить?

Официальная регистрация индивидуального предпринимателя (ИП) в налоговой службе является законным основанием для начала его хозяйственной деятельности.
Если такой предприниматель принимает наличность от физических лиц в качестве платы за работы, услуги, товары, ему необходимо учитывать получаемые денежные средства надлежащим оформлением расчетных документов.

Если физическое лицо (покупатель) расплачивается за товар, услугу, работу наличностью или, как вариант, банковской картой, ИП обязан выдать ему кассовый (фискальный) чек, сформированный посредством контрольно-кассового устройства (ККТ).

Однако индивидуальные предприниматели (продавцы) при определенных обстоятельствах имеют законную возможность не использовать ККТ, а оформлять и выдавать физическим лицам (покупателям) так называемые бланки строгой отчетности (БСО).

Такие БСО являются полноценными заменителями фискальных чеков в части учета наличной выручки и подтверждения факта оплаты покупки.

Особенности оформления БСО индивидуальными предпринимателями следует рассмотреть более подробно.

Что такое бланк строгой отчетности БСО

Строгая отчетность бланков, заключается в требованиях, которые к ним выдвигаются. Особые требования касаются не только изготовления документов. Они должны правильно оформляться и храниться. Федеральные власти могут утверждать формы БСО для предпринимателей, занимающихся определенными видами деятельности.

Данный термин означает какой-то определенный документ. Он может быть изготовлен не только при помощи типографического оборудования, но и на компьютерах и других автоматизированных системах. К таким документам относятся талоны, билеты, квитанции и др. Для таких бланков закон не предусматривает единого перечня. Поэтому их насчитывается достаточно большое количество.

Бланк часто выступает в качестве чека, который выдается при использовании кассового аппарата. Он подтверждает, что была совершена расчетная операция, за какой-либо товар или услугу. Предприниматели имеют право выбирать, использовать кассовый чек, или БСО.

Если компания самостоятельно разработала бланк, его обязательно нужно утвердить. Это необходимо для того, чтобы налоговые органы имели возможность контролировать деятельность организации, а именно, ее денежный оборот. Если будут использоваться бланки, которые не подверглись регистрации, компании грозит штраф.

После того, как был разработан бланк, рекомендуется проверить, все ли необходимые реквизиты в нем указаны. Затем компания издает Приказ о принятии БСО. Кроме этого указываются лица, которые будут ответственными за учет, приобретение и хранение документов. Эти же сотрудники обязаны будут предоставить бланки в налоговую инспекцию для регистрации. При этом с собой нужно иметь следующий пакет документов:

• Устав компании;
• свидетельство о государственной регистрации фирмы;
• список бланков, которые организация желает применять при осуществлении своей деятельности;
• бумажные образцы форм бланков, которые собираетесь утверждать;
• выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.

После подачи всех необходимых документов регистрация бланков в реестре осуществляется на протяжении пяти рабочих дней. После окончания данного срока индивидуальный предприниматель или представитель компании получает на руки документ, подтверждающий регистрацию БСО.

Формы БСО

В бюджетных организациях используются специальные бланки, которые одновременно являются доверенностями. Их выдают сотрудникам, которые могут приобретать и получать материальные ценности, продукты питания и другую продукцию для организации. При выдаче документа, информация о нем вносится в регистрационный журнал. Такие бланки выдаются под роспись.

Преимущества БСО перед кассовым аппаратом и их недостатки

Плюсы:

• Простота приобретения и использования. Не нужно нести большие затраты на покупку, обслуживание, поддержание технического состояния, как в случае с кассовой машиной;
• Легко перевозить. При выездной услуге легче привезти с собой бланки, чем ККМ;
• Простота учета. При порче документа, его можно перечеркнуть, вложить в документацию и составить новый документ. При ошибке в кассовом чеке, необходимо заполнять акт, объяснительную и получить подпись от специальной комиссии.

Минусы:

• Бланки строгой отчетности можно использовать только при оказании услуг физическим лицам и ИП;
• Заполнение банков вручную зачастую неудобно при большом количестве заказчиков;
• Необходимо вести строгий учет и хранить копии (корешки) бланков в течение 5 лет;
• Регулярно необходимо заказывать бланки в типографии.

Как оформить бланк строгой отчетности

Оформлять бланк можно в свободной форме, учитывая особенности своей компании. Независимо от того, какой бланк был выбран для оформления документа, нужно помнить, он должен состоять из двух частей. При получении товара или какой-либо услуги, клиент получает одну часть формы. Именно та часть, которая выдается на руки покупателю, называется основной. Вторая половина − «корешок» остается у компании или ИП, оказавшего услугу. Однако свободную форму БСО разрешено применять далеко не всем предпринимателям. Существует список форм, которые утверждены в соответствии с видом деятельности, осуществляемой компанией.

Что к ним относится:

1. Билеты на пассажирскую перевозку при помощи общественного транспорта. Сюда входят железнодорожные и авиационные перевозки, колесный транспорт. С помощью этих бланков транспортная компания ведет учет клиентов и обслуживаемых пассажиров, контролирует вырученные денежные средства.
2. Квитанция, подтверждающая прием багажа, или подтверждающая разрешение на перевоз ручной клади.
3. Туристические и экскурсионные путевки. Применяются компаниями, которые продают путевки и организовывают поездки по разным городам и странам.
4. Театральные билеты. Сюда относятся все абонементы и билеты, выдаваемые различными культурными заведениями.
5. Квитанции, которые выдают ломбарды. Компания, занимающаяся данным видом деятельности, ведет учет расходованной наличности и скупленных драгоценностей.

(Видео: “Бланки строгой отчетности”)

Формы

Учет БСО предполагает использование определённых документов. Но как обстоят дела с этим? Перечень всех форм поистине огромен: он насчитывает не одну сотню вариантов.

Документ должен соответствовать требованиям единой системы документации

Они устанавливаются Минфином РФ и обязательны к использованию в определённых сферах и в предусмотренных случаях. БСО утверждаются нормативными документами и разграничиваются по видам услуг, предоставляемых населению. Если создаётся новая форма, то после публикации акта, регулирующего её использование, она обязательна к использованию всеми предприятиями и ИП, которые предоставляют населению услуги.

Если для определённой услуги не предусмотрено наличие бланков, разрешается самостоятельно определять, как будет выглядеть выдаваемая квитанция из числа разработанных форм. Дополнительно предусматривается, что в случае отсутствия четкой регламентации допустимым считается самостоятельная разработка БСО. Но это только при условии, что включены все обязательные поля, предусмотренные п. 3 положения № 359.

Кто может применять

БСО имеют право выдавать различные компании и ИП, ведь данные документы приравниваются к чекам, выданным кассовыми аппаратами. Наиболее часто БСО применяются при ведении деятельности, направленной на оказание услуг населению.

Фирма должна оформить бланк перед получением средств. Должным образом оформляется бланк и в том случае, когда перевод денег осуществляется при помощи платежных карт или банковского перевода. Однако это правило касается далеко не всех плательщиков налогов. БСО применяют те ИП и компании, которым по закону разрешено вести свою деятельность без использования ККТ.

Не стоит забывать, БСО должны использовать организации, которые выполняют денежные расчеты. Продавец это, или покупатель, значения не имеет. Таким образом, организации, выступающие и в роли покупателя, также должны применять БСО.

Не так давно закон, определяющий правила использования БСО, был подкорректирован. По старым правилам, использовать бланки вместо кассовых чеков можно до июля 2021 года. Сейчас проводится повсеместное внедрение онлайн-касс, что обязывает компании и частных предпринимателей оформлять документы при помощи автоматизированных систем.

Обязательные реквизиты

Как уже было сказано, многие ИП и компании имеют возможность использовать БСО, разработанный самостоятельно. Однако закон обязывает при этом внести в документ все обязательные пункты:

• как называется документ, например, билет это, талон или квитанция;
• документу должны быть присвоены серия и номер из шести цифр;
• название фирмы или ФИО физлица;
• ИНН компании или ИП;
• вид услуг, за которые заказчик производит оплату;
• стоимость услуг или товара;
• общая сумма, которую отдает заказчик наличными или при помощи банковского перевода;
• характеристики расчета − возврат, приход, расход;
• данные человека, который является ответственным за правильное оформление документа. Сюда относятся ФИО, должность, личная подпись;
• если документ оформляет организация, он заверяется не только подписями ответственных лиц, но и печатью;
• перечень услуг и товаров, их количество и стоимость с учетом наценок или скидок.

Не стоит забывать, компании не имеют права лично разрабатывать бланки, если закон обязывает их использовать исключительно утвержденные формы. При разработке собственного бланка руководитель организации или индивидуальный предприниматель имеют право вносить дополнительные данные. Возможно, с их помощью получится максимально точно охарактеризовать специфику предоставляемых услуг или товаров.

Конечно, для формирования бланков многие организации уже используют автоматизированные системы. В ином случае применяется типографический бланк. В этом случае документ должен содержать подробную информацию о типографии, ее ИНН, адрес, год выполнения и номер заказа, величину тиража.

Отчётность по движению документов строгой отчётности

Для учёта выдачи бланков строгой отчётности необходимо вести специальный журнал регистрации. После того, как клиенту выдан документ, в этот журнал необходимо внести данные о выданном документе.

Не смотря, на то, что ведение журнала допускается в произвольной форме, в нём должны содержаться исчерпывающая информация про оборот документов строго отчётности. Поэтому некоторое число требований всё-таки существуют.

Первое требование – это нумерация листов такого журнала. Кроме того, он должен быть прошит и опломбирован печатью.

Второе требование – наличие даты, начала использования документов строгой отчётности и данные ответственного лица.

И третье требование – вносить данные о движении бланков необходимо каждый день.

Штрафы за невыдачу БСО

Во всех случаях, когда выдача БСО необходима, она должна быть осуществлена. В ином случае контролирующие органы приравняют это к невыдаче чека ККТ. Если продавец по каким-либо причинам не выдаст правильно оформленный бланк строгой отчетности в бумажном или электронном виде, ему грозят штрафные санкции. Для конкретных ситуаций предусмотрены различные размеры штрафов:

• для индивидуальных предпринимателей начисляется штраф в размере от 1/4 до 1/2 от перечисленной суммы. Но при этом штраф не может быть меньше 10 тысяч рублей;
• для юридических лиц 3/4 от суммы. При этом минимальный размер штрафа составляется 30 тыс. рублей.

Кроме этого, законом предусмотрено наказание, если продавец неоднократно допускает данные правонарушения. Так, если общая сумма средств, полученных без оформления БСО, достигла 1 млн. и более, предусмотрены санкции:

• должностные лица со стороны продавца отстраняются от выполнения данных обязательств на срок до двух лет;
• юрлицам и индивидуальным предпринимателям будет запрещено вести данную деятельность в течение трех месяцев.

Не избежать наказания и в том случае, если по требованию покупателя бланк не выдается на руки и не отправляется по электронной почте. Здесь продавцу грозит:

• должностному лицу выписывается штраф в размере 2 тыс. рублей. Кроме этого виновник получает официальный выговор и предупреждение;
• если нарушение было со стороны организации, здесь грозит предупреждение и штраф, сумма которого может достигать 10 тыс. рублей.

БСО являются документами, которые необходимо не только оформлять должным образом, но и правильно их хранить. Если контролирующие органы выявят нарушение правил хранения и учета БСО, предусмотрен штраф в размере 2-3 тыс. рублей.

Не стоит забывать, что эти бланки относятся к документам, которые нуждаются в строгой отчетности. Именно поэтому для их учета используется специальная книга. За всеми действиями, совершаемыми с бланками, следит ответственный сотрудник. При нарушениях в учете и хранении ответственность ложится не только на плечи руководителя, но и на сотрудника, который отвечает за бланки.

Часто встречающиеся нарушения в сфере оборота БСО

Чаще всего встречаются следующие нарушения:

• отсутствует приказ о назначении ответственного лица за оборот бланков БСО;
• нет данных о списании БСО в журнале отчёта;
• не существует подтверждений строго учёта бланков строгой отчётности.

Образец БСО, как и весь тираж БСО, должен храниться в бухгалтерском сейфе или специально отведённом для этой цели помещении, где будет минимизирована вероятность их кражи либо порчи. В случае применения минимального количества БСО, их можно хранить в кассе.

Внешний вид

Чтобы использовать без ККТ БСО, необходимо наличие обязательных реквизитов, предусмотренных требованиями. К таковым относятся:

• Название формы.
• Цифровой код, содержащий номер и серию бланка.
• Название контрагента, что выписал бланк.
• Код налогоплательщика.
• Название услуги и цена оказания.
• Фактическое местонахождение фирмы, что выдала документ.
• Дата совершения платежа и сумма.
• Информация о сотруднике (ИП), получившем средства, и его подпись.
• Штамп, при условии, что он используется.

Образец бланка строгой отчетности
Все эти реквизиты должны заполняться достоверными данными. Дополнительно фирмы обязаны проводить регулярную инвентаризацию БСО.