Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи, поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит.

Статья опубликована в журнале «Бухгалтерские вести» №32 за август 2012 года

Редко в какой организации не используют факсимиле. С одной стороны, это облегчает и ускоряет работу – руководитель может быстрее справиться с горой накопившихся бумаг или вообще освободить себя от утомительного занятия ставить резолюции, вручив факсимиле своему заместителю. С другой стороны, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи и поэтому в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а приводит к негативным последствиям. Давайте попробуем разобраться, какие документы допускается подписывать факсимильной подписью, а когда этого делать не стоит, и что по этому поводу думают в Министерстве финансов и арбитражных судах.

Упоминание о факсимиле можно найти в п. 2 ст. 160 Гражданского Кодекса РФ, где сказано, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. То есть использование факсимильного воспроизведения личной подписи допускается при наличии между контрагентами соответствующей договоренности — письменного соглашения.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Прародителем современного факсимиле можно считать древний знак (часто с изображением животного), который наши предки ставили на имущество или скот, чтобы обозначить свою собственность. Это помогало при решении споров и разногласий по поводу определения собственника какой-либо материальной ценности.
Директор ООО «Бытовые приборы» Константинов Р. П. по своим должностным обязанностям вынужден подписывать ежедневно сотни документов (договоры, соглашения, счета, накладные, акты и др.). Чтобы сократить свои трудозатраты на подписание горы документов, он заказал себе факсимиле и стал его использовать. Кроме того, при отъезде в командировку он оставлял его в бухгалтерии, чтобы бумаги не накапливались в его отсутствие, а были своевременно подписаны.

Правомерность использования

Понятие факсимиле не определено на законодательном уровне. Хотя в ГК РФ обозначено, где и как может воспроизводиться копия подписи. Правомерно ее использовать при гражданско-правовых сделках, ведь это отражено законом.

Факсимильная подпись будет вполне значимой при обращении в суд, если обе стороны при составлении договора будут дополнительно отражать в нем согласие на применение либо подписывать соглашение о принятии данного вида подписи.

Это важно для тесно сотрудничающих компаний, чтобы документация, подписанная собственноручной копией, приобретала юридическую значимость, становилась весомым доказательством при спорах.

Факсимиле на счетах-фактурах 2019

В определение Верховного суда от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 четко обозначено, что использование факсимиле на счетах-фактурах противоречит требованиям, изложенным в ст. 169 Налогового кодекса РФ о том, что счет-фактура должен быть подписан уполномоченным лицом лично.

Факсимиле представляет собой точное воспроизведение документа или подписи средствами фотографии или печати, передающее все подробности оригинала. Другими словами, это разновидность печати. В условиях повседневного документооборота использование оттиска подписи (факсимиле) руководителя или главного бухгалтерами кажется очень удобным, но чревато последствиями (

Порядок применения

Чтобы снизить риски ответственности руководителя на предприятии в соглашении важно отразить, как будет храниться и использоваться факсимиле. Соглашение для компании- документ, подтверждающий правомерность применения подписи. Руководитель предприятия должен издавать приказ, отражая в нем:

• правила, положения по внедрению копии;
• список должностных лиц с правом на факсимиле;
• перечень документации, пригодной для постановки;
• способы хранения;
• варианты доступа и ответственности за хранение.

Справка! Оттиск подписи заменяет рукописный вариант. Значит, дает возможность идентифицировать руководящее лицо. Предприниматели могут наделять такими полномочиями сотрудников с выпиской на них доверенности, но отвечающих за хранение, использование факсимиле. Другим сотрудникам подпись недоступна. В противном случае правила оформления первичной документации будут нарушены. Может пострадать документооборот предприятия в целом.

Счет-фактура 2021:

• С 1 октября 2021 года в силе строгое требование к адресам продавца и покупателя: теперь их нужно указывать в соответствии с ЕГРЮЛ. Это значит, что в новом бланке счета-фактуры адреса приводятся полностью. Если раньше можно было ограничиться сокращенной записью, то теперь это грозит лишением налогового вычета.
• С 1 октября 2021 года действуют новые правила хранения. Теперь документы должны храниться в хронологическом порядке, по дате выставления или получения, за соответствующий период. Срок хранения не изменился — счета-фактуры по-прежнему положено хранить не меньше четырех лет.

Суть дела

Пример. Налоговым органом на основании решения проведена выездная налоговая проверка налогоплательщика по вопросам правильности исчисления и своевременности уплаты (удержания, перечисления) налогов и сборов за проверяемый период.

По результатам проверки составлен акт, в котором налоговым органом отражены нарушения налогового законодательства, в том числе при проверке правильности исчисления НДС установлены нарушения, выразившиеся в необоснованном применении налоговых вычетов по счетам-фактурам, выставленным контрагентами налогоплательщика, а именно оформление счетов-фактур, оформленных с использованием факсимильной подписи. Выявленные в ходе проведения контрольных мероприятий обстоятельства не подтверждают реальность хозяйственных операций между налогоплательщиками и указанными контрагентами, расходы не являются экономически оправданными и документально подтвержденными.

По результатам рассмотрения материалов выездной налоговой проверки, акта, возражений налогоплательщика, материалов дополнительных мероприятий налогового контроля налоговым органом вынесено решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения, на основании которого налогоплательщику предложено уплатить налог, в том числе НДС.

Комментарии и мнения

Однако, как уже было указано, согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счёт-фактура, выставляемый на бумажном носителе, должен быть заверен подписью руководителя и главного бухгалтера компании или подписями иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Если же документ оформляется от имени ИП, он может быть подписан или самим предпринимателем, или любым другим лицом, уполномоченным на то доверенностью предпринимателя.

Однако использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, в НК РФ не предусмотрено. Поэтому счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету. Ту же позицию можно найти в письмах Минфина России от 27.08.15 № 03-07-09/49478 и от 01.06.10 № 03-07-09/33.

О возможности негативных последствий

Предположим, договор купли-продажи либо другой договор гражданско-правового характера подписан факсимильной подписью, однако соглашения об использовании факсимиле стороны не заключали. Суд может признать такой договор:

• незаключенным (Постановления ФАС Северо-Кавказского от 08.09.11 №А32-13609/2010 , Уральского от 06.10.09 №Ф09-7622/09-С5 и Дальневосточного от 13.08.09 №Ф03-3794/2009 округов);
• недействительным по причине несоблюдения формы договора (ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.10 №А02-413/2009).

Вместе с тем суды нередко отклоняют иски о признании такого договора недействительным или незаключенным, если лицо, факсимиле которого было использовано, впоследствии одобрило эту сделку или подтвердило, что оно само ставило факсимильную подпись на договоре, так как не могло подписать его лично, например из-за травмы правой руки (постановления ФАС Волго-Вятского от 18.08.11 №А43-18585/2010 и Уральского от 14.12.09 №Ф09-10031/09-С5 округов). Под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.00 №57).

Факсимиле на счете-фактуре

Право на вычет придется оспаривать в суде, основываясь на том, что нормы Налогового кодекса РФ не определяют порядок воспроизведения подписей должностных лиц на счете-фактуре. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Налог на добавленную стоимость к вычету принимать однозначно необходимо, особенно, если товары собираются участвовать в деятельности, облагаемой НДС, приняты к учету и покупатель имеет счет-фактуру поставщика (п. 1 ст. 171 Налогового кодекса РФ). Однако, если счет-фактура поставщика от имени директора или главного бухгалтера подписана с применением факсимиле, у налогоплательщика однозначно возникнут проблемы, поскольку налоговые органы при проверке будут оспаривать правомерность применения вычета. Минфин РФ неоднократно давал разъяснения налогоплательщикам о невозможности применения вычетов по НДС по факсимильным счет-фактурам, ссылаясь на тот факт, что нормами НК РФ не предусмотрено использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью.

Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях

Нормы гражданского законодательства допускают при совершении сделок применять факсимильное воспроизведение подписи. Для этого возможность и порядок использования такой подписи должны быть предусмотрены соглашением сторон, законом или иными правовыми актами (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ). Правовой статус факсимильной подписи законодательно не установлен. Следовательно, единственным основанием для такого подписания документов может являться лишь письменное соглашение сторон сделки. Соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, а при наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору. В нем указывают:

• наименование должностей и Ф. И. О. работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
• образцы факсимильных оттисков этих подписей;
• перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
• порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
• срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Факсимиле на счетах-фактурах может лишить покупателя налогового вычета. В нашей статье мы расскажем, как избежать этой неприятности, что предпринять, чтобы факсимиле не усложняло коммерсанту жизнь, а также иные интересные подробности об использовании этого знака.

Постепенно печати приобретали более цивилизованный вид, вместо знаков и картинок на них стали появляться именные гербы, удостоверяющие личность владельца печати. Использовались они для заверки различных документов. Печати такого вида, к которому мы все привыкли, впервые появились на Древнем Востоке, где хорошо была развита торговля — ими скреплялись торговые договоры.

Итоги

1. Факсимиле на счетах-фактурах использовать не рекомендуется, так как в этом случае право на налоговый вычет придется доказывать в суде, исход которого трудно предсказать.
2. Избавить коммерсанта от подписания счетов-фактур и при этом обойтись без факсимиле возможно, если передоверить эту обязанность уполномоченным лицам (на основании приказа или доверенности).
3. Еще один способ отказаться от факсимиле на этих документах — использовать электронные формы. Это позволит сэкономить время, избавиться от претензий контролеров, сэкономить на распечатке бумажных экземпляров и т. д.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Факсимиле на счетах фактурах 2021

В наше время обычные типографские шрифты уступают лидирующее место своим компьютерным предшественникам. Подобный процесс можно наблюдать во всевозможных отраслях, включая и область изготовления факсимиле на счет фактуре. Именно поэтому, для заказа факсимиле на счетах фактурах необходимо познакомиться в особенности с гарнитурами, а также с кеглями, используемыми в цифровой технике.

Практически все штампы имеют надписи. По-крайней мере, каждая факсимиле на счетах фактурах не изготовляется без надписей. Ведь надпись должна давать информацию о названии фирмы, а также о ее реквизитах. Тогда появляется вопрос, какой же шрифт используется для изготовления этих надписей? А уж когда заходит речь о срочном и немедленном изготовлении таких штампов, то данный вопрос способен загнать в тупик практически любого человека, потому что совсем немногие подумывают о таких вещах.

Ставится ли печать на счет фактуре

Однако не надо забывать: штамп продавца должен быть в товарной накладной или в акте. Если печати не окажется, контролеры в вычете откажут – признают «первичку» ненадлежаще оформленной. Но заметьте, закон «О бухгалтерском учете» ставить печать на документе не требует. То есть претензии налоговиков являются незаконными. Однако эта позиция гарантированно приведет вас в зал суда.

Если авиабилет для командированного сотрудника был приобретен в электронной форме, для подтверждения в «прибыльных» целях «дорожных» расходов, среди прочего, требуется посадочный талон с отметкой о досмотре. А что делать, если в заграничном аэропорту такие отметки ставить не принято?