Издаем приказ о выплате материальной помощи (образец)

Выплата единовременной помощи работнику в сложных или радостных жизненных ситуациях, требующих дополнительных расходов, – это право работодателя. Такая социальная гарантия оформляется приказом об оказании материальной помощи. Выплаты не прописаны прямо в ТК РФ, не содержит законодательство и унифицированной формы документа – компания разрабатывает его самостоятельно.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Как составить приказ на материальную помощь

В данной статье мы будем разбирать ситуацию, когда в материальной помощи нуждается сотрудник. Вы, наверное, уже знаете, что любое решение руководителя оформляется распорядительным документом: приказом или распоряжением. Выплата материальной помощи также производится на основании утвержденного приказа. Конечно, в маленьких компаниях с маленьким оборотом, можно обойтись одобрительной резолюцией директора на заявлении работника. Однако в большинстве случаев лучше оформить решение приказом о выплате материальной помощи.

Форма приказа не установлена, вы можете использовать свою форму, которой принято оформлять решения руководства. Далее давайте рассмотрим образец приказа о выплате материальной помощи работнику.

Самое важное

1. Приказ об оказании материальной единовременной помощи издается на основании заявления работника.
2. Унифицированной формы приказа нет, каждая фирма разрабатывает и использует собственный бланк. Может использоваться бланк Т-11(а). В приказе должно быть четкое указание на имеющую место материальную помощь, иначе со всей суммы придется уплатить НДФЛ.
3. Если издается несколько приказов на единовременную материальную помощь одному и тому же сотруднику по одному и тому же поводу, материальной помощью, освобождаемой от НДФЛ, признается контролирующими органами только первая выплата.

Приказ об оказании материальной помощи (образец)

В связи с тем, что утвержденной формы приказа нет, он составляется в произвольной форме. Вы должны использовать бланк, который используется в вашей компании, как элемент кадрового документооборота. Как и в любом приказе, в документе на оказание матпомощи вы должны указать основание или причину. Например, в связи со вступлением в брак, в связи с тяжелым материальным положением, в связи с рождением ребенка и т.д.

Не забудьте указать в приказе основные параметры:

• наименование работодателя с указанием организационно-правовой формы;
• место, номер, дату регистрации приказа;
• ссылка на ЛНА или нормативный документ;
• основание для оказания помощи;
• должность и ФИО сотрудника, которому назначена матподдержка;
• размер и сроки выплаты;
• приложение – подтверждающие документы.

Причину для указания в приказе вы берете из заявления работника. Чтобы у вас не осталось вопросов, мы подготовили для вас приказ о выплате материальной помощи (образец), который вы можете скачать и заполнять при выдаче матпомощи своим работникам.

Итоги

Как видите, приказ об оказании материальной помощи сотруднику организации не имеет утвержденной формы, но его издание должно соответствовать внутренним правилам, установленным на предприятии. Кроме того, документ не должен противоречить действующему законодательству. Именно поэтому при отсутствии практики издания подобных актов целесообразно во избежание правовых ошибок воспользоваться при его составлении заведомо грамотным образцом.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Трудовой кодекс

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как еще можно оформить материальную помощь

Если в вашей компании предусмотрена выплата материальной помощи при уходе сотрудника в отпуск, то здесь может и не быть приказа о назначении материальной поддержки. В своем внутреннем локальном акте вы можете предусмотреть, что основанием для выплаты материальной помощи к отпуску будет приказ о предоставлении ежегодного отпуска сроком не менее 14 календарных дней. Также можно указать периодичность выплат. То есть, например, выплату к отпуску работник может получить только 1 раз в календарный год. Если работник не отгулял в текущем году свой положенный отпуск, то он теряет свое право на доплату. Тем самым вы еще и простимулируете отдыхать, как положено, своих трудоголиков.

Ваш работодатель может решить выплатить всем работникам материальную помощь, независимо от их финансового состояния. Законом это не запрещается. Сейчас очень актуальной является оказание помощи на приобретение лекарств на профилактику и лечение ОРВИ, средств индивидуальной защиты. Все компании обязаны обеспечить своих работников средствами индивидуальной защиты на рабочем месте. Однако, в период бушующей пандемии, необходимо защищать себя и вне работы. Это можно организовать выдачей материальной помощи в денежной форме или в натуральной (маски, перчатки, дизенфицирующие средства).

В каких случаях финансовая поддержка не предусмотрена, но работодатель может ее оказать

Как уже говорилось, закон не обязывает директора предприятия помогать сотрудникам финансово. Это всегда его личное решение.

Денежные средства могут быть назначены служащему в разных ситуациях, но чаще всего причинами поддержки выступают следующие.

1. Тяжелое финансовое положение.
2. Стихийные бедствия или чрезвычайные обстоятельства. В этом случае требуется предоставить в организацию справки из полиции или других ведомств для подтверждения суммы ущерба.
3. Семейные обстоятельства. Если сотрудник претендует на получение денежных средств по этому основанию, нужно предоставить в организацию подтверждающие бумаги (свидетельство о рождении ребенка и т.п.).
4. Серьезное заболевание сотрудника или члена его семьи. Такой недуг подразумевает потерю трудоспособности более чем на два месяца либо получение инвалидности. Чтобы получить деньги, понадобится справка ВКК.
5. Юбилейная дата.
6. Потребность в оздоровлении. Эта поддержка может выражаться в полной или частичной оплате организацией стоимости лечения или путевки в санаторий.
7. Необходимость в улучшении жилищных условий. Такие выплаты предназначены для помощи работнику в покупке жилья или его реконструкции. В этой ситуации служащий должен предоставить на предприятие бумаги, подтверждающие его статус нуждающегося в улучшении условий проживания и квитанции о понесенных расходах.

Как оформить финансовую помощь от учредителя

Федеральный закон «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ требует, чтобы все поступления на расчетный счет и в кассу организации, в том числе и безвозмездная помощь, были документально оформлены.

Самый распространенный способ безвозмездной помощи – это заключение договора дарения или безвозмездной финансовой помощи между тем, кто вносит деньги и тем, кто их получает.

Также учредитель может направить средства на увеличение уставного капитала, но в этом случае, его доля должна быть увеличена (естественно за исключением случая, когда у компании один учредитель), а помощь уже нельзя считать безвозмездной. В этом случае оформление происходит следующим путем:

• Составляется заявка, в которой указывается сумма и условия ее внесения в уставной капитал.
• Прочие собственники выражают согласие и принимают решение о внесении дополнений в устав компании.
• Все изменения (переоформление долей) нужно произвести в течение 6 месяцев после принятия решения.

В любом случае, прежде чем оказать помощь, учредитель должен согласовать это на общем собрании (или принять решение единолично, если учредитель единственный).

Договор безвозмездной финансовой помощи от учредителя: образец

Договор оформляется в письменном виде, в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон.

Для того чтобы составленный документ можно было квалифицировать именно как договор дарения или безвозмездной помощи, в нем должны присутствовать следующие признаки:

• Предмет договора, он должен быть указан как можно точнее. Денежная сумма указывается цифрами и прописью.
• Факт безвозмездности. То есть нужно указать, что помощь оказывается только в одностороннем порядке, у принимающей стороны не должно возникать никаких обязательств.

Договор безвозмездной помощи учредителя, образец заполнения, можно посмотреть далее.

Основания для составления распоряжения о предоставлении матпомощи

Работнику, заинтересованному в получении денежных средств, необходимо составить письменное заявление на имя директора и приложить к нему справки, подтверждающие факты, которые легли в основу просьбы.

Причина предоставления документов связана с требованиями ст. 217, 422 НК РФ. В этих статьях содержится перечень ситуаций, когда налог с подобных выплат не взимается. Что находится в интересах как работника, так и руководителя фирмы.

Размер матпомощи устанавливается работодателем самостоятельно. Многое в этом вопросе зависит от возможностей организации. Также стоит сказать, что такая поддержка может быть выдана не только работнику, но и бывшему сотруднику, и даже членам их семей.

Основные рекомендации

При отражении материальной помощи в бухгалтерском учете принимаются различные проводки в зависимости от назначения и документальных оснований. Если поддержка закреплена в договорах и нормативном акте, предназначена для целевого решения затруднительной жизненной ситуации, то она отражается по кредиту счета 70.

В случае отсутствия оказанной поддержки в нормативной документации суммы выплат начисляются по дебету 73 счета и кредиту 91. Если помощь оказана бывшим работникам или родственникам умершего сотрудника, то она должна отразиться на дебете 76 счета и кредите 91 счета.

Образец документа

Законодательно утвержденного образца составления приказа на материальную помощь не существует. Законодатель отдает предприятию право самостоятельно разработать форму документа. Единственное условие, чтобы приказ отвечал принципам делопроизводства. То есть приказ должен быть издан на фирменном бланке предприятия.

Фирменный бланк предполагает наличие:

• полного и краткого названия организации;
• адреса (юридический и почтовый);
• контактных данных (телефон, электронная почта);
• ИНН;
• логотипа;
• номера и даты документа.

В случае отсутствия в организации фирменного бланка, специалисту отдела кадров необходимо прописать все обязательные реквизиты в правом верхнем углу.

Приказ должен содержать номер и дату составления согласно журналу учета распоряжений по личному составу. После номера и даты следует наименование приказа «Об оказании материальной помощи сотруднику».

Далее описывается причина выплаты денежной поддержки. После слова «Приказываю» указываются размер, сроки выплаты, персональные данные получателя, реквизиты документа основания. Завершает приказ расшифровка должности, подписи руководителя и непосредственно росчерк.

Размеры помощи на 2021 год

Работодатель может самостоятельно определять размер материальной помощи в нормативных актах. Однако, рекомендуется учитывать, что суммы до 4000 рублей, выплаченные в одном расчетном периоде, не подлежат налогообложению НДФЛ, страховыми взносами.

Если материальная помощь не прописана в нормативных актах, то до 4000 рублей она также может не облагаться налогами. При превышении установленного порога материальная помощь подлежит налогообложению НДФЛ и страховыми взносами. Законодатель считает, что налогообложению не подвергаются:

• выплаты в качестве единовременного возмещения ущерба от стихийных бедствий или терактов;
• по причине смерти члена семьи работника;
• при рождении ребенка у сотрудника с условием, что размер выплат не превышает 50000 рублей.

Отдельно оговаривается материальная помощь по смерти членов семьи. Она не подлежит налогообложению, если это члены семьи первой очереди согласно Семейному кодексу Российской Федерации, то есть родители, супруги, дети.

В случае если умерший родственник был бабушкой, дедушкой, братом, сестрой, тетей, дядей и так далее, не облагаются только 4000 рублей.

Какая унифицированная форма подходит в качестве образца. Содержание приказа

Большинство используемых в кадровом деле унифицированных бланков утверждены постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1. Однако для подготовки приказа об оказании материальной поддержки данный документ не подойдет, так как необходимый бланк в нем отсутствует.

Оформить соответствующий приказ можно в свободной форме, учитывая необходимость наличия в нем следующих стандартных реквизитов:

Подпишитесь на рассылку

Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

• наименование предприятия;
• место и дата составления документа;
• наименование документа;
• текст приказа;
• перечень документов, которые стали причиной составления приказа;
• подпись и печать компании;
• сведения об ознакомлении с содержанием приказа, если сложившаяся на предприятии практика этого требует.

Порядок заполнения конкретного бланка определяется исходя из имеющейся на предприятии практики. С учетом того, что реквизиты большинства издаваемых на предприятии приказов типовые, целесообразно сделать саму форму по аналогии с уже принятыми документами.

Общие понятия и оформление

Материальная поддержка предоставляется сотруднику, попавшему в затруднительную ситуацию. Заострить внимание на этом обстоятельстве необходимо, так как на практике организация может выписывать материальную помощь всем сотрудникам в честь предстоящего праздника, например, к Новому году. На самом деле подобное подспорье носит неоднозначный характер. Встречаются случаи, когда судебные органы относили ее к разовым праздничным премиям.

Материальная поддержка может рассматриваться как дополнительное условие улучшения финансового положения работника. Именно так получила распространение материальная помощь к отпуску. Такой вид услуги является нецелевым, так как нет определенности, куда работник потратит полученные средства.

Работодатель может по своему желанию прийти на выручку работнику в любом положении, которое не подпадает под категорию чрезвычайности.

Если в организации не предусмотрено документальное оформление в договоре или положении о социальных гарантиях, то основанием служит резолюция начальства на заявлении работника. Подобный вид денежной помощи выплачивается исключительно за счет прибыли.

При получении заявления работника и копий доказательных документов работодатель сверяет основание и размер запрашиваемой суммы с нормативными актами, принятыми на предприятии. Если руководство принимает решение удовлетворить просьбу сотрудника, то отдел кадров пишет соответствующий приказ.

На основании приказа бухгалтерия организации, в свою очередь, проверив наличие всех необходимых документов, выдает деньги служащему через кассу или на банковскую карту.

Как часто можно рассчитывать на материальную поддержку

Предприятие помогает работнику финансово при возникновении у него особых обстоятельств. Это выплаты непроизводственного характера, которые не зависят от результатов деятельности организации и индивидуальных результатов сотрудников. Поэтому они не носят компенсационного или стимулирующего характера и не считаются элементом оплаты труда. Главная их цель — создать необходимые финансовые условия для решения возникших у работника трудностей. Такие выплаты не могут быть регулярными.

Частота финансовой поддержки зависит от того, как часто ему требуется материальная помощь, и от финансового положения предприятия. Сотрудник компании может в любой момент обратиться с заявлением о предоставлении таких выплат. А будут ли они предоставлены, в какой ситуации, и в каком объеме, зависит только от решения руководства.

Договор финансовой помощи между юридическими лицами: образец

Отдельно стоит сказать о договоре, когда помощь оказывается одним юридическим лицом другому. В этом случае договор дарения делать нельзя – его могут признать ничтожным.

Это следует из положений статьи 575 Гражданского Кодекса РФ, которая запрещает договоры дарения между юридическими лицами, если предмет договора (в том числе и денежные средства) оценивается в сумму более 3000 рублей.

В этом случае можно воспользоваться следующими способами:

• Заключить договор о безвозмездном финансировании.
• Заключить договор о беспроцентном займе, а затем не истребовать его и списывать просроченные платежи (ст. 415 ГК РФ). Полученные взаймы средства налогом не облагаются, как и экономия на процентах, но под налогообложение подпадает прощенная сумма займа, которая образует внереализационный доход у заемщика. Налоговая база не образуется, когда средства получены от учредителя, владеющего не менее 50% уставного капитала заемщика.
• Внести денежные средства в увеличение уставного капитала. В этом случае организация, внесшая деньги должна увеличить долю в уставном капитале.

Учредитель имеет право оказать своей компании денежную помощь. Закон не устанавливает перечень целей, на которые можно истратить эти деньги. В соответствии с законодательством поступившие средства должны быть оформлены документально. Если учредитель, внесший помощь является физическим лицом, то с ним можно заключить договор дарения. В случае, когда помощь оказывает другая организация оформлять ее путем дарения нельзя. В отдельных случаях безвозмездно внесенная учредителем денежная сумма не облагается налогом.

Документы и основания для составления

Материальная помощь должна включаться в:

• коллективный договор;
• трудовой договор;
• локальный нормативный акт организации по социальным гарантиям сотрудников.

Если размеры и назначение финансового подспорья не оговорены в трудовом и коллективном договорах, то организация обязана разработать внутренний нормативный акт – положение о социальных гарантиях. Документ гарантирует работникам порядок назначения пособия и его размер.

Надо отметить, что материальная помощь не является обязанностью компании, поэтому руководство каждый раз принимает решение индивидуально по конкретному случаю.

Для этой цели в организации издается приказ на материальную помощь. Основанием для него служит принятый в компании нормативный акт или договор.

Перед изданием приказа работнику необходимо обратиться с просьбой к руководству об оказании содействия. Сотрудник пишет заявление в свободной форме, в котором указывает причину возникновения тяжелой денежной ситуации.

К заявлению сотруднику необходимо приложить копии документов, доказывающих возникновение обстоятельств, требующих финансового содействия. В случае погребения членов семьи – свидетельство о смерти, документ о подтверждении родства. В случае рождения ребенка – свидетельство о рождении.

Если речь идет о чрезвычайных ситуациях, то справку из органов контроля о потере имущества. При оплате свадебных расходов предоставляется свидетельство о браке.