Юлия Жижерина, бизнес-консультант по управлению персоналом и трудовому праву, рассказывает, как оформлять документы о заработной плате, чтобы избежать штрафов.
Нередко работодатели допускают ошибки, когда описывают условия оплаты труда, что может привести к неприятным последствиям.
За неверное указание в трудовом договоре условий оплаты труда работодателю может грозить административная ответственность по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10000 рублей; на юридических лиц – от 50000 до 100000 рублей.
Если работодатель неправильно прописал нормы об оплате труда в локальных нормативных актах, он может быть привлечён к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 30000 до 50000 рублей.
При неправильном отражении условий труда в трудовом договоре или локальных нормативных актах также существует риск возникновения спора с сотрудником, который для защиты своих прав может обратиться как в надзорные органы, так и в суд.
Если сотрудник обратится в надзорные органы, работодателя в любом случае ждет проверка. Если же сотрудник обратится в суд, то в случае вынесения решения в его пользу он может также взыскать с работодателя моральный ущерб.
Чтобы избежать этих рисков, прописывайте условия оплаты труда правильно во всех документах.
Особенности установления заработной платы для сотрудников
При приеме на работу гражданину должны сообщить о том, по каким правилам формируется вознаграждение за труд. Трудовой договор используется, чтобы закрепить основные положения не только в устной, но и в письменных формах. В документе подробно описывают систему, применяемую для сотрудника, общий порядок формирования.
Основные элементы заработной платы такие:
- стимулирующие выплаты, составляющие систему премирования;
- надбавки;
- оклад или тарифная ставка.
Главное – учитывать, что равный труд и оплачивается одинаково. Значит, сотрудники на одной и той же должности должны получать одинаковое вознаграждение. Не стоит забывать о понятии МРОТ – минимального размера оплаты труда. Зарплата не может быть ниже этого показателя.
Некоторые регионы и отрасли имеют право повышать МРОТ для сотрудников. Важно, чтобы любые изменения были закреплены в официальных документах. Если документация отсутствует – ориентируются на общепринятый МРОТ.
Порядок расчета
Как устанавливаются должностные оклады
Даже с учетом перечисленных выше факторов установление конкретных вилок должностных окладов – дело довольно трудоемкое и сложное. Особенно в организациях, имеющих многоступенчатую систему управления. Обычно, чтобы распределить должностные оклады по рангам, требуется выполнить некоторые подготовительные действия.
Для начала нужно определить общий уровень фонда оплаты труда, который компания выделяет на своих работников. Из этого фонда далее нужно (обычно это делается расчетным путем) выделить сумму денежных средств из расчета в среднем на месяц, которую необходимо будет выплачивать сотрудникам в качестве должностных окладов.
О порядке выплаты зарплаты
При выплате вознаграждений надо проходить через следующие этапы:
- Рассчитывают общую сумму заработка на основании ставок и окладов, которые действуют для предприятия.
- Добавляют компенсационные и стимулирующие выплаты.
- Далее производят удержания из сумм заработной платы.
Обычно используется подоходный налог, обозначаемый как НДФЛ. Работодатель выполняет функцию налогового агента. Налог начисляют в зависимости от ставки, которая действует в настоящее время. Обязательно берут во внимание вычеты, полагающиеся тому или иному сотруднику. Уменьшение допустимо на положенные премии, на счётные ошибки, допущенные ранее. То же касается компенсаций со стороны сотрудника, если он допустил совершение каких-либо виновных действий.
Можно ли уменьшить оклад сотруднику из-за коронавируса?
Многие предприятия потерпели финансовые трудности из-за введенных Президентом РФ и властями регионов ограничений, связанных с распространением коронавирусной инфекции. Но это не повод уменьшать сотрудникам зарплату. На это обратил внимание, и Президент в своем обращении, и несколько раз давали пояснения Роструд и Минтруд.
Согласно разъяснениям этих ведомств, все работники должны получить заработную плату в том же размере, как если бы они отработали полный рабочий месяц: со всеми премиями и надбавками, предусмотренными трудовым соглашением. Таким образом и в случае коронавируса уменьшить заработную плату работнику можно только по договоренности.
Можно ли уменьшить зарплату, сократив рабочее время работнику, узнайте здесь.
О разных формах оплаты труда
Заработную плату начисляют в зависимости от действующего соглашения и системы, которая работает на том или ином предприятии. Экономические условия работы и личные предпочтения владельца компании становятся главными ориентирами при принятии решения. Главное, чтобы система не противоречила действующему Трудовому Кодексу, иначе её признают недействительной автоматически.
Повременная и сдельная – ключевые системы, которые чаще всего применяют на практике. Повременной вариант применяют, если нет возможности наладить нормированный график, либо в этом нет необходимости. Тогда целесообразнее платить не за объём работы, а именно за время.
Такой вид зарплаты чаще всего начисляют представителям следующих профессий:
- административный персонал;
- секретари;
- маркетологи;
- юристы.
День или месяц могут стать отчетными периодами, хотя руководство имеет право выбирать и другие варианты. Если отработано время не полностью – то и вознаграждение платят только за промежуток, на протяжении которого выполнялись рабочие обязанности.
Повременно-премиальная форма тоже практикуется многими предприятиями. К основному вознаграждению прибавляют премию для тех, кто качественно выполняет работу.
На производствах или в сфере услуг предпочтение могут отдавать сдельной форме оплаты. В этом случае руководителю выгоднее оплачивать именно объем работы, которая была выполнена.
Подводим итоги
- Изменение оклада работнику в сторону увеличения — несложная для кадровика или бухгалтера задача: в данном случае нужно лишь подготовить несколько документов.
- Уменьшить оклад можно только по соглашению с сотрудником.
- По инициативе работодателя скорректировать оклад в сторону уменьшения можно при организационных или технологических изменениях в работе. При этом обязательно нужно уведомить сотрудника за 2 месяца до начала выплат уменьшенной зарплаты. Кроме того, нужно оплатить пособие на период трудоустройства.
- Уменьшение зарплаты из-за коронавируса недопустимо.
Источник
КА «Кадровый метод» — это кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонал, бухгалтеров, врачей, стилистов, … Предлагаем для Москвы и Московской области — массовый подбор персонала — стоимость обсуждается отдельно. Даем гарантии на подобранный нашим агентством персонал. Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях по рекрутингу персонала для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты . Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки. Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям». Также у нас есть услуга подбора персонала по фиксированной стоимости!
О доплатах и премиях, надбавках
Доплаты и надбавки к окладу тоже учитывают, когда заработную плату проверяют на соответствие МРОТ. Если сотрудник отработал все нормы за месяц – его вознаграждение не может быть ниже этого показателя.
В зарплату, согласно действующим нормам, могут входить такие компоненты:
- основное вознаграждение за труд, в зависимости от тарифов или окладов;
- выплаты компенсационного характера;
- стимулирующие перечисления.
Никаких других специальных правил в этом направлении не действует. Такие же положения применяют по отношению к региональному МРОТ и сравнению заработной платы с этим показателем.
Как пользоваться калькулятором
Инструкция по использованию калькулятора расчёта зарплаты по окладу
- Введите сумму месячного оклада, количество отработанных дней и месяц для расчёта зарплаты.
- Нажмите «РАССЧИТАТЬ». Полученный результат покажет общую начисленную сумму зарплаты, сколько от зарплаты составит НДФЛ и размер зарплаты за вычетом НДФЛ.
Что-то не работает? Возникла проблема? Воспользуйтесь обратной связью
Калькулятор зарплаты по окладу, в том числе за неполный отработанный месяц – это удобный сервис, предназначенный как для должностных лиц, осуществляющих начисление заработной платы, так и для самих работников, желающих проверить правильность начисления.
При работе совместителями, на неполный рабочий день
МРОТ гарантирован тем, кто отработал полную норму на протяжении целого месяца. Поэтому совместителям и использующим неполный рабочий день разрешено выплачивать вознаграждения меньше указанного параметра. В данном случае вознаграждение может зависеть либо от общего объема работ или от того, какое время отработано фактически.
В полном размере устанавливают оклад для тех, кто работает в режиме неполного рабочего времени. Этот порядок соответствует положениям статьи 57 ТК РФ. Согласно этой статье, в договорах и локальных актах указывают полный размер оклада при полностью отработанных нормах.
При неполном рабочем дне месячная норма не вырабатывается. Поэтому выплате подлежит только часть оклада, указанная в соглашении, оформленном с сотрудниками. Соответствующее условие формируют в письменных документах, связанных с приемом на работу.
Базовая расчетная формула
Базовая формула для расчета заработной платы по окладу выглядит так:
С помощью базовой формулы можно рассчитать зарплату, если в расчетном месяце сотрудник не получает премии и иные выплаты в дополнение к окладу.
Расчет з/п по окладу продемонстрируем на примере.
Сотрудники ООО «Корнет» работают в режиме пятидневки. В положении об оплате труда ООО «Корнет» указано, что сотрудникам компании ежемесячно выплачивается премия в размере 15% от оклада. Но есть ограничение: премия не выплачивается, если сотрудник в расчетном месяце не выполнил производственный план и/или получил дисциплинарное взыскание.
Дворник Самойлов П. Г. в январе 2021 года получил выговор за прогул. В результате из 17 рабочих дней в январе (по производственному календарю для пятидневной рабочей недели) он отработал только 16. Его оклад, согласно утвержденному на 2021 год штатному расписанию, составляет 16 250 руб.
Учитывая, что в расчетном месяце Самойлову П. Г. не выплачиваются никакие дополнительные суммы стимулирующего или компенсационного характера, для расчета зарплаты можно применить базовую формулу:
З/п = 16 250 руб. / 17 дн. × 16 дн. = 15 294,12 руб.
В такой сумме будет начислена зарплата Самойлову П. Г. за январь 2020 года.
Базовой формулой можно воспользоваться не всегда. Обычно работники компаний получают зарплату не в размере «голого» оклада, а с учетом дополнительных выплат. Тогда и формула для расчета зарплаты применяется другая.
Зарплата в иностранной валюте
Ситуация: можно ли установить размер зарплаты сотрудника в иностранной валюте или условных единицах (у. е.)?
Нет, нельзя.
Выдавать зарплату можно только в рублях (ст. 131 ТК РФ). Выплата зарплаты на территории России в иностранной валюте и условных единицах действующим законодательством не предусмотрена.
Поэтому в трудовых договорах с сотрудниками зарплату также устанавливайте в рублях. Если прописать в трудовых договорах зарплату в рублевом эквиваленте суммы в иностранной валюте или в условных единицах, то это не в полной мере будет соответствовать трудовому законодательству. При снижении курса валюты нарушатся права сотрудников. А это чревато административными штрафами.
Об этом предупреждает Роструд в письме от 20 ноября 2015 г. № 2631-6-1.
Генеральный директор
Ситуация: может ли генеральный директор ООО, назначенный на должность общим собранием участников, повысить себе зарплату собственным приказом?
Нет, не может.
У генерального директора организации двойственный статус. Он является одновременно и сотрудником, состоящим с организацией в трудовых отношениях, и единоличным исполнительным органом организации (ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Как руководитель он решает все хозяйственные и управленческие вопросы организации. Как сотрудник – обязан действовать в рамках трудового договора и соблюдать Правила трудового распорядка (ст. 275 ТК РФ).
Размер зарплаты генерального директора является обязательным условием трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Изменять такие условия можно только по соглашению сторон договора (ст. 72 ТК РФ).
В ООО трудовой договор от имени организации должен подписать тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где был избран генеральный директор, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания. Следовательно, увеличить зарплату генеральному директору можно тоже только двумя способами:
- на общем собрании участников общества. Подтверждающим документом в этом случае будет протокол общего собрания участников;
- решением уполномоченного участника общества. Новые условия об оплате труда генерального директора он может прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Такой порядок предусмотрен в статье 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.
Ответственность за зарплату ниже МРОТ
За выплату зарплаты ниже МРОТ предусмотрена административная и уголовная ответственность.
На предпринимателя или руководителя организации могут наложить штраф в размере от 1000 до 5000 руб., а на организацию – от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
За повторное нарушение руководителя организации уже могут оштрафовать на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. Штраф для предпринимателя в таком случае составляет от 10 000 до 20 000 руб., для организации – от 50 000 до 70 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ).
Кроме того, подобное нарушение можно квалифицировать как нарушение или невыполнение обязательств по коллективному договору. В этом случае руководителю организации могут вынести предупреждение или оштрафовать его на сумму от 3000 до 5000 руб. Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.31 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Вопрос об административном наказании нарушителей рассматривает трудовая инспекция или суд (ч. 1, 2 ст. 23.1, 23.12 КоАП РФ).
Сотрудник, зарплата которого была меньше МРОТ, может потребовать:
- доплату за весь период работы;
- компенсацию за задержку выплаты.
Такой вывод можно сделать на основании статьи 236 Трудового кодекса РФ.
Если организация не выполнит этого требования, то сотрудник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. О нарушении закона трудовые инспекторы также могут узнать в ходе проверки.
По статье 122 Налогового кодекса РФ (за неуплату налогов) за выплату зарплаты в размере ниже МРОТ организацию не оштрафуют. Однако, выявив такое нарушение, налоговые инспекторы могут сообщить о нем в Роструд. Об этом сказано в письме ФНС России от 19 марта 2009 г. № 3-6-04/66.
Кроме того, за выплату зарплаты в размере ниже МРОТ в течение более чем двух месяцев для руководителя организации предусмотрена уголовная ответственность
Ситуация: нужно ли учитывать доплаты и надбавки к окладу сотрудника при проверке, соответствует ли его зарплата МРОТ?
Да, нужно.
Зарплата сотрудника, отработавшего за месяц норму времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не должна быть меньше минимального размера оплаты труда (МРОТ). Величина федерального МРОТ с 1 января 2021 года составляет 6204 руб. в месяц (ст. 133 ТК РФ, ст. 1 Закона от 14 декабря 2015 г. № 376-ФЗ).
При этом в состав зарплаты (оплаты труда) входят следующие элементы:
- основная зарплата сотрудника по тарифной ставке (окладу) – вознаграждение за труд;
- компенсационные выплаты (например, доплаты и надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, и т. п.);
- стимулирующие выплаты (премии и другие поощрительные выплаты).
Об этом сказано в части 1 статьи 129 Трудового кодекса РФ.
Исходя из такого определения зарплаты (оплаты труда) можно сделать вывод, что при проверке на соответствие зарплаты (оплаты труда) сотрудника МРОТ нужно учесть любые доплаты и надбавки к окладу. То есть берется общая сумма оплаты труда (включая вознаграждение за труд, все без исключения доплаты и надбавки, стимулирующие выплаты), и эта сумма сравнивается с МРОТ.
Подтверждает такую позицию Минфин России в письме от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/768, а также Верховный суд РФ в определениях от 23 июля 2010 г. № 75-В10-2, от 21 мая 2010 г. № 8-В10-2 и от 10 сентября 2008 г. № 83-Г08-11.
Аналогичные правила применяйте при проверке, соответствует ли зарплата сотрудника региональному размеру минимальной зарплаты. Никаких специальных правил на этот счет Трудовой кодекс РФ не устанавливает.
Внимание: районные коэффициенты и надбавки в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при проверке на соответствие оплаты труда сотрудника МРОТ не учитываются.
Законодательство обязывает работодателей компенсировать неблагоприятные факторы, связанные с работой в таких местностях (ст. 315, 316 и 317 ТК РФ). Оплачивать труд в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях нужно в повышенном размере по сравнению с оплатой идентичного труда, который выполняется в нормальных климатических условиях. Поэтому зарплата сотрудников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должна быть определена в размере не менее МРОТ. После чего к ней должны быть начислены районный коэффициент и надбавка за стаж работы.
Такой подход подтверждает судебная практика (раздел 1 обзора Верховного суда РФ от 26 февраля 2014 г., определения Верховного суда РФ от 7 октября 2011 г. № 3-В11-31, от 24 июня 2011 г. № 3-В11-16 и т. д.).
Соответственно, иные действия работодателя будут считаться нарушением прав сотрудников.
Ситуация: нужно ли пересматривать зарплату сотрудников, если региональный размер минимальной зарплаты стал больше федерального МРОТ?
Да, нужно, если организация присоединилась к региональному соглашению о минимальной зарплате.
В субъекте РФ размер минимальной зарплаты может устанавливаться региональным соглашением. Разработка проекта и заключение указанного соглашения осуществляются трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений (ч. 1, 4 и 6 ст. 133.1 ТК РФ).
Пересматривать зарплату сотрудников нужно, только если повышенный размер минимальной зарплаты установлен региональным соглашением. Об этом сказано в статье 133.1 Трудового кодекса РФ.
При установлении регионального размера минимальной зарплаты власти регионов ориентируются на величину прожиточного минимума трудоспособного населения в регионе (ч. 3 ст. 133.1 ТК РФ). При этом на организации, которые финансируются из федерального бюджета, региональный размер минимальной зарплаты не распространяется (ч. 2 ст. 133.1 ТК РФ).
Присоединиться к региональному соглашению о минимальной зарплате могут все организации региона, даже если они не участвовали в его заключении. Предложение о присоединении к региональному соглашению официально публикуется вместе с текстом соглашения. Об этом сказано в части 7 статьи 133.1 Трудового кодекса РФ. Если в течение 30 календарных дней организация не пришлет письменный мотивированный отказ, считается, что она согласна с региональным соглашением. Следовательно, организация будет обязана с момента официального опубликования регионального соглашения установить месячную зарплату сотрудникам не ниже регионального размера минимальной зарплаты. Если же организация решит не присоединяться к соглашению, письменный отказ она направляет в субъект РФ. Копия отказа передается в территориальное отделение Роструда. Такой порядок установлен в частях 8–11 статьи 133.1 Трудового кодекса РФ.
Ситуация: какая минимальная зарплата должна быть у совместителей и сотрудников (в т. ч. несовершеннолетних), которым установлен неполный рабочий день?
МРОТ, установленный федеральным законодательством, гарантируется тем, кто за месяц отработал полную норму рабочего времени (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). Следовательно, совместителям и сотрудникам, работающим в режиме неполного рабочего времени, можно платить меньше МРОТ (ст. 285, 93 ТК РФ).
Несовершеннолетние сотрудники тоже получают зарплату пропорционально отработанному времени, хотя работодатель может по своей инициативе устанавливать им доплаты к зарплате (ст. 271 ТК РФ). Таким образом, несовершеннолетним сотрудникам, работающим на условиях неполного рабочего времени, можно платить зарплату ниже МРОТ.
Аналогичный вывод сделан в письме ФНС России от 31 августа 2010 г. № ШС-37-3/10304 (подготовлено на основании официальных разъяснений Роструда, направленных в адрес налоговой службы).
Пример расчета зарплаты несовершеннолетнему сотруднику с сокращенной рабочей неделей
В организации «Альфа» работает 17-летний сотрудник, совмещающий работу с учебой. В 2021 году оклад на должности этого сотрудника при полной рабочей неделе (35 ч в неделю) равен МРОТ, то есть 6204 руб. Сотрудник работает 17,5 часа в неделю. То есть норма выработки составляет 50 процентов. Соответственно, и зарплата должна быть меньше в два раза. Поэтому «Альфа» начисляет ему зарплату в размере 3102 руб.
Внутренний совместитель
Ситуация: можно ли установить внутреннему совместителю зарплату в размере более чем 50 процентов оклада основного сотрудника?
Да, можно.
Трудовой кодекс РФ это не запрещает. Сказано лишь, что оплата труда внутреннего совместителя должна производиться пропорционально отработанному времени, выработке или на других условиях, определенных трудовым договором (ч. 1 ст. 285 ТК РФ). Применение таких других условий подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 5 июня 2008 г. № А23-2468/07А-18-134).
Ситуация: как правильно установить зарплату внутреннему совместителю, чтобы соблюсти требование о МРОТ?
Зарплату по основному месту работы и по совместительству установите раздельно.
Размер зарплаты по основному месту работы должен быть строго не ниже МРОТ. Это общее правило для ситуации, когда сотрудник выполнил за месяц установленную норму (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). Проверяя, соответствует ли такая зарплата МРОТ, зарплату по совместительству в расчет не берите.
Что же касается зарплаты по совместительству, то в трудовом законодательстве нет прямого требования о том, что ее величина должна быть не меньше МРОТ. Но чтобы избежать конфликтов с сотрудниками, рекомендуем и в этом случае ориентироваться на минимальное значение – пропорционально отработанному времени.
Пример установления зарплаты внутреннему совместителю
Е.В. Иванова принята на работу уборщицей на полную ставку. МРОТ в 2021 году составляет 6204 руб. Значит, не меньше этой величины должна быть зарплата Ивановой по основному месту работы.
Помимо основных обязанностей в должности уборщицы, Иванова работает в должности курьера на 0,5 ставки. Минимальный размер зарплаты на должности курьера исходя из отработанного времени должен составить 3102 руб. (6204 руб. : 2).
Налоги с 1 МРОТ
Если сотруднику установлена зарплата в размере 1 МРОТ, она облагается НДФЛ, а также взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний на общих основаниях. Никаких исключений для зарплаты в размере 1 МРОТ законодательство не предусматривает.
Такой вывод подтверждается:
- в отношении НДФЛ – статьями 210 и 217 Налогового кодекса РФ, письмом ФНС России от 15 февраля 2012 г. № ЕД-2-3/111;
- в отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование – статьями 8 и 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ;
- в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний – статьями 20.1 и 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
