Предприятие по заявлению своего сотрудника или по собственной инициативе может начислить и выплатить материальную помощь. В данной статье я хочу рассказать, как это сделать в 1С ЗУП 8.3, в виде пошаговой инструкции.
Материальная помощь относится к разовым выплатам. В прежних версиях программы 1С ЗУП для отражения подобного вида начислений существовал документ «Регистрация разовых начислений сотрудникам организаций». Сейчас его нет. У многих возникает вопрос, как же начислить материальную помощь? Сразу скажу, что такая возможность имеется, но изначально она отключена в системе.
Начисление материальной помощи в 1С ЗУП 3.1
Для начисления в 1С ЗУП 3.1 материальной помощи работникам выполните настройку расчета зарплаты, при необходимости можно донастроить или создать виды расчета для начисления и зарегистрировать материальную помощь либо в документе Материальная помощь, либо документом Отпуск (если требуется начислить материальную помощь к отпуску).
Для начисления материальной помощи бывшим работникам используют документ Выплата бывшим сотрудникам.
Порядок расчета
Конкретный размер материальной помощи зависит от положений внутренних нормативных актов учреждения. Обычно он устанавливается пропорционально таким показателям:
- оклад работника;
- тарифная ставка;
- размер среднемесячной заработной платы.
Также величина матпомощи может зависеть от характеристик самого работника (чаще
всего стажа работы именно в бюджетной сфере). Точные условия устанавливаются в коллективном договоре, трудовых договорах с отдельными работниками или в положениях об оплате труда.
Например, для государственных служащих величина материальной помощи установлена в размере двух среднемесячных окладов. Для остальных работников бюджетной сферы эта величина может составлять от одного до трех окладов.
Расчет конкретной суммы осуществляется бухгалтерией учреждения. При этом для расчетов принимается только величина оклада, установленная работнику, без учета премий (даже если они обязательные и ежемесячные), доплат и других денежных компенсаций.
Материальная помощь в общем случае (кроме материальной помощи к отпуску)
Настройка 1С ЗУП 3.1 для начисления материальной помощи
В настройках расчета зарплаты установите флажок Выплачивается материальная помощь сотрудникам (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Материальная помощь):
В результате установки флажка будут добавлены три вида начисления с назначением Материальная помощь:
Каждый из этих видов начисления имеет свои особенности настройки налогообложения и используется для регистрации различных видов материальной помощи:
- Материальная помощь при рождении ребенка – не облагается страховыми взносами и НДФЛ, если начисленная материальная помощь не более 50 000 руб. на каждого ребенка в пользу каждого из родителей, выплачивается единовременно и в течение первого года после рождения ребенка (п. 8 ст. 217 НК РФ; п. 3 ст. 20.2 Федерального закона N 125-ФЗ). Для такой материальной помощи в настройках вида начисления используют специальный код дохода НДФЛ 2762 и вид дохода по страховым взносам Материальная помощь при рождении ребенка, облагаемая страховыми взносами частично;
- Материальная помощь, не облагаемая налогами – используют для регистрации материальной помощи, которая не облагается НДФЛ и взносами в полном объеме. К такому виду материальной помощи относят материальную помощь в связи со смертью члена или членов семьи (п. 8 ст. 217 НК РФ). В настройках такого вида начисления установите флажок НДФЛ не облагается и вид дохода страховых взносов Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих.
- Материальная помощь – используют для регистрации материальной помощи по прочим (не льготным) обстоятельствам (например, по семейным, в связи с бракосочетанием), которая не облагается взносами и НДФЛ в сумме не более 4000 руб. за год. В настройках такого вида начисления укажите код дохода НДФЛ 2760 и вид дохода страховых взносов Материальная помощь, облагаемая страховыми взносами частично.
При необходимости копированием на основании этих видов расчета можно создать новые виды начисления, если, например, в организации принято разделять материальную помощь не только по способам налогообложения, но и по каким-то другим основаниям, например, по способу отражения в бухгалтерском учете. Главное, чтобы в настройках вида начисления было указано назначение Материальная помощь и выполняется По отдельному документу:
Использование документа «Материальная помощь»
Начисление материальной помощи в 1С ЗУП 8.3 в общем случае (кроме материальной помощи к отпуску) выполните в документе Материальная помощь, который становится доступным после установки флажка Выплачивается материальная помощь сотрудникам в настройках расчета зарплаты.
В документе:
- в реквизите Вид матпомощи выберите вид начисления среди начислений с назначением Материальная помощь:
- в табличной части укажите сотрудника или список сотрудников, которым начисляется материальная помощь, и в реквизите Результат укажите сумму выплачиваемой помощи.
При регистрации материальной помощи по коду дохода НДФЛ 2760 (по умолчанию это вид начисления Материальная помощь) происходит применение вычета 503 в максимальной сумме 4 000 руб. Поскольку 4 000 руб. – это сумма годового вычета по материальной помощи, то в программе 1С ЗУП 3.1 отслеживается, какая сумма по коду вычета 503 была применена по каждому из сотрудников в текущем календарном году.
Для Материальной помощи при рождении ребенка (код дохода НДФЛ 2762) в документе важно указать Количество детей, чтобы был применен вычет 508:
Выплата материальной помощи
В случае выплаты материальной помощи в межрасчетный период выплату в 1С ЗУП 3.1 можно зарегистрировать непосредственно из документа Материальная помощь по команде Выплатить.
В результате будет создан документ Ведомость… со способом выплаты Материальная помощь и с указанием на этот документ Материальная помощь.
Также ведомость можно создать и независимо, непосредственно из журнала ведомостей, указав способ выплаты Материальная помощь и выбрав документы, по которым выполняется выплата.
Законодательное регулирование
Правила выплаты заработной платы установлены ст. 136 ТК РФ. В этой же статье указывается и на необходимость оплаты отпуска работника не менее чем за три дня до его начала. Но никаких других выплат, кроме отпускных, в действующем трудовом законодательстве больше не предусмотрено.
Однако ст. 135 и 144 ТК РФ устанавливают, что отдельные предприятия, учреждения и организации могут самостоятельно регулировать вопросы оплаты труда.
В частности, устанавливать для работников различные надбавки и компенсационные
выплаты. Официально это закрепляется во внутренних локальных актах: коллективных договорах, соглашениях, положениях о премировании и оплате труда и т. д.
Однако в отношении некоторых категорий работников действует не только Трудовой кодекс, но и дополнительное законодательство. Например, в ст. 50 ФЗ «»О государственной гражданской службе РФ» установлено, что гражданские служащие могут претендовать на ряд дополнительных выплат, помимо основного оклада. В частности, одной из таких выплат и является материальная помощь, которая полагается при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.
Материальная помощь к отпуску
Для начисления материальной помощи к отпуску в 1С ЗУП 3.1 в настройках расчета зарплаты установите флажок Материальная помощь при предоставлении отпуска (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – вкладка Материальная помощь):
В результате установки флажка появится вид начисления Материальная помощь к отпуску. По умолчанию для вида начисления определена формула расчета суммы кратной окладу (кратность задается при начальной настройке программы). При необходимости формулу можно отредактировать.
Начисление материальной помощи к отпуску в 1С ЗУП 3.1 отразите документом Отпуск. Для расчета такой материальной помощи на основной вкладке поставьте флажок Материальная помощь к отпуску:
В результате на вкладке Начислено (подробно) произойдет расчет по виду начисления Материальная помощь к отпуску:
Выплата материальной помощи к отпуску происходит вместе с отпускными. Ведомость можно ввести либо непосредственно из документа Отпуск по команде Выплатить, либо в журнале документов Ведомость…, указав способ выплаты Отпуск и сам документ, по которому происходит выплата.
Материальная помощь бывшим работникам
Работодатель также может выплачивать материальную помощь бывшим сотрудникам. Для регистрации такой материальной помощи в 1С ЗУП 3 в настройках расчета зарплаты установите флажок Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия.
После этого в справочнике Виды выплат бывшим сотрудникам определите настройки выплачиваемой материальной помощи: код дохода НДФЛ и вид дохода страховых взносов. Можно описать несколько видов материальной помощи с различными настройками, если это требуется.
Необходимый вид выплаты укажите в документе Выплаты бывшим сотрудникам, выберите бывших сотрудников (из справочника Физические лица) и укажите сумму выплачиваемой помощи.
Документ Выплата бывшим сотрудникам в 1С ЗУП используется для целей учета НДФЛ, взносов и формирования данных в документе Отражение зарплаты в бухучете. Документ Ведомость по начислению выплаты бывшим сотрудникам в ЗУП не вводится. Предполагается, что расчет с бывшим сотрудникам регистрируется в бухгалтерской программе.
