Унифицированные формы первичных документов (перечень)

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер. Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации.

Возможность самостоятельной разработки форм первичных учетных документов подтвердил Роструд в Письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 N 2-ТЗ. Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять.

Таким образом, организация может принять одно из следующих решений в отношении использования учетных кадровых форм:

— продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового;

— отказаться от их использования, заменив вновь разработанными;

— продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения и/или дополнения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Обязательные реквизиты

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ, установлен пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

• наименование документа (формы);
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены.

Если учетной политикой организации предусмотрено, что в качестве первичных документов применяются унифицированные формы, но для какого-то факта хозяйственной жизни бланк не предусмотрен, фирма может разработать его самостоятельно.

Печать на первичных документах можно не ставить, так как она не является обязательным реквизитом. Если же фирма использует типовые формы первичных документов, в которых оттиск печати уже предусмотрен, то для заполнения всех реквизитов документа ее лучше поставить.

Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухучета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (ст. 21 Закона «О бухгалтерском учете». Такие стандарты пока не приняты. Поэтому организация может использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Такие разъяснения даны в письме ФНС России от 19 мая 2016 г. № СД-4-3/8904.

На текущий момент Закон № 63-ФЗ различает три вида электронной подписи, которые в целом различаются степенью защищенности и сложности получения:

• простая электронная подпись;
• усиленная неквалифицированная электронная подпись;
• усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для целей бухгалтерского учета, пока не принят федеральный стандарт бухучета, электронные первичные документы допускается заверять подписью любого вида из трех, предусмотренных Законом № 63-ФЗ.

Для налогового учета есть ограничения. Начнем с последней в списке — усиленной квалифицированной электронной подписи. Информация, подписанная такой подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ). Форма первичного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете». Одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа являются личные подпись лиц, ответственных за оформление сделки. Первичный документ, составленный в электронном виде, подписывается электронной подписью.

Значит, «первичка», оформленная в электронном виде и подписанная квалифицированной электронной подписью, может подтверждать расходы по налогу на прибыль.

Электронные документы можно также подписывать простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если это предусмотрено соглашением между участниками электронного взаимодействия. Но для того, чтобы списать налоговые расходы на основании первички, подписанной простой или неквалифицированной подписью, в соглашении с контрагентом должен быть оговорен порядок проверки подписи.

Что касается подписания электронных счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), а также при осуществлении электронного взаимодействия с налоговыми органами необходимо применять только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/[email protected])..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов — какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ».

А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.

Актуальность управления документами

Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте

.

Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц

за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в
Положениях о подразделениях и должностных инструкциях
, а также регламентирована и в
Положении о системе делегирования полномочий
. Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):

• видов и разновидностей создаваемых документов,
• формы их представления,
• срока хранения,
• полномочий по подписанию,
• ответственность за хранение, уничтожение и т.п.

Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования

всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.

За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять

, что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается
времени в 3–5 раз меньше
, чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.

И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:

• в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом
  отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу, а также
• в установлении единых требований к их составлению и оформлению,
• разработке и применении электронных шаблонов проектов документов на основе их утвержденных типовых унифицированных форм.

Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:

• Классификатор унифицированных форм документов;
• Табель унифицированных форм документов
  организации (или Табель применяемых форм документов);
• Альбом унифицированных форм документов
  (или Альбом утвержденных и применяемых в организации форм документов).

Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме

.

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных

. Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.

Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.

Программа-минимум

С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна

как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.

Если форма не меняется

, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней
служба делопроизводства
оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если
форма проектируется организацией самостоятельно
, то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.

Пример 1. Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Но в некоторых организациях приказ может издаваться разными лицами (в рамках системы делегирования полномочий), тогда следует уточнять автора этого документа:

Пример 2. Гриф на форме документа, утвержденной приказом

Итак, подчеркнем, что в рамках программы-минимум необходимо утвердить используемые в организации типовые формы первичных учетных документов приказом (т.е. можно обойтись без составления Альбома и Табеля форм).

По выбору разновидности приказа об утверждении форм документов существуют разные суждения. Но лучшие практики показывают, что для этого больше подходят приказы по административно-хозяйственной (административно-организационной) деятельности

, которые являются распорядительными документами оперативного срока действия и имеют
5-летний срок хранения
(Пример 3).

При подготовке проекта приказа в его тексте необходимо предусмотреть:

• когда вводятся в действие утвержденные формы:
  сразу или ИТ-подразделению потребуется время для настройки этих форм в информационной системе;
• на какое подразделение или должностное лицо будет возложена функция методического руководства применением этих форм
  (не только первичных учетных документов, но и всех унифицированных форм);
• идентификацию утвержденных форм
  , например, при помощи индексов, которые уже присвоены типовым формам на общегосударственным уровне, или при помощи кодов по классификатору форм документов, который организация разрабатывает самостоятельно.

Пример 3. Приказ об утверждении применяемых в организации форм первичных учетных документов

В Примере 3 обратите внимание на коды утвержденных форм. Они присваиваются по Классификатору форм документов

, за разработку и ведение которого
несет ответственность служба делопроизводства
. Он
особенно необходим для идентификации электронных документов в информационных системах
.

Начинать разработку классификаторов можно с создания самого простого справочника – классификатора видов документов, который по мере утверждения унифицированных форм будет ими пополняться. Изначально это будет открытый список видов документов, структурированный по степени значимости или по принадлежности документов к системе / подсистеме документации:

Пример 4. Классификатор видов документов

Далее классификатор видов документов можно развивать и превращать собственно в Классификатор унифицированных форм документов (далее – Классификатор форм), идентифицируя документы, отражающие конкретный процесс или направление деятельности:

Пример 5. Классификатор форм документов (идентификация формы штатного расписания)

Так может формироваться в классификаторе код формы штатного расписания:

Важное значение имеет разработка структуры кодового обозначения форм документов. Рекомендуем в код формы включать идентификатор даты ее утверждения и / или введения в действие (месяц, год):

Пример 6. Структура кода формы с учетом даты утверждения или введения в действие

Код должен проставляться на каждой форме документа. Рекомендуется дополнительно проставлять на формах соответствующие коды документов по ОКУД (если унифицированные формы организация разрабатывает на основе альбомов форм документов, включенных в ОКУД).

Пример 7. Код утвержденной формы штатного расписания по Классификатору форм документов организации (с указанием кода по ОКУД) размещают ниже грифа утверждения

В процессе ведения унифицированных форм документов организации уточняется алгоритм их утверждения. Важно, чтобы в приказе устанавливались ответственность, срок введения формы, порядок доведения до сотрудников организации, т.е. конкретные поручения, что невозможно сделать при утверждении формы только подписью руководителя в грифе утверждения. Итак, алгоритм утверждения новой формы может быть таким:

1. Структурное подразделение-владелец конкретного процесса деловой деятельности (инициатор) разрабатывает проект формы или ее новой версии (если в форму вносятся изменения, то утверждаются не они, а целиком новая версия формы с уже внесенными разработчиками актуальными изменениями). Важно, чтобы разработчик принял решение о форме представления документов (электронный или бумажный оригинал, возможность изготовления и использования бумажной или электронной копии), которые будут составляться и оформляться по данной форме.
2. Все заинтересованные в применении формы подразделения, в том числе служба делопроизводства, согласовывают ее проект. В момент согласования служба делопроизводства может включить в проект приказа проект кода формы. Важно, чтобы ИТ-подразделение в процессе согласования сделало бы необходимые настройки в информационной системе, чтобы применяемая, например, исключительно в электронном виде форма документа могла бы реально использоваться с момента ее утверждения и введения в действие.
3. Подразделение-инициатор оформляет проект приказа о ее утверждении и введении в действие, формулирует порядок рассылки приказа и формы (или уведомления о ее утверждении / изменении).
4. Приказ подписывается руководителем организации.
5. Служба делопроизводства (если она разработала и ведет Классификатор, Табель и Альбом форм):
   вносит утвержденную форму в Альбом (в его актуальную часть), а отмененную форму переносит в его «архивную» часть;
6. проставляет новый (или подтверждает код действующей формы, изменяя в нем только данные о месяце и годе утверждения), и вносит соответствующие записи в Табель форм и Классификатор.
7. Затем приказ и форма рассылаются (или публикуются в корпоративной информационной системе либо на внутреннем портале (интравеб)).

Пример 8. Распорядительная часть текста приказа об утверждении новой версии ранее утвержденной формы

Программа-максимум

Итак, службе делопроизводства необходимо закрепить за собой функцию унификации состава и содержания документов, применяемых в организации.

Для идентификации унифицированных форм документов необходимо вместе с другими инфраструктурными подразделениями (кадры, бухгалтерия, планово-финансовый отдел) создать систему классификаторов и справочников. На их основе будут строиться организационно-функциональные архитектуры применяемых информационных систем и обеспечиваться их взаимодействие.

Необходимо также решать вопросы подготовки или повышения квалификации специалистов службы делопроизводства, поскольку в организациях практически отсутствуют специалисты, которые профессионально выполняли бы все виды работ в процессе унификации форм (особенно с целью создания документов или их проектов преимущественно (или исключительно) в электронном виде).

И, наконец, следует вспомнить о значении, форме и порядке оформления и ведения Табеля, Альбома и Классификатора форм документов

, а также об их взаимосвязи.

Табель унифицированных форм документов

является нормативным документом и представляет собой перечень форм документов, утвержденных и разрешенных к применению в организации. Он закрепляет основные этапы их подготовки, движения и использования. Основная цель ведения Табеля – классификация и систематизация применяемых форм документов в соответствии с функциями, задачами или направлениями деятельности организации и закрепление единообразия в работе с ними (прежде всего единых операций согласования и утверждения).

В условиях применения информационных систем правильно разработанный Табель может служить организационной основой для:

• типизации маршрутов движения документов и документопотоков;
• формирования функциональных документных комплексов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач, их унификации, управления ими и эффективной реализации в системе механизма «связанные документы».

Далее мы порекомендуем перечень граф Табеля, и вы сами убедитесь в актуальности этого инструмента управления документами, особенно в процессе разработки или модернизации СЭД.

Альбом унифицированных форм документов организации

должен представлять собой сборник унифицированных форм документов, составленный и оформленный в установленном в организации порядке. В него следует включать абсолютно все утвержденные унифицированные формы документов, даже если предусмотрена исключительно электронная форма документа:

• на утверждение представляются и в Альбом включаются преимущественно бумажные типовые формы документов (как оригиналы),
• для электронных оригиналов документов в него целесообразно включать: их распечатанные (визуализированные) формы,
• а если предусматривается изготовление бумажных копий, то и формы для печати (распечатки на бумаге).

Основная цель ведения Альбома форм – закрепление результатов проведенной унификации документов и оформление массива унифицированных форм, включенных в Табель и идентифицированных в Классификаторе форм.

Табель и Альбом рассматриваются как локальные нормативные акты организации, поскольку формы этих документов, а также типовые унифицированные формы, подлежащие включению в них, утверждаются приказом первого руководителя организации. Сотрудникам организации должно быть запрещено составлять документы по формам, не включенным в Табель и Альбом. Тогда данная система применения унифицированных форм начнет работать!

Форма Табеля

Форма Табеля была разработана в составе альбома плакатов и форм основных организационно-распорядительных документов Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ; М., 1991). Она представляла собой таблицу из 19 граф, на верхнем поле которой предполагалось оформлять гриф утверждения руководителем организации в тот момент, когда вся таблица в результате большой оргпроектной работы будет заполнена, будут выявлены и классифицированы все применяемые формы документов и установлены основные операции их обработки.

Современный подход к Табелю иной. По мере регламентации бизнес-процессов, разработки блок-схем, выявления всех документопотоков и их состава Табель пополняется, в него включаются документы и информация в процессе анализа «документоориентированной составляющей» любой функции организации, т.е. Табель подлежит постоянному ведению.

Поэтому с целью фиксации результатов такого управления документами должна быть прежде всего разработана и утверждена форма Табеля, а также назначено то подразделение, которое будет его вести.

Табель как документ должен иметь титульный лист, содержание / оглавление, список сокращений и условных обозначений и собственно текст (т.е. перечень форм, представленный в табличном виде). К Табелю возможно составление алфавитного указателя для удобства поиска форм документов (может разрабатываться на основе классификатора видов документов).

При разработке таблицы Табеля можно использовать:

• главную таблицу Классификатора форм;
• классификатор бизнес-процессов, если он имеется в организации;
• классификатор вопросов и участков деятельности, который служба делопроизводства использует для предварительного рассмотрения документов.

В любом случае к Табелю должна быть разработана своя главная таблица, т.е. перечень разделов, которые могут отражать или направления деятельности организации, или наименования структурных подразделений:

Пример 9. Главные таблицы Табеля форм документов

В пределах каждого раздела Табеля документы могут систематизироваться:

• по алфавиту наименования вида документа (например, акт, заявление, приказ и т.п.) или
• по степени значимости документов и в их взаимосвязи (сначала организационные документы, потом распорядительные, справочно-информационные, плановые и т.п.).

Графы таблицы Табеля могут быть следующими:

• код формы документа (по Классификатору форм организации);
• наименование унифицированной формы документа;
• код формы по ОКУД, по отраслевому классификатору или дополнительный индекс документа (например, код формы личной карточки по ОКУД – 0301002, а индекс – Т-2; лицевой счет работника по ОКУД 0301012 имеет индекс Т-54);
• ответственный за подготовку и оформление (это может быть подразделение, руководитель подразделения либо уполномоченный сотрудник подразделения);
• срок подготовки (в рабочих днях);
• периодичность подготовки / издания;
• согласование проекта (внутреннее или внешнее; «живое» или электронное; если электронное, то какой вид электронной подписи используется);
• форма представления оригинала (бумажная / электронная);
• состав удостоверения: подпись: в этой графе указываются наименование должности подписанта и обозначается «собственноручная» либо вид электронной подписи (должности возможных подписантов указываются исходя из действующей в организации системы делегирования полномочий);
• гриф утверждения;
• печать: какую возможно проставлять – «главную» или специальную;

Таким образом, в графах таблицы Табеля должны найти отражение современные алгоритмы управления документами в соответствии с ГОСТом Р ИСО 15489–1–2007, которые служба делопроизводства должна осваивать в рамках концепции управления документами и в условиях внедрения информационных систем.

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Перечень первичных документов для ИП на УСНО

Выбор режима налогообложения влияет на состав и полноту бухгалтерского учета в целом и перечень используемых первичных документов – в частности. Индивидуальный предприниматель, выбравший УСН «доходы», должен позаботиться о правильном заполнении Книги учета доходов и расходов (в доходной ее части). Соответственно, данные для КУДиР должны браться из первичных документов:

• акты выполненных работ, подтверждающие факт оказания услуг покупателям;
• товарные накладные на передачу продукции.

Оба упомянутые выше документа подтверждают факт свершения операции по реализации продукции или оказанию услуги. Подтверждением же оплаты заказчиком или покупателем становится выписка из расчетного счета, получаемая ИП в банке. При получении от заказчика наличных денежных средств оформляются такие виды первичных документов, как:

• приходный кассовый ордер;
• Z-отчет (при использовании ККТ).

Если налогооблагаемой базой ИП на УСНО являются «доходы, уменьшенные на величину расходов», список первичных документов расширяется. Предпринимателю придется фиксировать в хронологическом порядке расходы, уменьшающие доходную часть КУДиР. Обоснованием этих расходов выступают следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;
• расходные кассовые ордера;
• акты списания материалов;
• товарные чеки о приобретении ТМЦ;
• платежные ведомости для расчета с наемными работниками;
• прочие документы.

В пункте 1 ст. 346.16 НК РФ прописан перечень расходов, которые ИП имеет право включать в КУДиР для уменьшения облагаемой налогом при УСН базы.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

См. .

• личная карточка работника;

См. «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

• штатное расписание;

См. «Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)».

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

См. .

• график отпусков;

См. «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

• приказ об увольнении и др.

См. «Унифицированная форма № Т-8 — бланк и образец заполнения».

1. Документы, отражающие данные для расчетов с персоналом:

• табели учета рабочего времени по формам № Т-12 и Т-13;

См. «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец» и «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

См. «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец», «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» и .

• лицевой счет и др.

См. «Унифицированная форма № Т-54 — лицевой счет».

Немного об оформлении первички

При заполнении первичных документов бухгалтерского учета необходимо соблюдать аккуратность, а вносимая информация должна быть четкой. Заполнять регистры можно ручным или машинописным способом. В первичке важно отразить следующие моменты:

• наименование документа, позволяющее его идентифицировать;
• дата составления;
• все необходимые реквизиты (наименование экономического объекта, его ИНН, ОГРН или ОГРНИП, подписи уполномоченных лиц и т.д.);
• расчетные данные прописью и цифрами и др.

Некорректное заполнение первичных бухгалтерских документов становится причиной исключения данной хозяйственной операции из налогооблагаемой базы при проверке контролирующими органами.

Любые исправления в первичке возможны до отражения информации этих регистров в бухгалтерском учете.

Унифицированная документация по учету кассовых операций

Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:

• приходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-1 — приходный кассовый ордер».

• расходный кассовый ордер;

См. «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

• кассовая книга и т. п.

См. «Унифицированная форма № КО-4 — Кассовая книга»

Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.

Как утверждается «первичка»

Первичные документы составляются по формам, которые определены руководителем. Делается это по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Об этом говорится в части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Финансисты уточняют: руководитель не просто утверждает формы, но и определяет состав «первички», а также перечень лиц, имеющих право их подписывать (информация № ПЗ-10/2012).

На практике формы разрабатываются бухгалтерией, после чего происходит их утверждение. Для этого оформляются отдельные приказы или распоряжения в рамках учетной политики либо выпускается самостоятельный внутренний документ, посвященный организации первичного учета и документирования фактов хозяйственной жизни,

Стоит отметить, что в учетную политику необходимо включить в качестве ее приложения полный перечень всех первичных учетных документов, которые будут применяться, и привести их образцы с пояснениями по заполнению.