Каждый бухгалтер в ходе своей работы взаимодействует с первичными бухгалтерскими документами — именно они служат основанием для совершения проводок и подтверждают, что операция действительно была совершена.
Без документации бухгалтер не вправе вносить записи на счета бухучета — это важное правило, которое нужно помнить всегда. В любое время контролирующие органы могут запросить бумаги, подтверждающие цифры в различных отчетах (налоговых декларациях, балансе, финансовой отчетности), если документального подтверждения не будет, организации грозят штрафы и проблемы.
Основные понятия
Первичная документация в бухгалтерии – что это такое? Ею называют свидетельство факта совершения хозяйственной операции, отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе «1С». Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.
Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.
Внесение изменений
Нередко возникает необходимость внести изменения в документацию и документооборот в бухгалтерском учете предприятия. Этот процесс регламентируется в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. Исправления в обязательном порядке датируются и заверяются подписями ответственных лиц организации. Некорректные данные зачеркиваются таким образом, чтобы информация не читалась, а сверху пишутся новые.
Чаще требующий исправления бланк заменяется новым. Есть бланки, которые не исправляются, а только подлежат замене. К ним относятся счета-фактуры, формы кассовой дисциплины, и банковские.
Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы
Как правило, на предприятиях под понятием «работа с документацией» подразумевается:
- Получение первичных данных.
- Предварительная обработка сведений.
- Оформление документов.
- Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
- Повторная обработка первичной документации.
- Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.
Entera
Установка сервиса Entera достаточно простая, заняла не более 15 минут. Для использования услуг нет необходимости покупать лицензию, оплата происходит только за обработанные страницы.
У программы один из наиболее удобных интерфейсов, позволяющих контролировать точность распознавания (для каждой строки документа появляется всплывающая подсказка с указанием соответствующей строки скана) и проводить групповое сопоставление документов.
Разработчики Entera хорошо «обучили» свой продукт с высокой степенью точности распознавать нестандартные и нечеткие документы (достаточно того, чтобы знаки были читабельны), хорошо определять их тип. При тестировании программы вносить корректировки вручную почти не потребовалось.
В сервис встроены: математическая проверка таблиц, сверка с базой ЕГРЮЛ и проверка банковских реквизитов, что дополнительно минимизирует ошибки.
Правда такое высокое качество распознавания занимает чуть больше времени относительно других программ. Одну страницу придется «подождать» около минуты.
Большим преимуществом Entera с точки зрения экономии времени является возможность групповой обработки документов. Можно не возиться отдельно с каждым листом, а загрузить сразу пачку бумаг. У сервиса есть функция распознавания спутанных страниц и их автоматическое сопоставление в рамках одного пакета документов.
Запуск в облачных 1С осуществляется так же просто, как и в обычных 1С, а интеграция с интернет-бухгалтерией «Мое дело» занимает 1 минуту.
Из ограничений стоит отметить, что для работы с сервисом необходимо подключение к интернету, так как он находится на удаленном сервере.
Классификация
Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.
Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.
Докнет
При тестировании сервиса «Докнет» порадовала быстрая интеграция с 1C и подробная инструкция по установке программы. У пользователей есть возможность сканирования документов прямо из интерфейса 1С. Правда база будет недоступна во время распознавания документа, что приводит к значительным потерям времени при обработке большого количества документов.
К сожалению, разработчики совершенно не позаботились об удобстве использования сервиса. Для создания документа необходимо пройти длительный этап его подготовки, кликнуть по каждому полю несколько раз, решить, что делать с элементами справочника, выставить виды номенклатуры и проверить все значения. Чтобы осуществлять все эти манипуляции, необходимо постоянно переключаться между окнами скана и базы.
У программы достаточно хорошее качество распознавания, и все же почти в каждом документе приходится что-то корректировать. Скан документа появляется в отдельном окне в ухудшенном качестве. При этом программа очень чувствительна к качеству загруженной картинки.
Сервис не проводит никаких математических или орфографических проверок, а если табличная часть документа не распозналась, то придется вбивать данные самостоятельно.
«Докнет» часто не может найти реквизиты (ИНН, номер документа), бывают ошибки в цифрах. У пользователей программы нет возможности добавлять и убирать строки, достаточно неудобно работать с фильтрами и заполнять поля.
Стоимость лицензии на использование «Докнет» выше аналогов, при этом из-за сложностей в работе с сервисом он едва ли существенно может сэкономить время бухгалтера.
Этапы обработки первичной бухгалтерской документации
На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила обработки первичной документации, неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.
Этапами обработки первичной документации являются:
- Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
- Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
- Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
- Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалтер ставит о.
Контроль, хранение и организация учета первичных документов
Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).
Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:
- Приемка.
- Первоначальная обработка.
- Распределение по типам бланков и их назначению.
- Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
- Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
- Исполнение документа.
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.
Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:
- распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
- формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.
СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.
Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:
- Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
- Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
- Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).
Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.
Ошибки в документах
Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.
Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:
- Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
- Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
- Поставить о.
- Указать дату корректировки.
- Поставить подпись.
Не допускается использование корректирующих средств.
Efsol, он же 42clouds
Сервис Efsol одним из первых появился на российском рынке. Благодаря тому, что он существует достаточно давно, создатели сервиса учли опыт большого числа пользователей. Но в то же время, программа использует более старые технологии и не гибка к нововведениям бухучета.
Efsol порадовал простым запуском и быстрой интеграцией с 1С. Безусловные плюсы программы: удобный и простой интерфейс, контроль дубликатов, наличие выбора типа создаваемых документов, единый словарь сопоставлений и математическая проверка табличной части документов.
Efsol довольно быстро распознает страницы хорошего качества и позволяет создавать из них большинство существующих в 1С форм документов.
Главный недостаток — плохо распознаются документы среднего качества и совершенно не распознаются нечеткие и нестандартные документы.
Если таковые попадаются среди документов бухгалтера, нужно быть готовым вносить их данные вручную. Причем узнать о результате распознавания можно будет, только загрузив документы в сервис и оплатив эти страницы.
Кроме того, сервис не рассчитан на быструю обработку пачки документов одновременно — с каждым из них нужно будет разбираться отдельно. Интерфейс не оптимизирован, и требуется выполнять множество типовых действий вручную.
Хранение данных возможно только в фирменном облаке Efsol.
Что касается стоимости услуг, важно отметить, что помимо оплаты распознавания каждой страницы, для использования данного сервиса необходимо дополнительно приобретать годовую лицензию на каждое рабочее место, что может быть не по карману маленьким компаниям.
В целом можно сказать, что сервис Efsol хорошо реализован и способен решить многие базовые задачи типовой бухгалтерии, но без тонкой настройки под узкие бухгалтерские проблемы.
Работа с входящими документами
Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:
- Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
- Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
- Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
- Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
- Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
- Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
- Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
- Определение регистра, в котором будет подшит документ.
- Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.
Самоучитель для начинающих с нуля
Вы можете воспользоваться возможностью самостоятельно изучить бухгалтерский учет — предлагаем простой самоучитель «Бухучет с нуля за 14 дней», он создан специально для начинающих, кто только начинает свой путь в мире бухгалтерии. Написан очень простым и доступным языком..
Самоучитель содержит:
- электронную Книгу с уроками;
- Сборник задач с ответами и решениями;
- Пример ведения бухучета с закрытием года;
- Обновленные версии ПБУ, Плана счетов, Закона «О бухгалтерском учете».
Работа с исходящими бумагами
Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.
В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.
После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.
Gendalf
Сервис Gendalf – единственный из сравниваемых – работает без подключения к Интернету. Он устанавливается как приложение на конкретный компьютер, при этом требуя от него высоких мощностей: если ресурсов устройства не хватает – программа зависает. Для использования программы приобретается лицензия на каждое рабочее место, тогда количество страниц для обработки будет не ограничено.
Установка Gendalf достаточно трудоёмкая: требуется создать свежие библиотеки, подготовить информацию для активации и пр. Может потребоваться техническая поддержки специалиста.
Когда установка позади, пользователя порадует скорость распознавания документов. Еще один плюс — возможность работы со сканером прямо из 1С при соответствующей настройке.
Но, увы, качество распознавания данных достаточно низкое: в каждом тестируемом документе, даже очень отчетливом, нужно вносить множество корректировок, что приводит к существенной задержке.
Плохо распознаются типы стандартных документов, например, программа может перепутать УПД и счет-фактуру, «не увидеть» реквизиты поставщика и плательщика, названия и номенклатуры.
Таблицы Excel распознаются программой некорректно, не поддерживается тип документа «акт».
У сервиса отсутствует электронный архив документов и история обработанных файлов.
Gendalf можно рассматривать как простейший конвертер для помощи бухгалтеру при вводе первички. Непродуманные процессы создания документов соизмеримы с ручным вводом данных. Сервис подойдет компаниям с документами идеального качества и точно соответствующими стандартным формам, которые хотели бы попробовать автоматизацию при ограниченном бюджете.
Планирование документооборота
Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:
- Место и срок оформления первичных бумаг.
- ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
- Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
- Время и место хранения документации.
Ответственные лица
По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:
- своевременное и корректное оформление «первички»;
- отражение фактов хозяйственной деятельности в учете в установленные сроки;
- контроль достоверности информации.
Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Особенности восстановления документов
В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:
- Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
- Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
- Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.
В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.
Как сэкономить на бумаге и улучшить отношения с клиентом
Чтобы сберечь время, деньги и даже офисное пространство, следуйте принципу: все, что можно перенести в электронно-цифровой вид, — переносите. От бумажных документов можно отказаться частично или полностью. Тогда не придется тратить время на разбор бумаг и не понадобится выделять место под архив (а это деньги, сэкономленные на аренде помещения и оборудовании).
Другой, не менее важный принцип: все, что можно автоматизировать, — автоматизируйте. Механическую работу по разнесению данных из банковской выписки или заведению накладных от поставщиков компьютерная программа сделает качественнее и быстрее. Современные бухгалтерские сервисы помогают систематизировать передачу, размещение документов и их поиск в файлохранилище. В таком сервисе можно прикрепить скан к заведенному электронному документу и легко найти этот документ при налоговой проверке. Удаленному бухгалтеру становится проще следить за списком недостающей «первички», закрытием сделок, оплатой и документами по ним.
Получать «первичку» от клиентов, вести учет и сдавать отчетность через веб-сервис
Рассмотрим, что надо сделать для того, чтобы организовать эффективный процесс работы с «первичкой».
Дайте клиенту право создавать документы
Современные владельцы и руководители бизнеса любят свободу действий и не любят ждать: если договоренность о сделке достигнута в воскресенье, то предприниматель захочет выставить счет сразу, не дожидаясь понедельника. Бухгалтерские программы и сервисы позволяют передать ИП или директору компании полномочия по выставлению счетов. На счете, составленном с помощью такого сервиса, автоматически проставляются логотип, печать и подписи ответственных лиц; из программы документ направляется контрагенту по электронной почте.
Также клиенту можно передать права на занесение в программу накладных, актов и счетов-фактур. Это удобно и выгодно всем: бухгалтерская компания тратит меньше времени на обслуживание, а клиент не привязан к рабочему графику бухгалтера.
Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой :
— По договоренности с клиентом все накладные на реализацию вносит в программу сотрудник клиента. Это очень удобно: не тормозится выписка документов, программа сразу ставит на документах оттиск печати, и клиент непосредственно из программы отправляет документы своему покупателю. Скорость выписки документов означает скорость оплаты от покупателей. При этом прямо в программе можно делать сверки расчетов и видеть информацию по дебиторке. В итоге клиент не беспокоит нас по таким вопросам. Мы тоже видим итоговые данные, не теряем время на внесение сведений из документов, что, соответственно, исключает ошибки с нашей стороны. В «Контур.Бухгалтерии» простые отчеты. Они удобны именно для директора, так как формируются без бухгалтерской информации (счет, субконто, субстатьи и т.п.).
Подключиться к «Контур.Бухгалтерии» для удаленной работы с сотрудниками и клиентами
Настройте интеграцию с банками
Участок работы, который точно нужно автоматизировать, — это разнесение данных из банковской выписки. Автоматическая выгрузка выписки из клиент-банка позволяет бухгалтеру не создавать каждую операцию отдельно. Ему остается лишь контролировать правильность заполнения.
Процесс получения самой выписки — автономный и безопасный. Клиенту не нужно выгружать и передавать выписку бухгалтеру: интеграция с банками позволяет все делать в автоматическом режиме. Удаленный бухгалтер, в свою очередь, не может провести ни один платеж — только сформировать платежки и отправить их в интернет-банк клиента для подписания.
Организуйте передачу «первички» через бухгалтерский сервис
Чтобы не терять и не дублировать документы, организуйте их пересылку через единый канал — бухгалтерский сервис. Например, в сервисе «Контур.Бухгалтерия» для этой цели реализован подключаемый чат, в котором клиент может общаться с удаленным бухгалтером и пересылать сканы документов. Переданные копии можно выгрузить, провести в учете и прикрепить к операциям в программе. Благодаря этой функции, легко отслеживать, каких документов не хватает, а что уже передано и проведено в учете.
Система распознавания накладных — еще один инструмент, избавляющий от рутинной работы. Система сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров. Если возникли какие-то сомнения в правильности распознавания информации, система обратит на это внимание бухгалтера.
Помогите клиенту перейти на электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) полностью исключает обмен «бумажными» документами с контрагентами. Это относится не только к накладным, актам, счетам-фактурам или УПД, но и к письмам, договорам, счетам, то есть к любым документам, которые составляются при общении с покупателями или поставщиками. Чтобы стороны могли обмениваться юридически значимой электронной «первичкой», они должны иметь электронные подписи и заключить соглашение о передаче документов в электронном виде. Обмен документами происходит через специальную систему с участием оператора ЭДО (например, систему «Диадок»).
Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно
Электронный документооборот экономит время и деньги владельца бизнеса, а для бухгалтера-аутсорсера важно, что эта система позволяет работать с документами 24 часа в сутки и без привязки к офису. Все документы хранятся на серверах оператора ЭДО, и эти документы можно легко найти при налоговых проверках. Электронный архив защищен, его нельзя потерять или уничтожить.
Еще один важный момент: исключены расхождения при сверке с контрагентом, так как работа происходит с одним и тем же документом, подписанный экземпляр которого изменить уже нельзя. Также исключены ошибки, возникающие при обработке «первички», ведь документы не нужно заносить в учет вручную — в системе ЭДО это делается моментально с помощью пары кликов.
Татьяна Скуратова, руководитель консалтинговой группа «Бизнес Онлайн»:
— «Диадок» — это отличный способ своевременного получения большей части «первички». Мы стараемся предоставить всем клиентам возможность работать в системе «Диадок», тем более что она включена во все тарифы сервиса «Контур.Бухгалтерия», которым пользуются наши клиенты. Нужно только сделать пару кликов для настройки.
Подключиться к веб‑сервису «Контур.Бухгалтерия»
Также см. «Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания».
Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг
Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:
- Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
- Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
- Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.
Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.
Что нужно знать о бухгалтерском учете?
Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».
С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.
Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.
