Как отчитаться о проведении специальной оценки условий труда

Спецоценка условий труда по закону обеспечивается для каждого рабочего места работодателем (ст. 212 ТК РФ). Целью спецоценки является установление и документальное подтверждение класса риска и уровня вредности рабочих условий, с учетом применения закупленных работодателем средств защиты работников. Процедура обследования объектов включает подробный анализ по отдельным производственным объектам или группе однородных мест. Их перечень согласовывается на предварительном этапе, а порядок действий регулируется законом о спецоценке от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Декларации по СОУТ: нормативная база

Правила подачи декларации СОУТ закреплены в ФЗ № 426 «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013. Эксперты Минтруда решили облегчить жизнь работодателям и подготовили законопроект о признании декларации бессрочной. Пока что его рассматривают чиновники, поэтому нельзя сказать, будет он одобрен или нет.

Фрагмент проекта поправок в ФЗ №426 от 28.12.2013

До внесения поправок в закон срок действия декларации СОУТ составляет 5 лет. Если в компании не выявлены нарушения, профзаболевания у сотрудников, не нарушались требования охраны труда и не произошло несчастных случаев, декларация СОУТ автоматически продлевается еще на 5 лет. Такой порядок закреплен в Письме Минтруда № 15-1/ООГ-1968 от 30.08.2019.

По истечению 10 лет работодатели обязаны проводить повторную оценку условий труда и подавать декларацию СОУТ. По мнению чиновников, отмена срока действия документа позволит снизить давление на работодателей и сократить материальные затраты. Если законопроект одобрят, новые правила вступят в силу уже 1 января 2021 года.

Справка: если на протяжении 5-10 лет в организации происходит несчастный случай, выявлены нарушения или глобальные изменения, декларация автоматически аннулируется. В этом случае работодатель вынужден проводить внеплановую оценку и передавать актуальные сведения в ГИТ.

В каком порядке проводится СОУТ?

Порядок проведения СОУТ изложен в гл. 2, ст. 8 Федерального закона № 426. Этапы такие:

• организация и общая подготовка;
• определение вредностей и потенциальной опасности в месте работы;
• изучение и подробное измерение вредностей;
• изучение условий конкретного места работы;
• оформление отчета;
• заполнение декларации.

Окончательные сведения и отчет в Минтруд по СОУТ передает организация, проводившая спецпроверку.

Зачем подавать декларацию по оценке условий труда

В первую очередь, сдача декларации в интересах работодателя. С помощью отчета можно доказать тот факт, что сотрудники трудятся в приемлемых условиях, тем самым сократить размер страховых взносов и отказаться от предоставления льгот и гарантий.

Если же в компании выявлены вредные или опасные факторы, работодатель обязан уплачивать дополнительные страховые взносы до 8%. Надбавка начисляется в соответствии с Приказом Минтруда № 33н от 24.01.2014. Учитывайте, что, если вы устраните негативные факторы, после проведения внеочередной или очередной спецоценки вы сможете снизить финансовую нагрузку. Исключение — организации, в которых ранее был установлен 4 класс опасности.

Размер дополнительных страховых взносов в зависимости от условий труда

Ответственность за отказ от сдачи декларации СОУТ

За отказ от сдачи декларации или несвоевременную передачи отчета последует административная ответственность. Размер штрафа регулируется ст. 5.27.1 КоАП РФ. Так, в 2021 году при первом нарушении на работодателя налагаются штрафы до 80 000 рублей, при повторном — до 200 000 рублей или приостановка деятельности на срок до 3 месяцев.

Правила сдачи

Приказом Минтруда зафиксированы способы направления декларации по СОУТ в инспекцию по труду (ТИ):

• подать декларацию в бумажном виде при посещении инспекции;
• отправить документ почтой России. Форма письма заказная, обязательно приложите уведомление о вручении и перечень содержимого конверта;
• сдать декларацию СОУТ в электронном виде на сайте инспекции по труду;
• бланк перед отправкой подписывают ЭЦП руководства фирмы.

Куда сдавать отчетность СОУТ

Посмотрим, куда сдавать декларацию по СОУТ. Документ направляют в ТИ по месту регистрации фирмы. В ходе СОУТ проверяют трудовые места работающих работников в компании, включая офисы. Работодатель выясняет, насколько комфортно сотрудникам работать, и при признании условий комфортными приобретает право уплачивать взносы по низким ставкам. В ходе спецоценки принимают во внимание негативно влияющие на людей факторы, а не эстетические составляющие. Эксперт оценивает уровень шума, запыленности или отсутствие надлежащего освещения. Цвет стен, качество фурнитуры окон и дверей не учитывают. Измеряют тяжесть труда, факторы химического и биологического характера.

Оценку могут производить лица, имеющие аккредитацию. Они обладают специальными приборами и навыками. Компания не имеет права организовать СОУТ самостоятельно. Исполнитель СОУТ обладает аккредитацией, ее достоверность проверяют на сайте Минтруда. Аттестат оценщика поверяют там же.

Стоимость, устанавливаемая оценщиками, зависит от специфики работы фирмы, от общего числа мест. Выезд на объекты за пределами города расценивают дороже. При оценке производственных компаний требуются дополнительные замеры уровня шума и тяжести технологических процессов, следовательно, стоимость увеличивается. Также чем короче сроки исполнения, тем выше цена.

Перед оценочными мероприятиями составляют и подписывают у комиссии список мест, которые планируют оценить. Создают приказ о внедрении СОУТ, составляют график мероприятий. Для графика нет специального бланка, его составляют в произвольной форме согласно регламенту внутреннего документооборота компании. График, перечень и приказ хранятся в бухгалтерии.

Кто сдает декларацию по спецоценке условий труда

Кто должен проводить специальную оценку условий труда в организации? Документ предоставляет компания или ее представитель по доверенности. Декларация по спецоценке условий труда внедрена приказом Минтруда от 7.02.2014 г. №80н. Компания заполняет и отправляет декларацию в государственную трудовую инспекцию по месту нахождения в ходе тридцати дней с даты подписания отчета по спецоценке. ТИ рассматривает отчет десять рабочих дней и, если все верно заполнено, одобряет и регистрирует. Если декларация заполнена некорректно, то ее направляют в компанию с замечаниями.

Декларацию не сдают:

• в местах работниках, состоящих в перечнях Постановления кабинета министров №10 от 26 января 1991;
• на работе, позволяющей получить страховую пенсию по возрасту выше установленных сроков;
• где полагается компенсационный пакет за труд с негативными факторами деятельности;
• где зафиксированы неблагоприятно влияющие на трудящихся факторы.

Если в будущие пять лет на задекларированных трудовых местах не зафиксируют трагичных случаев или профзаболеваний, то годность декларации продлевают еще на пятилетие. Следовательно, компании освобождаются от СОУТ на пятилетний срок. При фиксации несчастного случая компания организует спецоценку вне плана, а действующая декларация аннулируется.

Как часто надо декларировать рабочие места

Материалы отчета о СОУТ действуют 5 лет спустя после проверки. По вновь созданным трудовым местам в фирме организуют спецоценку.

Бланк уточненной декларации по СОУТ

Декларацию компании направляют в ходе тридцати рабочих дней после принятия отчета о СОУТ. Декларация по спецоценке условий труда и когда ее надо сдавать, зафиксировано в пункте № 5 порядка, внедренного приказом Министерства труда и соцзащиты РФ от 7 февраля 2014 г. №80н.

Как подавать декларацию СОУТ

Сдавать декларацию оценки условий труда по СОУТ нужно в государственную инспекцию по труду по месту регистрации организации. Это может сделать как сам работодатель, так и доверенное лицо. Максимальный срок подачи отчета — 30 дней с момента, когда был утвержден документ, а данные внесены в систему ФГИС СОУТ.

Передать декларацию в ГИТ можно несколькими способами:

• в бумажном виде лично при посещении инспекции;
• в электронном виде на официальном сайте Федеральной службы по труду;
• по почте с описью вложения и уведомлением о вручении.

После получения декларации ведомство осуществляет проверку. Длительность рассмотрения документа варьируется. Как правило, на утверждение декларации специальной оценки условий труда уходит не более 10 рабочих дней.

Если нет ошибок, ГИТ примет и зарегистрирует отчет в Реестре деклараций по специальной оценке условий труда. В том случае, когда обнаружены ошибки, вам придется исправить их и подать новый отчет. Следите за тем, чтобы не нарушить сроки, иначе не исключены штрафы за просрочку.

Как использовать в работе

Об утверждении отчета работодатель должен известить и организацию, которая проводила СОУТ (в течение 3 дней), и работников (в течение 30 дней). Сама же компания с помощью документа в ближайшие 5 лет («срок действия» спецоценки) будет работать на сохранение и повышение уровня безопасности условий труда.

Если в ходе исследований обнаружены опасные производственные факторы, работодателю предстоит поработать над предоставлением гарантий работникам, которые трудятся во вредных условиях. Речь идет о:

• предоставлении дополнительных компенсаций (сокращение рабочего времени, дополнительный ежегодный отпуск);
• обеспечении работников СИЗ;
• проведении мероприятий по улучшению условий труда (модернизация производства, установка дополнительных систем очистки воздуха).

Напомним, что в течение 30 дней со дня утверждения отчета его текст надо опубликовать на официальном сайте организации, если таковой имеется.

Особенности заполнения декларации оценки условий труда

Форма декларации утверждена Приказом Минтруда России № 80н от 07.02.2014, но при ее заполнении нужно учитывать и поправки, которые внесены Приказом Минтруда России № 642н от 14.11.2016. В целом заполнение отчета не вызывает сложностей, главное следите за тем, чтобы не было ошибок, помарок и опечаток.

Декларацию заполняют в отношении всех рабочих мест, даже если на них установлены оптимальные или допустимые условия труда. Вы можете не включать в отчет те места, работа на которых изначально подразумевает досрочную пенсию, льготы и гарантии. Если по итогам предыдущих аттестаций установлены вредные или опасные факторы, при этом вы не устранили их, отчитываться также не нужно.

Содержание декларации СОУТ

1. Полное или сокращенное название организации, для ИП — ФИО индивидуального предпринимателя.
2. Личные данные руководителя.
3. Точный адрес, как в уставных документах. Для филиалов, которые работают без образования юрлица, — адрес главного подразделения.
4. Коды ОГРН или ИНН.
5. Перечень декларируемых рабочих мест с указанием должностей, специальностей и кодов.
6. Количество сотрудников.
7. Номера рабочих мест на основании карты СОУТ.
8. Отметка буквой А аналогичных мест.
9. Итоги СОУТ.
10. Реквизиты экспертного заключения.
11. Ф.И.О. специалиста, который проводил спецоценку и составлял отчет.

Образец декларации соответствия «Специальная оценка условий труда»

Обратите внимание! Электронная декларация СОУТ содержит те же сведения, что и бумажная.

Кто составляет документ и что в нем пишут

Хотя результаты проверки условий труда на рабочих местах оформляет организация, которая проводила специальную оценку у работодателя, сам отчет о проведении СОУТ подписывают все члены комиссии, участвовавшие в исследованиях, а утверждает его председатель комиссии (ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Фактически отчет должен утвердить руководитель (представитель) компании, где проводилась СОУТ, поскольку только он вправе возглавить экспертную комиссию.

В отчет включают (обязательный минимум):

• сведения об организации, которая проводила спецоценку;
• список рабочих мест, где она проводилась;
• выявленные вредные производственные факторы;
• протоколы проведения исследований и измерений выявленных опасных факторов;
• карты спецоценки, в которых эксперт организации, проводящей СОУТ, указывает класс (подкласс) условий труда на конкретных рабочих местах;
• сводную ведомость спецоценки;
• заключение приглашенного эксперта.

Дополнительно к отчету могут быть приложены:

• протокол оценки эффективности СИЗ, применяемых работниками, которые трудятся во вредных условиях, если такая проверка проводилась;
• если принималось решение о невозможности проведения оценки вредных производственных факторов в соответствии с п. 9 ст. 12 закона № 426-ФЗ, нужен соответствующий протокол комиссии;
• в отношении рабочих мест, на которых идентифицированы опасные и вредные производственные факторы, понадобится утвердить и приложить к отчету перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников;
• особое мотивированное мнение, если один или несколько членов комиссии не согласны с выводами внешнего эксперта.

Виды СОУТ

Их два:

• плановая;
• внеплановая.

Плановую специальную оценку условий труда

проводят в соответствии с установленным законодательством один раз в год. Оценке подвергают все рабочие места. Плановая СОУТ может быть поэтапной. Но все зависит от условий производственной деятельности. В некоторых случаях проведение оценки труда в несколько этапов запрещено законодательством.

Внеплановую СОУТ проводят в таких случаях

:

• Компания организовала новые рабочие места, которые еще не были сертифицированы и проверены, а на них уже организован технологический процесс.
• Производственные процессы привели к возникновению профессиональных заболеваний сотрудников.
• На производстве произошел несчастный случай с летальным исходом или с серьезными производственными травмами.
• Работодатель для безопасности деятельности своих сотрудников стал использовать новые средства индивидуальной защиты.
• Профсоюзная организация выдвинула требования о проведение внеплановой СОУТ.
• Компанией были изменены условия производства и технологические процессы. Они могут повлечь за собой нанесение ущерба здоровью работника.

Согласно законодательству, компания должна провести внеплановую проверку условий труда не позднее, чем через 6 месяцев после возникновения необходимости.

Im:

Внеплановую проверку рабочих мест, которые еще не были обустроены, не проводят.

За нарушение законодательства предусмотрена административная ответственность в виде штрафов.

Что работодатель будет дополнительно получать от компании-оценщика с 2021 года

С 2021 года компанию-оценщика обяжут сообщать работодателю о факте отправки в ФГИС СОУТ сведений о проведенной на его предприятии спецоценке. На это дается 3 рабочих дня с момента отправки таких сведений (ч. 3 ст. 18 Закона № 426-ФЗ).

Данная обязанность будет считаться надлежаще исполненной только в том случае, если работодатель получит от компании-оценщика уведомление в одной из указанных в законе форм:

• в виде бумажного уведомления, доставленного почтой заказным письмом с уведомлением о вручении;
• в форме электронного документа, подписанного УКЭП.

Заметим, что компания-оценщик согласно новой редакции закона наделяется еще рядом обязанностей с точно очерченными сроками их выполнения:

• 10 рабочих дней со дня утверждения отчета ей дается на передачу сведений о результатах спецоценки в ФГИС СОУТ. Закон предписывает сделать это в форме электронного документа, подписанного УКЭП (ч. 3 ст. 18 Закона № 426-ФЗ).
• В 10-ти дневный срок ей надлежит сообщать в Роструд об изменении состава квалифицированных экспертов и сокращении области аккредитации испытательной лаборатории (ст. 19 новой редакции Закона № 426-ФЗ).

Пошаговая инструкция проведения СОУТ

Специальную оценку условий труда выполняют в несколько этапов:

• подготовительный;
• основной;
• завершающий.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Подготовительный этап для СОУТ

Изначально нужно создать комиссию, которая будет заниматься проведением специальной оценки условий труда. Как правило, она состоит из 5-7 человек. Председателем комиссии выступает руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо.

Im:

Согласно Федеральному закону №426 количество членов комиссии должно быть нечетным.

В эту комиссию обязательно должен входит специалист по охране труда и представитель профсоюзной организации. Комиссию создают на основании приказа руководителя предприятия

.

Она начинает свою работу с составления списка рабочих мест, которые требуют проведения СОУТ. Если на предприятии имеются «аналогичные рабочие места», необходимо провести оценку хотя бы 20% этих мест. При этом в декларации указать общую карту СОУТ.

К таким рабочим местам относят:

• Места, которые расположены в однотипных помещениях предприятия (одинаковые цеха, рабочие столы и прочее);
• Места, на которых работают сотрудники одинаковых профессий, должностей и специальностей;
• Места, на которых работники выполняют одинаковые должностные обязанности.

Также к аналогичным рабочим местам относят рабочие области, которые оснащены одинаковыми системами вентиляции, освещения, кондиционирования и оборудованы аналогичным образом.

На подготовительном этапе осуществляется поиск компании, которая будет проводить проверку

. Она должна быть аккредитованной. Список таких компаний указан в нормативной базе по СОУТ.

Основной этап специальной оценки условий труда

Изначально необходимо подписать договор на оказание услуг по проверке

с аккредитованной компаний. К нему прилагают техническую документацию, акты внутренних проверок деятельности предприятия и прочие документы.

Затем ее специалист выезжает на объект

, выполняет мероприятия по специальной оценке условий труда.
Он проверяет безопасность
:

• условий труда;
• технологического процесса;
• используемых в технологическом процессе материалов и сырья.

После проверки каждому рабочему месту присваивается определенный класс. Результаты проверки заносят в специальный акт, который подписывают члены комиссии и утверждает ее председатель своей подписью.

Завершающий этап СОУТ

В течение 3-х рабочих дней

после подписания отчета предприятие, которое заказывало специальную оценку труда, должно уведомить аккредитованную компанию, проводившую СОУТ, о принятии отчета. Его копию отправляют руководителю данной компании.

Затем в течение 30-ти дней

после подписания отчета отправляют Декларацию соответствия рабочих мест установленным нормам. Ее заполняют по правилам, принятым Минтруда.

После этого результаты проверки публикуют на официальном сайте предприятия

, чтобы с ними мог ознакомиться каждый желающий. Затем с результатами СОУТ ознакамливают сотрудников предприятия.

Im:

Данные о проведении специальной оценки условий труда нужно внести в форму 4-ФСС. Это правило указано в Федеральном законе №125-ФЗ от 24.07.1998 году. Оно остается неизменным.

После этих мероприятий необходимо внести правки в трудовые и коллективные соглашения

, чтобы условия труда соответствовали заявленным в них. Главное, чтобы распределение рабочего времени сотрудника соответствовало классу риска рабочего места.

Когда нужна повторная спецоценка, а когда экспертиза

Результаты спецоценки могут не устраивать работодателя либо работников. Для проверки качества проведенной СОУТ можно провести государственную экспертизу по конкретному рабочему месту. Порядок проведения экспертизы СОУТ утвержден приказом Минтруда России от 12.08.2014 № 549н.

Другое дело, если при проведении спецоценки были допущены нарушения методики ее проведения или требований закона и эти нарушения были выявлены контролерами в ходе проверок. В таком случае не исключено, что спецоценку придется проводить повторно. Проводится повторная спецоценка на основании предписания государственного инспектора труда.

В новой редакции ч. 6 ст. 24 Закона № 426-ФЗ отмечено, что результаты проведения экспертизы качества СОУТ, рассмотрения разногласий по вопросам проведения экспертизы качества и результатам ее проведения также нужно передавать в ФГИС СОУТ. Обязанность по передаче этих сведений в информационную систему возложены на орган, уполномоченный на проведение экспертизы — орган исполнительной власти субъекта РФ по вопросам охраны труда по месту нахождения работодателя, у которого была проведения спецоценка (п. 1 ст. 24 Закона № 426-ФЗ).

Итоги

Таким образом, проведение проверок по соблюдению работодателями требований СОУТ осуществляется в отношении большинства рабочих мест только с 2021 года. Первоначальная проверка выполняется автоматизированным способом, далее нарушители будут выявляться при проведении плановых и внеплановых проверок Государственной инспекцией труда.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Результаты проведения ГИТ проверок и возможная ответственность

Результаты проверки по СОУТ на основании п. 9 Регламента оформляются актом, который вручается уполномоченному представителю проверяемого лица. В нем в числе прочего указываются выявленные нарушения со ссылкой на нарушенные нормы законодательства. При выявлении несоблюдения требований при проверке СОУТ работодателю выдается предписание об устранении нарушений.

За неисполнение требований к проведению специальной оценки организацию или ИП привлекут к административной ответственности. Санкция за данное деяние предусмотрена ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ, а в качестве меры ответственности может быть объявлено предупреждение или наложен административный штраф:

• 5−10 тыс. руб. для должностных лиц;
• тот же размер для индивидуальных предпринимателей;
• 60−80 тыс. руб. в отношении организаций.

Привлечение к ответственности не освобождает от исполнения обязанности по проведению СОУТ.

Где могут использоваться результаты СОУТ?

Полученные данные применимы для разных целей. Среди них:

• расчет страховых взносов в ФСС, ПФР;
• подготовка статистической отчетности об условиях труда;
• определение персоналу ограничений, гарантий и компенсаций, предусмотренных нормами трудового законодательства, которое действует на территории РФ;
• исчисление скидок и надбавок к страховому тарифу на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• разработка плана и проведение различных мероприятий по охране труда (профосмотры, приобретение СИЗ) и т. д.