Годовой отчет 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: правила заполнения, проверка, расхождение, сроки сдачи

Главная — Статьи

Представление отчетности при изменении места нахождения организации в течение года
Надо ли представлять отчетность по НДФЛ в отношении работников, трудящихся за границей?
Является ли организация налоговым агентом по НДФЛ при выплате работнику вознаграждения за служебные изобретения?
Можно ли в договоре возложить на организацию обязанность налогового агента по НДФЛ?
Привлечение к ответственности за нарушения при представлении отчетности

Состав отчетности по НДФЛ для налоговых агентов уточнен в ст. 230 НК РФ. Согласно п. 2 данной статьи налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета следующие формы.

Формы, форматы и порядок представления названных отчетов утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов:

для справки по форме 2-НДФЛ — Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected] Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/[email protected] утверждены коды видов доходов и вычетов;
для расчета по форме 6-НДФЛ — Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/[email protected]

О справке 2-НДФЛ

В данную форму вносится в обязательном порядке:

Полная информация о работодателе (наименование компании, ее реквизиты).
Информация о работнике (Ф. И. О., ИНН, паспортные сведения, место проживания).
Ежемесячный доход, 13 % — такова его ставка.
Информация о положенных вычетах с их кодами (стандартный вычет, социальный или имущественный).
Суммы налога удержанного.
Общие суммы (доход, вычеты и налоги).

Справки данной формы выдают:

Физическому лицу, имеющему доход, с которого работодателем взимается налог.
Физическому лицу, имеющему доход, с которого работодателем не взимается налог.

Заполнение данной справки проводится на специально для этого предназначенном бланке. В новой форме бланка в левом углу сверху имеется штрих-код, который был присвоен в соответствии с правилами. Дальнейшая информация заполняется по следующему порядку:

период, за который выдана справка;
налоговый агент (работодатель);
информация о сотруднике;
информация о доходе, облагаемом по ставке 13 % (важно указывать код дохода);
информация о налоговых вычетах;
информация об общих суммах дохода и налогов.

Минфин расширил перечень выплат, которые не облагаются НДФЛ

Согласно Федеральному закону от 17.06.2019 № 147-ФЗ, эти выплаты касаются отдельных видов доходов:

оплата работодателем стоимости проезда до места проведения отпуска на территории России для сотрудников, работающих или проживающих в районах Крайнего Севера;
компенсационные выплаты медработникам до 1 млн руб.;
компенсация взамен полагающегося земельного участка;
доходы, полученные Героями Советского Союза и РФ и Героями Труда;
выплаты гражданам, подвергшимся воздействию радиации;
доходы, полученные в связи с рождением ребенка;
доходы, полученные инвалидами или детьми-инвалидами, а также суммы оплаты дополнительных выходных дней, предоставляемых лицам, ухаживающим за ними;
доходы, полученные в рамках социальной поддержки;
выплаты почетным донорам.

Как ее правильно заполнять?

Важно владеть информацией о правильном заполнении годового отчета 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, так как его принимает налоговая служба России, справки же 2-НДФЛ выдаются сотрудникам предприятия по их просьбе, к примеру, в банк.

Суммы заносятся в справки в рублях с обязательным указанием копеек, кроме налога на доходы. Он предоставляется в полной сумме в рублях. Если сумма получилась с копейками, то меньше 50 коп. отбрасываются, а больше 50 копеек округляют, при этом к сумме в рублях прибавляют единицу.

Если в отношении дохода работника на протяжении года применялись разные ставки, соответственно, пункты 3-5 будут равняться их количеству.

Куда необходимо подавать сведения

Квартальные отчеты необходимо представлять в отделение ИФНС по месту учета организации. При этом есть ряд нюансов, которые нужно учесть:

если у компании имеются обособленные подразделения, то подаются документы в отдел инспекции по местонахождению этих объектов;
крупные фирмы отчитываются по месту учета или по нахождению каждого подразделения;
ИП передают отчеты по месту своего учета, если работают по патентной системе или ЕНВД.

Эти положения перечислены в комментируемом законе и нужно их учитывать при подаче документов.

Действия при допуске ошибки в справке

Бывают случаи, когда в справке допускают ошибки. В таком случае нужно действовать в соответствии с порядком по исправлению ошибок. Заголовок имеет специальное поле «Номер корректировки». У корректировок есть свои номера:

«00» означает заполнение первичной формы;
«01», «02» и т. д. указываются при заполнении исправленной справки, которая оформляется вместо предыдущей, на единицу больше, чем указывалось в предыдущей справке;
«99» означает аннулирование справки.

Исправленную форму бланка годового отчета 2-НДФЛ представляют для устранения ошибки в форме, которая была подана вначале, а аннулирующую форму представляют для отмены данных, ненужных для предоставления. Если же налоговый орган не принял справку (для этого в протокол указывают ошибки с форматным контролем), пишется новая справка, а не корректировка. Поэтому в ходе заполнения новой справки указывают номер «00» и новую дату.

Как передается отчетность

На сегодня можно подавать документы по форме 2-НДФЛ в бумажном и электронном виде. Напомним, что теперь допустимое количество человек для подачи документации в стандартном бумажном виде с 10 увеличено до 25. Кроме того, есть еще несколько новых принципиальных моментов:

отчетность передается исключительно через телекоммуникационные каналы;
любые носители, которые раньше использовались (DVD, CD, USB), с начала следующего года будут запрещены.

Таким образом, крупным организациям отныне необходимо будет пользоваться специальными программами для подачи сведений в электронном виде. Как правило, они все работают с популярной системой 1С.

В какие сроки сдавать?

Справку, где указаны доходы сотрудников организации, необходимо сдать в определенные сроки. Налоговый агент предоставляет информацию о доходах сотрудников по справке 2-НДФЛ ФНС по месту учета. Отчетным будет прошедший налоговый период. Там указываются начисленные, удержанные и перечисленные в бюджет РФ суммы налогов.

Отчет необходимо сдавать каждый год в поставленные сроки, по форме, формату и порядку, которые утверждены федеральными службами исполнительной власти, уполномоченными по проверкам и надзором в сфере налогов и сборов.

Информация должна быть предоставлена в электронной форме при помощи телекоммуникационных каналов связи или в бумажном формате (на электронных носителях). Если с начала 2021 года предприятием выплачен доход 25 сотрудникам и больше, он должен сдать справки 2-НДФЛ за 2021 год в электронном формате при помощи телекоммуникационных каналов связи через оператора, который занимается электронным документооборотом. Пользоваться жесткими дисками, флешками и т. д. нельзя. В случае если работодатель выплатил в налоговом периоде доходы менее 25 сотрудникам, то справки предоставляются в бумажном формате.

Данные поправки предусмотрены в пункте 2 статьи 230 НК РФ. Они также относятся к отчетам за 2015 год. Соответственно, если работодатель в 2015 году перечислил доходы 25 сотрудникам и более, информация должна быть предоставлена только через Интернет.

Информацию о невыполнимости удержания налога за 2021 год необходимо также предоставить в электронном виде, если работодатель перечислил доходы минимально 25 сотрудникам.

В конце года работодатель в обязательном порядке предоставляет справку, например, 2-НДФЛ за 2021 год, в инспекцию:

Не позже первого марта с о. Такая справка оформляется по тем сотрудникам, с чьих доходов НДФЛ не удерживается (например, оказание материальной помощи или вручение подарков лицам, которые не работают в организации, суммой больше 4 000 рублей.
До первого числа апреля месяца с о. Здесь имеется информация о доходах в общей сумме, заработанных за предыдущий год, налоговая база, с которой удержан НДФЛ.

Таковы сроки сдачи годового отчета 2-НДФЛ.

Надо ли представлять отчетность по НДФЛ в отношении работников, трудящихся за границей?

В отношении доходов сотрудников организации в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей, полученных от источников за пределами РФ, организация-работодатель не признается налоговым агентом. Поэтому на нее не могут быть возложены обязанности, предусмотренные для налоговых агентов ст. 226 (исчисление и уплата налога) и 230 (представление отчетности) НК РФ.

В Письме от 22.12.2016 N 03-04-06/76921 специалисты финансового ведомства рассмотрели следующую ситуацию. Российская организация направила своего работника — гражданина РФ на работу за границу. В трудовом договоре место его работы определено как иностранное государство. При этом заработную плату ему выплачивает работодатель — российская компания. В связи с этим у организации возник вопрос: является ли она в таком случае налоговым агентом по НДФЛ?

Примечание. Организация не является налоговым агентом в отношении заработной платы работников, которые выполняют свои трудовые обязанности в иностранном государстве.

Минфин ответил на данный вопрос отрицательно. В обоснование своей позиции он привел следующие аргументы. Согласно пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ относится к доходам, полученным от источников за пределами РФ. В пункте 2 ст. 226 НК РФ установлено, что исчисление и уплата налога производятся налоговым агентом в отношении всех доходов физического лица, источником которых является налоговый агент, за исключением доходов, по которым налог исчисляется и уплачивается в том числе в соответствии со ст. 228 НК РФ. В силу пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ, если работники, получающие вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, признаются налоговыми резидентами, они исчисляют, декларируют и уплачивают НДФЛ самостоятельно по завершении налогового периода.

В том случае, когда работники не являются налоговыми резидентами, их доходы, полученные от источников за пределами РФ, не признаются объектом обложения НДФЛ (ст. 209 НК РФ).

К сведению. Если работник по трудовому договору о дистанционной работе за пределами РФ получает доход в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей и при этом является резидентом РФ, в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ он должен исчислять, декларировать и уплачивать НДФЛ самостоятельно по завершении налогового периода (Письмо Минфина РФ от 01.04.2016 N 03-04-06/18555).

Отметим, что Минфин и ранее высказывал мнение, что организация не должна выполнять функции налогового агента в отношении вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей своему сотруднику, полученного им от источников за пределами РФ (Письма от 29.04.2016 N 03-04-06/25339, от 15.07.2015 N 03-04-06/40525).

Справка 6-НДФЛ

Справка 6-НДФЛ — это документ для сдачи отчетности работодателя, выплачивающего доходы физлицам. Представлена в виде сводки общей информации о доходах работников за определенный период и об удержанном налоге с этих сумм. Отчетность сдается ежеквартально, то есть каждые три месяца. Предоставлять отчетность необходимо в электронном виде. Но если в организации трудится меньше 25 сотрудников, можно направлять в бумажном формате.

При оформлении справки нужно проследить, чтобы все клеточки были заполнены. Пустые графы заполняются прочерком, как на титульном листе, так и на второй странице. Сдавать такую форму обязаны все налоговые агенты. К ним можно отнести индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов. Доходы следует отражать всех физических лиц, которые трудятся на предприятии. Говоря о доходе, имеют в виду зарплату, дивиденды, вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.

Страховые взносы: уточнения по порядку уплаты взносов и сдачи РСВ

Нормы Налогового кодекса, касающиеся страховых взносов, с 1 января 2021 года изменятся следующим образом.

Во-первых, будет сужен круг ситуаций, когда организация, имеющая обособленные подразделения, должна направлять РСВ и уплачивать взносы по месту нахождения каждой уполномоченной «обособки». Со следующего года эти обязанности нужно будет выполнять, если соблюдены два условия: подразделение начисляет выплаты в пользу физлиц и имеет самостоятельный счет в банке (новые редакции п. 7 и 11 ст. 431 НК РФ). Таким образом, нормы НК РФ будут соответствовать положениям законов об обязательном социальном страховании, где изначально предусматривалась постановка на учет только тех подразделений страхователя, у которых есть банковские счета (подп. 3 п. 1 ст. Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ, подп. 2 п. 1 ст. 2.3 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ и подп. 2 п. 1 ст. Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).

Во-вторых, как было сказано выше, с 1 января 2021 снижается порог численности работников, при котором страхователь должен представлять РСВ в электронном виде по ТКС. Такая обязанность появится у тех плательщиков, которые в течение расчетного или отчетного периода начислили выплаты и вознаграждения по трудовым договорам или договорам подряда (оказания услуг) как минимум 11 физическим лицам (новая редакция п. 10 ст. 431 НК РФ). Новый критерий численности необходимо учитывать при сдаче РСВ за 2021 год и более поздние периоды. Напомним также, что начиная с расчета за первый квартал 2021 года, нужно использовать новую форму РСВ (утв. приказом ФНС от 18.09.19 № ММВ-7-11/[email protected]). Подробнее о новой форме РСВ см. «Как в 2021 году изменится форма расчета по страховым взносам».

Бесплатно заполнить и сдать актуальную на сегодня форму РСВ через интернет

Как сдать годовой отчет 6-НДФЛ?

Важно знать, что сдавать отчет необходимо по нарастающей, четыре раза в год:

в первом квартале;
в полугодии;
в 9 месяцев;
в год.

В соответствии с законом, квартальная отчетность по данной форме сдается в инспекцию не позже начала последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом. Годовой подсчет направляется до первого числа в апреле следующего года. За несвоевременную подачу отчета имеется штраф. За каждый месяц задержки стоимость составляет тысячу рублей. Так что лучше постараться вовремя направлять отчетность по 6-НДФЛ с 2021 года.

В бумажном виде такую справку сдавать допустимо только тем организациям, численность сотрудников которых меньше 25.

Ответственность за несвоевременную подачу отчетов

Ужесточаются меры за несвоевременную подачу документов и уплату налогов. По мнению государства, это можно сравнить с незаконным использованием бюджетных средств. Возможность оспорить санкции, наложенные налоговым органом, в суде и низкий уровень штрафов препятствует наполняемости бюджета. Небольшое количество информации, которое сейчас есть у сотрудников ИФНС, препятствует контролю за сбором налогов. Таким образом, может сложиться ситуация, в которой с работников взносы в бюджет удержаны в полном объеме, а непосредственно в казну они не поступают. С 2021 года в законодательство будут введены следующие изменения:

если ежеквартальная отчетность подана не в срок, то это обойдется 1000 рублей за каждый полностью или частично просроченный месяц;
если на счет налоговой службы не поступят денежные средства в течение десяти дней после окончания расчетного периода, то могут быть приостановлены операции плательщика по счетам в банке, в том числе и проводимые электронным способом;
за недостоверные сведения полагается штраф, равный 500 рублей за один документ.

По последнему случаю и в настоящее время предусмотрен штраф, равный 200 рублям за непредставление документа. Итого, за фальсифицированные или непроверенные данные налоговому агенту с начала следующего года нужно будет отдать 700 рублей.

Образец справки 6-НДФЛ

Образец годового отчета 6-НДФЛ действителен уже около года, но при этом у налоговых агентов и бухгалтеров возникает множество вопросов по заполнению.

Справка имеет титульный лист и вторую страницу, в которой имеется еще два раздела. В случае нехватки строк для отчета можно пронумеровать дополнительные листы. Обычно не хватает места при заполнении второго раздела, который находится на одном листе с первым. В таком случае копировать содержание первого раздела не надо.

В колонтитуле первого листа заполняются ИНН и КПП организации, которая сдает отчетность. Если информация предоставляется филиалом компании, то заполняется КПП филиала.

Под заголовком имеется строка «Номер корректировки», предполагающая способы, по которым заполняется отчет. В случае обнаружения в отчете ошибки или неточности их можно подкорректировать, направив измененный вариант отчета. Соответственно, если отчет направляется первый раз, в нужной графе указывается три нуля. При надобности уточнения расчетов указывают номера «001», «002» и т. д.

Раньше при сдаче отчетности по НДФЛ год не делился на отчетные периоды, соответственно, по НК РФ не имел значения «отчетный период» по отношению этого налога. Сейчас же в образец отчета внесено значение «период представления», это срок сдачи годового отчета 6-НДФЛ, за который подается отчет.

Ниже пишется код налоговой, в которую работодатель направляет отчетность. Код – это четыре цифры: первые два числа – это номер региона, а вторые два числа являются кодом инспекции. Необходимо запомнить, что отчет передается в инспекцию по месту фактического нахождения предприятия или филиала. Индивидуальные предприниматели направляют отчетность в налоговую инспекцию по своему месту проживания.

По коду в строке «По месту нахождения (учета)» можно определить, какая организация сдает отчет. Данные коды указаны в Порядке заполнения годового отчета 6-НДФЛ:

где зарегистрирована российская организация – «212»;
где зарегистрирован филиал ;
крупные налогоплательщики указывают – «213»;

Для индивидуальных предпринимателей предусмотрены свои коды:

ИП на УСН или общей системе – «120».
ИП на ЕНВД или патенте – «320».

В строке о налоговом агенте указываем наименование организации. Можно также указывать и короткое название, если такое имеется.

При заполнении общероссийского классификатора территорий муниципального образования (ОКТМО) обязательным является указание кода образования, на участке которого находится и зарегистрирована организация или ее отделение (при сдаче отчета за филиал). Т. е. код годового отчета 6-НДФЛ. Бывает, что сотрудники получают доходы, например заработная плата, премии и т. д., как от головного предприятия, так и от его подразделения. В такой ситуации предоставляют инспекции два расчета с различными кодами по ОКТМО.

Новые правила по сдаче отчетности для компаний с обособленными подразделениями

С 2021 года действует новшество для налоговых агентов, имеющих в распоряжении несколько обособленных подразделений на территории одного муниципального образования, то есть в рамках одного ОКТМО. У них появится возможность представлять налоговую отчетность по НДФЛ и перечислять удержанные суммы НДФЛ в бюджет по месту учета самой организации или одного из ее обособленных подразделений. О своем выборе нужно уведомить налоговый орган.

Сейчас такие организации сдают отчетность по месту учета и головной организации, и каждого обособленного подразделения. Но крупным компаниям с большой филиальной сетью крайне неудобно перечислять НДФЛ в таком режиме.

Больше не нужно ходить по инспекциям — Экстерн доставит ваш отчет вовремя и без ошибок.

Узнать больше

Есть хорошая новость и для организаций с несколькими обособленных подразделений в другом муниципальном образовании. Среди обособленных подразделений можно будет выбрать ответственное лицо.

Планируется, что нововведения начнут действовать с 2021 года. То есть в отношении расчетов, принятых 6-НДФЛ уже с 2021 года и по налогу, который будет уплачиваться в 2021 году, уже можно применять новый порядок.

Вторая страница справки 6-НДФЛ

На второй странице справки имеются для заполнения еще два раздела, которые каждый в свою очередь разделен еще на подразделы.

В первом подразделе обобщенных показателей указывается ставка налога, которая используется в организации. На одном предприятии начисляют налог на доходы сотрудников по нескольким ставкам. Основная ставка является 13 %. Остальные, высокие ставки, используются в отношении физических лиц нерезидентов России (15 и 30 %), и в отношении выигрышей в лотерее, конкурсе или рекламной акции (35 %). Если в организации используется только основная ставка, то раздел заполняется один раз.

Во втором подразделе суммируют итоги по всем используемым ставкам налога на доходы.

Во втором подразделе указываются итоговые значения. В строке вписывается количество сотрудников, получивших начисления за период. В случаях если работник увольнялся, а потом возвращался в организацию, информация не меняется.

Есть случаи, когда в годовых отчетах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ налог, который удержан, не совпадает с суммой исчисленного налога. Это случается из-за того, что какие-то налоговые суммы были перечислены ранее, а удержаны с работников позже.

Также указывают сумму НДФЛ, которую не удалось удержать по каким-то причинам.

Второй раздел 6-НДФЛ за последний квартал содержит информацию, то есть в расчет не идет период с начала года. Здесь заполняются даты начислений доходов работникам и их суммы. Даты указывают в хронологическом порядке:

Дата, в которую сотрудник получил доход. Указанные число и месяц зависят от типа выплат. День, являющийся датой получения дохода сотрудником, также зависит от этого типа. Заработная плата, таким образом, является доходом физлица, полученным в конце месяца (выдана последним числом), за который она уплачивается, то есть указывается последний день, например, января 2021 года, а зарплату за этот месяц сотрудник получил в феврале. Отпускные и больничные являются доходами в день их получения.
Дата, когда удержан налог предприятием. Взимать НДФЛ с заработка нужно в день его выплаты. Налог на доход сотрудника с отпускных или больничного также удерживается предприятием в день их выплаты.
Дата отчислений суммы налога в бюджет в соответствии с законом. Налог с зарплаты нужно внести в бюджет следующим после выплаты днем, не позже, а с отпускных и больничных до окончания того месяца, когда они выплачивались.
Сумма, которую сотрудники получили в определенную дату, без вычета налога.
Сумма налога, удержанного по факту выплаты дохода сотрудникам на дату удержания налога предприятием, независимо от перечислений в бюджет.

При проверке 6-НДФЛ и 2-НДФЛ необходимо проверить их внутренние данные, но и сравнить образец 6-НДФЛ с другими отчетностями, и со сведениями бухгалтерского учета и налоговых регистров.

НК РФ предопределяются сроки предоставления информации о доходах сотрудников организации и суммах налога удержанного, исчисленного и перечисленного в бюджет Российской Федерации за год за каждого сотрудника по годовому отчету 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.

Сроки предоставления этих отчетностей одинаков: не позже начала апреля года, наступившего за прошедшим налоговым периодом. В случае если последний день подачи отчетности выпадает на выходной или праздничный нерабочий день, подать отчетность разрешается на следующий за ним рабочий день. Например, если первое число апреля выпадает на субботу, то последний срок предоставления отчетностей по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ 3-го числа.

В некоторых случаях работодатели будут платить НДФЛ за работников

Федеральным законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ предусмотрено внесение изменений в ст. 226 НК РФ.

Раньше уплата НДФЛ за счет средств налогового агента не допускалась. Со следующего года внесены изменения, и теперь налоговый агент будет уплачивать НДФЛ за свой счет в случае доначисления ему сумм налога в ходе проверки.

Так, если в 2021 году налоговый орган при проведении камеральной или выездной налоговой проверки установит факт неудержания или неполного удержания налога, то в решении налоговой о привлечении к ответственности будет указано, что налоговому агенту нужно уплатить определенную сумму НДФЛ.

Скорее всего, будет принято решение о применении этой нормы в проверках, начиная уже с 1 января 2021 года. Остается дождаться официального письма с разъяснениями от ФНС.

Соответствия годовых отчетов 2НДФЛ и 6 НДФЛ

Не только сроки подачи объединяет эти отчетности. Письмом ФНС России обозначены контрольные соотношения для них.

К годовому расчету 6-НДФЛ применяют итоговое соотношение с ежегодной справкой 2-НДФЛ, которая имеет признак «1» (с указанием общей суммы доходов, заработанных сотрудником за предыдущий год, налоговая база, с которой произведено удержание налоговых сумм). Так как в справке 6-НДФЛ содержатся обобщенные сведения, а в справки 2-НДФЛ заполняют раздельно по каждому сотруднику, который заработал на предприятии свой доход в виде зарплаты, при проверке 6-НДФЛ и 2-НДФЛ у них должны совпасть некоторые данные:

Число работников, которые заработали доход за отчетный период, не должно разниться с общим количеством предоставленных справок 2-НДФЛ.
По ставкам налога (каждой из них) начисленный доход должен равняться итогу строк «общая сумма дохода» по всем справкам 2-НДФЛ, при этом налоговая ставка будет точно такой же.
Дивидендный доход должен равняться сумме этого же дохода по всем справкам 2-НДФЛ.

Полный налог, который удержан из общей суммы дохода сотрудника в рублях без копеек, должен равняться сумме строки «сумма налога исчисленная» по всем формам 2-НДФЛ с соответствующими ставками.
Не удержанный по каким-либо причинам налог с физического лица должен быть равным сумме налога, который не удержал налоговый агент во всех справках.

В отчетах в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ расхождение не допускается.

Отчетность налоговых агентов по НДФЛ

Организации, которые производят выплаты физическим лицам по трудовым и гражданско-правовым договорам, являются налоговыми агентами по НДФЛ. Они обязаны исчислить, удержать и уплатить налог в бюджет, а также отчитаться в налоговую инспекцию. Вопросам, связанным с составлением и представлением отчетности по НДФЛ, посвящено интервью с Сергеем Разгулиным, действительным государственным советником РФ 3 класса
07.04.2017 Автор: Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3 класса
В каких документах налоговым агентам следует вести учет выплаченных физлицам доходов, а также исчисленных и удержанных сумм НДФЛ?

Налоговый учет в течение налогового периода (календарного года (ст. 216 НК РФ)) ведется в соответствующем регистре, который составляется в отношении каждого физлица.

Данный документ должен позволять идентифицировать физлицо-налогоплательщика, вид выплаченных ему доходов и предоставленных налоговых вычетов, суммы дохода, даты их выплаты, налоговый статус физлица, даты удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, а также реквизиты платежного документа.

Налоговый агент самостоятельно разрабатывает и утверждает приказом форму регистра и порядок отражения в нем аналитических данных и данных первичных учетных документов. На практике эта форма включается в состав приложений к учетной политике для целей налогообложения.

На основе данных регистра заполняются справка 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]) и расчет по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]).

Какие санкции предусматривает законодательство за отсутствие регистров?

В силу статьи 120 Налогового кодекса отсутствие регистров признается грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Оно влечет наказание в виде штрафа в размере от 10 000 рублей.

Эта же статья признает нарушением систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах хозяйственных операций.

При этом ошибочное отражение даты фактического получения физлицом дохода в виде оплаты труда как даты его выплаты не является основанием для привлечения к ответственности по статье 120 Налогового кодекса (письмо Минфина России от 18.04.2014 № 03-04-06/17867).

Входят ли регистры в список отчетности по НДФЛ, которую организация представляет в налоговую инспекцию?

Собственно регистры в список представляемой налоговым агентом отчетности не входят. Однако инспекторы при необходимости могут их запросить (ст. 93 НК РФ).

Согласно Налоговому кодексу организация представляет в инспекцию по месту своего учета документы, содержащие сведения за истекший налоговый период о доходах физлиц и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ) (форму 2-НДФЛ по каждому физлицу).

Коды видов доходов и вычетов для заполнения формы 2-НДФЛ (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]), а также порядок ее представления (приказ ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/[email protected]) установлены ФНС России в отдельных приказах.

Отмечу, что с 2021 года некоторые коды доходов и вычетов исключены и введены новые (приказ ФНС России от 22.11.2016 № ММВ-7-11/[email protected]). При этом на сайте ФНС России размещена информация о применении новых кодов и при заполнении отчетности за 2021 год (https://www.nalog.ru/rn77/news/tax_doc_news/6358196/).

Срок представления формы 2-НДФЛ — ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим (п. 2 ст. 230 НК РФ). Когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, то окончанием срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В 2021 году появилась новая форма отчетности — «Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом» (форма 6-НДФЛ) (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]).

По ней обязаны отчитываться все налоговые агенты, в том числе лица, признаваемые налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами (ст. 226.1, пп. 2, 4 ст. 230 НК РФ).

Расчет содержит обобщенную информацию в целом по всем физическим лицам (п. 1 ст. 80 НК РФ), без конкретных персональных данных.

Его заполняют нарастающим итогом на отчетные даты: 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря и представляют в налоговую инспекцию не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим отчетным периодом. За налоговый период расчет сдают не позднее 1 апреля следующего года (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отмечу, если операция по выплате дохода начата в одном отчетном периоде, а завершается в другом, то она отражается налоговым агентом в расчете 6-НДФЛ того периода, в котором завершена (письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/[email protected]).

Даже если организация не производила выплат физическому лицу, рекомендую представлять «нулевой» расчет по форме 6-НДФЛ несмотря на наличие разъяснений ФНС России с иной позицией (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/[email protected]).

Каким образом проверяют отчетность налогового агента?

Правоприменительная практика исходит из того, что справки 2-НДФЛ декларацией (расчетом) не являются и камеральной проверке не подлежат (письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Форма 6-НДФЛ проходит камеральную проверку (ст. 80, 88 НК РФ). При этом инспекторы хотя и не могут истребовать документы (п. 7 ст. 88 НК РФ), но, в частности, они вправе запросить пояснения в случаях выявления ошибок, противоречий между представленными сведениями и сведениями, имеющимися у них. Компания должна в течение пяти рабочих дней предоставить необходимые пояснения или внести исправления.

Основная масса требований о даче пояснений по расчету 6-НДФЛ ожидается по итогам налогового периода — после представления справок по форме 2-НДФЛ, в которых содержится детальная информация о каждом физлице — получателе дохода.

При обнаружении правонарушений по итогам камеральной проверки составляется акт (п. 1 ст. 100 НК РФ).

Напомню, что просрочка перечисления НДФЛ приводит не только к начислению пеней, но и к взысканию с налогового агента штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению (ст. 123 НК РФ). Взыскание применяется к каждому факту неудержания, в том числе допущенного до истечения налогового периода.

Нужно ли организации представлять в инспекцию сведения о доходах, выплаченных индивидуальному предпринимателю в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности?

Нет, не нужно. Организация не признается налоговым агентом в отношении таких выплат (подп. 1 п. 1 ст. 227 НК РФ).

«Предпринимательский» статус дохода подтверждает гражданско-правовой договор, в который включены реквизиты свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве ИП, или наличие копии свидетельства о такой регистрации (письмо Минфина России от 21.03.2011 № 03-04-06/3-52).

В каких случаях сведения по форме 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ могут быть представлены в инспекцию на бумажном носителе?

Форму 2-НДФЛ организация представляет на бумажном носителе (лично, через представителя либо почтовым отправлением с описью вложения), когда численность физических лиц, получивших от нее в налоговом периоде доходы, подлежащие обложению НДФЛ, составляет 24 человека и менее (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Для целей представления расчета 6-НДФЛ указанная выше численность проверяется за квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Если данное требование не выполняется, то форма 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ представляются в электронной форме исключительно по телекоммуникационным каналам связи (далее — ТКС).

Вместе с тем несоблюдение способа представления не означает, что обязанность налогового агента подать отчетность не была исполнена.

Так, инспекция не вправе отказать в приеме 6-НДФЛ на бумажном носителе организации, у которой налогооблагаемые доходы получили более 24 человек. Однако с нее будет взыскан штраф в размере 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ) за несоблюдение порядка представления расчета.

Свидетельствует ли успешная отправка отчетности (лично или через представителя, почтовым отправлением, по ТКС) о ее приеме инспекцией?

Для каждого из перечисленных способов определена своя дата, фиксирующая момент представления.

При этом представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль (пп. 11, 17, 30 Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утв. приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/[email protected]).

В зависимости от причин, вызвавших непрохождение контроля, решается вопрос о привлечении налогового агента к ответственности.

Если отчетность представляется не лично или по почте, а по ТКС, целесообразно отправлять ее заранее.

В течение 10 рабочих дней с даты отправки инспекция должна направить налоговому агенту в электронной форме за соответствующий год реестр сведений о доходах физических лиц и протокол приема сведений о доходах физических лиц, в которых могут содержаться сведения об ошибках. Запас времени позволит организации при необходимости уточнить отчетность.

Для уточнения в инспекцию следует подать только те сведения, которые скорректированы. Так, если при отправке по ТКС в протоколе приема выявлены сведения, содержащие ошибки, то повторно направляют только скорректированные (исправленные) сведения. Повторно весь файл не представляют.

Как должны представлять отчетность организации, в состав которых входят обособленные подразделения?

Налоговый кодекс предписывает сдавать отчетность в инспекции как по месту нахождения самой организации, так и по месту нахождения ее обособленных подразделений (в отношении работников обособленного подразделения, а также физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, заключенным с организацией в лице обособленного подразделения) (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Отчетность формируется отдельно по каждому обособленному подразделению независимо от того, что организация может состоять на учете по месту нахождения обособленных подразделений в одной инспекции.

Представление отчетности в соответствующие налоговые органы может производиться как головной организацией, так и непосредственно обособленными подразделениями.

Для целей представления сведений наличие или отсутствие у обособленного подразделения отдельного баланса, расчетного счета значения не имеет. Также не имеет значения место жительства физлица.

Возможна ситуация, когда физлицо в течение налогового периода или даже в течение месяца налогового периода работало и в обособленном подразделении, и в головной организации. В таком случае уплату НДФЛ и представление сведений производят с учетом дохода, начисленного пропорционально отработанному времени в каждом из мест (письмо Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55).

Как отчитываться при закрытии обособленного подразделения?

Налоговый кодекс не регулирует данную ситуацию. Рекомендую в течение налогового периода до момента снятия с учета представить отчетность в инспекцию по месту нахождения закрываемого обособленного подразделения за период с начала календарного года по день закрытия. Повторного направления отчетности по окончании календарного года не требуется.

Расскажите об особенностях представления налоговым агентом сведений о доходах физлиц от операций с ценными бумагами.

Брокеры, депозитарии, доверительные управляющие (ст. 226.1 НК РФ) при осуществлении операций с ценными бумагами, с финансовыми инструментами срочных сделок, выплат по ценным бумагам российских эмитентов (купоны, дивиденды по акциям) представляют сведения о полученных физлицами доходах в приложении № 2 к декларации по налогу на прибыль организаций («Сведения о доходах физического лица, выплаченных ему налоговым агентом, от операций с ценными бумагами, операций с производными финансовыми инструментами, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов» (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/[email protected])). Документ сдают только за налоговый период (за 2016 г. — не позднее 28.03.2017). Форма 2-НДФЛ по таким доходам не представляется.

При этом налоговый агент составляет отдельные справки не только в отношении каждого физического лица, но и отдельно по каждому виду дохода, который облагается по разным ставкам.

Обратите внимание, несмотря на то, что сведения подают по форме, являющейся приложением к налоговой декларации, ответственность, связанная с их непредставлением, наступает на основании статьи 126 Налогового кодекса, посвященной документу. Штраф составляет 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Сведения о выплаченных дивидендах, не относящихся к дивидендам по акциям российских организаций, представляют по форме 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ; письмо Минфина России от 29.01.2015 № 03-04-07/3263).

Предположим, налоговый агент не смог полностью удержать сумму НДФЛ за налоговый период. Какие сведения он обязан предоставить в этом случае?

О невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент письменно сообщает физлицу и в инспекцию по месту своего учета не позднее 1 марта года, следующего за налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Согласно разъяснениям Минфина России (письмо Минфина России от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363) сообщение о невозможности удержать налог не освобождает налогового агента от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России (письмо ФНС России от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).

Поскольку согласно действующей редакции Налогового кодекса речь идет об исполнении двух обязанностей — сообщить о невозможности удержания и сообщить о доходах физического лица, целесообразно дважды направить в инспекцию соответствующие справки по форме 2-НДФЛ (например, представить справку за 2021 г. с признаком «2» — не позднее 01.03.2017 и справку за 2021 г. с признаком «1» — не позднее 03.04.2017).

В справке с признаком «1» указывают суммы, включающие доходы и исчисленную сумму налога, а также неудержанные суммы налога, которые ранее были отражены в справке с признаком «2» (письмо Минфина России от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290).

Отмечу, что ответственности за непредставление справки (ст. 126 НК РФ) можно избежать, если справка с признаком «2» содержала все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке с признаком «1» (пост. ФАС УО от 24.09.2013 № Ф09-9209/13).

Налоговый агент не удерживает сумму отраженной в справке задолженности из доходов физлица, выплачиваемых ему впоследствии.

Что касается рассмотренных в предыдущем вопросе сведений о доходах физлиц от операций с ценными бумагами, то есть некоторые особенности направления сведений, если удержание НДФЛ оказалось невозможным.

Налоговый агент о невозможности удержания НДФЛ по итогам налогового периода обязан не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить в инспекцию (п. 14 ст. 226.1 НК РФ). При этом форма сообщения может быть произвольной.

В каком случае налоговый агент обязан предоставить физлицу справку о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ?

В случае предоставления физлицом соответствующего заявления налоговый агент обязан выдать справку 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ; письмо Минфина России от 01.12.2014 № 03-04-06/61255). При этом Налоговый кодекс не устанавливает сроки выдачи такой справки, а также ответственность за ее невыдачу (несвоевременную выдачу).

Однако согласно Трудовому кодексу работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). К таким документам могут быть отнесены и справки 2-НДФЛ.

Кроме того, Закон о персональных данных (ст. 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ) предписывает оператору, которым является и работодатель, организующий и (или) осуществляющий обработку персональных данных, в срок, не превышающий 30 календарных дней с момента обращения работника либо его представителя, дать им возможность ознакомиться с персональными данными.

Таким образом, если речь идет о выдаче справки 2-НДФЛ по заявлению физического лица — исполнителя по гражданско-правовому договору, то налоговому агенту как оператору персональных данных следует исходить из того, что срок выдачи не должен превышать 30 календарных дней.

В качестве справки о доходах, полученных от операций с ценными бумагами, могут быть выданы:

сведения по форме 2-НДФЛ, в которой доходы от операций с ценными бумагами отражены наряду со сведениями о других доходах;
сведения по форме приложения № 2 к декларации по налогу на прибыль организаций при ее дополнении данными о налоговом агенте (при наличии доходов только от операций с ценными бумагами);
две справки: соответственно по «обычным» доходам и сведения о доходах от операций с ценными бумагами (естественно, при наличии таких доходов).

Может ли налоговый агент выдать физлицу справку по форме, отличной от 2-НДФЛ?

В принципе может. Ответственность за несоблюдение формы Налоговым кодексом не установлена. Например, можно выдавать физлицам справки по форме разработанного организацией налогового регистра, соответствующего всем требованиям законодательства (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Однако если справка необходима физлицу для представления в налоговые органы, то во избежание сложностей в получении физлицом, например, вычетов лучше использовать форму 2-НДФЛ.

Актуальная бухгалтерия

Разместить:

2-НДФЛ и 6-НДФЛ в бухгалтерии

В бухгалтерской программе «1С» сформировывается декларация по налогу на доход на основании данных, полученных из программы «1С:ЗУП». Там информация для отчетностей 2-НДФЛ и 6-НДФЛ по дивидендам сформировывается на основании документации.

При использовании бухгалтерской программы «1С» можно не переживать о выполнении соотношений в годовом отчете 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Автоматический режим формирования отчетностей гарантирует обязательный автоматический режим соблюдения всех необходимых контрольных соотношений. Для этого нужно следить за современностью версии программы и обновлять при необходимости.

Заполнив образцы отчетов, бухгалтер обязан проверить всю внесенную информацию, чтобы быть уверенным в корректности и достоверности предоставляемых сведений. Годовой отчет 6 -НДФЛ и 2- НДФЛ должны совпадать. Если все-таки имеются какие-либо расхождения, ИФНС имеет право направить работодателю приказ о внесении корректировок в Расчет, либо о представлении объяснений в письменном виде сроком в пять дней. Также при обнаружении ошибки в Расчете ИФНС имеет право взыскать с работодателя штраф.