Универсальный отчет по проверке заполнения части 2 формы 6-НДФЛ

Заполнение части 2 формы 6-НДФЛ по-прежнему вызывает трудности у пользователей. Регистр Налогового учета по НДФЛ и специализированные отчеты по НДФЛ не всегда могут помочь в поиске ошибки, поскольку там используются не все данные, хранящиеся в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Ознакомившись с этой статьей, вы:

• узнаете, как с помощью Универсального отчета проверить корректность заполнения части 2 формы 6-НДФЛ и определить, какие действия нужно предпринять, чтобы данные в отчете отразились правильно;
• получите ссылку на готовую настройку Проверка заполнения части 2 6-НДФЛ для использования ее в своей программе.

Кто сдает форму 6-НДФЛ

Закон «О внесении изменений в НК РФ» от 02.05.2015 № 113-ФЗ установил для налоговых агентов, выплачивающих доходы физическим лицам, обязанность ежеквартально отчитываться в ИФНС о суммах налога, удержанного с таких доходов (п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции закона № 113-ФЗ).
Данным нормативным актом был предусмотрен и порядок утверждения форм отчетности, возложенного на ФНС России. В итоге ФНС России был выпущен приказ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected], которым для российских налогоплательщиков была введена форма 6-НДФЛ, обязательная к применению с 01.01.2016.

С 2021 года 6-НДФЛ планируют объединить с формой 2-НДФЛ. О планируемых нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Обзорный материал.

Сроки сдачи справок 2-НДФЛ в 2021

Ранее сроки сдачи справок по форме 2-НДФЛ зависели от того, какой признак в них указан:

• если «1» или «3», то справку нужно было сдать не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Данный признак указывает на то, что НДФЛ удержан и перечислен в бюджет государства в полном размере;
• если «2» или «4», то справку нужно было сдать не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Данный признак указывает на то, что НДФЛ не получилось удержать и, соответственно, перечислить в полном объеме.

Важно! С 2021 г. вне зависимости от того, какой признак указывается в справках 2-НДФЛ, документы нужно передавать не позднее 1 марта (Федеральный закон от 29.09.2019 г. № 325-ФЗ). Поскольку в 2021 г. этот день выпадает на воскресенье, срок переносится на 2 марта 2021 г.

Если налоговый агент не сдаст справки 2-НДФЛ в установленные сроки, ему грозит административная ответственность в виде штрафа согласно п. 1 ст. 126 НК РФ. Его размер составляет 200 руб. за каждый не представленный документ. Например, если компания не подала сведения по 100 сотрудникам, то штраф будет равен 20 000 руб.

Кроме того, если налоговая инспекция обнаружит в справке 2-НДФЛ недостоверные сведения, то штраф будет наложен по п. 1 ст. 126.1 НК РФ. Согласно этой норме он составит 500 руб. за каждый документ, в котором содержится неверная информация. Однако штрафа можно избежать, если налоговый агент самостоятельно обнаружит ошибку и подаст корректировочную справку 2-НДФЛ до того, как налоговая сама выявит нарушение.

Формирование 6-НДФЛ в «1С: ЗУП» («Зарплата и управление персоналом»)

Специалисты — разработчики «1С» оперативно отреагировали на изменения в законодательстве и дополнили релизы новой формой отчетности. Как и все остальные формы налоговых отчетов в «1С», по истечении отчетного периода 6-НДФЛ можно заполнить автоматически, программными средствами. Рассмотрим этот процесс на примере «1С: ЗУП» (3.0).

Для формирования 6-НДФЛ в 1С: ЗУП в главном меню «Отчетность. Справки» следует выбрать «1С — Отчетность», затем пункт «Создать» и в выпадающем меню «6-НДФЛ».

В появившемся окне для заполнения 6-НДФЛ следует выбрать организацию и указать период, за который формируется отчет.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Под заполняемыми полями в окне 6-НДФЛ будет видна информация о редакции формы, которую заполнит программа. В дальнейшем в случае изменений для создания корректного отчета нужно будет отслеживать и правильную редакцию формы.

Нажимаем Enter и попадаем на страницу формы. Проверяем данные (помимо информации об организации и периода, будут видны также тип отчета (первичный или корректирующий), дата подписания и т. п.). Затем нажимаем «Заполнить», и «1С» переносит данные из регистров начисления НДФЛ за отчетный период в форму. Проект отчета готов!

Осталось его проверить. Вручную это можно сделать, сформировав в той же «1С» расчетную ведомость за тот же период. При корректном заполнении отчета показатели строк 020 «Сумма начисленного дохода» и 040 «Сумма исчисленного налога» в 6-НДФЛ должны совпадать с итогами по графам «Всего начислено» и «Всего удержано» в расчетных ведомостях за тот же период.

Исправление ошибок для формирования 6-НДФЛ — это отдельный обширный вопрос. В этой статье мы не будем останавливаться на нем подробно. Отметим только, что если при сверке с расчетной ведомостью обнаружены расхождения, то в проекте 6-НДФЛ доступна функция расшифровки строк. Для этого ставим курсор на нужную строку (например, 020) и либо дважды кликаем на нее левой кнопкой мыши, либо 1 раз нажимаем правую кнопку мыши и в выпадающем меню выбираем «Расшифровать». Получившуюся расшифровку удобно сверять с расчетной ведомостью на предмет выявления отличий.

Об отправке отчета в ФНС по электронным каналам связи читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?».

Настройка Универсального отчета

Универсальный отчет в программе расположен в разделе Отчеты — Стандартные отчеты — Универсальный отчет.

Заполнение шапки отчета

В шапке отчета укажите:

• Период — период составления отчета;
• Регистр накопления — тип источника данных;
• Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — наименование регистра, в котором хранятся данные расчетов налогоплательщиков по НДФЛ;
• Основные данные — данные регистра Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Настройка отчета

Откройте настройку отчета по кнопке Настройки. Выберите Вид — Расширенный.

Расширенный вид отчета позволяет работать со специальными вкладками:

• Отборы;
• Поля и сортировки;
• Оформление;
• Структура.

Это помогает настраивать отчет максимально гибко под свои условия.

Для отчета Проверка заполнения части 2 6-НДФЛ заполним вкладки:

• Отборы;
• Поля и сортировки;
• Структура.

Вкладка Отборы

На вкладке Отборы по кнопке Добавить отбор укажите период получения дохода, например, за 1 кв. 2021:

• 1-я строка: Поле — Дата получения дохода, Условие — Больше или равно, Значение — 01.01.2019.

2-я строка:

Поле— Дата получения дохода, Условие— Меньше, Значение— 01.04.2019.

3-я строка:

Поле— Крайний срок уплаты, Условие— Не равно, Значение— не заполняется.

По кнопке Показать выберите команду показывать В шапке отчета.

Заполненная вкладка Отборы выглядит следующим образом:

Если в базе учет ведется по нескольким организациям, можно добавить 4-ю строчку отбора:

• Поле — Организация, Условие — Равно, Значение — организация для которой производится проверка данных. PDF

Вкладка Поля и сортировки

На вкладке Поля и сортировки дополнительно к выставленным по умолчанию показателям по кнопке Добавить установите следующие показатели:

• Регистратор;
• Учитывать выплаченный доход в 6-НДФЛ;
• Срок перечисления;
• Крайний срок уплаты;
• Сумма выплаченного дохода.

Используя стрелки «вверх» и «вниз», расположите поля в порядке следования. Для более компактной формы отчета оставьте флажки только на следующих показателях:

• Вид дохода;
• Ставка налогообложения резидента;
• Регистратор;
• Учитывать выплаченный доход в 6-НДФЛ;
• Срок перечисления;
• Крайний срок уплаты;
• Сумма выплаченного дохода;
• Сумма.

В окне Сортировки по кнопке Добавить укажите систему упорядочивания данных в отчете:

• Дата получения дохода — По возрастанию;
• Физическое лицо — По возрастанию.

Вкладка Структура

Исходная структура отчета содержит только детальные записи. Для построения собственной структуры отчета удалите настройку, заданную по умолчанию, по кнопке Удалить.

По кнопке Добавить задайте группируемые поля, как показано на рисунке.

Где найти и как заполнить 6-НДФЛ в «1С 8»

Стандартное место 6-НДФЛ в 1С 8 такое: «Отчеты» — «Регламентированные отчеты» —«6-НДФЛ». Иногда отчет может вдруг потеряться, тогда искать его следует тоже в «Регламентированных отчетах», но в общем «Справочнике отчетов». В справочнике следует установить галочку напротив 6-НДФЛ и в верхнем меню нажать «Восстановить». Отчет вернется на обычное место.

Алгоритм создания и заполнения нового отчета аналогичен описанному выше для «1С: ЗУП».

Проверьте, правильно ли вы заполнили форму 6-НДФЛ , с помощью разъяснений от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Информация в справке 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ, предназначенной для передачи в налоговые органы, содержится следующая информация:

Титульный лист

В нем содержатся:

• основная информация — номер справки, отчетный год, признак, номер корректировки, код ИФНС, наименование организации, код по ОКТМО, номер телефона, а также информация по реорганизованной компании;
• раздел 1 — сведения о физическом лице (ИНН, ФИО, статус налогоплательщика, дата рождения, гражданство, код удостоверения личности, серия и номер документа);
• раздел 2 — информация об общей и налогооблагаемой суммах дохода, а также сумме НДФЛ (исчисленного, удержанного и перечисленного);
• раздел 3 — сведения по стандартным, социальным и имущественным вычетам (коды вычетов и суммы, а также код, номер и дата уведомления из налоговой инспекции);
• дополнительная информация — кто именно подтверждает достоверность и полноту сведений, а также дата формирования документа;

Приложение, необходимое для указания доходов и вычетов с разбивкой по месяцам

В приложении указываются:

• номер справки;
• отчетный год;
• ставка НДФЛ;
• месяц;
• код дохода или вычета;
• сумма дохода или вычета;
• дата формирования документа.

Важно! Если справка формируется для сотрудника, то в ней нет приложения для разбивки по месяцам информации по доходам и вычетам. Остальная информация заполняется аналогичным образом, как и в справке 2-НДФЛ для налоговой инспекции.

Нюансы по 6-НДФЛ в «1С 7»

Изначально вообще не планировалось выпускать обновления к «семерке», чтобы стимулировать пользователей переходить на «восьмерку».

В результате в «семерке» 6-НДФЛ автоматически не формируется. То есть там есть форма отчета и возможность его выгрузки, есть внесенные в общие регистры данные по выплатам и удержаниям, но заполнять и проверять их нужно вручную, соотносясь с разъяснениями ФНС по заполнению 6-НДФЛ, изложенными, в том числе в письмах от 12.02.2016 № БС-3-11/[email protected] и от 25.02.2016 № БС-4-11/[email protected]

Как вести налоговый регистр для заполнения 6-НДФЛ, узнайте в статье «Образец заполнения налогового регистра для 6-НДФЛ».

Вспомним теоретический аспект

Вид дохода		Строка 100 Дата фактического получения дохода	Строка 110Дата удержания НДФЛ	Строка 120 Срок перечисления НДФЛ
Оплата труда (код дохода 2000, 2530)	Аванс	Последний день месяца, за который начислен доход
	Зарплата за месяц
	Расчет при увольнении	Последний день работы в месяце увольнения, за который начислен доход	День выплаты	День, следующий за днем выплаты дохода
Отпускные (код 2012) пособие по временной нетрудоспособности (код 2300)		День выплаты	День выплаты	Последний день месяца выплаты
Доходы в денежной форме		День выплаты	День выплаты	День, следующий за днем выплаты дохода
Доходы в натуральной форме		День передачи доходов в натуральной форме	Ближайший день выплаты дохода в денежной форме	День, следующий за днем выплаты дохода
Сверхнормативные суточные		Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет
Материальная выгода от экономии на процентах при получении заемных средств		Последний день каждого месяца в течении срока, на который были предоставлены заемные средства

В чем основная ошибка, когда мы ведем учет в ЗУП, УПП, КА? Мы не следим за датами выплаты дохода, а они очень важны!

Проверка и отправка 2-НДФЛ

Для проверки и отправки справки нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать среди перечисленных документов те справки, которые нужно отправить.

2. Щелкнуть по синей кнопке для проверки отчета и его дальнейшей отправки.
3. Указать, имеет ли подписавший документ человек полномочия руководителя.
   

   Если подписант не имеет полномочий руководителя, на него должна быть оформлена доверенность, наделяющая его полномочиями подписи. Нужно оформить «Сообщение о представительстве». Его можно заполнить в разделе «Реквизиты и настройки».

4. Когда проверка окончена:
5. если ошибки и предупреждения отсутствуют, можно отправлять документ, щелкнув «Отправить в ФНС»:
   если найдены ошибки, потребуется их исправление. Сначала стоит ознакомиться с ними (кнопка показа результатов проверки). После этого можно вернуться к перечню документов (кнопка «Редактировать справки») для внесения правок. Когда произведены все необходимые корректировки, можно повторить отправку.
6. предупреждения тоже следует проверять, хотя их исправление и не является обязательным. В разделе проверки можно скачать документ с расширением XML, отправить его в печать или произвести расчет сумм, чтобы сверить их с 6-НДФЛ.
7. Когда пользователь нажимает «Отправить» в ФНС, производится подписание документа его уникальной ЭЦП, а затем отправка в Налоговую службу. Для просмотра перечня документов, которые уже были отправлены, на основной странице нужно выбрать «ФНС», далее «Отправленные отчеты».

Алгоритм действий пользователя

Любая манипуляция, совершаемая в машине требует внимательности и слаженности прохождения этапов. Так и наш случай подразумевает определенную процедуру и мы ее изучим далее.

Шаг 1 – Клавиша создать поможет Вам задать новую отчетную форму.

Шаг 2 – В видах отчетов найдите нужный нам 6-НДФЛ и затем кликните выбор.

Шаг 3 – В открывшемся окне пропишите нужную компанию, когда сопровождается учет нескольких, отчетный период и нажмите на создать. Учтите, что при наличии отдельных подразделений, по которым не ведется отдельный баланс, форма отчета должна быть своя по каждому такому подразделению.

Шаг 4 – Дабы Вы имели возможность сделать отчет сразу в несколько налоговых по месту регистрации отделов существует флаг создать для нескольких налоговых органах. После стоит отметить налоговые органы и прописать те, в которых компания и ее обособленные подразделения состоят на учете и куда требуется направить отчетность. В итоге Вы получите исчисление в разрезе налоговых по отчетной форме. Но в обязательном порядке зайдите в каждый и проверьте правильность просчетов.

Шаг 5 – На титульном листе в поле по месту нахождения (учета) (код) Вы обязаны проставить код места представления расчета и для отечественных компаний он является 220-м.Вы вправе включить автоотчет и делать его сами, тогда для основной и дочерних компаний Вы делаете отдельный расчет форы и графе Представляется в налоговый орган (код) командой заполнения присваиваете расчеты.

Далее хочу Вам поведать, как составить каждый раздел изучаемого нами отчета.

Печать реестра

Произвести печать реестра можно со страницы, на которой находится перечень справок. Алгоритм работы следующий:

1. Выбрать работников, по которым нужны распечатки.
2. Кликнуть «Действия», затем «Напечатать реестр».

3. Когда откроется новое окно, нужно выбрать, какой использовать формат: в соответствии с приказом ФНС или в виде расширенной сводной таблицы.
4. Автоматически подставленные номер реестра и дату следует проверить, а при необходимости – поменять.

После клика по ссылке «Скачать файл Excel» или «Скачать файл PDF» (второй вариант доступен только в случае выбора варианта согласно приказу ФНС), начнется скачивание файла, который нужно открыть и отправить в печать. Реестр можно напечатать и со страницы с итогами проверки. Для этого необходимо:

• кликнуть «Напечатать реестр»;
• когда откроется всплывающее окно, выбрать формат: согласно приказу ФНС или в виде сводной таблицы;
• проверить, а при необходимости – поменять номер реестра и дату;
• кликнуть по ссылке «Скачать файл Excel» или «Скачать файл PDF», начнется скачивание файла, который нужно открыть и отправить в печать. PDF доступен только в случае выбора варианта согласно приказу ФНС.