Представительские расходы и их учет в 1С: Бухгалтерии

В интересах бизнеса проводятся различные встречи с инвесторами, потенциальными клиентами, кредиторами и прочими субъектами и, как известно, такие встречи предполагают различные траты. Местом проведения мероприятий могут быть рестораны и различного рода конференц-залы и на все это нужны деньги. Финансируются такие затраты из специально отведенного на такие цели бюджета и по ним в целях налогообложения должен вестись четкий и строгий порядок отчетности. В приведенной статье рассмотрим отражение представительских расходов в 1С и порядок их налогообложения.

Что относят к представительским расходам

Само по себе понятие весьма обширно и простому обывателю может быть до конца и не ясно, что же конкретно имеется ввиду. Поэтому перед отражением представительских расходов в 1С разберитесь со смыслом понятия. В приведенной таблице собран перечень возможных затрат, что можно сюда отнести.

О составе представительских затрат

Представительские расходы (ПР) учитывают отдельно от других видов затрат по правилам ст. 264 НК РФ. В пункте 2 указанной статьи прописано, что относится к таким затратам.

Более подробно об этом вы можете узнать из нашей статьи “Какие расходы для налогообложения – представительские“.

Расходы на покупку алкогольной продукции тоже можно отнести к ПР, учитывая позицию Минфина, опубликованную в письме от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120. Как разъясняет ведомство, список продуктов Налоговым кодексом не закреплен, поэтому расходы на алкоголь, приобретенный в рамках бизнес-мероприятия, можно включить в состав ПР.

А вот, например, угощения и напитки, которые стоят на столах в зале, где участники ожидают встречи или получения документов, нельзя учитывать в составе ПР. Такая позиция нашла отражение в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176.

Налоговые нюансы

В интересах налогообложения прибыли компаний представительские расходы принимаются за нормируемые. Нормы НК РФ твердят, что они на протяжении одного налогового периода относятся на прочие затраты не более, чем 4% от расходов налогоплательщика на ФОТ за этот же период.

Свои нюансы существуют с налоговыми вычетами по добавленной стоимости. Закон постановил, что на вычет идут суммы налога по представительским тратам, относящимся к вычету при просчете налога на прибыль компании.

Налог на прибыль

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Налогового кодекса РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 НК РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Источник:

«Клерк»

Рубрика:

Обзоры для бухгалтера

представительские расходы подтверждающие документы учет расходов подотчет ПБУ 18 02

• Тенгиз Бурсулая, ведущий аудитор ООО «Райт Вэйс»

Записаться 9880

12350 ₽

–20%

Процедура оформления в 1С

Всегда проще всего на примере разобраться с нюансами ведения любых учетных процедур. Данный вопрос не будет исключением. Допустим, что рассматриваемая компания по продаже пластмассовых изделий состоит на ОСН и уплачивает НДС. Компания провела собрание потенциальных покупателей с привлечением кейтеринговой фирмы. Все услуги сторонней организации предоставлялись на основании счета и акта.

Траты на проведение данного мероприятия стоит причислить в состав затрат на основную деятельности, то есть на продажные расходы. Они полностью отнесены на период, когда был подписан и предоставлен акт. В учете при этом стоит применить бухсчет 44.01.

Бухгалтеру стоит отнести сумму, потраченную на прием, на представительские расходы в составе прочих трат, но по закону не больше четырехпроцентного порога от общего ФОТ за указанный срок. Машина по регламенту нормирует все подобные траты в автоматическом режиме при каждом закрытии отчетного месяца. Однако стоит быть крайне внимательным, чтобы машина произвела такое действие, нужно дать ей понять какая затратная статья применялась. Поэтому крайне важно в вид расхода по затратной статье прописать представительские расходы.

Нарушения в учете представительских расходов

Нарушение № 1 – делу – время, потехе – час

Иногда после деловых переговоров компании устраивают досуг для приглашенных лиц. Например, организовывают для них экскурсию или водят на концерт. При этом все расходы, в том числе и на покупку билетов, обычно учитывают при налогообложении прибыли. Подобные действия являются нарушением. В данном случае траты на покупку билетов на развлекательное мероприятие не могут считаться представительскими расходами, поэтому относить их на уменьшаемые расходы ни в коем случае нельзя.

Либо бывает, что для организации масштабного представительского мероприятия (например, бизнес-конференции для дилеров) привлекается компания-исполнитель, которая все организует. При этом в первичных документах в качестве наименования услуги указана услуга по организации бизнес-конференции. И ее стоимость организацией-заказчиком полностью списана в качестве представительских расходов. Однако при детальном изучении всех имеющихся документов выясняется, что во время конференции выступали артисты, проводились фотосессии и т.п. Данное обстоятельство с большой долей вероятности вызовет вопросы у налоговых органов, а мы во избежание рисков рекомендуем внести исправления в налоговый учет.

Хорошо, если из документов можно узнать стоимость каждой «составляющей» части мероприятия. В таком случае сумму, относимую к развлекательным частям программы, достаточно просто исключить из уменьшаемых расходов и при необходимости подать уточненную декларацию по налогу на прибыль (и, возможно, по НДС, если входной НДС с этой части услуг был принят к вычету). Но если в документах указана только одна – общая – сумма, то есть риски, что всю эту сумму налоговики исключат из «уменьшаемых» расходов.

Поэтому во избежании рисков снятия во время налоговых проверок всей суммы услуг желательно в таких случаях, чтобы в документах содержалось указание на каждую часть, из которой состоит услуга по организации мероприятия. И, соответственно, развлекательную часть услуги не принимать к налоговому учету.

Таким образом, следует внимательно изучать все документы, которые вы получаете от своих контрагентов. Причем крайне важно обращать внимание на формулировки.

У одной компании, как показал анализ судебной практики, проблемы возникли только из-за того, что в документах значилось слово «баня» (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2015 № 09АП-15172/2015 по делу № А40-151700/14). Фирма проводила конференцию в отеле, куда были приглашены представители нескольких организаций. При этом переговоры проходили с каждым производителем отдельно (т.к. такие переговоры являлись коммерческой тайной). Для этого отель организовывал официальные приемы для переговоров компании-заказчика с производителями в различных отдельных помещениях отеля, в т.ч. в помещении под названием «Баня». Налоговая инспекция признала эту часть расходов необоснованной, несмотря на то, что фирма смогла доказать, что гости в этом помещении потребляли еду. В этом случае суд принял сторону компании, поскольку ей, судя по всему, удалось доказать, что данное помещение использовалось исключительно для проведения переговоров, а не для «банных» утех.

Вообще иногда суды достаточно лояльно относятся к налогоплательщикам. Например, в постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 17.08.2011 по делу № А41-31860/10 арбитры разрешили спор в пользу компании, которая потратила более 2 млн руб. на проведение торжественного мероприятия по поводу открытия завода и провела их как представительские расходы. Судей не смутил тот факт, что мероприятие носило явно праздничный характер и включало в себя выступление духового оркестра, а также привлекался ведущий для проведения праздника. Им было достаточно того обстоятельства, что в ходе проведения мероприятия заводом были представлены образцы продукции, а также заключались договоры на поставку кирпича. На этом основании суд сделал вывод, что расходы по организации открытия завода были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Но рассчитывать на то, что такой же подход суды будут применять в вашем случае, конечно же, нельзя.

Нарушение № 2 – отсутствие списка приглашенных

Иногда из имеющихся документов нельзя узнать, кто именно присутствовал на переговорах (представители какой организации и конкретно ФИО приглашенных лиц). Хотя в НК РФ нет требования указывать в документах приглашенных лиц, но следует помнить, что представительское мероприятие — это официальный прием представителей других организаций, участвующих в переговорах. Поэтому, чтобы налоговики не смогли заподозрить компанию в том, что под официальным мероприятием прошли, допустим, личные посиделки директора в ресторане, в каком-либо из имеющихся документов целесообразно зафиксировать список лиц, участвующих в официальном мероприятии.

О том, что в отчете нужно указывать состав приглашенной делегации и участников принимающей стороны, предупреждают и чиновники (письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).

Что касается судебной практики, то здесь нет единообразного подхода. Иногда суды принимают во внимание наличие/отсутствие списка приглашенных лиц. Так, в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2013 по делу № А56-55481/2012 суд принял сторону ИФНС на основании того, что в представленных документах отсутствовал список официальных лиц клиентов и наименование сторонних организаций, участвующих в мероприятии.

Но есть примеры решений, в которых суды не признают нарушением отсутствие данных, позволяющих идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 22.12.2014 № Ф01-5056/2014 по делу № А11-8267/2013).

В любом случае в отчете лучше приводить поименно всех приглашенных лиц, а также наименование компаний, чьими представителями они являются.

Нарушение № 3 – чаевые

Бывают случаи, когда компании компенсировали своим работникам расходы на чаевые, выданные ими во время проведения официальных мероприятий. Эти расходы, естественно, не были подтверждены первичными документами, но были внесены в авансовый отчет и компенсировались на основании заявления сотрудника.

При этом компании учитывали эти выплаты в составе представительских расходов, что является явным нарушением. Во-первых, отсутствует документальное подтверждение расходов, что нарушает нормы ст. 252 НК РФ. Во-вторых, выплата чаевых не указана в составе представительских расходов, и вряд ли их можно расценивать как расходы на проведение официального приема. Исключение – когда чаевые автоматически включены в счет, предоставленный рестораном.

Здесь, кстати, риски возникают не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами. Налоговики могут расценить такие выплаты доходами, облагаемыми НДФЛ и взносами.

Нарушение № 4 – подарки гостям

В рамках деловых мероприятий участникам могут вручаться подарки. Бывает, что стоимость таких подарков организации учитывают при налогообложении прибыли. Это является нарушением. Из п. 16 ст. 270 НК РФ четко следует, что расходы в виде безвозмездно переданного имущества относятся к расходам, не учитываемым при налогообложении.

Единственное исключение – когда на вручаемых подарках нанесена символика компании. В этом случае целесообразность расходов на подарки, как показывают разъяснения чиновников и судебная практика, можно обосновать. Так, в письме УФНС по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2 говорится, что такие подарки учитываются в составе представительских расходов. Обратите внимание, что эти траты, по мнению авторов письма, считаются не рекламными (как можно было бы предположить поначалу), а представительскими расходами. По той причине, что вручаются они в рамках официального мероприятия.

Суды также соглашаются с тем, что затраты, понесенные в связи с приобретением сувениров и подарков с символикой компании, относятся к представительским расходам, поскольку они связаны с приемом представителей предприятий — контрагентов общества с целью установления хозяйственных отношений (постановление ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

Почему важно разделять, представительские это расходы или рекламные, ведь и те и другие учитываются при налогообложении прибыли? Потому что норматив для этих затрат отличается. Если для представительских расходов норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда, то для рекламных расходов в виде подарков – 1 % от выручки от реализации.

Кстати, при вручении подарков вопрос встает не только в отношении налога на прибыль, но и в отношении НДС. Дело в том, что безвозмездная передача имущества (независимо от того, содержит она символику фирмы или нет) признается реализацией в целях НДС, а значит, является объектом налогообложения (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731). Исключение составляет передача подарков стоимостью не дороже 100 руб. за единицу и которые при этом содержат символику фирмы. Такая передача освобождается от НДС на основании подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ. Поэтому при вручении подарков необходимо проверить, не возникает ли обязанности по начислению НДС с их стоимости.

Нарушение № 5 – билеты и гостиница

Бывает, что приглашенные на мероприятие участники приезжают из других городов или стран. В этом случае некоторые организации берут на себя абсолютно все расходы, связанные с прибытием гостей на официальный прием. Например, расходы на оформление авиабилетов, виз, а также расходы по размещению приглашенных лиц в гостинице. Иногда компании относят эти расходы на уменьшение прибыли в составе представительских расходов. Является ли это нарушением?

Здесь говорить однозначно о нарушении нельзя, но о рисках мы всегда предупреждаем.

Чиновники в своих письмах прямо указывают, что расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ (письма УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115, Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796). Аналогичный вывод сделан и в отношении затрат на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных компаний, а также издержек, связанных с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы (письмо ФНС РФ от 18.04.2007 № 04-1-02/[email protected]).

Судебная практика по таким спорам неоднозначна. Так, например, в постановлении ФАС Центрального округа от 19.02.2008 по делу № А68-АП-361/14-05-414/14-05-665/14-05 суд согласился с тем, что расходы по оплате проживания участников конференции в силу прямого указания закона не могут рассматриваться как представительские расходы. Такой же вывод содержится и в постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 по делу № А66-17120/2015.

В то же время в постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 № 02АП-5191/2016 по делу № А82-15075/2015 суд разрешил принять в качестве представительских расходы по договору на организацию банкетного обслуживания, в рамках которого были оказаны услуги по проживанию.

Это не единственный пример судебного решения, вынесенного в пользу компаний. Еще одним примером является постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.03.2011 № 09АП-1937/2011-АК по делу № А40-99409/10-13-522. В этом деле фирма отнесла расходы на проживание приглашенных лиц не как представительские, а как «другие расходы» на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Ей удалось доказать, что оплата проживания приглашенных лиц является экономически обоснованной и направленной на будущее получение прибыли (развитие бизнеса, привлечение клиентов и партнеров, заключение договоров и контрактов).

Таким образом, при учете рассматриваемых трат в целях налога на прибыль компания может столкнуться с претензиями со стороны проверяющих. И если дело дойдет до суда, то выигрыш, как показывает судебная практика, возможен, хотя и не гарантирован.

Исключение спорных трат из «налоговых» расходов налоговиками не единственная неприятность, которая может грозить компаниям.

Параллельно могут возникнуть претензии в части НДС и НДФЛ. НДС может быть доначислен в связи с признанием вычета «входного» НДС (если таковой заявлялся) незаконным. Что касается НДФЛ, то налоговики могут заявить о возникновении у физлиц дохода в натуральной форме, который облагается налогом (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письма ФНС РФ от 18.04.2007 № 04-1-02/[email protected], Минфина России от 03.12.2019 № 03-03-06/1/93894).

Нарушение № 6 – осторожно, норматив!

Представительские расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, подлежат нормированию. Норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда. Об этом компании обычно знают, и нарушения в этой части достаточно редки.

Однако порой бухгалтер берет неверную базу для расчета норматива. Например, в одной компании формировался резерв на предстоящую оплату отпусков работникам. При этом расходы в виде отчислений в данный резерв не попадали в базу, исходя из которой рассчитывался норматив для представительских расходов. Тогда как, согласно п. 24 ст. 255 НК РФ, расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам считаются расходами на оплату труда. Получается, что компания занизила норматив и учла представительские расходы в меньшей части, чем могла бы. Данные действия не несут за собой налоговых рисков, но увеличивают налоговую нагрузку фирмы.

А вот следующий момент, связанный с нормативом представительских расходов, вызывает риски, но не по налогу на прибыль, а по НДС. Так, некоторые фирмы, у которых представительские расходы превышают норматив, забывают о положениях п. 7 ст. 171 НК РФ. Согласно данному пункту, сумма вычета «входного» НДС по представительским расходам напрямую зависит от норматива. Иными словами, вычет можно заявлять только в той части представительских расходов, что учена при налогообложении. Поэтому важно проверять, нет ли превышения норматива, не только в целях налога на прибыль, но и в целях НДС.

Как отразить расходы на обслуживание приемов

Крайне редко компании обходятся своими силами дабы организовать достойный прием третьих лиц. Да, собственно говоря, и зачем. Существуют специальные фирмы, которые помогут с организацией мероприятия и поиском места его проведения, подумают, чем накормить гостей и как их развлечь в перерывах между переговорами. Машина содержит специальный функционал по отображению купленных услуг у таких фирм:

• Поступление (акты, накладные);
• Укажите вид операции услуги;
• В заголовке пропишите конкретного контрагента, от которого приняты услуги и по какому договору;
• В таблицу внесите номенклатуру услуги, ее цену и по какой ставке облагается НДС;
• Пропишите бухсчет 44.01 с аналитической детализацией как представительские расходы.
• По налогу используйте 19.04-й бухсчет и рекомендуется использовать одни и те же счета в обоих видах учета дабы не приводить потом их в соответствие;
• Проведите регистрацию поступившего счета на оказанные услуги.

Расходы на продажу товаров

Следующий пример — состоялась одна крупная сделка по продаже товаров, в рамках которой пришлось провести банкет для представителей фирмы-покупателя. Расходы на организацию банкета необходимо учесть при определении прибыльности продажи.

Создаем новую статью расходов. На этот раз тип расхода — Расходы на продажу товаров, тип аналитик — заказ/реализация.

Создаем заказ клиента и реализацию товаров на его основе.

Регистрация расходов на продажу выполняется также документом приобретение услуг и прочих активов.

В качестве аналитики выбираем созданный заказ клиента.

Зарегистрированный расход появился в отчете.

Чтобы оценить прибыльность заказа клиента, нужно в настройках отчета сделать отбор по этому заказу.

Теперь в отчете выведена текущая фактическая прибыль по заказу, при этом учтена как себестоимость товаров, так и стоимость представительских расходов.

Обращаю ваше внимание, что в данном случае для определения прибыльности заказа неправильно пользоваться отчетом по валовой прибыли, т.к. в нем отображаются только дополнительные расходы, отнесенные на себестоимость товаров.

Налоговый учет

После того, как документ проведен машиной по учету сумм таких затрат, она разделяет общую потраченную сумму и величину налога. В интересах формирования книги покупок машина делает запись в спецрегистре накопления по НДС в поле предъявленного налога. Форма поступления отражена на рисунке.

Отнести на вычет можно только ту часть НДС, что отнесена к налогооблагаемой прибыли в части представительских затрат. Но на данный момент неизвестно количество подобных потерь.

Дабы исполнить такую норму закона стоит деактивировать в полученном счете-фактуре флаг отражения вычета НДС в книге покупок датой получения, конечно в случае, когда он был помечен.

Закрытие периода

Когда бухгалтер приступает к процедуре закрытия периода, машина запускает регламентный процесс расчета долей списания косвенных расходов. Он значительно облегчает участь бухгалтера и берет на себя обязанность исчисления величин затрат по налогообложению прибыли по нормируемым расходам. Бухзаписей по итогу Вы не получите и попросту запросите после закрытия и проведения процедуры справку-расчет по ней. В ней Вы и увидите интересующую нас позицию. Справка отражает сведения по:

• Общей сумме затрат на представительские цели;
• Сумме, что может быть приняты к уменьшении налогооблагаемой базы;
• Сумме постоянной разницы на оставшуюся величину.

Тут Вы не увидите базу для нормирования в виде расходов по оплате труда. Проверить проведенные машиной регламентные процессы Вы вправе через регистры налогового учета.

По регистру для пользователя видны данные общего ФОТ, а когда есть подчиненные производят страховые отчисления по личной инициативе, то эти сведения идут в регистр расходов. на добровольное страхование

Добровольное страхование работников

Согласно пункту 16 статьи 255 НК РФ затраты на добровольное медицинское и пенсионное страхование, а также на личное страхование работников учитываются в налоговой базе в составе расходов на оплату труда. Взносы по добровольному страхованию включаются в расходы по договорам:

1. долгосрочного страхования жизни, заключенным не менее чем на пять лет (в течение пяти лет страховые выплаты не предусматриваются, за исключением случая смерти застрахованного лица);
2. негосударственного пенсионного обеспечения при условии применения пенсионной схемы, предусматривающей учет пенсионных взносов на именных счетах участников негосударственных пенсионных фондов, с выплатой пенсии до исчерпания средств на именном счете участника, но в течение не менее пяти лет;
3. добровольного пенсионного страхования, предусматривающего выплату пенсий пожизненно;
4. добровольного личного страхования работников, заключенным на срок не менее одного года и предусматривающим оплату страховщиками медицинских расходов;
5. добровольного личного страхования на случай смерти или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

Совокупная сумма платежей (взносов, расходов) работодателей, выплачиваемая по таким договорам, учитывается в размере, не превышающем 12% от суммы расходов на оплату труда. При определении суммы расходов на оплату труда в нее не включаются сами расходы на добровольное страхование, поименованные в п. 16 ст. 255 НК РФ.