Бюджетный учет: как принимать, выдавать, перемещать и списывать спецодежду

Как организовать учет спецодежды

Учреждения обязаны выдавать своим сотрудникам средства индивидуальной защиты при выполнении трудовых функций. Об этом говорит Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.09 № 290н. То, какая именно спецодежда нужна данному работнику, выявляется по итогам аттестации рабочих мест. В ходе аттестации также определяется, как должны быть сертифицированы средства защиты для выполнения определенной работы.
Термином «спецодежда» для простоты объединяют понятия «специальная одежда», «специальная обувь» и «средства индивидуальной защиты». Стоимость и срок годности объектов спецодежды могут быть разными, но в любом случае они считаются мягким инвентарем, для учета которого предназначены счета вида 0 105X5 000 (Инструкция № 157н «Об утверждении единого плана счетов…»):

• 0 10525 000 «Мягкий инвентарь — особо ценное движимое имущество учреждения»;
• 0 10535 000 «Мягкий инвентарь — иное движимое имущество учреждения».

Инвентаризация бюджетных забалансовых счетов

В бухучете применение забалансовых счетов является обязательным. Учреждения обязаны проводить инвентаризацию всего своего имущества и обязательств для формирования достоверной информации финансового положения. Инвентаризируются ценности, обязательства и активы, числящиеся за балансом организации, так же и в такие же сроки, как и находящиеся на балансе.

Подробнее о том, надо ли инвентаризировать имущество, находящееся за балансом, см. в статье «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации».

Приход спецодежды

Спецодежда ставится на учет учреждения по фактической стоимости. Из чего эта стоимость складывается? В основе, конечно, лежит стоимость непосредственно одежды. К ней добавляются дополнительные затраты на доставку, оплату услуг посредников, пошлины, иные возможные расходы, возникшие во время покупки и подготовки к эксплуатации. Все эти суммы бухгалтер сначала собирает на счете 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы». Только после этого спецодежду можно принять к учету.

Обратите внимание: нельзя изменять фактическую стоимость спецодежды после того, как она поставлена на учет (п. 107 Инструкции № 157н).

Если никаких дополнительных затрат не было, тогда спецодежда приходуется сразу на счет 0 105X5 000. Рассмотрим этот вариант на примере.

Пример 1.

ГБОУ «Техникум машиностроения» за счет средств субсидии на выполнение госзадания приобрел у ООО «Сила» 10 комплектов спецодежды для преподавателей технических дисциплин. Общая стоимость — 59 000 руб., в том числе НДС — 9 000 руб. Также учреждение перевело 2 360 рублей (без НДС) в адрес транспортной в качестве оплаты за доставку. Предположим, что купленная спецодежда не относится к особо ценному имуществу.

Бухгалтер ГБОУ должен сформировать следующие проводки:

Отметим, что в учреждениях разных типов есть свои нюансы учета спецодежды. Например, казенные учреждения получают ее в рамках централизованного снабжения. Документально передачу подтверждают с помощью извещения (ф. 0504805).

Проводки зависят от уровня бюджета и статуса учреждения:

Получив спецодежду, учреждение обязано промаркировать ее. Процедуру контролируют руководители и бухгалтеры. Подробно порядок маркировки мягкого инвентаря описан в п. 118 Инструкции № 157н.

Ключевое предназначение

В соответствии с Приказом Минфина № 94н, забалансовые счета предназначены для учета разного вида имущественных активов и финансовых обязательств. В отличие от основных счетов БУ, записи на забсчетах ведутся по упрощенному порядку, то есть в обход метода двойной записи. Иными словами, операция отражается либо по дебету, либо по кредиту соответствующего вспомогательного забсчета.

Сколько забалансовых счетов существует с 2015 года? Таких забсчетов всего одиннадцать, рассмотрим ключевое предназначение каждого из них.

Арендованные основные средства

Объекты основных средств, полученные по договорам аренды, отражают по стоимости, которая прописана в договорных условиях. Если такой информации договор аренды не содержит, а арендодатель не сообщает данные о стоимости объекта, то ОС принимаются к учету по рыночной стоимости.

Офис получен в аренду: Дт 001.

Станок возвращен арендодателю по истечению срока договора: Кт 001.

ТМЦ, приятые на ответственное хранение

Материальные ценности, сырье и материально-производственные запасы, полученные от сторонних организаций, физлиц или ИП, следует отражать на сч. 002. Также данные забалансовые счета нужны для отражения информации о ТМЦ, по которым право собственности переходит только после полной оплаты. Такие условия закрепляются в соглашении или договорах поставки.

Стройматериалы получены на ответственное хранение: Дт 002.

Как списать с забалансового счета материалы? МПЗ возвращены поставщику: Кт 002.

МПЗ, принятые на переработку (давальческое сырье)

Материалы и сырье, полученное от сторонних организаций без соответствующей оплаты, предназначенное для дальнейшей производственной переработки и возвращению компании-давальцу, отражают на сч. 003.

Получено давальческое сырье: Дт 003.

Товары, принятые на комиссию

Продукция, которая принимается по договорам комиссии, должна отражаться на сч. 004. Стоимость товаров определяется на основании приемосдаточных актов.

ТМЦ поступили по договору комиссии: Дт 004.

Оборудование, принятое для монтажа

Информация о движении оборудования, которое заказчик передал исполнителю для проведения установочных и(или) монтажных работ, отражают на сч. 005. Учет ведется в разрезе объектов оборудования, в ценах, указанных заказчиком в передаточных документах.

Заказчик передал кондиционер для монтажа: Дт 005.

Бланки строгой отчетности

Учетные формы, бланки и иная документация, которая отнесена к БСО, подлежит отражению за балансом. К БСО относят: кассовые чеки, квитанции, бланки дипломов, трудовых книжек, аттестатов, почтовую продукцию и прочее.

Списаны бланки дипломов: Кт 006.

Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов

Дебиторская задолженность, которая числится за неплатежеспособными должниками, отражается за балансом в течение 5 лет с момента списания дебиторки.

Дебиторка по неплатежеспособным контрагентам отражена за балансом: Дт 007.

Обеспечения обязательств и платежей полученные

Аккумулируется информация о полученных гарантийных письмах, банковских гарантиях и иных видах поручительства по обязательствам.

Получено гарантийное письмо: Дт 008.

Обеспечения обязательств и платежей выданные

Аналогичная информация о гарантиях и гарантийных обязательствах, которые были предоставлены контрагентам.

Гарантийное письмо передано контрагенту: Кт 009.

Износ основных средств

Информация об износе жилищных фондов компании, а также по объектам благоустройства и иным аналогичным объектам.

Отражен износ дорожного полотна: Дт 010.

Основные средства, сданные в аренду

Формируют сведения о стоимости имущества, которое было передано сторонним компаниям по договорам аренды.

Автомобиль передан в аренду: Дт 011.

Отметим, что учреждения бюджетной сферы работают по иным правилам, то есть применяют другие забалансовые счета в бюджетных учреждениях 2021. Так, для бюджетников предусмотрена общая инструкция № 157н, а также инструкции № 174н (для бюджетных), № 162н (для казенных), № 183н (для автономных). В соответствии с общей инструкцией № 157н, бюджетные учреждения применяют 31 забсчет: с 1 по 27 и дополнительно 30, 31, 40 и 42.

Внутреннее перемещение спецодежды

Мягкий инвентарь может за время эксплуатации переходить из подразделения в подразделение. Также он может быть списан с уволенного материально-ответственного лица (МОЛ) и поставлен в подотчет вновь принятому сотруднику.

Внутренним перемещением признается:

• возврат имущества на склад, например при увольнении;
• самостоятельный пошив спецодежды;
• выдача со склада в подотчет;
• перевод спецодежды, бывшей в употреблении, в подменный фонд;
• сдача спецодежды в прачечную, химчистку или в ремонтную мастерскую.

Если вы списываете одежду с одного МОЛа на другое, составьте требование-накладную (ф. 0315006), в котором ответственные поставят личные подписи. Если в учетной политике госучреждения определено, что материалы списываются в момент получения от структурного подразделения документа об их использовании, отразите операцию проводками:

Учет операций по администрированию доходов бюджета (Мишанина М

Администраторы доходов бюджета, в соответствии с законодательством РФ, осуществляют контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты, начисляют, учитывают, взыскивают и принимают решения о возврате (зачете) излишне уплаченных (взысканных) платежей, пеней и штрафов по ним, являющихся доходами бюджетов бюджетной системы РФ (ст. 6 БК РФ). Полный перечень полномочий администраторов доходов бюджета определен п. 2 ст. 160.1 БК РФ.

Казенные учреждения могут выступать в роли администраторов доходов бюджета в случаях, когда главные администраторы доходов бюджета, в ведении которых они находятся, наделяют их полномочиями администраторов доходов бюджета в установленном законодательством порядке (п. 3 ст. 160.1 БК РФ).

Выдача спецодежды сотрудникам

Мы уже упоминали, что количество и перечень спецодежды, передаваемой материально-ответственным лицам, зависит от результатов аттестации рабочих мест. Чтобы отразить выдачу в бухучете, используют счет 0 105X5 000 и забалансовый счет 27. Будет удобно, если по этим счетам в разрезе МОЛ будет вестись аналитика. Любые перемещения специальной одежды следует записывать в карточку учета материальных ценностей (ф. 0504043).

Вести бюджетный учет и формировать отчетность в программе «Контур‑Бухгалтерия Бюджет»

Выдавая спецодежду непосредственно сотрудникам, кладовщик заполняет два документа: требование-накладную (ф. 0315006) и ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Бухгалтерия на основании имеющихся документов списывает имущество со счета 0105X5 000 и перемещает на забаланс. Для забалансового учета создан счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)», который помогает следить за сохранностью имущества. Аналитика по этому счету ведется в карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041).

Выдача одежды сотрудникам считается началом ее эксплуатации. Не забудьте провести дополнительную маркировку, указать месяц и год выдачи со склада. Эти данные пригодятся, когда придет время списывать средства защиты.

Вопросы и ответы

1. Можем ли мы сами разработать документацию, которая позволит нам вести забалансовый учёт 27?

Ответ: Да, организация вправе разработать собственную документацию, основываясь на которой, будет проводиться учёт имущества и ценностей по забалансовому счёту 27.

1. После того, как мы выдали спецодежду сотрудникам, сколько времени сотрудник должен нести за её сохранность персональную ответственность?

Ответ: Сотрудник должен нести персональную ответственность за сохранность спецодежды на протяжении того периода, на который она выдана (даже если за указанный период одежда не пришла в негодность). У каждого вида спецодежды существует период амортизации.

Списание спецодежды

Поводом для списания спецодежды может быть:

• увольнение сотрудника, который ее использовал;
• истечение срока полезного использования;
• полный износ или порча спецодежды.

В первых двух случаях сотрудник должен сдать спецодежду на склад.

Для списания используют счета 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» или 0 40120 000 «Расходы текущего финансового года».

Списывать спецодежду можно двумя способами:

• по фактической стоимости каждой единицы;
• по средней фактической стоимости.

На практике учреждения предпочитают списывать спецодежду по фактической стоимости каждой единицы. Если вы выбираете второй вариант, делайте это по группам материальных запасов отдельно. В общей фактической стоимости группы учитывается средняя фактическая стоимость и количество остатка на начало месяца, а также объекты, поступившие в течение текущего месяца. Эта сумма делится на количество объектов на дату списания.

После того как принято решение снять несколько объектов с учета, комиссия по поступлению и выбытию активов составляет Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). В акте обязательно указывается причина списания, например, физический износ и т.д. Документ составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного сотрудника.

Иногда одежда изнашивается раньше срока не по вине сотрудника. Причиной может стать характер деятельности учреждения. В таком случае используйте проводки, указанные в примере 2.

Пример 2.

Во время производственного процесса был поврежден рабочий костюм мастера учебного цеха в ГАОУ «Технический лицей». Первоначальная стоимость костюма — 7 000 рублей. В бухгалтерском учете после оформления соответствующих документов будут сделаны записи:

Выбытие спецодежды по чрезвычайным обстоятельствам отражается по дебету счета 0 40120 273 «Чрезвычайные расходы от операций с активами». Списанную одежду можно использовать в качестве ветоши.

Что учитывать с 2021 года

Поправки со следующего года связаны со вступлением в силу новых стандартов.

При учете по стандарту «Нематериальные активы» по счетам 102 00, 104 00, 106 00, 114 00 нужно применять единые аналитические коды видов синтетических счетов:

• N — научные исследования (научно-исследовательские разработки);
• R — опытно-конструкторские и технологические разработки;
• I — программное обеспечение и базы данных;
• D — иные объекты интеллектуальной собственности.

Определить собственные коды можно по согласованию с учредителем только для объектов группы D.

Операции с нематериальными активами, полученными по лицензионному договору, учитываются на счетах 111 60, 106 60 и 104 60. Аналитические коды применяются те же N, R, I, D. Для отражения подобных объектов не следует больше использовать забалансовый счет 01.

На счете 114 60 нужно будет отражать обесценение прав пользования нематериальными активами. Обесценение непроизведенных активов, которые по действующим правилам учитываются на этом счете, со следующего года указываются на счете 114 70.

Дополнительно вводятся новые счета, например, для исправления ошибок прошлых лет, обнаруженных контролерами, например 304 66 «Иные расчеты года, предшествующего отчетному, выявленные по контрольным мероприятиям», 401 17 «Доходы прошлых финансовых лет, выявленные по контрольным мероприятиям» и другие. Счета 304 84 и 304 94, используемые ранее для исправления ошибок прошлых лет по внутриведомственным расчетам, исключены.

С 2021 года по уточненным правилам нужно составлять кассовую книгу. Если в компании кассовая книга ведется в электронном формате с квалифицированной ЭП, для нее необходимо применять новую электронную форму журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093).

Скорректированы требования к аналитическому учету на балансовых (107 00, 108 00, 210 05, 502 00) и забалансовых (01, 02, 04, 05, 21, 22, 25, 26, 27) счетах. Например, на счете 502 01 следует вести учет в разрезе учетных номеров бюджетных обязательств, на счете 502 02 — в разрезе учетных номеров денежных обязательств (при их наличии). По счету 502 07 в регистрах аналитического учета отражается идентификационный номер закупки.

Документ:

Отчетность казенных учреждений

• по показателям движения нефинансовых активов, за исключением движения нефинансовых активов имущества казны (заполняются показатели раздела 1 и соответствующие показатели движения объектов на забалансовых счетах, отраженные в разделе 3);
• по показателям движения нефинансовых активов имущества казны (органами, осуществляющими полномочия собственников имущества казны заполняются показатели раздела 2 и соответствующие показатели движения объектов на забалансовых счетах, отраженные в разделе 3).