Списание канцтоваров и их документальное оформление в бухгалтерском учете – важный процесс, потому что сложно представить себе организацию, в которой совсем нет письменных принадлежностей. Любой контакт с клиентом, особенно личный, подразумевает подписание бумаг, печать договоров и скрепление листов между собой. Складские операции тоже включают много бумажной работы. Трудно представить себе офис без ручек, а любую контору без печати. Но всякий предмет выходит из строя и заканчивается в какой-то момент.
Что можно относить к канцелярским товарам
Сюда обычно причисляют все приспособления, которые предназначены для написания, оформления и печати документации.
Среди основных экземпляров:
- ручки и карандаши;
- фломастеры, маркеры, текстовыделители;
- бумага, белая и цветная;
- картон;
- блокноты, блоки для заметок.
Отдельно стоит учесть скрепляющие детали:
- скрепки, скобы;
- клей;
- папки, дела, скоросшиватели.
Сложно представить предприятие без устройств. Среди организационной и механической техники:
- пишущие машинки;
- калькуляторы;
- сканер;
- дырокол;
- степлер.
Также нельзя забывать о шкафах, в которых все это будет стоять, о школьных портфелях и прочих видах изделий, которые можно отнести на этот счет.
В этой категории находится рекламная продукция, которая выдается работникам для распространения и использования. Списывать следует все, что находится на балансе и в реальности уже было израсходовано.
Рекламная продукция
Бывает, что в хозяйственной деятельности для работы сотрудникам выдают канцтовары, предназначенные для рекламных акций предприятия (на ручках, блокнотах и других товарах нанесены логотипы и другие данные организации). Для налогового учета их стоимость тоже можно отнести на расходы. При этом не будут действовать ограничения, предусмотренные для определенных рекламных затрат. (вывод из постановления, как пример, ФАС Московского округа № КА-А40/17593-10 от 31.01 2011 г.).
Затраты на канцтовары могут учитывать как компании, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и «упрощенцы», которые платят налог с объекта по схеме «доходы минус расходы». Опорный нормативный акт — ст. 346 п.1 подпункт 17 (НК РФ).
(Размер: 30,0 KiB | Скачиваний: 6 119) Отличная статья 0
Вряд ли найдётся компания, в которой не требуется распечатать какой-либо документ, поставить на нём подпись или сделать заметку – все указанные действия требуются наличия на предприятии канцтоваров. Иногда их нужно много, иногда – совсем мало, но в любом случае нужно уметь правильно вести в отношении них бухгалтерский учёт. В статье расскажем про проводки по списанию бумаги и канцтоваров, дадим пример составления акта на списание.
Канцтовары покупаются через подотчётное лицо фирмы или непосредственно у поставщика. Они идут к учёту как МПЗ (материально-производственные запасы) и отражаются на счетах по стоимости покупки в сумме с расходами на доставку, НДС исключается. Списывать канцелярские принадлежности нужно также по правилам.
Решения для бизнеса
- магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее
- склады
материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее
- маркировка
табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
- производство
мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее
- rfid
радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее
- егаис
автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее
Коллеги нашли четыре способа удобного учета канцтоваров
Но этот способ является громоздким и трудоемким, хотя и обеспечивает полную и достоверную информацию о запасах и контроль за наличием и движением. Наиболее правильным и оптимальным решением проблемы учета «канцелярки» мне видится их разделение на однородные группы. На счете 10 «Материалы» отдельно формируется группа «Канцтовары».
В программе 1С я сформировываю на счете 10.6 группу «Канцтовары».
Элементами подгруппы служат уже однородные товары. Например, «Ручка шариковая», «Блок для записей», «Бумага А-4», «Скоросшиватель», «Тетрадь общая» и так далее. Этот способ удобно применять и в случае, когда канцелярские товары списываются не в день принятия на учет, а по мере потребностей у сотрудников.
Еженедельно секретарь в бумажном виде формирует требование-накладную по форме № М-11, по которой выдается «канцелярка».
Приказ на списание материальных ценностей (образец)
Во всех случаях учет таких материальных ценностей невыгоден для организации и влечет несение дополнительных расходов.
Кроме того, несписание материальных ценностей может стать основанием для злоупотребления со стороны лиц, непосредственно работающих с матценностями. Однако для непосредственного совершения действий по списанию матценностей необходимо вынесение специального акта руководителя — приказа на списание материальных ценностей. Перед принятием руководителем решения о списании свою работу выполняет специальная комиссия.
Ее состав утверждается приказом руководства и включает в себя, как правило, главного бухгалтера, материально ответственных лиц и других специалистов, если проведение списания требует специальных знаний в какой-то области.
В задачи комиссии входят: осмотр материалов; установление причин их непригодности к использованию; установление виновных лиц; определение дальнейшей судьбы списанных материалов; составление акта на списание материалов; представление акта на утверждение уполномоченному лицу; оценка стоимости материалов; контроль за утилизацией материалов.
Акт на списание канцелярских товаров
Если канцелярия была куплена за деньги фирмы, то со временем необходимо ее списать, чтобы купить новую. Главное – правильно заполнить этот документ и провести его по всем стандартам, установленным в компании. Оформление этой бумаги – обязательная часть процедуры, это бланк первичной бухгалтерии.
Кто имеет право использовать
Это распространенная форма снятия с учета, которая активно применяется малым, средним и крупным бизнесом в равной мере, так как списать канцтовары появляется потребность у каждого предприятия. Здесь не играет роли система налогообложения.
Зачем его оформлять
Довольно часто компании, которые регулярно приобретают «канцелярку», относят ее на расходы в тот момент, когда покупают. Но это неправильное решение, потому что налоговая служба может выписать штраф, так как в таком случае налог на прибыль становится больше. Инспектор не признает это расходами, которые относятся к основной деятельности без повода.
Именно составленный документ становится причиной, которое оправдывает снятие товарно-материальных ценностей с учета и позволяет причислять сумму к расходам предприятия. С его помощью появляется возможность официально снизить налоговую базу на все траты такого рода.
Причины и основания для списания канцтоваров в акте — образец и примеры
Многие бухгалтера считают, что проще проводить такую операцию сразу же после покупки КТ. То есть их привозят в компанию, отмечают постановку и тут же относят на расходы по основной деятельности. С одной стороны, так специалист не забывает указать трату. Но с другой периодическое приобретение и постоянное снятие в тот же день становится нарушением.
Когда инспектор будет проводить аудит деятельности, он признает этот метод неверным, пересчитает и перераспределит баланс так, что придется заплатить крупную сумму из-за изменения уровня прибыли.
Поэтому стоит действовать иначе. Как списать канцелярию – убирать материалы по заранее спланированному графику, который установят специальным распоряжением. Еще один вариант – создание приказа руководителя, в соответствии с которым ответственные лица проводят инвентаризацию.
В какой момент составляется и кто будет применять
Эта процедура предполагает, что велся учет от приобретения материалов до снятия с баланса предприятия. Поэтому все операции должны быть и необходимо, чтобы они шли по определенному алгоритму.
Как это оформляется:
1. ТМЦ поступает от поставщика или командировочного работника – пишется ПКО по ф. №4;
2. Если необходимо отправить товары в определенное подразделение, то указывается требование-накладная (ф. №11), где есть назначение и количество продукции;
3. Составляется и подписывается документ, перед которым обычно оформляется распоряжение руководства.
Пользоваться подобной бумагой можно каждому предприятию на общем налогообложении и на «упрощенке». То есть они могут снимать с баланса предметы, которые предварительно туда поставили. Но важно, чтобы КТ были в том в объеме, который больше, чем списываемый. В момент инвентаризации до составления акта они тоже обязаны быть на счетах.
Не желательно пускать все это на самотек, так как если не контролировать количества и не приходовать ТМЦ по приходу, то потом и в момент списания появятся проблемы, так как нет оснований для этого. Даже если кажется, что стоимость купленных ручек невелика, постепенно она накапливается и одной операцией ее уже не получится снять с баланса. Недостачи будут расти с каждым месяцем. При этом свести отчетность не получится.
Сейчас есть множество самых разных приказов и рекомендаций от Правительства, которые касаются снятия с учета основных средств и ТМЦ. Обратите внимание на , который раскрывает два приложения:
1. Отражает состояние счетов, на которых будет вестись подсчет;
2. Показывает, как можно использовать бюджетное средство.
Кроме того, в каждой организации обязательно составляются свои внутренние распоряжения, которые помогают регулировать особенности и порядок движения КТ.
Так и запишем
Отдельно хочется коснуться вопроса о включении некоторых МПЗ, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в состав основных средств. Обязательные признаки ОС приведены в п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденном приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н. Активы, соответствующие всем признакам ОС, стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Такое право фиксируется в учетной политике для целей бухучета с указанием лимита стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Сумма лимита не может превышать 20 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01). Таким образом, ножницы и калькуляторы организация может смело приходовать по Дебету счета 10. Для выполнения требования абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 о надлежащем контроле придется организовать учет «за балансом».
Решения для бизнеса
- магазины
одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее
- склады
материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее
- маркировка
табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее
- производство
мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее
- rfid
радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее
- егаис
автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее
Как списать канцелярские товары: документальное оформление в бюджетном учреждении
Важно здесь проверять, что снимается с учета и в каком количестве, потому что у налоговой обязательно вызовут вопросы 10 калькуляторов каждый месяц, которые использует отдел из 2 человек.
Чаще производится покупка мелких КТ за наличный или безналичный расчет, в первом случае это обычно приобретение подотчетным лицом, во втором – перевод на расчетный счет в пользу поставщика.
Неважно, будут они передаваться на склад или сразу пойдут на использование работниками, следует произвести их оприходование в бухучете. Для этой процедуры специалисту понадобится:
- накладная;
- кассовый и товарный чеки.
На основании первого документа бухгалтер составит ПКО, в котором будут указаны наименования всех КТ, которые были приобретены. Также прописываются единицы измерения и количества приобретенных штук. Вписывается материально ответственное лицо, которое осуществило покупку и то, на чей склад зачисляется товар.
Шапка ведомости будет выглядеть так:
| № | Ф. И. О. сотрудника | Ед. изм. | Объем | Подпись |
Ее заполняет МОЛ, когда выдает со складских помещений людям в расходование. В конце месяца он закрывает ее, сверяет наличие по факту с виртуальными остатками, и передает в бухгалтерию. Эти бумаги допускается закрывать в другой период, если это установлено внутренним распорядком.
На основании этого файла бухгалтер составляет требование-накладную на списание канцтоваров. Она отражает общие выданные КТ и подшивается к остальным документам месяца.
Стоит помнить, что, если организация небольшая и работников, которые пользуются КТ, не много, то ведомость необязательна. Когда движение канцелярии небольшое, можно сразу пользоваться требованием-накладной и списывать на этом основании. В дополнение составляется акт.
Руководитель проверяет заполнение и количество указанных экземпляров КТ, смотрит на наличие проведения документации в бухучете. Если все правильно, то затраты включаются в траты считается списанной.
Карандаши и ручки – в утиль
Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а:
- лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8),
- требование-накладная (типовая межотраслевая форма № М-11),
- накладная (типовая межотраслевая форма № М-15).
Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку». Однако в письмах Минфина РФ эти затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ.
Отслужившие свой срок материалы списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н). Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно. Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме № М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «канцелярки» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. Главное, чтобы такая форма требования-накладной была утверждена в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.
В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных пунктом 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).
Списанные канцтовары — документальное оформление в рб (расхождения бюджета)
Чтобы правильно провести эту операцию, нужно ввести данные:
- наименование страховой компании;
- дата, в которую была отправлена продукция;
- номер телефонограммы о том, что был вызван отправитель, и число, в которое она была составлена;
- объем мест;
- как выглядит упаковка;
- единицы, в которых проводится измерение;
- номер паспорта.
Стоит отметить, что в договоре можно прописать другие бумаги, которые будут составляться в случае выявления отклонений.
Какие проводки должны быть
Сначала стоит определить, куда могли пойти материалы. В каждой организации таких путей много, всегда есть возможность списать их куда-то:
- в качестве основы для производства продукции;
- станет упаковкой для ГП;
- один из вспомогательных расходников для изготовления конечного продукта;
- способствует ликвидации вышедших из эксплуатации основных средств;
- используется администрацией в их деятельности;
- пригодился для строительства ОС.
В зависимости от того, на что было израсходовано какое-то количество ручек или шкафов, меняются данные проводок:
- Дт 20 – Кт 10 – когда сырье отправляется в производственный цех;
- Дт 25 – Кт 10 – материалы перешли в ремонтный отдел;
- Дт 26 – Кт 10 – бухгалтерия получила офисную бумагу;
- Дт 44 – Кт 10 – выдавалась тара для ГП;
- Дт 91-2 – Кт 10 – выделены канцтовары для ликвидации определенного основного средства;
- Дт 94 – Кт 10 – списывались недостающие (недостача) КТ.
Документы, без которых канцтовары и другие офисные расходы списать не удастся
Метод, который выберете, закрепите в учетной политике в разделе «Сырье и материалы».
Затраты на канцтовары могут учитывать как компании, находящиеся на общем режиме налогообложения, так и «упрощенцы», которые платят налог с объекта по схеме «доходы минус расходы». – В нашей компании канцелярку покупают сотрудники. Часто приносят чеки без расшифровки. Написано просто «Канцтовары» и указано количество. Как проводить такие документы? – Вы можете принять канцтовары к учету как единицу, без разбивки на позиции. Но повторю, это рискованно. Общая сумма без расшифровки не устроит налоговиков.
Они могут оспорить расходы. Попросите сотрудников переделать документы.
Смело списывайте канцтовары в расходы как на общей системе, так и на УСН.
Организации на ОСНО учитывают их как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (). Компании на УСН включают в расходы после оплаты на основании пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Разумеется, касается это только тех, кто платит налог с разницы между доходами и расходами.
Из каких этапов состоит оформление покупки канцелярских товаров
Вся процедура заключается в нескольких последовательных действиях:
- Сначала покупается изделие, обязательно получается кассовый и товарный чеки.
- Составляется ПКО, без которого не получится оприходовать «канцелярку».
- Потом купленные вещи отправляются на склад или в отдельных случаях напрямую запросившему отделу. Если действия совершались через склад, то сначала оформляется типовая ф. №4, потом выдается все по требованию-накладной с обязательной отметкой в ведомости.
- Последним действием жизни КТ на территории компании станет акт списания и отнесения на расходы предприятия. Помните, что документ можно составить в свободной форме, это не унифицированная бумага. Но лучше, если внутри фирмы будет составлен шаблон, по которому все будет происходить каждый раз.
Мы рассмотрели, как правильно списывать канцелярские товары, чтобы не вызывать вопросов у налоговой и корректно вести учет всех купленных КТ в организации. Это необходимо, чтобы не допускать ненужных потерь и издержек, ведь даже если кажется, что потраченная на канцелярию сумма минимальна, ее все равно нужно учитывать. Постепенно она накапливается и оказывается серьезной статьей расходов, поэтому советуем следить за ней.
Количество показов: 14386
ОСНО: НДС
Входной НДС, предъявленный при приобретении канцтоваров, примите к вычету при наличии счета-фактуры (п. 2 ст. 171 НК РФ). Исключение из этого правила составляют случаи, когда:
- организация пользуется освобождением от уплаты НДС;
- организация проводит только не облагаемые НДС операции.
В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости канцтоваров. Это следует из пункта 2 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
Если организация выполняет как облагаемые, так и не облагаемые НДС операции, входной налог со стоимости канцтоваров распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК РФ).
