Исправительные счета-фактуры в 1С: Бухгалтерии – правила отражения

Функционал, которым наделен счет-фактура

Счет-фактура (далее используем принятое сокращение сч-ф) – важнейший документ, который применяют для учета налога на добавленную стоимость.

В общем случае продавец и покупатель применяют общую систему налогообложения (ОСН). То есть, являются плательщиками НДС.

Различают несколько видов счетов-фактур:

Наш материал посвящен исправленному счету-фактуре. Ниже разберем, в каких случаях исправительный счет-фактуру используют в документообороте, и чем он отличается от корректировочного счета-фактуры.

Итоги

Не связанные с внесением поправок в количество, стоимость товаров (работ, услуг) и налоговых обязательств изменения в счет-фактуру и корректировочный счет-фактуру вносятся соответственно на бланке счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры. При составлении исправительных документов необходимо указывать реквизиты исходного документа, в котором была допущена ошибка. Порядок регистрации исправительного счета-фактуры зависит от того, в каком периоде он был составлен по отношению к ошибочному счету-фактуре, а у покупателя еще и от того, был ли им зарегистрирован в книге покупок счет-фактура, содержащий ошибки.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Различия исправленного и корректировочного счет-фактуры

Названия документов очень похожи, поэтому у неопытного бухгалтера может возникнуть вопрос, какую счет-фактуру оформлять в каком случае. Исправление и корректировка – в чем разница?

Таким образом, делаем вывод, что исправительный счет-фактуру составляют при выявлении ошибочных данных в первичном сч-ф.

Ошибки могут быть обнаружены как в обычном сч-ф на отгрузку или на аванс, так и в корректировочном сч-ф. Поэтому и исправленным может быть как обычный сч-ф, так и корректировочный.

В каких случаях выписывается исправленный ЭСФ?

Поскольку вопрос не имеет четкого законодательного урегулирования, имеет смысл обратиться к юридической практике. Наиболее часто потребность во внесении изменений возникает в следующих случаях:

• Опечатка в дате составления влияет на период работы с НДС и может привести к невозможности его получения;
• Неполные или недостоверные реквизиты сторон, например, ошибочный ИНН, наименование контрагента, отсутствующие фамилии – фактически такая ошибка не дает возможности установить стороны, соответственно, с точки зрения закона, сделка не считается действительной, НДС не возвращается;
• Отсутствует наименование отправителя и получателя груза в случаях, когда ими выступают логистические компании;
• Нет платежных реквизитов – такая ошибка приводит к невозможности отследить платеж и проверить его подлинность;
• Не указано или неправильно указано наименование валюты и ее код;
• Неправильно прописан или отсутствует объект оплаты: товары/услуги;
• Ошибка в цене услуги или количестве товара;
• Неправильно указана ставка, что влечет недействительность последующих операций по исчислению налогов и суммы НДС;
• Для импортных товаров отсутствуют или указаны с ошибками: страна происхождения, номер таможенной декларации.

В других ситуациях выписка исправленного ЭСФ не требуется, поскольку остальная информация не влияет на возможность правильно интерпретировать информацию из документа и исчислить налоговые обязательства по нему.

С детальными разъяснениями по этим ошибкам можете ознакомиться в письмах Минфина от 02.08.2019 № 03-07-11/58375, от 19.04.2017 № 03-07-09/23491, от 18.09.2014 № 03-07-09/46708, от 25.04.2011 № 03-07-08/124, от 11.03.2012 № 03-07-08/68, а также в постановлении Президиума ВАС от 25.02.2009 № 13893/08.

Бланк и образец исправленного счет-фактуры

Для того чтобы составить исправленный счет-фактуру необходимо использовать бланк того документа, который исправляем. То есть, либо бланк обычного сч-ф, либо бланк корректировочного сч-ф. Причем используют тот бланк, который действовал на момент составления первичного сч-ф.

Оба бланка утверждены в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Скачать официальные бланки счетов-фактур можно на нашем сайте. Например, в статье «Образцы заполнения счетов-фактур в различных ситуациях».

Как корректно внести данные в исправленные сч-ф, так же подробно описано в упомянутом нами Постановлении.

Рассмотрим на примере образец заполнения исправленного счета-фактуры.

Пример

Пусть бухгалтер ООО «Парадокс» выписал счет-фактуру при отгрузке товаров 07.09.2020 г. Однако 22.09.2020 выяснилось, что была допущена ошибка в названии покупателя и его ИНН/КПП (выделены на рисунке красным).

Для исправления данной ошибки составлен исправленный сч-ф:

Принцип заполнения такой:

• в строке 1 – указываем номер и дату сч-ф с ошибкой;
• в строке 1а – указываем номер исправления и дату исправления;
• в остальном сч-ф заполняем аналогично первоначальному документу, но ошибочные данные заменяем на верные.

В каких случаях требуется исправление счета-фактуры

Так в каких случаях оформляют исправленный счет-фактуру? Он нужен тогда, когда возникает необходимость исправления технической ошибки в исходном документе. Например, создание исправленного счета-фактуры может потребоваться при ошибке:

• в дате, если исходный документ ошибочно оформлен другим месяцем, годом;
• реквизитах поставщика или покупателя, если они написаны не просто с опечаткой, а не соответствуют им вообще (неверный ИНН, адрес, наименование и т. п.);
• указании грузоотправителя и грузополучателя, если они не относятся к лицам, которые в реальности отправляли и получали товар;
• реквизитах документа на перечисление аванса;
• названии и коде валюты документа;
• указании наименования товара (работ, услуг);
• указании неправильной цены или неверного количества товара;
• в ставке и, как следствие, в сумме НДС и итоговой сумме документа;
• либо при отсутствии данных, обязательных к заполнению по импортным товарам (страна происхождения и регистрационный номер таможенной декларации).

Надо отметить, что большинство налогоплательщиков, если ошибка обнаружена своевременно и не успела выявиться налоговыми органами, предпочитают не делать исправленный счет-фактуру, а просто заменяют дефектный документ.

Об ошибках, не требующих исправления, читайте в статье «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

О том, какие ошибки в счет-фактуре должны быть исправлены, читайте в статье «Ошиблись в счете-фактуре – что и как исправлять».

Отражение в книге продаж и покупок

Все счета-фактуры вносят в книгу продаж или в книгу покупок. В какой момент и в каком порядке отражать исправленный сч-ф в этих формах? Это зависит от того, в каком квартале обнаружили ошибку и составили исправленный сч-ф.

Исправления вносят в том же квартале, когда составлен первичный счет-фактура

Допустим, исправленный счет-фактура относится к тому же кварталу, что и первичный сч-ф. Регистрируем его в книге продаж и в книге покупок датой исправления. Чтобы не допустить задвоения суммы налога к уплате или к вычету, первоначальный сч-ф регистрируют повторно датой исправления с отрицательными суммовыми значениями.

Таким образом, в книге продаж и в книге покупок суммарно по этой операции останется значение НДС в размере, указанном в исправленном сч-ф.

Исправления вносят в следующих налоговых периодах

Допустим, ошибку в первичном счет-фактуре обнаружили в следующем налоговом периоде, когда декларация по НДС уже сдана. В этом случае заполняют дополнительный лист книги продаж и книги покупок, куда вносят 2 строки:

• аннулирующую первичный сч-ф;
• исправленный сч-ф.

Если были изменены данные, которые отражают в книге продаж или в книге покупок, необходимо сдать уточняющую декларацию по НДС.

Если ошибка была допущена, например, в адресе контрагента, который не отражают в строках книг продаж и покупок, в уточненке смысла нет.

Внесение корректировок

Корректировочный счет-фактура

После вступления в силу комментируемого постановления № 1137, налогоплательщики должны использовать новый (постоянный) бланк корректировочного счета-фактуры.

Основное отличие от временной формы*, заключается в следующем. Раньше показатели «до изменения», «после изменения», а также разницу «к доплате» и «к уменьшению» нужно было указывать в специальных столбцах. Теперь для таких показателей отведены не столбцы, а строки.

В частности, для каждой позиции корректировочного счета-фактуры предусмотрено четыре строки: А (до изменения), Б (после изменения), В (увеличение) и Г (уменьшение). Чтобы рассчитать показатели для строк В и Г, нужно от цифры из строки А отнять цифру из строки Б.

Если полученное значение меньше нуля, то мы имеем дело с увеличением. Его нужно отразить по строке В с положительным значением, то есть без знака «минус». В строке Г следует поставить прочерк.

Если полученное значение больше нуля, мы имеем дело с уменьшением. Его нужно отразить по строке Г с положительным значением, то есть без знака «минус». В строке В следует поставить прочерк.

После заполнения всех строк корректировочного счета-фактуры, нужно подвести итоги по следующим показателям: стоимость без НДС (графа 5), сумма НДС (графа и стоимость с НДС (графа 9). Для этого нужно просуммировать все цифры, указанные по строке В данных граф, а также все цифры, указанные по строке Г данных граф. Полученные значения понадобятся при заполнении книги покупок, книги продаж или дополнительных листов к ним.

Добавим, что в «шапке» корректировочного счета-фактуры предусмотрены поля для его номера и даты, а также поля для номера и даты исходного счета-фактуры. Плюс к этому есть поля для номера и даты исправлений, внесенных в корректировочный и в исходный счет-фактуру.

Уменьшение стоимости: действия продавца

При уменьшении первоначальной стоимости продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Далее корректировочный счет-фактуру необходимо зарегистрировать в книге покупок. Сделать это нужно в периоде, когда выполнены следующие условия: наличие у продавца корректировочного счета-фактуры, составленного не ранее трех лет назад, и первичных документов на изменение условий поставки.

После этого поставщик получает право на вычет разницы между суммой НДС до и после корректировки.

Обратите внимание: продавец не должен регистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала, которая посвящена полученным счетам-фактурам. Данный нюанс отдельно оговорен в новых Правилах ведения журнала.

Уменьшение стоимости: действия покупателя

При уменьшении первоначальной стоимости покупатель должен зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Затем покупатель обязан зарегистрировать в книге продаж один из двух документов: либо корректировочный счет-фактуру, либо договор (соглашение и пр.) на изменение условий сделки. Регистрации подлежит тот документ, что получен ранее. Соответственно, запись в книге продаж нужно сделать за тот период, в котором регистрируемый документ поступил к покупателю.

После этого покупателю следует восстановить ранее принятый вычет в размере разницы между суммой налога до и после корректировки.

Увеличение стоимости: действия продавца

При увеличении первоначальной стоимости продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Также корректировочный счет-фактуру следует зарегистрировать либо в книге продаж, либо в дополнительном листе книги продаж.

Если отгрузка и корректировка состоялись в одном квартале, то регистрацию нужно делать в книге продаж за этот квартал.

Если отгрузка пришлась на один квартал, а корректировка на другой, то регистрацию необходимо осуществить в дополнительном листе книги продаж за квартал, когда состоялась отгрузка. При этом запись данных по корректировочному счету-фактуре в дополнительном листе нужно делать с положительным значением, то есть без знака «минус».

Наконец, продавец обязан начислить к уплате НДС в размере разницы между суммой налога до и после корректировки. Начисление надо датировать кварталом, в котором состоялась отгрузка.

Увеличение стоимости: действия покупателя

При увеличении первоначальной стоимости покупателю следует зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Потом нужно сделать запись в книге покупок за тот период, в котором у покупателя в наличии будут одновременно корректировочный счет-фактура, составленный не ранее трех лет назад, и первичный документ на изменение условий поставки (договор, допсоглашение и др.).

В результате покупатель получает право принять вычет в размере разницы между величиной НДС до и после корректировки.

Как перенести данные из корректировочного счета-фактуры в журнал учета, книгу покупок и книгу продаж

Несущественные дефекты счетов-фактур

Все остальные дефекты, которые не мешают идентификации вышеприведенных сведений, не должны стать причиной для снятия проверяющими вычета НДС. Приведем примеры таких ошибок, которые, по мнению чиновников, не являются серьезными.

Идентификация суммовых показателей в счете-фактуре

Стоимость товара (работ, услуг), налоговая ставка и сумма НДС в счете-фактуре также должны быть заполнены верно. Ошибки в них являются серьезным нарушением, последствием которого может быть снятие вычета НДС проверяющими.

Например, если ставка налога содержит ошибку, то продавец должен внести в счет-фактуру соответствующие исправления. Об этом напомнил Минфин РФ в письме от 06.11.2018 № 03-07-11/79611. Если исправлений не будет, то для покупателя это чревато лишением вычета.

А что насчет точности стоимостных показателей? Например, из п. 3 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 следует, что стоимостные показатели счета-фактуры указываются в рублях и копейках. Означает ли это, что при нарушении этого порядка (например, при округлении) покупатель лишится вычета?

Обратимся к разъясняющим письмам ведомств. В ряде писем чиновники Минфина РФ приводят данную норму, дополняя, что округление суммы недопустимо (письма от 27.09.2018 № 03-07-14/69147, от 17.02.2014 № 03-07-09/6395 и от 29.01.2014 № 03-02-07/1/3444.). Однако самого вывода о последствиях такого нарушения авторы писем не делают. Полагаем, что округление не лишает возможности идентифицировать стоимостные показатели. Но не исключаем риски возникновения претензий со стороны налоговиков.

А вот по следующей ситуации у чиновников разных ведомств нет единого мнения. Речь идет об отражении в счете-фактуре графического знака рубля вместо кода и наименования валюты. Столичные налоговики считают, что такое заполнение лишает покупателя права на вычет (письмо УФНС России по г. Москве от 22.03.2016 № 16-15/028574), а представители Минфина РФ более лояльны. По их мнению, высказанному в письме от 13.04.2016 № 03-07-11/21095, такое составление не препятствует применению вычета.

Мы считаем этот подход более правильным, ведь такое заполнение не мешает идентифицировать стоимостные показатели счета-фактуры. При возникновении споров с налоговиками нужно сослаться на это письмо Минфина. Вероятнее всего, оно убедит проверяющих на местах в законности вычета.

Для чего служит счет-фактура и чем грозят допущенные в нем ошибки?

Счет-фактура — первичный документ налогового учета по НДС, выписываемый продавцом — налогоплательщиком НДС при реализации продукции, работ, услуг и пр.
ВНИМАНИЕ! Счет-фактуру обязаны выставлять лица, освобожденные от НДС по ст. 145 НК РФ. Также в определенных случаях (например, при импорте товаров из-за границы) документ обязаны оформлять и лица, не являющиеся плательщиками указанного налога, например упрощенцы или вмененщики.

Составитель должен выделить размер НДС, подлежащий уплате в бюджет с операции. Покупатель, в свою очередь, если он являет плательщиком НДС, может принять к вычету величину налога, прописанную в полученном счете-фактуре. Таково основное предназначение данного документа (ст. 169 НК РФ).

Учитывая, что вычет — это возможность уменьшить НДС к уплате в бюджет, к счетам-фактурам как документам, подтверждающим право на вычет, предъявляются серьезные требования. Нарушив их, продавец лишает покупателя возможности правомерно снизить размер налога. Обо всех этих требованиях мы поговорим далее.

Аннулированный и нулевой счет-фактура — в чем разница

Нулевой счет-фактуру могут выставить коммерсанты, если они не применяют НДС (например, упрощенцы), по просьбе контрагента. При этом обязанность по выставлению нулевых счетов-фактур Налоговым кодексом для них не предусмотрена.
Подробнее об НДС при УСН читайте в материале «НДС при УСН: в каких случаях платить и как учитывать налог в 2019-2020 годах».

Разница между нулевыми и аннулированными счетами-фактурами заключается в налоговых последствиях. Так, если регистрировать в книге покупок или продаж нулевой счет-фактуру, последствий для коммерсанта не будет. В случае же с аннулированным счетом-фактурой не всё так просто.

Как принимать исправленный ЭСФ?

Внесение изменений в счет-фактуру – это не проблема, но каждая дополнительная ЭСФ предполагает трату времени и лишние записи. Практика показывает, что бухгалтерские книги, полные исправлений, вызывают особый интерес у проверяющих инстанций. Также, это хоть и небольшие, но все же лишние расходы. Поэтому, принимая счет-фактуру, особенно после исправлений, рекомендуется внимательно проверить все реквизиты документов. Причем информация не просто должна быть на своем месте, но и соответствовать действительности.

В то же время, работать без единой ошибки не может никто. При цифровом документообороте намного проще вносить правки в документы. К тому же в разы увеличивается скорость обмена данными. Это позволяет быстро выявлять ошибки и править их сразу. Наша компания специализируется на разработке и внедрении безбумажных технологий и внедрении ЭДО для обмена документами с контрагентами. Если вас заинтересовали их возможности, свяжитесь с нами, оставив заявку на сайте или по телефону. Мы с радостью проконсультируем вас и предложим оптимальный вариант сотрудничества.

Подводим итог

Далеко не всегда счет-фактуру можно составить правильно с первого раза. Это связано как с особенностями конкретной сферы хозяйственной деятельности, в которой работает компания, так и с человеческим фактором. Более того, нередки случаи, когда продавец или поставщик делает ошибки по вине контрагента. Например, покупатель допустил ошибку при указании банковских реквизитов или пропустил цифру в идентификаторе налогоплательщика.

Поэтому законодатель лояльно относится и дает возможность субъектам хозяйственной деятельности самостоятельно вносить правки. Для этого используется либо корректировочный счет-фактура, либо исправленный. Не стоит путать эти два типа документов, поскольку их предназначение кардинально отличается. Нельзя отразить изменение цены товара в виде исправления, если оно произошло в связи с подписанием договора между продавцом и покупателем. Для этого следует использовать корректировочный счет-фактуру, иное противоречит действующему законодательству. Но если речь идет о реальных исправлениях ошибок, то необходимо составлять исправленный счет-фактуру.

Помимо описанных в статье инструкций и рекомендаций, запомните еще одно правило: каждый ЭСФ подписывается квалифицированной цифровой подписью. Сколько бы изменений вы ни вносили в один и тот же документ, каждый раз его нужно визировать с помощью КЭП.