Товарная накладная относится к основным первичным сопроводительным документам и оформляется всегда, когда происходит передача товара от продавца к покупателю. Применяться она может как между двумя организациями, так и между юридическим и физически лицом. Использование этого документа имеет широкое распространение, поскольку он в ходу на многих предприятиях, где происходит отпуск товара.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
Что собой представляет
Представитель покупающей стороны обязан подписать ТН, когда служба доставки (курьерская или от компании-продавца) привозит новые позиции. При любых обстоятельствах, будь то посылка частному лицу из другого города или партия замороженных пельменей, доставленная в продовольственный магазин. Так, если предприниматель заказывает определенное количество, вместе с ним ему отправляют соответствующий документ. В момент его подписания покупатель своим действием подтверждает, что получил заявленный груз и претензий к поставщику не имеет.
Кроме того, сопроводительная документация данного типа необходима для подтверждения расходов в налоговой инспекции, если торговая точка функционирует по основной или упрощенной системе налогообложения.
По закону деятельность любой организации, связанная с производством, хранением и перепродажей, должна быть документально оформлена, проводимого посредством док-ов первичного учета, которые формируются и утверждаются руководящим составом компании.
Пытаясь узнать, как оформить накладную на товар и правила оформления ТОРГ-12 со стороны продавца, стоит запомнить, что еще в конце 90-х Росстат опубликовал постановление под номером 132. В нем содержится полный каталог учетных бумаг, включая рассматриваемую нами форму, именуемую иначе как ОКУД 0330212. Область применения этой ТН ограничивается передачей товарно-материальных ценностей от продающей стороны к покупающей. Составлять и хранить такую документацию допускается не только в напечатанном виде, но и в аналогичном электронном формате.
С помощью данного документа происходит документальная фиксация оптовых поставок покупателям. Для формирования необходимо задействовать типовой бланк установленного образца или разработать альтернативную версию, полностью соответствующую требованиям. Заполнять самостоятельно созданную ТН следует с соблюдением всех правил, предусмотренных законодательством.
Общий регламент составления
Правила заполнения ТОРГ-12 в 2021 году регламентированы нормативно-правовыми актами:
- Постановление Госкомстата РФ № 132 от 25.12.1998;
- Письмо ФНС России № ЕД-4-15/ от 25.11.2014.
Документ формируется в двух экземплярах, один из которых поставщик оставляет у себя, а другой передает заказчику. На основании полученной ТОРГ-12 бухгалтерия покупателя приходует и, по необходимости, списывает полученные ТМЦ. Дата заполнения должна строго совпадать с датой поставки, а в качестве основания реализации товарно-материальных ценностей должен быть указан контракт (договор). Все подписи в обязательном порядке должны быть расшифрованы, а вносимые данные — соответствовать счету-фактуре. Некоторые поставщики автоматизировали процесс составления первичной документации и предпочитают заполнить ТОРГ-12 онлайн, сделать это можно на многих бухгалтерских сервисах.
ВАЖНО!
Перед тем как подписать накладную, бухгалтерии необходимо ее проверить. Бухгалтер может принять документ к учету, только если он правильно составлен.
Как выглядит накладная на товар ТОРГ-12: порядок оформления расшифровка аббревиатуры
Глядя на говорящее название, несложно понять, что заглавные буквы являются сокращенным вариантом слова «торговля». В каталоге различных видов бумаг первичного учета по контролю проведения торговых операций отображены все имеющиеся формы, предназначенные для формирования документального подтверждения. На сегодняшний день другие образцы от ТОРГ-1 до ТОРГ-31 считаются необязательными. Однако многие бухгалтерские подразделения до сих пор их используют.
Тип документа
Рассматриваемая нами ТН выступает подтверждением передачи/реализации продукции сторонней компанией. Поэтому относится к разряду внешней документации.
Собирая информацию, как оформить товарную накладную ТОРГ-12 и узнать обязательные реквизиты для заполнения, важно помнить о ряде нюансов. Данная форма хоть и представляет собой универсальный вариант, по всем параметрам соответствующий требованиям законодательства в этой сфере, единой все-таки не является. Предприниматели вправе задействовать иные версии. Так, по закону допускается разработать и составить ТН самостоятельно.
Занимаясь составлением документа, необходимо учитывать все обязательные пункты, которые должны отображаться на бумаге. С этим у многих возникают трудности. В итоге нередко возникают недопонимания при взаимодействии с представителями проверяющих инстанций. Именно поэтому подавляющее большинство компаний все же отдают предпочтение двенадцатой форме.
Всегда ли обязательна ТН
По правилам бухучета всякая торговая операция организации и ИП должна сопровождаться выпиской товарной накладной, причём неважно, насколько высокой ценой обладают передаваемые материальные ценности. Несмотря на это, многие не могут точно ответить, когда нужно заполнять накладную обязательно, ведь чаще всего покупателями выступают обычные граждане, которым эта бумага не нужна.
Совет. Во время оформления сделки с контрагентами, особенно когда речь идёт о крупной поставке, очень важно правильно составить все первичные документы, в том числе, ТН. Бумага поможет в будущем подтвердить расход перед налоговым органом, что позволит снизить налоговую нагрузку. Отсутствие ТН вызовет лишние вопросы, создаст ненужные проблемы.
Что касается расчётов с физическими лицами, то здесь применяется другой первичный документ – кассовый чек. Уже совсем скоро работать с контрольно-кассовой техникой придется всем предпринимателям, занятым в розничной торговле.
Применение
Накладная оформляется при передаче прав собственности на товарные позиции и иные ТМЦ посредством реализации или отпуска от продающей стороны к покупающей. Компания вправе использовать не только установленный в соответствии с законодательством образец, но и составить собственную версию.
При приеме товара
В данном случае ТН формируется организацией, осуществляющей отгрузку. Как следствие, требуется оформление от компании-поставщика. Сделать это можно в одном из наиболее предпочтительных вариантов: письменном или электронном. Нередко формат документации определяется по обоюдному соглашению покупателя и продавца.
Тот, кто покупает продукцию, имеет право отказаться принимать ее без соответствующего документального сопровождения. При этом если во время процедуры передачи будут обнаружены несоответствия передаваемых позиций по качественным показателям, и представитель принимающей стороны захочет сделать возврат, ему потребуется составить документ на возвращаемые ценности.
Выясняя, что это такое форма ТОРГ-12 в бухгалтерии и каковы требования к товарной накладной, следует помнить — вместе с ней оформляется акт о расхождении по качеству и количеству изделий в виде ТОРГ-2. Параллельно необходимо обсудить нюансы обратной передачи товара и обязательно зафиксировать устную договоренность в письменном виде. В противном случае некачественную продукцию попросту не удастся вернуть.
На реализацию
Продажа (предоставление прав собственности на груз от одного лица другому на возмездной основе) также сопровождается соответствующими бумагами. Рассматриваемая нами ТН предполагает наличие сведений о перемещении ТМЦ со склада и по расчетам с покупающей стороной.
Такие документы формируются компанией-продавцом. В них обозначаются реквизиты организации. Покупатель принимает доставленную продукцию и рассчитывается в момент отгрузки.
В пунктах «Плательщик» и «Грузополучатель» в равной степени проставляются следующие данные:
- название компании;
- ее месторасположение (адресные данные);
- банковские реквизиты.
На отгрузку
Нередко товарные позиции и иные материальные ценности передают в одну точку, а оплачивается осуществление процедуры из другой. При таком раскладе в ТН надлежит указывать сведения не только о получателе груза, но и о плательщике (по отдельности). В установленной форме для этого существуют специальные графы.
Организация, проводящая оплату, — это покупатель. Принимать товар может стороннее (например, дочернее) предприятие, представительство или филиал. Данный вид операции в ТОРГ-12 подразумевает обязательное отображение в соглашении купли-продажи кому конкретно будет направлена продукция и кто выступит в роли грузополучателя.
На поставку
Когда ТМЦ поставляются посредством задействования третьей компании, продающей стороне необходимо кроме двенадцатой накладной выписать еще и товарно-транспортную. Оформляется ТТН по нормам унифицированного образца 1-Т.
Эта бумага всегда составляется в количестве 3-х экземпляров, предназначенных для поставщика, фирмы-перевозчика и покупателя. Следует отметить, что формирование данной документации требуется на каждую партию товара, которую перемещают с помощью одного транспортного средства (не на весь объем поставки целиком, перевозимый в несколько рейсов).
Для чего нужна?
ТОРГ-12 используется для оформления передачи (продажи) товаров или других материальных ценностей посторонней организации. То есть, с помощью нее можно доказать факт передачи, а с другой стороны получения товаров.
Подробнее о том, зачем нужна товарная накладная, читайте здесь.
Можно ли использовать не только для товарооборота, но и для услуг?
Теоретически, никакой закон не запрещает такую возможность. Практически, любая бухгалтерская программа имеет возможность сформировать стандартную форму акта выполненных услуг, которую чаще всего используют в таких случаях. Если вернуться к вопросу об аудите и других проверках, можно столкнуться с проблемами от проверяющих.
Если смотреть с точки зрения принимающей стороны, то ТН вместо акта может быть оприходован верно, а вот проводка выписки со склада услуги (продажа) вызывает много вопросов.
Что это за документ — унифицированная форма ТОРГ 12: требования к оформлению
Осуществляя торговлю, совсем необязательно придерживаться установленного типа составления. Лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью и коммерческие организации имеют право модернизировать утвержденные бланки, соблюдая при этом обязательные требования. Таким образом, можно сформировать ТН, полностью соответствующую собственным предпочтениям и особенностям бизнеса. Сделать это возможно одни из двух доступных способов:
- путем внесения дополнений в унифицированный образец (проставить добавочные реквизиты, необходимые для более полного отражения хозяйственной деятельности предприятия);
- составить совершенно новый, ранее не задействованный вариант.
Главное — чтобы после внедрения видоизменений в структуру в нем присутствовали все основные составляющие, признанные обязательными для отражения в документальной форме. Так, в накладной надлежит указать:
- наименование самой документации;
- день составления;
- название фирмы-поставщика или персональные данные предпринимателя;
- перечень перемещаемых товаров;
- число грузовых позиций (в денежном и натуральном выражении);
- должностные характеристики лиц, несущих ответственность за прием-сдачу ТМЦ;
- персональные подписи участников.
Все вышеперечисленные пункты обязаны присутствовать. Об этом следует помнить, разбираясь с темой: «что это за документ товарная накладная: определение, требования к оформлению, пример заполнения».
Соблюдение обязательных условий формирования ТН позволяют подтвердить факт отгрузки на законных основаниях. А также зафиксировать соответствующие измерители (количество, вес, стоимость). Благодаря форме ТОРГ-12 удается отразить списание продукции у продающей стороны и оприходование их покупающей. Чтобы иметь наглядное представление о проводках, следует рассмотреть прилагающуюся таблицу:
| Дебет | Кредит | Операция | ||
| Код | Наименование | Код | Название | |
| Продающая сторона | ||||
| 62 | Проведение расчета с покупателями | 90-1 | Продажа Выручка | Реализация ТМЦ |
| Покупающая сторона | ||||
| 10 | Материалы | 60 | Оплата работы компаний-поставщиков | Прием товара, переданного фирмой-поставщиком |
| 41 | Продукция | Оприходование приобретенных позиций | ||
| Транспортная организация | ||||
| 002 | Хранящиеся ТМЦ | Получение | ||
| 002 | Товары, поступившие на хранение | Передача | ||
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п. 2
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, предусмотренных ст. 2 п. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете», с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Дополнительные реквизиты первичного учетного документа Товарная накладная, кроме обязательных реквизитов, может содержать любую дополнительную информацию, это не является нарушением.
Особенности заполнения
Формированием ТН занимаются сотрудники бухгалтерии, склада или другие работники компании, наделенные таковыми полномочиями. Единого образца, по которому требовалось бы составлять такую документацию, не существует. Можно придерживаться имеющегося общего шаблона или сформировать собственный вариант. Число строк и таблиц не регламентируется, если нужно, будет несложно уменьшить или, наоборот, — увеличить.
Соблюдая правильность оформления документов согласно товарной накладной ТОРГ-12, стоит помнить, что в ней обязаны находиться такие сведения:
- наименование продающей компании;
- информация о покупающей;
- описание продукции с указанием веса, числа и стоимости.
ТН может оформляться на одном листе или сразу на нескольких (зависит от перечня составляющих передаваемого груза). Во втором случае на титуле указывается, сколько именно страниц есть в наличии.
Бумага в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах. Один из них забирает себе непосредственно продавец, другой отправляется к покупателю. При необходимости допускается прикреплять дополнения, сведения о которых также фиксируются в самой форме.
Пример следует детально рассмотреть на прилагающемся изображении:
На каком этапе отгрузки товара формируется накладная
Накладная составляется непосредственно в момент совершения сделки.
Поскольку на ее основе проходят бухгалтерские проводки, к ее заполнению следует относиться очень внимательно. В частности нежелательно допускать в накладной какие-то ошибки и неточности, делать исправления.
И уж совсем нельзя вносить в бланк недостоверные или заведомо ложные сведения – при вскрытии таких фактов контролирующими органами, ответственные лица или даже организация могут понести серьезное административное наказание, в виде крупных штрафов.
Также следует иметь ввиду, что в некоторых случаях накладная может обрести статус юридически значимого документа – когда какая-либо из сторон в силу каких-то неблагоприятных обстоятельств надумает обратиться в суд.
Правила оформления товарной накладной ТОРГ-12 при получении товара: инструкция по заполнению
Сотрудник, уполномоченный оформлять соответствующую документацию, в первую очередь приступает к указанию сторон, заключающих сделку. В графе для отправителя груза отмечается наименование фирмы-отправителя с последующим указанием нужных реквизитов. Строка получателя предназначена для внесения аналогичных сведений о покупателе. Позиция «Поставщик» подразумевает дублирование данных из «Грузоотправителя». В графу «Плательщик» копируется информация о грузополучателе.
Следом документ датирую и присваивают ему номер в соответствии с общим документооборотом предприятия. Только после этого приступают к составлению таблицы, в которую вносят:
- точный список перемещаемой продукции;
- указывают единицы измерения (шт, кг, л, и т. п.);
- количественные показатели;
- цены;
- итоговую стоимость поставки.
Под табличным отображением прописывают, сколько страниц имеет ТН. В определенной графе проставляют стоимостное значение в прописном варианте. В завершение бумага идет на подпись:
- работнику, который занимается отпуском груза;
- главбуху;
- ответственному за приемку.
Как заполнять возвратную накладную
Если заказчик принял к учету продукцию и только после этого обнаружил расхождения, ему надлежит заполнить образец ТОРГ-12 на возврат товара. Это унифицированная форма, она заполняется по правилам, утвержденным Госкомстатом в Приказе № 132 от 25.12.1998.
Пошаговая инструкция заполнения накладной на возврат товара:
- Заполнить вводную часть — сведения об отправителе и получателе груза, поставщике и плательщике. Здесь и возникает главный нюанс: поставщиком и грузоотправителем выступает организация-заказчик, а получателем — первоначальный исполнитель.
- Внести все необходимые коды по общероссийским классификаторам.
- Указать основание для возврата. Помимо контракта, основанием является первоначальный регистр на поставку товара и письмо о несоответствии или возврате, которое заказчик предварительно направил поставщику.
- Заполнить реквизиты транспортной накладной — для тех случаев, когда организация-заказчик проводит отгрузку не самостоятельно, а привлекает транспортную компанию.
- Проставить реквизиты возвратной накладной — ее номер и дату.
- Заполнить табличную часть — по аналогии с первоначальным регистром внести все сведения по объему и стоимости возвращаемой продукции.
- Прописать итоговые показатели по возврату товара.
- Внести ответственных лиц за отгрузку товара у заказчика и приемку возвратной партии у поставщика. Проверить, расписались ли сотрудники.
Важным моментом является налог на добавленную стоимость. В первоначальной товарной накладной поставщик, который является плательщиком НДС, выделяет сумму налога к отчислению. С организацией-заказчиком все не так однозначно. Если предприятие платит налог на добавленную стоимость, в возвратном документе выделяйте и указывайте нужную ставку и сумму к отчислению в соответствующих строках таблицы (№ 13, 14). Если же учреждение не платит НДС, то составитель не выводит из возвратной стоимости отдельную сумму налога (Письма Минфина России от 19.03.2013 № 03-07-15/8473, ФНС России от 14.05.2013 № ЕД-4-3/[email protected]). В таких случаях в строках, отведенных для НДС, заполнитель ставит нулевые значения.
Для чего нужна эта форма
Ее используют все стороны-участники торгового процесса. Накладная позволяет осуществлять сверку передаваемых товаров с указанными в ней данными. Если покупателя не устраивает качество привезенных изделий, на основании документального подтверждения он вправе вернуть ее поставщику или совершить обмен на продукцию, обладающую надлежащими качественными характеристиками.
Кроме того, ТН задействуют в своей работе экспедиторы. Она помогает им избежать проблем, подтверждая какое конкретно количество перевозится. Никто не обвинит водителя в краже, если перевозимый груз сопровождается документальным доказательством.
Какую информацию содержит
Сформированный документ состоит из следующих позиций
- данные об участниках, кто продает, отправляет, получает и оплачивает груз;
- реквизиты соглашения, на базе которого осуществляется передача;
- дата и присвоенный номер;
- перечень товара плюс единицы измерения;
- список прилагающихся бумаг;
- подписи всех, кто участвует в процессе.
Проставление печатей организаций и предпринимателей не является обязательным элементом. Поэтому некоторые бизнесмены и компании обходятся без них.
Штрафы
Рассмотренные выше формы документов относятся к первичке. Практически все дальнейшие бухгалтерские операции основываются на них, поэтому эти бумаги так важны для каждого участника сделки и их посредников, особенно если речь идёт о товаре на крупную сумму. Во избежание строгих налоговых санкций, доначислений налога, штрафа и пеней, хранить все выписанные и полученные товарные и товарно-транспортные накладные нужно минимум 5 лет.
Торг 12 образец заполнения
Т-1 образец заполнения
Итоги
Товарная накладная — это первичный документ, который вполне оправданно считается самым распространенным и простым в применении. Он помогает контролировать перемещение товаров и других ТМЦ, гарантируя участникам сделки финансовую безопасность. А чтобы облегчить ведение документооборота, обратитесь в «Клеверенс». С помощью нашего софта вы сможете с легкостью вести все рутинные операции, а также учет товаров и продукции на складе. Например, можно воспользоваться ПО «Склад 15», что обеспечит автоматизацию всех товароучетных операций.
Количество показов: 1725
Как вносить исправления
Исправлять товарную накладную, как и любой другой документ первичного учета, не рекомендуется. Но если в регистре обнаружатся ошибки, то исправления вносятся в оба экземпляра — и в документацию поставщика, и в форму, переданную заказчику.
Ошибочная информация перечеркивается, исправления заверяются подписями уполномоченных лиц обеих сторон. Ниже ставится дата внесения исправлений.
Если ошибка обнаружена в электронном регистре, то организация исправляет нарушение и направляет заказчику новую накладную. Строгих правил по внесению исправлений в электронную форму не предусмотрено.
