Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Учет и отчетность > Что включают в себя управленческие расходы: особенности учета, способы списания
Пункт 20 ПБУ 10/99 определяет, что любое предприятие имеет право самостоятельно определить в учетной политике, как признавать расходы, в том числе управленческие. Они могут становиться частью себестоимости по видам предпринимательской деятельности: производства или продажи товаров, предоставления услуг, выполнения работ (письмо Минфина № 07-05-06/191 от 02.09.208). При разработке учетной политики следует руководствоваться Инструкцией к плану счетов.
Что такое управленческие расходы, чем отличаются от коммерческих
К затратам на управление относят издержки, у которых отсутствует прямая связь с производством, продажей товаров, услуг, работ. Если затраты можно связать одним из направлений предпринимательской деятельности, они считаются коммерческими (например, заработная плата и отчисления начальника производственного цеха).
Расчет затрат
Затраты на управление можно включить в состав себестоимости, если их пропорционально выручке распределить по всем видам изготавливаемой продукции (продаваемых товаров, работ, услуг). При разработке учетной политики предприятие (организация) должно руководствоваться Законом №129-ФЗ и пунктом 4 ПБУ 1/2008.
План счетов разрабатывается на основе Плана, утвержденного Минфином 31.10. 2000, и исходя из сферы деятельности, организационно-правовой формы, масштаба и структуры предприятия. Выбираются счета, которые будут необходимы для учета хозяйственной деятельности, и дополняются субсчетами и аналитическими счетами. Если какие-то счета не нужны, их в рабочий план не включают. Затраты на администрацию всегда учитываются в общехозяйственных расходах (счета 26 и 27).
Цель и предназначение
Административные расходы идут на оплату потребностей, удовлетворение которых позитивно отражается на всей компании. Конечно, далеко не все траты можно причислить к ним. Рассмотрим небольшой пример. В случае, если затраты, которые существуют в конкретном подразделении, не дают прямых или косвенных преимуществ другим отделам, они не относятся к административным.
Одновременно, если содержать рекламный отдел, который будет успешно популяризировать изготовленную продукцию, то это приведёт к росту производства и в целом благоприятно скажется на всём предприятии. Таким образом, конечная цель и предназначение любых административных расходов – это обеспечение определённых преимуществ.
Что входит в состав управленческих расходов
Состав этого вида издержек во многом зависит от сферы деятельности, но обобщенно управленческие расходы включают в себя средства, потраченные на:
- содержание зданий, в которых размещается административный персонал: отдел кадров, юридический отдел и др.
- оплату труда и отчисления административного персонала
- покупку оборудования и канцелярских принадлежностей для офиса
- командировки сотрудников офиса
- оплату услуг связи
Административный отдел - представительские мероприятия
- ремонт той части основных средств, которые не связаны с основной производственной деятельностью
- амортизацию основных средств, не связанных с основной производственной деятельностью
- аренду помещений с общехозяйственным назначением
- страхование имущества и персонала
- аудиторов, консультантов, поставщиков информации
- освещение, поставку воды, отопление, канализацию в помещениях административного персонала
- налоги, уплачиваемые на основные средства, транспорт
- охрану предприятия, мероприятия, обеспечивающие пожарную безопасность
- охрану труда и сертификацию продукции
- перевозку работников на место работы и обратно
- налоги, не связанные с процессом производства: водный и транспортный налог, налог за вредные выбросы
- услуги управленческой компании
Этот перечень каждое предприятие может дополнить или сократить, если этого требуют особенности предпринимательской деятельности.
Это могут быть траты на спецодежду и средства индивидуальной защиты, услуги типографии, почты, уборку, дезинфекцию помещений, содержание двора и дороги, бани или душевых, столовой, медпункта. К этой категории можно отнести также издержки на обучение и повышение квалификации, поиск новых работников.
О дополнительных моментах
Следует отметить, что существует довольно много трат, которые не являются административными расходами. Это, к примеру, финансирование сбыта (стимулирование, организация), рекламные мероприятия и исследования вводимой продукции. Также необходимо отметить специфику, которую имеет учет административных расходов.
Обычно, когда бухгалтеры обрабатывают документацию, то они не выделяют много типов трат. Условно они расходы делят на обычные и прочие. В первом случае подразумевают траты, которые возникают из-за характера деятельности и направления работы организации. В прочие заносят всё то, что не относится к рассмотренному ранее.
Отражение управленческих издержек в бухгалтерском учете
Административные расходы не зависят от объемов предпринимательской деятельности, поэтому их нельзя списать на «Основное производство» в конце месяца (счет 20). Они учитываются в «Общехозяйственных расходах» (Д 26).
Особенности учета заключаются в наличии двух способов списания:
Отражение в бухучете
- традиционного – признаются условно-постоянными и полностью относятся к полной себестоимости, проводятся как К 26, Д 90
- основанного на разделении административных издержек на условно-постоянные и условно-переменные
При использовании второго способа подсчитывается сокращенная себестоимость производства, условно-постоянные траты списываются на «Себестоимость продаж» (Д 90-2), то есть признаются издержками отчетного периода, снижающими доход.
Для списания условно-переменной части существуют 3 варианта:
- К 26, Д 20 – если относятся к основному производству
- К 26, Д 23 – если относятся к вспомогательному производству
- К 26, Д 29 – если относятся к обслуживающему хозяйству или производству
В состав себестоимости административные затраты включаются после продажи продукции (товара) и списываются на «Продажи» (счет 90). В отчете о прибыли отражаются в строке 040.
Некоторые экономисты выражают мнение, что административные затраты можно списать на Д 91, если в отчетный период не было продаж.
Споры с налоговой инспекцией чаще всего возникают по поводу трат на услуги управленческих компаний. Если имеется договор, документ, подтверждающий оплату, и акт приема выполненных работ, претензий быть не должно. Налоговики могут посчитать этот вид услуг экономически невыгодным, направленными на уклонение от налогообложения. Анализируя решения, вынесенные по подобным делам судами, можно сделать вывод, большинству предпринимателей удается доказать, что подобные траты обоснованные.
«ДЕЛИКАТНАЯ» ОСОБЕННОСТЬ
Административный бюджет является одним из самых «деликатных» бюджетов. Сотрудник, ответственный за такой бюджет, должен быть максимально неконфликтным. Если взять, например, бюджет производства, то как бы ни был настроен против цифр директор по производству, здесь действуют строгие технологические нормы на материалы, трудозатраты. Кроме того, о производстве есть исчерпывающие данные в нескольких структурах: бухгалтерии, отделе нормирования, финансовом и планово-экономическом отделах. Эти данные четко задокументированы, их достаточно для бюджетирования.
Что касается административно-управленческого персонала, то директора, курирующие то или иное направление, стремятся получить максимум финансирования именно для своего департамента.
Первая причина: имея максимум возможностей, не нужно просить в дальнейшем оплатить необходимые, но не предусмотренные бюджетом расходы.
Вторая причина — амбиции: «Почему у меня, директора по персоналу, должно быть меньше финансирования, чем у директора по логистике». Часто аналогичные позиции занимают не только директора направлений, но и начальники отделов, желая таким образом закрепить свой авторитет.
Когда система бюджетирования натолкнется на непонимание и сопротивление со стороны таких руководителей, то эту преграду ни экономист, ни начальник ПЭО не смогут устранить самостоятельно. Данный вопрос будет вне их компетенции. Ситуация влечет либо приостановку процесса бюджетирования административных расходов, либо приспосабливание под тех или иных «несогласных». Последнее ведет к искажению методики расчета финансовых результатов. Как следствие, руководители принимают ошибочные управленческие решения, компания терпит убытки. Значит, процесс бюджетирования должен курировать генеральный директор или собственник компании. Малейшее сопротивление или нарушение регламента нужно строго пресекать.
Чтобы нивелировать конфликты, упростить процесс бюджетирования, довести до сотрудников суть, цели, задачи и методики бюджетирования, необходимо провести отдельный семинар (мастер-класс) для административно-управленческого персонала по вопросам составления бюджета. На семинаре должны присутствовать не только начальники отделов, директора направлений, но и те сотрудники, которые будут заниматься бюджетированием (от 1 до 3 человек от каждого отдела, в зависимости от его размера и специфики данных). Ведь так и бывает, что за бюджет по отделу отвечает начальник, но работает с цифрами, делает необходимые расчеты, готовит данные, взаимодействует и консультируется с экономистом ПЭО один из подчиненных.
Финансовый анализ расходов на управление
Управленческие расходы в финансовом анализе относят к условно-постоянным, так как их величина не зависит от объема производства. Если объем выпускаемой (продаваемой) продукции увеличивается, прибыль на единицу товара увеличивается за счет масштаба.
Сложные экономические условия заставляют предпринимателей по-другому взглянуть на штатное расписание администрации. Руководители предприятий стараются совместить функции подразделений, чтобы сократить численность работников. Это позволяет снизить затраты на зарплаты, аренду, транспорт, оргтехнику, командировки. Сэкономленная сумма – объем повышения прибыли.
Некоторые выбирают другой путь – сокращение заработной платы, надбавок и премий при сохранении численности административного аппарата. Этот вариант предпочтительнее, так как не повышает уровень безработицы, не снижает лояльность сотрудников.
Хорошим вариантом считается перевод части персонала офиса на «домашний» режим, позволяющий сэкономить на аренде помещений, коммунальных платежах, служебном транспорте. Практически весь персонал может работать через интернет.
Грамотный финансовый анализ позволяет использовать оптимизацию административных издержек как средство повышения прибыли. Сэкономленные на оптимизации руководящего аппарата средства можно вложить в развитие, реорганизацию, обновление, внедрение инноваций.
Наверх
Напишите свой вопрос в форму ниже
Описание
Эффективность деятельности коммерческой организации выражается в сумме полученной прибыли. Чтобы облегчить анализ рентабельности предприятия или реализованной продукции, был введен финансовый результат (ФР). Он представляет собой экономический итог, полученный от разницы между тратами и прибылью компании. Считается с помощью следующей формулы:
Пример отчета
из выручки от реализации товара вычитаются НДС (если фирма работает на ОСНО) и себестоимость продукции, а также прямые и косвенные расходы.
Многие задаются вопросом о том, что такое ОФР в бухгалтерии. Это определение подразумевает форму отчетности, в которой отражаются данные о доходах, расходах и ФР организации. До 2012 года этот документ назывался «Отчет о прибылях и убытках». Составляет его бухгалтер или главный бухгалтер за календарный год.
Форма 1
Компании обязаны сдавать в конце года несколько документов бухгалтерской отчетности. Один из них составляется по форме 1 и представляет собой основной финотчет о текущем состоянии компании. В бухгалтерский баланс входят следующие пункты:
- актив (внеоборотные и оборотные);
- пассив (капитал, долгосрочные и краткосрочные обязательства, резервы).
В форме 1 представлены данные сразу за несколько лет, поэтому можно увидеть динамику организации.
Интересная информация! Чиновники исключили нумерацию бланков, однако бухгалтеры продолжают называть документы по форме 1 и 2 соответственно.
Форма 2
Форма 2 бухгалтерской отчетности — это отчет о финансовых результатах (ОФР). Заполненный бланк обязательно подается в конце марта в налоговую. Обязательная и своевременная подача формы 2 бухгалтерского баланса закреплена в Налоговом кодексе. При нарушении закона выписывается штраф в размере 200-500 рублей для должностных лиц и 3-5 тысяч для компаний.
Пункты отчета
Важная информация! От бухгалтерского баланса отчет о фин.результатах отличается тем, что в нем отражаются данные с начала деятельности, а ОФР показывает информацию только за конкретный период времени.
