Загранкомандировки в 2021 году: оформляем и оплачиваем

Деловая жизнь России » Работа » Какие будут командировочные расходы в 2021 году

Какими нормами расчетов на сутки в период командировки пользуются в 2021 году, известно. Но какие будут командировочные расходы в 2021 году

, пока остается вопросом и, скорее всего, прояснение придет ближе к концу года. А пока можно прицениваться к нынешним суммам, не забегая вперед. Ответить на интересующий читателя вопрос можно при помощи текста статьи.

Суточные в 2017 году по России и регионам действуют одинаковые. При этом по правилам Налогового кодекса нет нормирования командировочных расходов на выплату суточных в 2021 году. Сумму суточного бюджета для командировок 2021 года, как и в текущем годовом периоде, определяет руководство компании или индивидуальный предприниматель. Это относится как к внутренним поездкам, так и межрегиональным и зарубежным. Нужно лишь помнить о том, что при чрезмерных расчетах командировочных проценты в счет страховых взносов и НДФЛ с суточных в 2021 году положено взимать мере действия определенных правил. И каковыми бы ни были расходы, они учитываются в рамках графы расходов при УСН. Для расходов по части оплаты за проезд налогообложение не действует. Однако остается обязательным выплата взносов в счет обязательного пенсионного, медицинского и социального (на случай временной нетрудоспособности, материнства) видов страхования. Отдельно производятся взносы в счет страхования на несчастный случай и профзаболевания. А непосредственно сумму, причитающуюся на суточные, необходимо утвердить в составе локальных актов фирмы. Если расходы ее превысили, отчисление по НДФЛ все равно не производится. Однако если организация государственная, то ограничения все же есть. На суточные полагается 100 рублей на человека, помимо транспортных билетов и проживания. Если же организация относится к системе федеральных органов исполнительной власти или военнослужащим, то суточный размер командировочных расходов 2021 годового периода, как в нынешнем, меняется. Она может варьироваться со 150 по 300 рублей. Причем такие расценки сохраняются с 2015 года и пока не пересматривались. Для определения количества дней производятся отметки по прибытию и убытию в составе командировочного удостоверения. В условиях однодневной поездки командировочные не предусматриваются. А для поездки за рубеж начисления составляют половину той суммы, которую предусматривает нормативный документ. В случае возможного возвращения к месту проживания выплата суточных не производится.

Командировка за границу: оформление

Пакет документов на зарубежные командировки не отличается от того, который составляется для поездок в пределах страны.

Для отправки работника в командировку оформляются следующие документы:

• Служебная записка на имя руководителя с просьбой отправить работника в поездку, с указанием места и времени. Это не обязательный документ, в некоторых организациях решение о командировке может приниматься устным распоряжением руководителя. Составляется в свободной форме.
• Приказ о направлении в командировку оформляется в унифицированной форме Т-9 или Т-9а. В приказе не делается отметка о том, что это командировка за границу, это и так понятно, поскольку в бланке приказа предусмотрена срока для указания, куда именно направляется работник.
• Авансовый отчет – составляется после возвращения работника из поездки.

Обратите внимание! В настоящий момент командировочное удостоверение и служебное задание не являются обязательными документами при направлении в командировку.

Заграничная командировка и выплаты

Если служебная поездка предполагает пересечение границы, то к главным расходам на проезд, питание и проживание могут добавиться дополнительные: на оформление заграничного паспорта, визы и остальных документов. Также по желанию начальника сотруднику могут оформить страховку. Все комиссионные сборы, связанные с обменом валюты, провозом багажа должны учитываться и оплачиваться руководством.

В перечень командировочных выплат могут включить расходы на телефонные разговоры или за пользование интернетом. Возмещение денежных сумм сотруднику происходит в валюте той страны, куда он ездил или в рублях.

Суточные при загранкомандировках для бюджетников

Размер суточных для бюджетников определяется постановлением Правительства РФ за № 812 от 26.12.05, приложение 1. В этом документе для каждой страны устанавливается определенный размер, выраженный в долларовом эквиваленте. Например, суточные в Казахстан составляют 55 $ США.

Ниже приведены еще несколько примеров того, какие бывают суточные при загранкомандировках в 2021 году.

Таблица

Вышеуказанные суммы распространяются на всех работников бюджетных и государственных организаций.

Какие документы подтверждают суточные выплаты?

В 2015 году в России была отменена процедура обязательного составления командировочного удостоверения. Как же ведется учет командировочных расходов в 2021 году?

• Во-первых, многие компании продолжают использовать командировочное удостоверение на добровольной основе;
• Во-вторых, понесенные в командировке затраты могут подтверждать чеки и квитанции из гостиницы, договор аренды квартиры, проездные билет и др.
• В-третьих, основанием для оплаты командировочных расходов в 2017 году может выступать служебная записка.

Последняя содержит сведения о датах отправки и возвращения, а также отметку о прибытии, которую ставит принимающая сторона (Постановление Правительства №771). Унифицированного образца служебной записки российской трудовое законодательство не предусматривает – этот документ составляется в произвольной форме.

Командировка за границу: суточные 2021 года для частных предприятий

Всем предприятиям, которые не относятся к бюджетным, разрешено устанавливать свои размеры оплаты суточных расходов при поездах сотрудников за пределы страны.

Эта величина может быть установлена:

• Коллективным договором;
• Учетной политикой;
• Другим локально-нормативным документом компании.

Размер оплаты может меняться в зависимости от обстоятельств:

• Места назначения;
• Срока поездки;
• Цели поездки;
• Должности командированного лица и т.д.

За основу предприятия могут брать суммы, установленные для бюджетников.

Правовая регламентация командировочных поездок

Взаимодействие руководителя и работника регламентированы нормами законодательства о труде. Возможность пребывания в поездках за пределами постоянного проживания оговаривается при трудоустройстве. Устраиваясь на работу, специалист соглашается в интересах службы выехать в командировку. Принято считать командировочной поездкой проезд сотрудника на несколько дней в иной населённый пункт по распоряжению руководителя с конкретным заданием. Женщины, ожидающие рождения ребёнка, матери-одиночки, лица, не достигшие совершеннолетия, не направляются за пределы предприятия, организации, учреждения, где официально трудоустроены. Работники, воспитывающие маленьких детей, инвалиды вправе отказаться от служебных поездок (ст.259, ст.264 ТК РФ).

Не будет рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины отказ от командировки сотрудника, который ухаживает за больными родственниками (ст.259, ст.264 ТК РФ). Работник письменно даёт согласие ехать в командировку на праздник или день отдыха (ст.113 ТК РФ).

Суточные за границей 2021 год: нюансы расчета

При выплате суточных командированному работнику необходимо учитывать следующие нюансы:

• дата пересечения границы при поездке к месту назначения засчитывается, как командировка за границу.
• дата пересечения границы при возвращении учитывается, как обычная командировка.
• суточные за границей 2021 года не облагаются налогом, только если не превышают 2500 рублей. Если их размер больше, то все, что выше указанной суммы, подлежит налогообложению.
• несмотря на то, что суммы указываются в долларах, работнику они могут быть выплачены и в рублевом эквиваленте.
• курс валюты берется в размере, установленном на последний день месяца, в котором работник сдал авансовый отчет.

Данные нюансы важно учитывать для правильного порядка налогообложения организации и командированного лица.

К примеру, командированный едет поездом из Москвы в Хельсинки. Выезд в 19.15 10 октября из Москвы и прибытие в Хельсинки 11 октября в 15.30. Пересечение границы в 03.15. Оплата будет произведена за 10 октября – 700 руб., за 11 октября – 2500 руб.

Правила и порядок выдачи суточных в 2021 году

По общему правилу суточные выдаются работнику в полном объёме до его отъезда в командировку. За основу берётся количество дней, на которые его отправляет в поездку работодатель. Считается оно на основании приказа о командировке.

Порядок расчёта суточных в 2021 году

Алгоритм расчёта суточных прост: количество дней, которые работник должен провести в командировке согласно приказу, умножается на размер суточных, предусмотренный соответствующим локальным актом.

Например, если он командируется на семь дней, а размер суточных составляет максимальные по закону 700 рублей, получаем 7х700=4900.

Но тут возникает вопрос — как считать дни пребывания сотрудника в командировке и выплачивать ли суточные за дни отъезда и приезда. Ведь работник мог уехать в командировку поздно вечером, а вернуться рано утром. Вот и зачастую непонятно, как быть с оплатой этих дней. Впрочем, законодательство по этому вопросу занимает чёткую позицию — дни отъезда и приезда даже в такой ситуации всё равно считаются проведёнными в командировке, и за них должны выплачиваться суточные.

Особая история — если приезд и или отъезд пришлись на ночь. В этом случае рубиконом служат календарные сутки. Например, сотрудник отправился в командировку поездом (самолётом, автобусом, на корабле или ином транспортном средстве, включая собственный автомобиль), который отправился ночью. Если отправление случилось до 0:00, днём отъезда считается предыдущий день. Если позже — уже следующий.

Например, работник выехал в командировку поездом, отправившимся из начального пункта в ночь на 10 января в 23:59, а по возвращении его поезд прибыл в пункт назначения ровно в полночь в ночь на 12 января. В этом случае, хотя работник находился в пути и пункте назначения своей командировки фактически два дня — 10 и 11 января, суточные ему полагаются за четыре дня, так как днём отъезда будет считаться 9 января, а приезда — 10. А значит, если считать суточные по максимальному для командировок внутри страны пределу в 700 рублей в день, ему причитается 4х700=2800 рублей в день.

Заслуживает упоминания и ситуация, когда пункт отправления транспортного средства, на котором работник отбыл в командировку расположен вне черты населённого пункта, откуда был командирован работник. Например, офис его компании находится в Москве, а в командировку сотрудник убыл на самолёте, вылетевшем в ночь на 11 января уже после ноля часов. Однако чтобы добраться до аэропорта, работнику пришлось воспользоваться аэроэкспрессом, отправившимся из столицы, скажем, в 23:00. Датой начала командировки в этом случае будет 10 января — дата отправления аэроэкспресса. Аналогичным образом обстоят дела, если из командировки работник прилетел 15 января в 23:00, а аэроэкспресс, которым он затем проследовал в Москву, прибыл на столичный вокзал уже после полуночи 16 января. 16 января и будет считаться днём приезда, и суточные работнику полагаются и за этот день.

Если самолёт, на котором сотрудник улетел в командировку, отправился в рейс после полуночи, а аэропорт расположен вне черты города, днём отъезда считается дата отправления транспортного средства, на котором сотрудник добирался в аэропорт

Выплачиваются суточные и за время, которое работник проводит в пути. Например, работодатель направил сотрудника из Москвы в Новосибирск. Непосредственно в городе сотрудник находился три дня, ещё по двое суток в каждую сторону у него ушло на дорогу. Итого получается семь дней, значит, именно этот срок ложится в основу расчёта суммы суточных: 7х700=4900. Если же суточные в компании равны, например, 500 рублей, считаем соответственно: 7х500=3500 рублей.

Рассмотрим совсем экзотический пример. Работник направляется в командировку из Москвы во Владивосток, суточные составляют 700 рублей. Во Владивостоке он должен провести две недели. Если отправить его на поезде, ещё в общей сложности столько же он проведёт в дороге (поезд от Москвы до Владивостока идёт семь дней). Итого получится, что мы будем должны выплатить этому работнику суточные за 28 дней: 28х700=19600 рублей. Поневоле задумаешься, не выгоднее ли оплатить ему самолёт. Ведь, выходит, из этих 28 дней половину он будет маяться дурью в дороге, отчего пользы ни ему, ни компании нет. А мы ему начисляй не только суточные, но и зарплату за все проведённые в поездке дни. Не говоря уж о том, что билет на самолёт из Москвы во Владивосток сопоставим, а то и дешевле, чем купейный на поезд.

При командировках за границу используется тот же алгоритм, но используется утверждённый локальным нормативным актом размер суточных для поездок за рубеж. Единственный нюанс — если часть времени в пути сотрудник следовал по России, за это время ему выплачиваются суточные в размере, утверждённом для командировок внутри страны.

Например, работник был откомандирован в Варшаву, в командировке провёл неделю. Туда и обратно он добирался поездом, который пересёк границу РФ с Республикой Беларусь по пути туда на следующие сутки после отправления, а на обратном — в день прибытия.

Суточные равны 700 рублей в день для командировок внутри страны и 2,5 тысячи для заграничных.

Получается, за дни отъезда и приезда ему выплачиваются суточные как при командировке по России, а в оставшиеся пять дней — по заграничной норме:

• 2х700=1400;
• 5х2500=12500;
• 1400=12500=13900.

Итого мы должны заплатить 13900 рублей суточных.

За сколько дней до командировки выдаются суточные

Какого-либо жёсткого регламента в отношении этого срока (скажем, не больше трёх дней до предполагаемой даты отъезда) действующим законодательством в 2021 году не предусмотрено. В законе есть только одно требование — вся сумма предполагаемых командировочных расходов, включая суточные, должна быть выплачена работнику до отъезда, в том числе и непосредственно в день убытия.

Бывают, конечно, исключения. Например, решение о срочной командировке пришлось принимать в субботу, в тот же день работник и выехал. Возможности выплатить ему аванс, скажем переводом на карточку, раньше понедельника нет, и ничего не попишешь. Формально это нарушение, но на практике всё решается на уровне взаимных договорённостей между работодателем и работником, а для последнего ключевое значение приобретает сам факт возмещения ему расходов хотя бы постфактум.

Прочие нюансы остаются на усмотрение работодателя. А тот может предусмотреть дополнительные ограничения. Например, прописать в Положении о командировках или отдельным приказом, что работник обязан вернуть в кассу полученный аванс, если не уехал в командировку в течение, скажем, трёх дней, недели или любого иного срока, определять который волен сам работодатель.

Выплачиваются ли суточные при однодневной командировке

Нет, не выплачиваются. Ключевым признаком названной статьи командировочных расходов считается факт проживания командированного работника вне постоянного места жительства. Под проживанием же на практике подразумевается, что сотрудник за время командировки должен провести как минимум одну ночь в поезде, гостинице, на частной квартире и т. п.

Если же сотрудник вернулся из командировки в день отъезда, это условие считается невыполненным, и суточные не положены.

Электропоезд «Ласточка» позволяет ограничиться однодневными командировками из Москвы в такие города, как Тула, Орёл, Курск, Владимир, Нижний Новогород

Например, фирма командировала сотрудника из Москвы в Орёл. Допустим, он уехал из столицы рано утром 11 января на экспрессе (между Москвой и Орлом курсируют несколько дневных скоростных поездов и электропоезд «Ласточка»). Прибыл туда в обед, за несколько часов завершил все дела и успел вернуться в столицу на скоростном поезде, успевшем прибыть на Курский вокзал Москвы до 23:59 того же дня, суточные ему не выплачиваются. А вот если он уехал из Москвы вечером 11 января ночным скорым поездом, 12 января провёл в Орле весь день, а в столицу вернулся на ночном поезде, прибывшем в пункт назначения утром 13 января, считается, что он провёл в командировке три дня и должен получить суточные за всё это время. Такая же ситуация и, например, с Санкт-Петербургом. Ведь из Москвы туда и обратно можно обернуться одним днём на «Сапсане» или самолёте — график движения позволяет.

Как выплачиваются суточные за выходные

Вопрос оплаты суточных за проведённые в командировке выходные часто вызывает ступор у работодателей, впервые оказавшиеся в такой ситуации. Например, работника отправили в командировку на неделю (семь дней), а началась она в среду.

Ведь в выходные люди по умолчанию не работают, а значит, платить как будто не за что. Однако сразу нужно сказать, что такой подход считается грубым нарушением закона.

Работодатель обязан оплатить работнику суточные за выходные, проведенные в командировке, даже если уверен, что он в эти дни пьянствовал

И дело даже не в том, что работник по факту мог трудиться и в выходные.

Вечером пятницы в редакции федеральной еженедельной газеты, выходящей во вторник и сдаваемой в типографию в понедельник, узнали о криминальной истории, мимо которой издание пройти не могло. Единственным выходом было срочно отправить корреспондента в регион с тем, чтобы утром понедельника он уже предоставил готовый репортаж. Сотрудник в тот же день вылетел в командировку и утром субботы поднял на уши всех причастных к истории представителей официальных структур, причастных к этой истории. В итоге ему удалось добиться встречи не только со следователем, но и находившимся в изоляторе временного содержания подозреваемым. Репортаж был своевременно подготовлен, а номер газеты сдан в типографию и вышел в положенный срок. Само собой разумеется, вопрос, чем занимался журналист в выходные, ни перед кем в редакции не вставал.

Но даже если в выходные или государственные праздники, пришедшиеся на командировку, сотрудник действительно бездельничал, выплатить ему суточные и за эти дни работодатель обязан.

Нормативно-правовая база

• «Трудовой кодекс» РФ (статьи: 166, 167, 168, 310).
• «Налоговый кодекс» РФ (статьи: 217, 264, 422).
• Постановление правительства РФ «Об особенностях направления в СК» за номером 749, датированное 13.10.2008.
• Постановление правительства РФ «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» за номером 1595, датированное 29.12.2014 в части внесения изменения в вопрос необходимости оформления специального удостоверения для поездки.
• Постановление правительства РФ «об особенностях порядка исчисления средней з/п» за номером 922, датированное 24.12.2007.

Важно! На основании Постановления №1595 с января 2015 г. оформление специального удостоверения, подтверждающего дату приезда в пункт назначения и соответственно отъезда из пункта назначения. С начала января 2015 г. аналогичным подтверждением выступает билет, подтверждающий проезд на общественном транспорте (самолет, автобус, поезд), на котором указана дата и время приезда/прилета.

Сколько может длиться командировка

Вопрос интересный, тем более, что об определенных сроках ни в одном законодательном акте не упоминается. То есть, по факту командировка может продолжаться от одного дня до нескольких месяцев или даже лет. Тут как решит начальство. Тем не менее, командировка не может длиться менее одного дня по признанию ВАС РФ. Здесь речь идет о не обложении НДФЛ выплат взамен сточных по однодневных командировкам.

В любом случае в Москве, Санкт-Петербурге и других городах страны работодатели командируют своих сотрудников и на один день, оплачивая все необходимое.

Этап 3: продление срока командирования

Порядок действий при продлении срока командировки следующий:

• сотрудника уведомляют о продлении командировки;
• издают приказ;
• рассчитывают суточные;
• выплачивают сотруднику необходимую на дополнительный срок сумму.

Получить письменное согласие необходимо у тех сотрудников, которых отправляют в командировки с их письменного согласия.

О продлении командировки сотрудника уведомляют любым доступным способом

Структура затрат

Бухгалтерские операции и отчеты по командировочным затратам подпадают под требования Закона служебные командировки в 2021 году изменения по структуре расходов на них не затронули. Сюда по-прежнему входят:

• заработок, исчисленный из расчета среднедневного жалованья, за весь период служебной поездки;
• оплата билетов на проезд к месту назначения в прямом и обратном направлении авиа-, ж/д транспортном, автобусом (за исключением такси);
• компенсация расходов на использование подчиненным собственного авто при выполнении служебного задания в рамках командировки;
• гостиничные траты (плата за проживание) или расходы на аренду жилья;
• дополнительные затраты (это могут быть ремонт обуви, химическая чистка одежды, покупка товаров и комплектующих материалов для техники, представительские траты).

Компенсация расходов на проживание происходит 2 путями:

1. по предоставленным документам – квитанциям, счетам;
2. руководство выделяет четко фиксированную сумму, установленную внутренними правилами предприятия.

Также см. «Положение о командировках: каким должен быть образец 2017 года».

Можно ли продлить или перенести служебную поездку?

Законодательство не устанавливает запрет на продление срока уже имеющейся командировки, либо переноса будущей, на которую уже оформлены все необходимые документы. Но в то же время, нигде не содержится четких указаний о том, как именно это нужно оформить.

Если необходимо произвести продление командировки, правильнее всего это сделать путем издания такого приказа. Он оформляется в произвольной форме (стандартного бланка на такой случай не разработано), и должен содержать причину, по которой производится продление, и новый день завершения.

Также во все документы для командировки вносятся исправления — неверная дата зачеркивается одной чертой, и сверху надписывается новая.

И, наконец, работодатель обязан рассчитать суточные за дни продления, а также расходы на проживание, и перечислить эту сумму работнику. Закон запрещает обязывать работника использовать на эти цели личные имеющиеся средства, даже если они будут потом возмещены.

Перенос сроков командировки также должен быть оформлен дополнительным приказом в произвольной форме. В него включается причина переноса, а также новые даты начала и завершения поездки. Их же необходимо внести во все оформленные командировочные документы, путем зачеркивания старого значения и указания нового.

Внимание! Производить перерасчет суточных и прочих выплат не надо, если изменяются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность самой поездки.

Командировочная поездка и рабочее место

Работник в служебной командировке сохраняет за собой рабочее место. Дни командировки оплачиваются по среднему (ст.167 ТК). Алгоритм расчёта среднего заработка приведён в Положении № 213 и ст.139 ТК РФ.

1. Определить день, когда работник направляется в командировку и день возвращения.
2. Посчитать, сколько рабочих дней приходится на командировку.
3. Взять в расчёт 12 месяцев до командировки. Посчитать отработанные дни и начисленную заработную плату. Не включать в средний заработок дни и суммы начисления заработной платы по среднему.
4. Рассчитать средний заработок за день.
5. Рассчитать величину среднего заработка за дни командировки.

На практике:

1. Работник был в служебной командировке с 20 по 29 марта 2017 г.
2. На время командировки приходится 8 рабочих дней по графику работы сотрудника.
3. В расчёт принимается расчётный период 12 календарных месяцев до марта 2021 года. С 1 марта 2021г. по 28 февраля 2021 г. работник отработал 200 дней. Начислено 400 000 руб.
4. Средний заработок за день составляет 2000 руб. 400 000 руб. / 200 дней = 2000 руб. в день.
5. Средний заработок за 8 дней служебной командировки: 2000 руб. в день Х 8 дней = 16 000 руб.

При расчёте командировочных работнику будут начислены суточные за 10 дней. Суточные выплачиваются за выходные и/или праздничные дни во время командировки.

Заполнение табеля учета рабочего времени

В данном документе работодатель обязуется указывать рабочие дни, отработанные сотрудником во время командировки. Такие дни необходимо обозначить в табеле, либо кодом «К», либо «06».

Бывает, что сотрудник вынужден был работать в выходные дни или праздники. В этом случае в документе необходимо пометить кодом «РВ» или «03», если это все было согласовано с начальством. Если нет, то руководство имеет право ничего не отмечать в табеле и не оплачивать отработанные работником часы в выходной.

Многие не учитывают, как рабочее время, время, проведенное сотрудником в пути, например, за рулем в выходной день. К сожалению, предприниматели действительно не обязаны учитывать это время. Но по совести, конечно же, такое время лучше помечать, как «РВ» или «03».

Отзыв из командировки или её отмена

Трудовой кодекс не даёт чётких указаний на действия при отмене командировок. Отмена командировки или отзыв раньше срока осуществляется в несколько действий. Перед выпуском приказа сотрудника уведомляют о продлении срока командировки (или об отзыве из неё). Потом издаётся приказ. Далее сотрудника знакомят с этим приказом под роспись, это можно сделать и после возвращения на рабочее место. Если деньги уже выданы, а командировку отменили или прервали, то сотрудник оформляет авансовый отчёт и возвращает ранее выданные и не потраченные денежные средства.

Бухгалтерские проводки

Пример проводок приводится в таблице.

Таблица: Проводки при командировке

Особенности обложения НДФЛ и страховыми взносами расходов в командировке представлены в таблице.

Таблица: Обложение НДФЛ и страховыми взносами командировочных расходов на 2021 год

Длительность служебных поездок

Период командировки определяется руководителем компании самостоятельно, исходя из возникшей производственной необходимости. Он должен быть отражен в изданном приказе на командировку, а если составляется служебное задание, то и в этом документе тоже.

При этом в связи с возникшими обстоятельствами длительность поездки может либо сокращаться, либо продлиться на определенное время. Для этого также необходимо издание письменного распоряжения руководства фирмы.

Ранее действующие нормы права определяли максимальный период командировки в 40 дней, не считая времени, затраченного на путь. Также было закреплено, что командировка должна была быть больше одного дня.

Но вступившие в силу новые Постановления Правительства, в соответствии с которыми в настоящее время регулируются командировки, отменили действия этих нормативов и не ввели новые сроки. Поэтому сегодня нигде не закреплена минимальная и максимальная продолжительность служебной командировке на законодательном уровне.

Внимание! Однако, при установлении срока поездки, необходимо исходить из самого понятия командировка – командировкой не является выполнение работником своих обязанностей, у которого установлен разъездной характер работы, а также перевод сотрудника в другую местность.