Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году

Практически в каждой организации возникает необходимость отправлять тех или иных сотрудников в командировку. Такой рабочий выезд по заданию работодателя требует особо тщательного подхода к документальному оформлению и бухгалтерскому учету. И одним из наиболее сложных является вопрос о том, как, когда и куда платить НДФЛ с командировочных. Особенно важно правильно учесть дополнительные расходы и сверхнормативные траты и выплаты, если рабочих выездов организуется много, в том числе в другие государства.

Налогообложение командировочных расходов: налог на добавленную стоимость (НДС)

Бухгалтер имеет возможность оформить вычет по налогу на добавленную стоимость, только если товары (работы, услуги), которые были приобретены командированным сотрудником в поездке, были куплены на территории одного из субъектов России.

В том случае, если маршрут начинается или заканчивается за границей РФ, услуги по транспортировке багажа или перевозке пассажиров, которые были оформлены по единым международным перевозочным документам, будут облагаться НДС по нулевой ставке. Соответственно, не требуется включать НДС в стоимость проездного билета (на поезд или самолет) к пункту назначения командированного сотрудника, находящемуся за границей, и назад к месту постоянной работы.

Важно!
В том случае, если сумма НДС в проездных документах, купленных в одной из государств СНГ, прописана отдельной строкой, налоговый вычет оформить нельзя.

Отсутствие возможности предъявления к налоговому вычету суммы НДС, прописанной в проездном документе отдельной строкой, объясняется тем, что:

Местом реализации услуг, по общему правилу, признается место осуществления деятельности компании или оказания услуг ИП.
Исключением из данного правила являются ситуации, о которых говорится в пп. 1-4 п. 1 ст. 148 Налогового кодекса (то есть, в каждом из таких случаев услуга по-прежнему считается реализованной на территории РФ).
Железнодорожные перевозки не входят в перечень исключений из общего правила, поскольку о них ничего не сказано в упомянутой статье НК РФ (значит, услуги по перевозке будут реализованы в той стране, в котором компания-перевозчик ведет деятельность).

В связи со всем вышесказанным, билет, купленный в кассе авиакомпании или железнодорожного вокзала другой страны, дает понять, что услуги компании-перевозчика оказываются не на территории России, а за ее границей. Именно поэтому «входной» НДС, пописанный отдельной строкой в проездном документу, не предъявляется бухгалтером предприятия к налоговому вычету.

НДС в авиабилетах с 1 октября 2021

Размер ставки НДС по авиабилетам зависит от вида перевозок: внутренние или международные.

Действующая ставка НДС на авиаперевозки по внутренним рейсам составляет 10 %. Исключением являются рейсы в Крым, Калининградскую область и на Дальний Восток, на которые действует ставка 0%.

С 1 октября обнуляется ставка НДС

на региональные воздушные перевозки в обход Москвы и Подмосковья (Федеральный закон от 06.06.2019 N 123-ФЗ).

10-процентная ставка налога сохраняется для рейсов, у которых хотя бы один пункт маршрута (место назначения, отправления либо пересадочный пункт) находится в Москве или Московской области.

Но если местом отправления или назначения авиаперевозки является Крым, Севастополь, Калининградская область или Дальневосточный федеральный округ, то применяется ставка НДС 0%, даже если самолет летит через московские аэропорты.

Для международных авиаперевозок пассажиров и багажа НДС рассчитывается по ставке 0%.

Налогообложение командировочных расходов: страховые взносы во внебюджетные фонды

Согласно тексту Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, с 1 января 2010 года предприяти должны производить отчисления страховых платежей во внебюджетные фонды вместо уплаты единого социального налога (ЕСН). Страховыми взносами облагаются выплаты сотрудников, прописанные в трудовых соглашениях. Перечень выплат, на которые страховые взносы не начисляются, перечислены в тексте статьи 9 упомянутого законодательного акта. Например, на компенсации, выплачиваемые подчиненным в счет расходов, понесенных ими при исполнении своих должностных функций, страховые взносы не должны начисляться. Что касается командировочных поездок, если у командированного сотрудника сохранились документы, доказывающие факт несения расходов, выдаваемые ему компенсационные выплаты не будут облагаться взносами.

Важно!
Если у работника, вернувшегося из служебной поездки, не имеется документального подтверждения расходов, которые он понес в командировке, страховыми взносами не будут облагаться только суммы в пределах норм, утвержденных действующим законодательством.

Не подлежат обложению страховыми платежами следующие выплаты командированным сотрудникам, вернувшимся из поездки:

суточные (норма выплаты должна быть указана в коллективном договоре или ином внутреннем акте компании);
затраты на покупку проездного билета до пункта назначения и назад до предприятия работодателя;
затраты на обмен наличности в пункте обмена валют (или чеков в банковском учреждении) на иностранную валюту;
консульский сбор за оформление визы;
затраты на оплату услуг телефонного оператора и иные услуги связи;
затраты на съемное жилое помещение;
затраты на провоз личных вещей (багажа);
затраты на покупку билетов в общественном транспорте (иногда на оплату услуг такси) для проезда к месту отправки поезда или вылета самолета, к пункту назначения или к месту совершения пересадки;
различные комиссионные сборы;
сборы в аэропорту.

Гостиница должна иметь свидетельство о категории

Согласно Положению о классификации гостиниц каждой из них должна быть присвоена категория. Без свидетельства о категории запрещено предоставлять гостиничные услуги. В зависимости от номерного фонда отеля запрет вступает в силу:

с 1 июля 2021 года, если номеров >50,
с 1 января 2021, если номеров > 15,
с 1 января 2012 – для всех гостиниц.

Поэтому уже с 1 июля текущего года перед отправкой сотрудника в командировку следует тщательно проверять отели. При бронировании номеров желательно запросить копию свидетельства о присвоении звезд. Если командированный работник проживал в неаттестованной гостинице, могут возникнуть споры с налоговыми службами по поводу списанных расходов на жилье.

Налогообложение командировочных расходов: НДФЛ

Затраты, которые понес командированный сотрудник в период пребывания в служебной поездке, не облагаются НДФЛ, поскольку предприятие только компенсирует работнику расходы (то есть сумма возмещения не приносит подчиненному коммерческой выгоды).

Важно!
Если размер суточных выплат превышают нормы (при поездке по России – 700 рублей в день, при заграничной поездке – 2500 рублей в день), сумма превышения включается в налоговую базу по исчислению НДФЛ. Если суточные выплачивались в иностранной валюте для заграничной поездки, необходимо рассчитать сумму в рублях по курсу Центробанка на дату выплаты.

Бухгалтеру необходимо помнить также о том, что, если сотрудник понес расходы на оплату съемного жилья (номера в отеле или квартиры) и получил компенсацию в размере, превышающем сумму в 2,5 тысячи рублей за день проживания (при этом не подтвердив расходы документами об оплате жилого помещения), с компенсационной суммы необходимо удержать НДФЛ.

Важно!
Компенсационные выплаты по оплате VIP-зала (в открытых для международного сообщения аэропортах, пунктах пропуска через границу России на ж/д-вокзалах, морских и речных портах) не облагаются НДФЛ – такое решение принято Арбитражными судьями и ФАС МО (Минфин придерживается иного мнения).

Если бухгалтер сомневается, следует ли удерживать налог на доходы физических лиц с компенсация за пользование услугами такси в период пребывания сотрудника в командировке, когда имеются документальные доказательства оплаты за проезд, следует руководствоваться следующими правилами:

Если работник добирался на такси до пункта назначения, места отправления транспорта или места пересадки, компенсационную выплату облагать НДФЛ не нужно.
Если сотрудник пользовался услугами такси для проезда к пункту назначения и назад до работодателя, удерживать с компенсации НДФЛ также не требуется.
Если в необходимое подчиненному время не ходил общественной транспорт, и ему пришлось воспользоваться такси, чтобы добраться из отеля до работы, сумму возмещения не облагают подоходным налогом, но при условии, что имеются подтверждающие факт поездки документы, вызов такси обусловлен производственной необходимостью, и возможность пользования такси прописана в коллективном договоре предприятия.
Если командированный работник ездил на такси по городу во время служебной поездки, компенсационная сумма облагается НДФЛ.

Ниже приводятся случаи, когда нужно начислять НДФЛ на компенсации по оплате командированным сотрудником съемного жилья, и когда удержание налога не требуется:

В любом случае, если работодатель выплатил работнику компенсацию по затратам на проезд и/или проживание, тогда как сотрудник не представил документов, подтверждающих несение расходов, на всю сумму возмещения начисляется НДФЛ.
Если работодатель согласен компенсировать затраты на проживание с включением в расходы оплаты завтрака в отеле, со стоимости питания придется удерживать НДФЛ (также необходимо начислить страховые взносы).

Расчёт заработной платы

Согласно трудовому законодательству, на время командировки работодатель не только сохраняет за сотрудником его должность, но и гарантирует ему выплаты в размере среднего заработка за установленный период. Данная сумма является частью заработной платы и потому не может быть освобождена ни от каких дополнительных начислений, включая страховые взносы и соответствующие налоги.

Особое внимание следует уделить уплате налога со среднего заработка при командировке в другие государства. Если сотрудник является резидентом страны, его доход облагается по стандартной ставке — 13 процентов, поскольку является доходом из источников в РФ. Если же работник является нерезидентом, ставка будет составлять уже 30 процентов от среднего заработка. При этом есть и немаловажное исключение: трудовой договор может предусматривать, что сотрудник имеет закрепленное рабочее место за границей. В этом случае поездка в принципе не считается командировкой.

Налогообложение командировочных расходов: налог на прибыль

Порядок учета расходов, понесенных фирмой на командировку сотрудника, представлен в таблице ниже:

Вид расходов	Возможность учета затрат при исчислении налога на прибыль
Суточные	Полная сумма суточных может учитываться при расчете налога на прибыль. При этом какие-либо подтверждающие расходы документы не требуются – достаточно бухгалтерской справки с расчетами, приказа об отправке в служебную поездку, билетов с указанием пункта вылета и прибытия.
Компенсация проезда к пункту назначения и назад к предприятию работодателя	Полностью могут быть учтены при уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль. При покупке билетов на поезд в вагон повышенной комфортности (или авиабилетов в бизнес-класс) их стоимость также может быть учтена полностью. Если имеется документальное подтверждение и обоснование необходимости оплаты зала повышенной комфортности или расходов на фрахт воздушного судна для проезда к месту выполнения служебного задания и назад к месту работы, эти затраты также можно учесть при расчете налога на прибыль.
Компенсация проезда при утрате проездных документов, подтверждающих факт совершения поездки	Если не удалось получить дубликат билета, копии проездного документа или справки от транспортной компании, расходы по оплате проезда учитывать при расчете налога на прибыль запрещено.
Компенсация покупки электронного билета	Если имеются документальные доказательства покупки электронного билета (распечатка, посадочный талон, чек ККТ, слип, чек электронного терминала), можно учесть стоимость электронного документа при расчете налога на прибыль.
Компенсация проезда на такси	Стоимость проезда на такси можно учесть, если: затраты на поездку экономически обоснованны; имеются доказательства оплаты услуг такси; сотрудник ехал в аэропорт на международный рейс; работник ехал к пункту назначения или назад к месту занятости.
Компенсация расходов на оплату проживания	Если имеются документальные доказательства оплаты жилья, расходы фирмы могут быть учтены полностью. Если документов нет – учитывать затраты нельзя.
Расходы на выдачу визы	Если поездка состоялась, учесть расходы при расчете налога на прибыль можно. Если сотрудник не выехал за границу, учитывать затраты нельзя.
Убытки, связанные с выплатой штрафа за возврат билета при срыве международной командировки	Можно включать в расходы и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль.
Расходы на услуги посреднических фирм (турагентства и т.д.)	Могут быть учтены при наличии акта выполненных работы с расшифровкой стоимости каждой оказанной услуги.

Типичные ошибки

Среди распространенных ошибок при расчете командировочных расходов, встречаются следующие:

Неточное определение сроков командировки, что влечет неверному исчислению суточных.
Ошибочное определение суточных не облагаемых НДФЛ при загранпоездках.
Несовпадение сроков командировочного удостоверения и дат в билетах по прибытию и убытию ведет к ошибке определения размера суточных.
Прием к авансовому отчету по командировочным расходам счета за гостиницу на иностранном языке. Госорганы настаивают на том, что данные документы должны быть предоставлены с переводом на русский язык.
Увеличение стоимости командировочных на сумму НДС, указанную в цене оказанной услуги.

Кроме этого, стоит учитывать, что к авансовому отчету не могут быть приняты документы, подтверждающие командировочные расходы, оформленные не должным образом.

Законодательное регулирование

Постановление Правительства РФ от 29.12.2008 № 1043	Об отмене нормы суточных в размере 100 рублей
п. 3 ст. 217 НК РФ	О том, что командировочные расходы, подтвержденные документально, не включаются в налоговую базу по НДФЛ
ст. 210 НК РФ	Об удержании НДФЛ с компенсация по оплате проживания и проезда в командировке, если суммы расходов не были подтверждены документально
Письмо Минфина РФ от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263	Об удержании НДФЛ со стоимости завтраков, включенных в счет за проживание в отеле
Письмо Минфина № 03-03-06/1/30978	О возможности учета при исчислении налога на прибыль расходов компании на командировку дистанционного сотрудника

Суточные для сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам

Если сотрудник, отправленный в командировку работает по гражданско-правовому договору, опираться на нормы законодательства, действующие в случае наличия трудовых отношений между работником и компанией — нельзя.
Так как на сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.

Соответственно, гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор и в случае с договором ГПХ не применимы.

Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Таким образом, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей служебной командировкой не является. А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.