Несмотря на то, что сегодня связаться с другим подразделением компании или другим предприятием можно через интернет или по телефону, работодателям приходится направлять сотрудников в командировки. Зачастую помощь высококвалифицированного специалиста требуется не только по основному месту работы, но и в других филиалах и подразделениях фирмы. Цели поездок могут предполагать краткосрочное или долгосрочное пребывание в командировке. Ранее продолжительность служебной поездки строго ограничивалась законом, сегодня же максимальный срок командировки не регламентирован.
Срок командировки.
Со дня выезда сотрудника в место назначения для выполнения рабочих задач, и до дня его возвращения обратно течет срок его нахождения в командировке. За весь этот период за ним сохраняется его работа и средняя зарплата. А работодатель обязан возместить ему все расходы, связанные с поездкой, включая, оплату билетов (туда и обратно), проживание в гостинице или съемной квартире, питание и другие расходы, которые сотрудник был вынужден понести для выполнения задач, поставленных работодателем.
Сотрудник может находиться вне места своей работы как в течение одного дня, так и более длительное время.
Законодательная база
Служебным командировкам посвящены отдельные статьи главы 24 ТК РФ:
- Понятие определению приводится в ТК РФ – ст. 166.
- Гарантии работникам – ст. 167, ст. 168.
Порядок направления сотрудников в служебную поездку регулируется Постановлением Правительства № 749, принятым 16.10. 2008 г.
Необходимость ежедневного нормирования рабочего времени и его отражения в табели устанавливается в Письме Минтруда РФ 14-2-291 от 14.02.2013 г.
Порядок оплаты аванса должен соответствовать предписаниям Положения ЦБ РФ о проведении кассовых операций, принятом 12.10.2011 г.
Максимальный срок нахождения в командировке.
При этом закон не запрещает устанавливать максимальные сроки пребывания сотрудника в командировке в его трудовом договоре, в коллективном договоре или локальных актах. Так, например, по соглашению с сотрудником, работодатель может включить в трудовой договор условие о том, что длительность служебной командировки сотрудника не может превышать 10 дней. Такое условие будет распространяться на этого конкретного сотрудника. Если же условие об этом будет указано в локальном акте, то распространяться оно будет на всех сотрудников организации.
Возможно будет интересно!
Что делать, когда тебя незаконно уволили с работы, куда обращаться?
Типичные ошибки
Ошибка: Работодатель, рассчитывая продолжительность командировочной поездки, не учитывал выходные дни.
Комментарий: Выходные дни в обязательном порядке учитываются в продолжительности командировки. Даже если сотрудник не работает в выходной, ему положено выплачивать суточные.
Ошибка: Работодатель установил продолжительность командировке, равную 1 году, поскольку это максимальный срок, на который законодательство позволяет направлять в командировку строителя.
Комментарий: Действующее законодательство не устанавливает максимальной продолжительности командировки – она может быть любой, в зависимости от сложности поставленных перед работником задач.
Установлен ли максимальный срок поездки для определенных групп сотрудников?
Некоторые группы сотрудников нуждаются в определенных гарантиях, в том числе по медицинским показаниям. В связи с этим, возникает вопрос, установлен ли для таких сотрудников максимальный срок направления в командировку.
Наталья
Эксперт по трудовым вопросам
Закон не предусматривает максимальных сроков ни для сотрудников организации в целом, ни для отдельных групп сотрудников. При этом, Трудовым кодексом установлен перечень сотрудников, направление которых в командировку запрещено.
К таким сотрудникам относятся:
- Сотрудники, не достигшие возраста 18 лет;
- Беременные сотрудницы;
- Женщины, имеющие маленьких детей (до 3 лет), если они не согласны отправляться в поездку, или не могут сделать это по медицинским показаниям;
- Иностранцы, которые временно живут или пребывают на территории страны;
- Инвалиды;
- Сотрудники, являющиеся высококвалифицированными специалистами (при наличии определенных условий);
- Сотрудники, заключившие ученический договор со своим работодателем.
Более того, в период проведения выборов в командировку запрещено направлять работников, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган.
Некоторые сотрудники могут быть направлены в поездки только при наличии письменного согласия с их стороны.
Письменное согласие сотрудников
Некоторых сотрудников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Причем поездки не должны быть им запрещены по медицинским показаниям. К таким категориям персонала относятся:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
- одинокие родители, воспитывающие детей до пяти лет;
- сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;
- сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.
Перед тем как направлять этих сотрудников в командировку, их нужно письменно известить о праве на отказ.
Такой порядок установлен в статье 259 Трудового кодекса РФ.
Согласие на командировку можно оформить в виде заявления.
Внимание: несоблюдение правил направления сотрудников в командировку является нарушением трудового законодательства.
За такое нарушение трудовая инспекция может оштрафовать:
- должностных лиц организации (руководителя) – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
- предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
- организацию – от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).
Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Каков максимальный срок пребывания сотрудника в командировке
Срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это правило действует как для командировок по территории России, так и для загранкомандировок (п. 1 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Хотя это и не оговорено законодательно, существует два срока командировки: плановый и фактический.
Плановый срок – это предполагаемые даты служебной поездки, которые отражают в приказе о командировке (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ составляют до того, как человек уезжает в командировку. Руководитель подписывает документ также до направления сотрудника в поездку. Поэтому эти даты являются ориентировочными.
На практике же командировка может затянуться или даже, наоборот, завершиться досрочно. Это может произойти по различным причинам: сотрудник задержался в пути, заболел или, например, раньше срока выполнил служебное задание. В любом случае это сдвигает фактические даты командировки относительно плановых.
По общему правилу фактический срок командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить после возвращения из командировки. Немного другой порядок действует, если сотрудник ездил в командировку на своем личном транспорте. Тогда по возвращении он должен составить служебную записку, указать в ней фактические сроки командировки и приложить к ней оправдательные документы (путевой лист, счета гостиниц и т. д.).
Об этом сказано в пункте 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Допустим, у сотрудника нет проездных документов. Например, он их потерял или билетов изначально не было (это возможно, если человек добирался на попутном транспорте). В этом случае возможны два варианта.
У человека есть документы о проживании из гостиницы
При командировке по территории России гостиница при расчетах за проживание обязана выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности. Соответственно, срок командировки определите на основании такого чека (или БСО) и договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Ведь договор должен содержать информацию о сроке проживания. Это следует из пунктов 20 и 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085.
А если речь идет о заграничной командировке? Тогда расходы на проживание подтвердит инвойс, который выдают зарубежные отели. Если в инвойсе нет данных о сроке проживания, понадобится также договор или иной документ (например, заявка на бронирование) с необходимыми данными. Все первичные документы на иностранном языке нужно обязательно перевести на русский язык (письмо Минфина России от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202).
Подробнее о переводе документов см. Документы составлены на иностранном языке.
У человека нет никаких документов (ни о проезде, ни о проживании)
Тогда вернувшийся из командировки сотрудник должен написать служебную записку. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился по месту командировки.
В обоих приведенных случаях получается, что расходы на проживание подтверждены и их нужно возместить. Также за эти дни положены суточные. А вот расходы на проезд и суточные за дни нахождения в пути возмещать не нужно. Это следует из пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Кстати, раз у сотрудника нет билетов, выданный аванс на командировку в части расходов на проезд и суточные за дни нахождения в пути можно удержать из зарплаты. Так позволяет сделать статья 137 Трудового кодекса РФ.
Ситуация: существуют ли максимальные сроки для служебных командировок. В командировку направлен гражданин России?
Законодательство не предусматривает ограничений по срокам командировки. Ее продолжительность определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Каких-либо ограничений по срокам командировок (как по территории России, так и за рубеж) ни статья 166 Трудового кодекса РФ, ни положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, не содержат.
Максимальные сроки были предусмотрены Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. Согласно этому документу срок командировки по территории России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. А для сотрудников, направленных для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, такой срок не должен превышать одного года (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). Контролирующие ведомства предписывали соблюдать эти ограничения и при загранкомандировках (письма Минфина России от 28 сентября 2007 г. № 03-04-06-01/335, от 28 октября 2005 г. № 03-05-01-04/345 и от 19 октября 2005 г. № 03-05-01-04/319). В настоящее время действуют новые правила, регулирующие порядок направления сотрудников в командировки (положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому применять Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 нет оснований.
Таким образом, срок командировки сотрудника определяет руководитель организации с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Подтверждает такой вывод письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/304.
Следует отметить, что если сотрудник большую часть своего рабочего времени находится за пределами России и выполняет там основную часть своих трудовых обязанностей, то его фактическим местом работы признается иностранное государство. Такой сотрудник не может считаться находящимся в командировке. Это связано с тем, что одним из основных признаков командировки является выполнение сотрудником отдельного поручения работодателя вне места своей постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Что касается выплат, произведенных в пользу такого сотрудника для исполнения поручения, то их нужно расценить как вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/304.
Как определяется срок поездки?
Руководитель организации или другое уполномоченное лицо вправе определить срок поездки сотрудника исходя из того какие цели поездки перед ним поставлены и какие задачи должны быть им решены.
Срок поездки должен быть определен заблаговременно, до того, как сотрудник выедет в место назначения, так как работодатель обязан рассчитать и выплатить ему аванс.
Если во время поездки сотрудника происходит задержка транспорта, либо по независящим от сотрудника причинам задерживается разрешение рабочих вопросов, срок служебной поездки продлевается. В этом случае руководство обязано либо увеличить выплаты сотруднику, либо предоставить ему дополнительные выходные дни.
Возможно будет интересно!
Что делать, когда Работодатель не хочет оформлять официально?
Длительность служебной поездки
Ее период включает выходные и праздничные дни, которые должны быть оплачены в двойном размере. Сотрудник вправе получить оплату за работу в выходной (праздничный) день в обычном размере, но тогда работодатель должен предоставить ему другой день отдыха.
Время командировки может быть изменено. Для продления или сокращения срока поездки работодатель должен издать письменное распоряжение.
Приказ оформляется по шаблонам (форма Т9 или Т9А) или на предприятии работодателя разрабатывается собственный образец бланка. Досрочный отзыв из командировки также осуществляется по приказу руководителя компании.
Может ли командировка быть бессрочной?
Несмотря на то, что законодательством срок командировок никак не ограничен, они не могут быть бессрочными. Такой вывод можно сделать из ст. 166 ТК РФ, которая содержит понятие командировки и указывает на то, что срок поездки должен быть определенным.
Однако, на практике бывают случаи, когда командированный сотрудник после окончания срока служебной поездки остается работать в обособленном подразделении предприятия, в которое был направлен для разрешения определенных задач. В этом случае, по согласованию между ним и руководством организации может быть оформлен перевод сотрудника на постоянную работу в это обособленное подразделение.
Как внести изменения в продолжительность оформленной командировки
В жизни невозможно предусмотреть, как развернуться события.
Бывает, что направив работника в служебную поездку, надобность в достижении ее цели просто отпадает, или сотрудник выполнил порученное задание раньше срока.
Руководителю нужно отозвать работника из командировки.
Логично, что для этого создается соответствующий приказ, корректирующий сроки командировки с обоснованием причин их изменения.
Причем ни в Трудовом кодексе, ни в Положении № 749, законодатель не заостряет внимание на данном моменте и не приводит определенных требований к оформлению документации, унифицированных форм.
Поэтому, работодатель вправе письменное распоряжение издать в произвольной форме или разработанной для таких ситуаций в организации.
Донести до сведения командированному работнику, что срок его необходимости пребывания по служебному заданию изменен, можно всеми доступными средствами: в телефонном разговоре, отправив сканированную копию приказа по электронной почте и прочими.
По возвращению работника лично ознакомить с оригиналом приказа.
Максимальный срок направления за границу.
Длительная поездка сотрудника заграницу несет в себе определенные риски смены его статуса с резидента на нерезидента. Но, несмотря на это, закон никак не ограничивает сроки таких поездок, а значит, они могут определяться работодателем самостоятельно.
Наталья
Эксперт по трудовым вопросам
Важно знать! Работодатель обязан оплатить сотруднику дополнительные расходы, связанные с поездкой заграницу, в том числе, расходы на оформление загранпаспорта и получение визы, если эти документы у сотрудника отсутствуют.
Как составить положение о служебных командировках
На законодательном уровне определены базовые положения, которыми должен руководствоваться работодатель в процессе оформления командировок своим сотрудникам. На практике присутствует множество особенностей и нюансов. Чтобы их честь необходимо разрабатывать локальный документ, как будет осуществляться оформление, подтверждение, учет, оплата командировочных расходов. Тут же должны найти отображение и некоторые организационные аспекты.
Вопрос № 7: надо ли платить суточные и оплачивать гостиницу, если командированный работник заболел?
Ответ: да, надо.
Этот момент также прямо урегулирован в нормативных документах. Так, в пункте 25 Положения о командировках сказано, что работнику, заболевшему во время командировки, положено возмещать расходы по найму жилого помещения и выплачивать суточные за все время, пока он не может из-за болезни выполнять работу или вернуться к месту жительства.
А пункт 16 Инструкции о командировках решает вопрос с продлением командировки на время болезни. Причем решает его достаточно просто – дни болезни просто не включаются в срок командировки, указанный в командировочном удостоверении.
Вопрос № 3: может ли командировка длиться один день?
Ответ: да, может.
На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной. Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован. Из этого косвенно следует, что командировка может быть и однодневной. Однако, как уже было сказано, более позднее законодательство (ТК РФ и Положение о командировках) подобной оговорки не содержит. Но и запрет на однодневные командировки эти акты также не содержат.
Из всего этого можно сделать лишь один вывод – однодневные командировки не запрещены, но документы по ним лучше оформить, что называется, по полной программе (командировочное удостоверение и отчет). Это не будет лишним и для налоговых целей. Обратите внимание, что суточные при однодневной командировке выплачиваются только при поездках заграницу, да и то в размере 50 процентов от норматива. При внутрироссийских «однодневках» суточные не выплачиваются (п. 11 и 20 Положения о командировках).
Вопрос № 5: как определить день отъезда, если самолет вылетает в начале первого ночи?
Ответ: днем отъезда будет день, предшествующий дню вылета самолета.
Связано это с тем, что согласно пункту 4 Положения о командировках при определении дня отъезда нужно учитывать время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта, если данные объекты находятся за чертой населенного пункта. Поскольку аэропорты почти всегда находятся загородом, то днем отъезда будет тот день, когда сотрудник начнет свое движение в сторону аэропорта.
Обратите внимание, что в таком случае день отъезда не будет совпадать с датой, указанной в авиабилете. Поэтому лучше попросить сотрудника сохранить и представить в бухгалтерию также и билет на транспорт, с помощью которого он добирался до аэропорта.
