Списываем накладные старого образца, действительные для использования

Чем отличаются БСО от обычных бланков?

К БСО в учреждении, в отличие от обычных бланков, предъявляются особые требования к оформлению и хранению. Как правило, формы БСО утверждаются соответствующими органами власти и имеют серию и номер бланка. Кроме того, на них могут наноситься различные степени защиты.

К наиболее распространенным БСО, используемым в деятельности казенных учреждений, можно отнести бланки трудовых книжек, вкладышей к ним, квитанций, аттестатов, дипломов, свидетельств, сертификатов, билетов и абонементов, листков нетрудоспособности.

Учет бланочной продукции

Общие положения Учет бланков строгой отчетности Поступление бланков строгой отчетности Выдача, контроль за использованием бланков строгой отчетности Учет испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности, их уничтожение Бухгалтерский учет

Общие положения

Бланки первичных учетных документов представляются нам в виде бланков строгой отчетности и бланков, таковыми не являющимися. Бланки, не являющиеся бланками строгой отчетности, могут разрабатываться самой организацией, их можно скачать в любой информационно-правовой системе или купить. Не покупаемые бланки не подлежат оприходованию и списанию, разве только списанию подлежит бумага, использованная на распечатку бланков.
Приобретенная бланочная продукция подлежит оприходованию:

ДЕБЕТ 10 – КРЕДИТ 60.

Если исходить из требований п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133), к отдельным предметам в составе средств в обороте относятся:

• инвентарь;
• хозяйственные принадлежности;
• инструменты;
• оснастка и приспособления;
• сменное оборудование;
• специальная (защитная), форменная и фирменная одежда и обувь;
• временные (нетитульные) сооружения и приспособления.

Из перечня видно, что бланочная продукция к отдельным предметам в составе средств в обороте не относится, следовательно, п. 107 Инструкции № 133, предусматривающий порядок переноса стоимости отдельных предметов в составе средств в обороте на счета учета затрат на производство, расходов на реализацию, неприемлем. А поскольку это так, то бланочную продукцию следует списывать по мере ее использования (выдачи ответственным исполнителям как расходный материал).
Однако для списания использованной бланочной продукции необходим дополнительный документ. В качестве такого документа может использоваться реестр выданной ответственным исполнителям бланочной продукции либо акт на списание. По итоговым данным реестра (акта), бланочная продукция может быть списана на общехозяйственные затраты (или) на расходы по реализации:

ДЕБЕТ 26 – КРЕДИТ 10.

Учет бланков строгой отчетности

Совсем другой порядок устанавливается при учете бланков строгой отчетности (документов с определенной степенью защиты). В соответствии с подп. 3.2 п. 23 постановления Совета Министров от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты» к бланкам и документам относится полиграфическая продукция, изготовленная с элементами (средствами) защиты от подделки, соответствующая требованиям, определяемым Минфином по согласованию с МВД и Минюстом, и (или) нумерацией (идентификационным номером), нанесенной при ее изготовлении, которая изготавливается, распространяется, используется и уничтожается в установленном законодательством порядке.
Бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документы с определенной степенью защиты (далее – бланки и документы) подлежат:

• обязательной регистрации в Государственном реестре бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты;
• учету при их изготовлении и использовании.

Ведение Государственного реестра бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты возлагается на Минфин. Учет бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).
К бланкам строгой отчетности могут быть отнесены не только бланки документов, включенных в Государственный реестр, но и бланки, признаваемые таковыми самой организацией. Поэтому перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

Поступление бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности, поступившие в организацию, должны быть оприходованы материально ответственным лицом. При наличии расхождений фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности (приложение 1 к Инструкции № 196). В этом акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек бланков строгой отчетности с обязательным указанием серий и номеров самих бланков. Акт должен быть составлен в двух экземплярах, из которых первый экземпляр направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, а второй – остается у организации (индивидуального предпринимателя).
Поступление бланков строгой отчетности отражается материально ответственным лицом в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции № 196). Книга до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем).

Не исключается ведение приходно-расходной книги на машинных носителях информации. В таком случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии.

Выдача, контроль за использованием бланков строгой отчетности

Учет движения (приход, расход) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам «приход», «расход», «остаток».
Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196) с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков.

По мере выдачи бланков строгой отчетности ответственным исполнителям данные приходно-расходных накладных заносятся бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) в карточку-справку по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (приложение 4 к Инструкции № 196).

При утрате или хищении бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта на списание использованных бланков строгой отчетности (приложение 5 к Инструкции № 196).

Учет испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности, их уничтожение

Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 196 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности начинается по истечении вышеуказанного срока, по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (приложение 7 к Инструкции № 196) с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.

Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В 3-дневный срок акт на списание бланков строгой отчетности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение 5 дней после его получения.

После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Акт об уничтожении бланков строгой отчетности в 3-дневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) в стоимостном и количественном выражении:

• коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, – на сч. 10 «Материалы»;
• бюджетными организациями – на сч. 21 «Прочие расходы» субсчет 210 «Расходы к распределению».

Кроме того, ведется аналитический учет бланков строгой отчетности. Для их учета предназначен забалансовый сч. 006 «Бланки строгой отчетности», а в бюджетных организациях – на забалансовый сч. 04 «Бланки строгой отчетности». Аналитический учет ведется по каждому виду бланков и местам их хранения (материально ответственным лицам).
Приход. Поступившие бланки строгой отчетности согласно п. 21 Инструкции № 196 отражаются в учете:

• коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, – по дебету сч. 10 «Материалы» и кредиту сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение. Одновременно поступление бланков конкретных серий и номеров отражается по приходу на забалансовом сч. 006 «Бланки строгой отчетности» по номинальной стоимости или условной оценке;
• бюджетными организациями – по дебету сч. 21 «Прочие расходы» субсчет 210 «Расходы к распределению» и кредиту сч. 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 178 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами»; одновременно поступление бланков конкретных серий и номеров – по дебету сч. 04 «Бланки строгой отчетности» (субсчета по материально ответственным лицам) по фактически произведенным затратам на их приобретение.

Выдача. Выдача бланков строгой отчетности отражается следующими бухгалтерскими записями:

• коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, – по дебету сч. 08 «Вложения в долгосрочные активы», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общепроизводственные затраты», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на реализацию» и других счетов в корреспонденции с кредитом сч. 10 «Материалы»;
• бюджетными организациями – по дебету счетов:

20 «Расходы по бюджету» (субсчета 200 «Расходы по бюджету», 202 «Расходы за счет других бюджетов»); 21 «Прочие расходы» (субсчета 211 «Расходы по внебюджетным средствам», 215 «Расходы за счет внебюджетных фондов»); 08 «Затраты на производство» субсчет 080 «Затраты на производство». При этом кредитуется сч. 21 «Расходы к распределению» субсчет 210 «Расходы к распределению».
Списание. Списание бланков строгой отчетности с подотчета материально ответственных лиц (списание конкретных серий и номеров бланков) отражается по расходу соответствующего забалансового счета:

• коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, – 006 «Бланки строгой отчетности»;
• бюджетными организациями – 04 «Бланки строгой отчетности».

Списание с учета испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности, если порча или аннулирование произошли не по вине конкретного работника при хранении бланков до передачи их материально ответственным лицом ответственным исполнителям, отражается следующими бухгалтерскими записями:

• коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, – по дебету сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» субсчет 10 «Прочие расходы по текущей деятельности».

В качестве корреспондирующего счета используется сч. 10 «Материалы». Одновременно производится списание конкретных серий и номеров бланков по расходу забалансового сч. 006 «Бланки строгой отчетности»;

• бюджетными организациями – по дебету счетов:

20 «Расходы по бюджету» (субсчета 200 «Расходы по бюджету», 202 «Расходы за счет других бюджетов»); 21 «Прочие расходы» (субсчета 211 «Расходы по внебюджетным средствам», 215 «Расходы за счет внебюджетных фондов»); 08 «Затраты на производство» субсчет 080 «Затраты на производство».
В качестве корреспондирующего счета используется сч. 21 «Расходы к распределению» субсчет 210 «Расходы к распределению». Одновременно у бюджетных организаций производится списание конкретных серий и номеров бланков по расходу забалансового сч. 04 «Бланки строгой отчетности».

Если порча, аннулирование бланков строгой отчетности произошли по вине лиц, не обеспечивших сохранность бланков строгой отчетности в местах хранения, стоимость этих бланков отражается следующими бухгалтерскими записями:

• коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, – по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту одного из счетов, куда была списана стоимость бланков при их выдаче ответственным исполнителям:

10 «Материалы»; 08 «Вложения в долгосрочные активы»; 20 «Основное производство»; 23 «Вспомогательные производства»; 26 «Общепроизводственные затраты»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 44 «Расходы на реализацию»; других счетов.
Одновременно списание бланков конкретных серий и номеров отражается по расходу забалансового сч. 006 «Бланки строгой отчетности».

Стоимость испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности отражается по дебету сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества»;

• бюджетными организациями – по дебету сч. 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 170 «Дебиторы по недостачам» и кредиту одного из счетов, куда была списана стоимость бланков при их выдаче ответственным исполнителям:

20 «Расходы по бюджету» (субсчета 200 «Расходы по бюджету», 202 «Расходы за счет других бюджетов»); 21 «Прочие расходы» (субсчета 211 «Расходы по внебюджетным средствам», 215 «Расходы за счет внебюджетных фондов»); 08 «Затраты на производство» субсчет 080 «Затраты на производство».
Одновременно списание конкретных серий и номеров бланков отражается по расходу забалансового сч. 04 «Бланки строгой отчетности».

Как установлено п. 26 Инструкции № 196, на сумму НДС, исчисленную при наличии виновных лиц от стоимости испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности, составляются следующие бухгалтерские записи:

• коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, – по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• бюджетными организациями, осуществляющими предпринимательскую деятельность, – по дебету сч. 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 170 «Дебиторы по недостачам» и кредиту этого же сч. 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 173 «Расчеты с бюджетом».

Василий Пасевич, аудитор

Могут ли налоговики проводить контрольные закупки?

Для того чтобы привлечь нарушителя к ответственности, нарушение необходимо выявить. Но вот могут ли это делать сотрудники ФНС? Долгое время у судей не было единого мнения относительно того, вправе ли налоговики осуществлять контрольные закупки. Немного истории. В 2008 г. ВАС пришел к выводу, что делать это инспекторы ФНС не имеют права, поскольку контрольные закупки (называемые в законодательстве проверочными) признаются оперативно-розыскным мероприятием (постановление Президиума ВАС РФ от 02.09.08 № 3125/08). А налоговики их осуществлять не имеют права. Учитывать же доказательства, полученные при несоблюдении закона, нельзя. Подобными разъяснениями ВАС вооружились федеральные арбитражные суды, массово отменяя штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины.

Чуть позже ВС РФ (постановление от 24.07.2009 № 46-АД09-1) выразил прямо противоположное мнение: контроль за применением ККТ и выдачей кассовых документов возложен на налоговиков согласно ст. 7 закона от 22.05.03 № 54-ФЗ, положения которой не запрещают сотрудникам ФНС проводить проверочную закупку, следовательно, они на ее осуществление имеют право.

И вот в середине 2021 года эту же позицию подтвердил Президиум ВС (обзор судебной практики ВС РФ № 2 (2015)), пояснив, что к совершению сотрудниками ФНС денежных расчетов в рамках контрольной закупки не применяются нормы закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об оперативно-разыскной деятельности», а это значит, что такое мероприятие не является оперативно-разыскным. Судьи также акцентировали внимание на том, что составленный налоговиками акт контрольной закупки является доказательством при рассмотрении дел о наложении ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ.

О других видах проверочных мероприятий см. материал «Налоговая проверка — что это такое и каков порядок?».

Книга учета бланков строгой отчетности: образец заполнения

Образец заполнения листа:

Образец заполнения заднего листа (журнал должен быть прошит и пронумерован):

Не забудьте о важных нюансах:

• с работником, осуществляющим контроль БСО, нужно обязательно заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ (п.14 Постановления №359);
• образовать комиссию для приема БСО (п.15 Постановления №359);
• приемку бланков производить в день поступления их из типографии (п.15 Постановления №359);
• составить акт приемки документов и утвердить его у руководителя(п.15 Постановления №359).

Новый код КОСГУ

В соответствии с Порядком применения классификации операций сектора государственного управления, утвержденным Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее – Порядок № 209н), с 1 января 2021 года расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (ранее – на подстатью 226 «Прочие работы, услуги») КОСГУ.

Таким образом, применение новой подстатьи предполагает, что БСО являются объектами материальных запасов, в то время как Инструкция № 157н, наоборот, исключает их из состава материальных запасов.

Контроль над использованием БСО

Контроль над соблюдением правил использования бланков строгой отчетности осуществляют работники Федеральной Налоговой службы. В случае проверки БСО за периоды до середины 2021 года необходимо предоставить инспекторам книгу их учета или информацию из автоматизированной системы о количестве выпущенных бланков. С 1 июля 2021 года данные из БСО поступают в ФНС сразу после формирования бланка, у налогоплательщика же информация об их формировании хранится в модуле памяти онлайн-кассы — фискальном накопителе.

Может ли быть привлечен к ответственности сотрудник фирмы или ИП?

Согласно ст. 2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ применять кассовую технику (либо БСО) обязаны только организации или индивидуальные предприниматели. Что это означает? То, что законодательство не предусматривает обязанности физлица — сотрудника фирмы или ИП (например, кассира) выдавать БСО или кассовый чек. Такая обязанность возлагается на сотрудника исключительно работодателями на основании соответствующих положений трудового договора, заключаемого между работником и юрлицом (или ИП).

Таким образом, к ответственности за невыдачу БСО может быть привлечен только работодатель, поскольку в данной ситуации его сотрудник совершает действия на основании трудового договора, но не является стороной в договоре купли-продажи (письмо ФНС от 13.06.2006 № ММ-6-06/[email protected]). Однако данный факт не мешает работодателю потребовать со своего сотрудника возмещения убытков, если они были причинены по его (сотрудника) вине.

О матответственности сотрудника и работодателя читайте в статье «Материальная ответственность сторон трудового договора».

Когда размер штрафа можно снизить, а наказания избежать?

Если даже штраф за невыдачу БСО (или неприменение ККТ) был наложен при наличии веских для того оснований, судьи могут смягчить наказание, снизив сумму денежного взыскания или вовсе не применяя его. Наиболее значимым смягчающим обстоятельством в данной ситуации бывает первичное привлечение фирмы или индивидуального предпринимателя к соответствующему виду административной ответственности. Например, арбитры, вынося постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.05.2007 № А56-11958/2006, посчитали возможным снизить размер штрафных санкций, возложенных на фирму, с 35 000 до 30 000 руб.

Судьи могут благосклонно отнестись к нарушителю кассовой дисциплины и освободить его от административной ответственности также в том случае, если нарушение будет признано малозначительным. Чаще всего это бывает тогда, когда сумма, которую следовало зафиксировать в невыданном документе, невелика, а юрлицо или предприниматель привлекается к ответственности впервые (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 26.08.2008 № А28-3765/2008-144/14).

Еще один момент, который следует учитывать: срок, в течение которого может быть наложено наказание, — он закреплен в ст. 4.5 КоАП. Согласно данной норме постановление о наложении административного наказания не может быть вынесено, если со дня нарушения прошло более 2 месяцев.

И последний нюанс, который поможет избежать наказания: согласно ст. 7 закона № 54-ФЗ контролирующая функция по применению хозсубъектами ККТ и БСО возложена на налоговые органы. При этом оформлять протоколы в случае выявления нарушений и накладывать ответственность могут только определенные сотрудники ФНС (ст. 23.5 КоАП РФ):

• руководитель ФНС РФ и его заместители;
• руководители инспекций субъектов РФ и их заместители;
• руководители городских и районных отделений ФНС.

В том случае, если протокол составляется иным должностным лицом, нарушитель может быть освобожден от привлечения к административной ответственности (постановление ФАС Московского округа от 30.04.2004 № КА-А40/3113-04).

Административная ответственность

Что случится, если форма 0504045 (книга учета БСО) будет отсутствовать в организации? Ответ на этот вопрос есть в статье 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Итак, неправильный контроль за БСО и непредставление книги по запросу ИФНС грозит:

• должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей;
• юридическим лицам предупреждением или штрафом в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.

Таким образом, каждая организация и индивидуальный предприниматель может самостоятельно решить, что ей выгоднее: книга учета бланков строгой отчетности, купить которую можно в любой типографии, или штраф при каждом запросе из ФНС.

Образец заполнения: Книга учета бланков строгой отчетности