Сегодня процветание бизнеса почти невозможно без командировок и служебных поездок сотрудников компании. Они необходимы для решения важных производственных вопросов, положенных в основу деятельности организации. Чаще всего такие поездки финансируются из бюджета работодателя. Поэтому для отчетности работник, возвратившийся на рабочее место, должен составить подробный отчет о затратах денежных средств и передать его в бухгалтерию. Все отчетные документы для командировочных оформляются строго по правилам, так как они представляют важность для документооборота по расходам.
Расходы на командировку: за что платит работодатель
Отправляя сотрудника выполнять трудовые функции в другом населенном пункте России, за счет компании необходимо:
- приобрести проездные билеты, причем независимо от вида транспорта. Исключение составляет только такси — поездку в нем, как правило, не компенсируют;
- оплатить жилье — это может быть гостиничный номер или аренда жилья, при условии, что имеются документы, доказывающие соответствующие траты;
- выдать суточные — они рассчитываются за каждый день командировки, в том числе каждый день, когда сотрудник был в пути в другой населенный пункт и обратно. Исключение составляют однодневные поездки — если утром работник отправился в другой населенный пункт, чтобы выполнить полученное служебное задание, а вечером (до 12 часов ночи) вернулся. За них суточные не выплачивают;
- иные траты, по договоренности с руководством. Например, во внутренних документах организации может быть предусмотрена компенсация представительских расходов, затрат на аренду автомобиля и(или) личного водителя, на услуги VIP-залов в аэропортах, услуги связи, прочие моменты.
Что касается заграничных поездок, то на работодателя ложится обязанность заплатить еще консульские сборы, выдать деньги на оформление визы, оплатить страховку, расплатиться по иным обязательным при пересечении границы платежам.
Помимо этого, работодатель обязан сохранить за командированным сотрудником заработную плату, поскольку фактически человек выполняет свои трудовые обязанности за пределами организации. Зарплата в данном случае выплачивается за каждый день командировки, включая дни, когда работник находился в пути.
По общим правилам, если представлены документы, подтверждающие траты во время поездки, то их в полной мере можно учесть при расчете налога на прибыль либо налога на УСН.
Сколько возмещают работнику
Часто бывает, что покупкой билетов и бронированием гостиничного номера занимается непосредственно администрация компании, а значит, сотрудник не получает на это деньги. И с ними вопросов не возникает. Но если деньги на командировочные расходы выдаются на руки человеку, то надо понимать, по каким нормам их возмещать.
По закону, командировочные расходы позволяют работнику добраться до места назначения, купить себе еду, заплатить за проживание, позволить иные вещи, предварительно согласованные с руководителем компании. И поскольку человек поехал для выполнения служебного задания, то ему должны компенсировать все понесенные и согласованные с начальством траты, а не рассматривать выданную сумму как доход. То есть с них не удерживается ни подоходный налог, ни страховые взносы. Но это при условии, что в компании утвержден нормативный документ (положение о служебных командировках), который предусматривает нормативы возмещения, а также порядок этой процедуры.
Единственная статья расходов, которая нормирована на законодательном уровне, — это размер суточных. В частности, в НК РФ заявлено, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные, выданные в следующих размерах:
- 700 рублей — за день поездки по стране;
- 2500 рублей — за день заграничной командировки.
Это не означает, что работодатель не может выплатить больше. Может. Но в таком случае с суммы превышения компания должна будет удержать подоходный налог и страховые взносы.
Также отметим, что подчиненный не обязан отчитываться, на что потратил суточные и потратил ли их вообще. Это та статья командировочных расходов, которая учитывается при налогообложении прибыли компании без документов, подтверждающих, что деньги потрачены.
Работник отдыхает в месте проведения командировки
Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?
По мнению финансового ведомства, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о направлении в командировку, то фактически оплачивается проезд не в командировку или из нее, а в отпуск или из отпуска. В этом случае стоимость проезда признается доходом работника для целей НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).
При этом в отношении расходов на проезд разъяснения Минфина противоречивы. В одних письмах чиновники указывают, что расходы нельзя признать в налоговом учете (письма Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). В других — что такие расходы учесть можно, но только если задержка или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя, который и подтверждает целесообразность расходов. Ведь расходы все равно были бы понесены независимо от даты их осуществления (письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 (п. 2) и др.).
Но если работник остается в месте командировки (или заранее выезжает в нее) на выходные, расходы учесть в любом случае можно (письмо Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868), а доходом работника для целей НДФЛ стоимость проезда не признается (письмо Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800).
Также читайте о том, как рассчитывать оплату во время командировок и чем подтвердить служебное поручение.
Суточные за границу и по России: размеры
Поскольку практически все командировочные расходы за границу и по стране могут быть учтены при налогообложении прибыли компании в полном размере, подробнее остановимся только на суточных, для которых введен не облагаемый НДФЛ лимит.
Около 5 лет назад правительство требовало, чтобы работодатели выдавали работникам командировочные расходы не ниже установленных минимальных сумм. Но потом от этого отказались, сохранив нормативы только для государственных делегаций. Согласно Постановлению Правительства от 02.10.2002 № 729, на каждого федерального госслужащего в сутки положено не более 100 рублей, если он отправляется в командировку по стране. Если выполнять обязанности приходится за пределами РФ, то суточные составляют 50-70 долларов в зависимости от конкретной страны (Приложение № 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2005 № 812). Отметим, что эти нормативы не являются обязательными для работников госорганов регионов, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений. Для них допустимые затраты на командировочные расходы определяются на местном уровне.
Что касается частных предприятий, то руководители таких компаний сами решают, какими должны быть суточные. Но большинство старается соблюсти необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами нормы: не более 700 рублей в день при поездках по России и до 2500 рублей — за ее пределами. Повторим: никто не запрещает давать больше, просто с суммы превышения надо будет заплатить налог (ст. 217 НК РФ) и страховые взносы (ст. 422 НК РФ). Также обращаем внимание, что для лиц, занимающих разные должности и специальности, могут быть установлены различные размеры суточных. Но об этом должно быть заявлено в нормативном документе организации.
Отметим, что суточные выплачиваются за каждый день командировки, за дни нахождения в пути и за период вынужденного простоя. При этом они не заменяют заработную плату, работодатель обязан выплачивать средний заработок, пока сотрудник трудится в другом населенном пункте.
Как компенсируют командировочные расходы при однодневной командировке
Иногда подчиненных отправляют в недлительные командировки продолжительностью один день, а то и несколько часов. В таком случае компания компенсирует командировочные расходы на транспорт, а также на иные цели, если они согласованы.
Однако в таком случае суточные не выплачиваются, если работник поехал в другой населенный пункт по РФ. Взамен ему может быть выплачена компенсация, но ее размер оговаривается во внутренних документах компании. А если работодателем является бюджетное учреждение, то в нормативных актах правительства или иных органов власти.
Что касается заграничных однодневных командировок, то и для частных компаний, и для бюджетного сектора предусмотрен лимит суточных в половинном размере от предусмотренных норм. Об этом заявлено в п. 20 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и п. 30 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Помимо этого, не компенсируются суммы, потраченные на аренду жилья, поскольку в однодневных командировках нет необходимости где-то останавливаться. Однако в исключительных случаях, когда объективные причины вынуждают работника провести какое-то время в гостинице, компании придется также заплатить за проживание.
Отметим сразу, что во время однодневной командировки работодатель по-прежнему обязан выплатить сотруднику средний заработок. Но если служебная поездка выпадает на выходной или праздничный день, то оплата должна производиться, в соответствии со ст. 153 ТК РФ, в двойном размере. Либо работник может получить дополнительный выходной день (отгул) и оплату в одинарном размере.
Учет командировок
«Кадровый вопрос», 2012, N 5
УЧЕТ КОМАНДИРОВОК
В последнее время становятся все более популярными выездные семинары, тренинги и прочие образовательные командировки. Поговорим об этом в настоящем материале.
Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Порядок направления работников в служебные командировки устанавливается ст. 166 ТК РФ и Правительством РФ.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
В служебную командировку может быть направлен только работник, с которым заключен трудовой договор.
Трудовым законодательством устанавливаются ограничения, согласно которым должны действовать работодатели при направлении работника в служебную командировку. Запрещается направлять в командировку:
— беременных женщин;
— работников в возрасте до 18 лет;
— инвалидов, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида.
С письменного согласия работника, а также при условии, что это не запрещено медицинскими показаниями, допускается направлять в командировку:
— женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
— работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;
— работников, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением;
— мужчин, воспитывающих несовершеннолетних детей без матери, а также опекунов и попечителей несовершеннолетних.
Нельзя направлять в служебные командировки работников, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение или переобучение без отрыва или с отрывом от производства, в соответствии со ст. 198 ТК РФ в период действия ученического договора.
Срок командировки на территории РФ определяется руководителями организации. Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней (не считая времени в пути). Если целью командировки является выполнение монтажных, наладочных и строительных работ, срок командировки не должен превышать одного года.
Предельный срок для зарубежных командировок не ограничен.
Рассмотрим документальное оформление командировки. В первую очередь руководитель организации должен издать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9). В данном документе необходимо указать:
— фамилию, имя, отчество и должность командируемого работника;
— место назначения командировки;
— срок командировки;
— цель командировки и основание.
Приказ о направлении работника в командировку заполняется на основании служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма N Т-10а). Следует помнить, что служебное поручение должно соответствовать должностным обязанностям работника.
В том случае, если в командировку направляются одновременно несколько работников, служебные задания выдаются отдельно каждому. Но при этом может быть оформлен один общий приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а).
В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Если в командировку направляется внешний совместитель, средний заработок сохраняется в той организации, которая его отправила в командировку. Если совместитель отправляется в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе, средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.
То же самое касается и внутреннего совместительства, то есть средний заработок будет сохраняться по обеим должностям лишь в том случае, если в командировке работник будет выполнять задания, соответствующие трудовым функциям как по основному, так и по совмещаемому месту работы.
— Какими нормативными документами следует руководствоваться при отправлении сотрудника в командировку?
Порядок направления работников в командировки регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (далее — Положение о командировках).
Направление в командировку сопровождается оформлением документов, без которых нахождение работника вне места постоянной работы не будет считаться командировкой, а произведенные ему выплаты, соответственно, в целях налогообложения не будут признаваться командировочными расходами.
— Какие документы необходимо оформить при направлении сотрудника в командировку?
При направлении сотрудника в командировку необходимо оформить приказ о командировке и командировочное удостоверение. Несмотря на то что эти два документа имеют одно и тоже назначение, по нашему мнению, лучше оформить оба документа. При этом командировочное удостоверение оформляется обязательно, поскольку оно является первичным документом, подтверждающим время нахождения в командировке. Таким образом, организация имеет право по своему усмотрению оформлять направление работников в командировку либо двумя документами (приказом и командировочным удостоверением), либо только одним — командировочным удостоверением.
Но стоит помнить, что отсутствие командировочного удостоверения с отметками о выбытии и прибытии в место назначения лишает право организации учесть соответствующие командировочные расходы в целях налогообложения прибыли.
Согласно Положению о командировках командировочные удостоверения выписываются всем работникам, которые направляются в командировки на территории РФ, а также в государства — участники СНГ, на границах с которыми в соответствии с межправительственными соглашениями отсутствует пограничный контроль.
При командировании работников в иные зарубежные страны командировочные удостоверения выписывать не нужно. В этом случае достаточно оформить приказ, в котором указывается цель командировки и ее длительность. После возвращения работника из командировки для документального подтверждения расходов на командировку необходимо снять копии с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.
При отсутствии в загранпаспорте отметок о датах пересечения границ каждого иностранного государства документами, служащими основанием для выплаты суточных, могут являться иные документы, подтверждающие время нахождения работника в том или ином государстве (приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице).
Не позднее трех дней по возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1), к которому должны быть приложены оправдательные документы: авиа — и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Оправдательные документы, составленные на иностранных языках, должны иметь построчный перевод.
— Какой максимальный срок длительности командировки?
Согласно п. 4 Положения о командировках срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Таким образом, законодательно максимальный срок командировки не установлен, и ее продолжительность в первую очередь зависит от выполнения служебного задания.
— Как определить день выезда и день возвращения из командировки?
В соответствии с п. 4 Положения о командировках днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Таким образом, работнику необходимо дать время, чтобы он добрался до места отправления.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
— Каким образом документально оформить командировку, если сотрудник вернулся на день раньше?
Согласно п. 6 Положения о командировках цель командировки работника определяется руководителем организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. В соответствии с п. 7 Положения о командировках на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Таким образом, еще раз подтверждается цель службой командировки — выполнить служебное задание. Поэтому в данном случае не имеет значения, сколько дней пробыл сотрудник в командировке. Иными словами, иных особенностей оформления досрочного возвращения сотрудника из командировки нет. Но это только в том случае, если служебное задание сотрудник выполнил.
Другое дело, если сотрудник вернулся из командировки раньше, не выполнив при этом задания. В данном случае по усмотрению руководителя организации на сотрудника может быть наложено дисциплинарное взыскание согласно ст. 192 ТК РФ. Но опять же это не обязанность работодателя, а его право.
Командировка в любом случае считается состоявшейся. Причины, на основании которых работник вернулся из командировки раньше, должны быть изложены в отчете о выполненной работе по унифицированной форме N Т-10а. В табеле учета в день возвращения обозначение «К» не ставится.
— Необходимо ли оформлять приказ на командировку и командировочное удостоверение, если сотрудник возвращается в тот же день?
В соответствии п. 11 Положения о командировках при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
Что касается приказа и служебного задания, то они оформляются по общему правила, а вот командировочное удостоверение является первичным документом, оформляемым по форме N Т-10, который является фактическим подтверждением нахождения сотрудника в командировке. Командировочное удостоверение заполняется независимо от срока командировки, того, возвращается ли сотрудник из командировки ежедневно, несет он командировочные расходы или нет и т. д. Пункт 15 Положения о командировках содержит одно исключение, когда командировочное удостоверение не заполняется — сотрудник направляется в командировку за пределы территории Российской Федерации.
— Как электронным авиабилетом подтвердить командировочные расходы?
Для того чтобы подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно, оплаченные с помощью электронного билета, необходимо представить в бухгалтерию распечатку маршрут-квитанции и приложить к ней посадочный талон. Такой вывод изложил Минфин России в Письме от 17 июля 2007 г. N 03-03-06/4/99. Обусловлено это вступлением в силу Федерального закона от 1 декабря 2007 г. N 314-ФЗ «О внесении изменения в статью 105 Воздушного кодекса Российской Федерации», где уточнено, что билеты могут быть оформлены в электронном виде с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок. Это означает возможность подтверждения расходов на проезд в командировку и при оформлении билета в электронном виде.
Для подтверждения произведенной оплаты перевозки должен быть выдан документ, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности, или оформленный посредством контрольно-кассовой техники чек.
Дополнительно расходы по оплате электронного билета можно подтвердить выпиской банка.
— Как быть в ситуации, когда работнику не представляется возможным проставить отметки в командировочном удостоверении?
Стоит отметить, что трудовое законодательство такую ситуацию не регламентирует.
Если работодатель сочтет, что сотрудник действительно не имел возможности проставить отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии из пункта назначения, то, по нашему мнению, он может подписать авансовый отчет и утвердить все расходы сотрудника.
Но, с другой стороны, работодатель несет ответственность перед контролирующими органами, которые в свою очередь могут признать неправомерным отнесение таких расходов на командировку для целей налогообложения прибыли. Напомним, что согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) расходами признаются документально подтвержденные затраты, под которыми понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Таким образом, по нашему мнению, подтверждением факта нахождения сотрудника в командировке могут быть и такие документы, как приказ о направлении работника в командировку, служебное задание и отчет о его выполнении, проездные документы, счет гостиницы и т. д. При наличии указанных документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке, командировочные расходы возможно учесть при исчислении налога на прибыль и не облагать НДФЛ.
Отметим, что отсутствие печатей (отметок) на командировочных документах — это прежде всего налоговый риск для руководителя.
— Чья печать должна стоять на командировочном удостоверении: головной организации или обособленного подразделения, где и выполнялась работа?
Если обратиться к п. 7 Положения о командировках, то мы там видим, что фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
Приказ о командировке — это унифицированная форма, которая содержит информацию о месте назначения командировки (страна, город, организация и т. д.). Таким образом, на командировочном удостоверении должно стоять наименование той организации, которая указана в приказе о командировке, соответственно, и командировочное удостоверение должно заверяться печатью той организации, которая указана в приказе и самом командировочном удостоверении.
Следовательно, если в приказе о командировке указано обособленное подразделение организации, то и командировочное удостоверение должно заверяться печатью обособленного подразделения.
— Как быть в той ситуации, если сотрудник сделал отметку в командировочном удостоверении не в той организации, куда документально направлялся?
Ссылаемся на п. 7 Положения о командировках, согласно которому в командировочном удостоверении указывается организация, куда командируется работник. Печать именно этой организации проставляется на командировочном удостоверении.
По какой причине проставлена печать другой организации, выясняет руководитель, и опять же ему решать, применять или нет дисциплинарное взыскание. Если же руководитель примет такое удостоверении, могут возникнуть споры с проверяющими органами, поскольку документальное подтверждение командировочных расходов в данном случае отсутствует.
Если посмотреть обзор судебной практики, то в Постановлении ФАС МО от 13 апреля 2009 г. N КА-А40/2647-09 разбирается аналогичная ситуация. При этом налоговые органы не оспаривали тот факт, что сотрудник организации находился в командировке, а лишь утверждали, что командировочное удостоверении оформлено ненадлежащим образом, поэтому расходы не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль. Суд не согласился с налоговым органом, поскольку организацией был предоставлен пакет документов, подтверждающих нахождение в командировке (приказ о командировке, служебное задание, отчет о выполненной работе), а также взаимосвязь между организацией, указанной в командировочном удостоверении, и организацией, поставившей печать. Поскольку суд признал представленные организацией документы составленными и утвержденными в соответствии с требованием законодательства, то и при расчете налога на прибыль она может учесть расходы на командировку.
— Обязательно ли выписывать служебное задание при направлении работника в командировку?
Ответ на данный вопрос имеет двойственный характер. С одной стороны, по мнению Минфина России, наличие служебного задания определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли не является обязательным (Письмо Минфина России от 14 сентября 2009 г. N 03-03-05/169).
Другого мнения придерживается УФНС России в Письме от 29 ноября 2010 г. N 20-15/124949, в котором сказано, что авансовый отчет утверждается руководителем на основании письменного отчета о выполненной работе в командировке. Такой отчет составляется в унифицированной форме служебного задания N Т-10а в разделе «Краткий отчет о выполнении задания». Таким образом, во избежание проблем с налоговыми органами лучше прибегнуть к заполнению служебного задания при направлении сотрудников в командировку, поскольку расходы на командировку не будут, по их мнению, подтверждены документально.
— Является ли нарушением отсутствие журнала учета прибывающих и убывающих сотрудников?
Приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. N 739н были утверждены формы журналов учета работников, выбывших в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. При этом данный Приказ не устанавливает какую-либо ответственность за отсутствие или неправильное ведение журналов.
— Являются ли командировками поездки сотрудников региональных представительств в головную организацию?
Согласно п. 3 Положения о командировках местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Иными словами, с работником должен быть заключен трудовой договор именно с региональным представительством. В этом случае руководитель регионального представительства издает приказ о командировке сотрудника в головную организацию и дает право на командировочные расходы, предусмотренные законодательством.
— Можно ли отправить в командировку сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору?
Учитывая нормы п. 2 Положения о командировках, в командировку направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, или, иными словами, работники, с которыми заключен трудовой договор. Лица, работающие по гражданско-правовому договору, в состав штатных сотрудников не включены, поэтому направлять таких сотрудников в командировку и компенсировать им командировочные расходы организация не имеет права.
Если такая поездка необходима, то предприятие может отправить такого работника, заключив с ним дополнительное соглашение об оплате дополнительных расходов. Командировкой такая поездка считаться не будет.
— Как производить оплату сотрудникам, которые выезжают в командировку в выходной день?
Да, такое тоже встречается нередко. Например, сотруднику нужно в понедельник быть в другом городе, ехать до которого более 12 часов. Поэтому работник вынужден выезжать в выходной день. Как производить в этом случае оплату?
В соответствии с п. 4 Положения о командировках начало и конец командировки определены как день выезда в командировку и день возвращения из командировки. Таким образом, дни выезда, дни приезда и дни нахождения в пути включаются в период командировки.
Следовательно, выезд и приезд работника из командировки в выходной день следует рассматривать как работу в выходной день. А согласно п. 5 Положения о командировках при привлечении работника к работе в период командировки в выходные или нерабочие праздничные дни оплата производится в соответствии с трудовым законодательством.
Трудовым законодательством, а именно положениями ст. 153 ТК РФ, предусмотрено, что работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за работу в выходной или нерабочий праздничный день могут устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников, трудовым договором. При этом по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
Решение руководителя о поездке именно в выходной день должно быть оформлено его приказом (распоряжением). При этом расчет в этом случае будет производиться исходя из оклада (тарифной ставки, часовой ставки, сдельной расценки), а не из среднего заработка. Если сотрудник по своей инициативе решил уехать и вернуться в выходной день, то положения ст. 153 ТК РФ в данном случае распространяться не будут.
— Каким образом работнику производить оплату, если он вышел на работу в день приезда из командировки?
Согласно п. 4 Положения о командировках днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. В соответствии с п. 11 Положения о командировках суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
Таким образом, за этот день ему полагаются суточные, а вопрос оплаты выхода на работу решается с руководителем.
— Должны ли выплачиваться суточные работникам, которые уезжают в однодневные командировки?
Согласно п. 11 Положения о командировках при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.
— Какими документами необходимо подтвердить расходы по найму жилого помещения?
Положения ст. 168 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя возместить командированному работнику расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры возмещения указанных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом законодатель не ограничивает возможности работников самостоятельно выбирать жилое помещение для проживания во время командировок.
В соответствии с п. 14 Положения о командировках расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.
Таким образом, для проживания сотрудников во время командировки организация может оплачивать квартиру, гостиницу и т. д. Соответственно, документами, которыми будут подтверждаться данные расходы, будут являться договоры, счета, акты, подтверждающие оплату.
— Какие дополнительные расходы могут быть учтены в составе командировочных в случаях зарубежных командировок?
В соответствии с п. 23 Положения о командировках при зарубежных командировках установлен дополнительный перечень возмещаемых расходов. К ним относят:
— расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.
— Положено ли выплачивать суточные при однодневной зарубежной командировке?
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения о командировках).
Напомним, что суточные при заграничных командировках рассчитываются в соответствии с п. п. 17, 18 Положения о командировках, а именно: за дни нахождения в командировке на территории РФ суточные выплачиваются по норме, установленной для внутренних командировок. Со дня пересечения Государственной границы при выезде с территории РФ применяется норма суточных для страны, в которую направляется работник. Со дня пересечения границы при въезде на территорию РФ вновь применяется норма, установленная для внутренних командировок. При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Таким образом, при однодневных зарубежных командировках (в отличие от однодневных командировок на территории РФ) работникам выплачиваются суточные в размере 50% от нормы, установленной коллективным договором или локальным актом для выплаты суточных при командировке в соответствующую страну.
— На основании каких документов можно определить дату пересечения Государственной границы?
Согласно п. 15 Положения о командировках направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении Государственной границы.
Пункт 18 Положения о командировках говорит о том, что даты пересечения Государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Таким образом, дата пересечения границы определяется на основании отметок, сделанных в загранпаспорте.
— Как документально оформить задержку возвращения сотрудника из командировки в связи с непредвиденными обстоятельствами?
С данным вопросом обратимся к положению о командировках. Согласно п. 9 Положения о командировках средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, при вынужденной остановке работника в пути работодатель выплачивает ему суточные, средний заработок за рабочие дни по графику и компенсирует документально подтвержденные расходы на жилье.
— Каким образом оформить командированного сотрудника, заболевшего во время командировки?
В соответствии с п. 25 Положения о командировках работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.
Иными словами, работнику, заболевшему в командировке, выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилья, а средний заработок заменяется на выплаты по больничному листу. При этом обязательно необходимо иметь оформленный в установленном порядке больничный лист.
Если сотрудник заболел в загранкомандировке и обращался там за медицинской помощью, то больничный лист будет оформлен на иностранном языке. Поэтому после возвращения из командировки работнику следует заменить иностранный больничный лист на российский.
— Как быть в том случае, если билеты оформлены на иностранном языке?
Если проездные билеты оформлены на иностранном языке, в обязательном порядке должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций.
В. Говоров
Эксперт журнала
Подписано в печать
10.05.2012
Как посчитать командировочные и суточные расходы
Счет за проездные билеты или пользование номером в гостинице, конечно, могут прислать в организацию. Но чаще всего работники самостоятельно приобретают необходимые для себя услуги по проезду и проживанию, а затем отдают документы, подтверждающие затраты.
Тем не менее, еще до отправления сотрудника на служебное задание в другой населенный пункт бухгалтеру необходимо хотя бы приблизительно посчитать, сколько выдать авансом. Для этого учитывается стоимость билетов в обе стороны, ориентировочная стоимость гостиничного номера, сумма суточных по количеству дней командировки, иные планируемые затраты.
Чтобы рассчитать суточные, необходимо определить, сколько дней человек будет находиться за пределами «родного» населенного пункта и прибавить к ним дни в пути. Например, инженер Иванов А.С. отправляется в другой город на пуско-наладочные работы. Он отправляется 09.12.2018 (в воскресенье) в 5 часов утра, а возвращается обратно 16.12.2018 (тоже в воскресенье) в 9 часов утра. Общее количество дней в командировке составит 8 дней. Если поездка внутренняя, то лимит суточных, не облагаемый НДФЛ, составит 700 рублей. Сумма суточных, которую необходимо выдать инженеру Иванову, составит:
700 × 8 = 5600 рублей.
Если поездка зарубежная, то командировочные расходы увеличатся следующим образом:
2500 × 8 = 20 000 рублей.
Обращаем внимание, что день убытия определяют с 00 до 24 часов, так же как и день прибытия. Это важно учитывать при окончательном расчете, например, с помощью проездных документов. Если билетов нет, например работник пользовался личным или служебным авто, то длительность командировки рассчитывают по датам, указанным в служебной записке по завершении поездки.
Поскольку сотрудник все равно пишет заявление на командировочные расходы (оно является основанием для расходного кассового ордера), можно попросить, чтобы он самостоятельно оценил, сколько ему понадобится, а затем проверить его расчеты. Этот вариант будет удобен, в том числе, если к месту командировки человек отправляется на личном авто, поэтому у него будут траты, например, на покупку бензина. Шаблон для заполнения заявления — в конце статьи.
После того, как смету утвердят главный бухгалтер и руководитель, можно выдавать аванс на командировочные расходы наличными либо на банковскую карту. Выдача денежных средств подотчет производится с учетом норм, установленных ЦБ РФ. Подробнее о требованиях финансового регулятора читайте в отдельном материале PPT.ru.
Что касается выплат в валюте, то они тоже не запрещены. Для этого командировочные расходы считают по общим правилам, но затем полученную сумму обменивают на валюту. Причем обменять рубли на иностранную валюту может либо сам командированный сотрудник, либо кто-то другой. В обоих случаях необходимо приложить квитанцию из банка о проведенной операции по обмену денег.
Другие расходы сотрудника в командировке с согласия руководства
Работник имеет право претендовать на возмещение дополнительных командировочных расходов, если они предусмотрены в регламентах компании или трудовом законодательстве.
Дополнительно – помимо суточных и проживания – у работника могут быть расходы на такси в командировке.
Как оформить данную выплату командировочных расходов, можно подробно узнать в статье «Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы».
Также компания может включать в состав командировочных расходов и другие затраты. Так, если сотрудник едет в длительную поездку, то упаковка багажа может входить в командировочные расходы.
Сервисные сборы и штрафы за возврат/обмен билетов (при отсутствии вины командированного) тоже входят в командировочные расходы.
Оплата транспортных расходов в командировке может происходить с учетом норм, установленным по категориям сотрудников. Например, в локальном акте работодатель может закрепить, что руководство компании, включая заместителей директора, имеет право на проезд первым классом в ж/д вагоне и перелет бизнес-классом. Для всех остальных сотрудников – плацкарт и эконом-класс соответственно. И это не будет нарушением оплаты расходов на служебные командировки.
При ревизии командировочных расходов необходимо проверить в первую очередь наличие внутреннего положения о командировках, в котором должны быть прописаны все нормы возмещения доп. расходов.
Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы
Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными. Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.
К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:
- командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
- проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
- любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;
- авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму (ст. 137 ТК РФ).
Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана. Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.
Приобретение электронного билета
Ситуация: как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом? Организация не получает контрольный купон билета, оформленный на бланке строгой отчетности.
Приобретение электронного билета отразите как обычную оплату услуг сторонней организации.
Электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Такое определение содержится в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку, спишите стоимость электронного билета на затраты (п. 5, 7 ПБУ 10/99).
В учете отразите это так:
Дебет 26 (20, 25, 44…) Кредит 76 (60)
– отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.
Как отразить расходы в бухгалтерском и налоговом учете
Для начала напомним, что для налога на прибыль расходы учитываются на день утверждения авансового отчета. При этом НДС по расходам принимается к вычету при условии, что по ним есть счет-фактура.
Расходы на выплату средней заработной платы за период нахождения в командировке относят в состав расходов на оплату труда. Остальные траты во время служебной поездки НК РФ требует считать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Как отразить командировочные расходы в бухучете? Правильный порядок таков:
- операция, когда выдается аванс на командировку, сопровождается проводкой Дт 71 Кт 50 (51);
- когда бухгалтер хочет указать, что командировочные расходы (счет) учтены, проводка должна быть: Дт 26 (08, 20, 23, 44) Кт 71.
Страховые взносы во внебюджетные фонды
С 1 января 2010 г. организации вместо ЕСН уплачивают страховые взносы во внебюджетные фонды на основании Федерального закона N 212-ФЗ.
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты работникам по трудовым договорам (п. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).
При этом страховыми взносами не облагаются выплаты, перечисленные в ст. 9 данного Закона. В частности, к необлагаемым отнесены компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ).
При оплате командировочных расходов при условии их документального подтверждения (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ) не облагаются страховыми взносами:
— суточные;
— расходы на проезд до места назначения и обратно;
— сборы за услуги аэропортов;
— комиссионные сборы;
— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения либо пересадок;
— расходы на провоз багажа;
— расходы по найму жилого помещения;
— расходы на оплату услуг связи;
— сборы за выдачу (получение) виз;
— расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Если документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, сотрудник не представил, то суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.
