Отчетные документы за проживание в гостинице: как подтвердить расходы

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организации и ИП, оказывающие услуги населению, вправе не применять ККТ и продолжать использовать «старые» БСО до 01.07.2019, а с этой даты должны начать выдавать клиентам чеки ККТ или БСО, сформированные с помощью подобной техники. Исключение — сфера общепита, предприятия которого (кроме ИП без работников) должны были перейти на автоматизированную выдачу БСО уже с 01.07.2018 (подробнее о БСО в общепите читайте здесь). В статье рассмотрен порядок применения гостиницами БСО старого типа, который с 01.07.2019 утратит силу.

Счет

Служебная поездка требуется для решения насущных вопросов для фирмы работодателя. Компания при отправлении сотрудника в поездку возмещает ему расходы, в том числе за проживание. Часто наиболее удобным вариантом для сотрудника становится гостиница, расположенная близко к месту командировки.
Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных с целью подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни. Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что если а в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Разрешено называть бланк по-разному, например ваучером или гостиничным чеком.

По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней. Для авансового отчета необходим кассовый чек. Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие:

1. Бланк строгой отчетности в обязательном порядке содержит реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.
2. Необходимо, чтобы бланк строгой отчетности изготавливался типографским методом или формировался с использованием автоматизированных систем. Требования к системе: обязательная защита от несанкционированного доступа, идентификация и сохранение номера и серии бланка не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Бланки, распечатанные на компьютере без использования автоматизированных систем, не будут приняты организацией в качестве подтверждающих.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации и в коммерческой одинаково производится на основании счета из гостиницы или счета и кассового чека.

ВАЖНО!

Если командированный сотрудник предоставляет в свою организацию документ о проживании в гостинице, который не соответствует указанным требованиям, а организация учитывает расходы в отчетности при налогообложении, у ИФНС возникают претензии. В этом случае компания отстаивает расходы через суд. Для этого рекомендуем ознакомиться с Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2010 по делу № А52-3413/2009.

Если на предприятии гостиничного типа применяются контрольно-кассовые расчеты, в отчетность входит чек и счет или другая документация о проживании сотрудника в гостинице.

БСО для гостиницы с учетом законодательных требований

В БСО, выдаваемом гостиницей клиенту (по правилам до 01.07.2019), должны фиксироваться:

• название бланка, его серия и номер;
• название гостиничной организации;
• адрес гостиницы, ее ИНН;
• вид оказываемой услуги, ее стоимость;
• фактическая сумма, принятая от клиента гостиницы;
• дата проведения расчетов с клиентом, а также составления БСО;
• Ф. И. О., должность сотрудника гостиницы, осуществившего расчет с клиентом, подпись данного сотрудника, печать организации.

В бланке также могут фиксироваться иные значимые для владельцев гостиницы данные о расчете с клиентом. Например:

• дата въезда, выезда постояльца;
• номер комнаты;
• перечни услуг, оказанных постояльцу.

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т. д.

На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 ст. 252 НК РФ допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека.

Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки. Тогда оплата помещения производится самим работодателем, поэтому оплата расходов и отчетные документы за проживание в квартире посуточно не предусмотрены.

Где можно БСО для гостиницы?

К самым удобным готовым формам бланков строгой отчетности для гостиниц можно отнести, к примеру, форму БО-18, разработанную организацией «Росбытсоюз» (приказ Росбытсоюза от 30.06.2008 № 14). Ее использование не регламентировано, но на практике данный документ широко применяется. Форма БО-18 полностью соответствует требованиям постановления № 359.

Узнать больше о форме БО-18 вы можете в статье: «Форма БО-18 бланка строгой отчетности — образец заполнения».

В указанной статье вы также найдете образец бланка строгой отчетности гостиницы.

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме. По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму. Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

Итоги

До 01.07.2019 в целях оформления расчетов с клиентами без применения ККТ гостиницы могут задействовать бланки строгой отчетности. Главное — чтобы они соответствовали требованиям постановления 06.04.2008 № 359. С 01.07.2019 выдачу БСО гостиницы должны будут осуществлять в соответствии с требованиями закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Узнать больше о применении БСО вы можете в статьях:

• «Какова ответственность за неприменение или утерю БСО?»;
• «Изготовление бланков строгой отчетности — статья КОСГУ».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Лимиты расходов

Компания вправе установить лимит расходов для своего командированного работника. Отметим, что оплата проживания в командировке для бюджетной организации отличается от оплаты в коммерческих фирмах только тем, что в приказе на поездку указывается источник финансирования. Не всегда есть возможность уложиться в указанную сумму, поэтому возникает ситуация, когда сотрудником превышается лимит выделенной суммы. В таком случае при превышении сотрудником лимита и предоставлении счета из гостиницы на полную стоимость расходов НДФЛ с него не удерживается (абзац 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Что относится к отчетным документам

Каждый работник, отправленный в командировку на несколько дней, имеет право претендовать на возмещение своих затрат на жилье (ст. 168 ТК РФ). Отчетные документы для командировочных официально подтверждают приезд и отъезд работника в место пребывания во время поездки. Если работник остановился в гостинице, то он может предоставить в бухгалтерию для возмещения:

• счет;
• различные чеки;
• отдельные квитанции.

Отчетные документы за проживание в квартире посуточно будут такими:

• арендный договор на срок пребывания;
• акт оказания услуг.

Если работник будет проживать в служебной квартире, то оплату за нее производит непосредственно работодатель в безналичной форме.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации, как и в коммерческом учреждении, осуществляется на основании предоставленных командировочным сотрудником бланков строгой отчетности. Всю документацию впоследствии будет проверять налоговая, а значит, все расходные регистры должны быть официальными, с живыми подписями и печатями и корректно заполненными. Сотруднику бюджетного учреждения также важно помнить про лимит суммы, свыше которой он не может заплатить в сутки за жилье. Такой лимит устанавливается непосредственно руководством бюджетной организации и закрепляется в коллективном договоре и положении о командировках.

Гостиничный бланк.

Гостиничный счет формы N N 3-Г, 3-ГМ (бланк) — является бланком строгой отчетности. Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги гостиницы. Счет выписывается в трех экземплярах: первый — выдается клиенту (проживающему), второй — сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальной картотеке. При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Здесь вы можете бесплатно скачать гостиничные бланки (бланки гостиниц счет форма 3г, 3-г, 3-гм) в различном оформлении.

Можно ли гостиницам при оформлении оплаты за проживание использовать только бланк формы 3-г, без чека ККМ, а организациям принимать его в качестве оправдательного документа, подтверждающего расходы? Форма 3-г, действительно утверждена и является БСО, но раньше существовал перечень организаций, которые имели право работать без ККМ. В этот перечень входили гостиницы. Теперь их там нет. И на сегодняшний день практически все гостиницы выдают клиенту и чек ККМ и счет по форме 3-г. В этой ситуации счет 3-г является просто расшифровкой к чеку ККМ, с подробным описанием предоставленных услуг. Т.е. он потерял свою функцию БСО. С другой стороны, формально, он БСО — это, вроде бы никто не отменял. Следовательно, если работник привез только счет 3-г, то вроде бы его можно отнести на расходы. Другое дело, что гостиница не имела права выдавать только 3-г и не выдавать чек ККМ. Кстати, суд считает, что для подтверждения расходов сгодится любой документ, который содержит необходимые реквизиты. То есть нужно, чтобы в бумаге были указаны наименование гостиницы, стоимость проживания, стояли подпись и дата (п. 2 ст. 9 закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ; п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением правительства от 25 апреля 1997 г. № 490). При этом такой документ необязательно должен быть бланком строгой отчетности. Скачать другие бланки на нашем сайте :

Не нашли то что хотели — используйте карту сайта

Посмотреть еще:

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

Общие положения о структурных подразделенияхОтечественное гражданское законодательство устанавливает право каждой российской компании иметь и создавать…

Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

СЧЕТ (Форма N 3-Г)

Утверждена

Приказом Министерства финансов

Российской Федерации

от 13 декабря 1993 г. N 121

Форма N 3-Г

Гостиница ________________________________________________________Город ____________________________________________________________ 000000 СЧЕТ N —————— от «___» ____________________ 19__ г.Гр. ________________________ Индекс поселения ____________________ (Фамилия, И.О., страна)N комнаты _________________________ Заезд ____________________ (дата, часы)N корпуса _________________________┌────┬────────────────────┬────┬────┬──────────────┬────────────┐│ N │ Виды платежей │Ед. │К-во│ Цена │ Сумма ││п/п │ │изм.│еди-├──────┬───────┼──────┬─────┤│ │ │ │ниц │ руб. │ коп. │ руб. │коп. │├────┼────────────────────┼────┼────┼──────┼───────┼──────┼─────┤│1. │Бронь │ % │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││2. │Бронь │к/с │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││3.

Почему выгодно купить гостиничный чек

Существуют ситуации, в результате которых командировочный никак не может предоставить бухгалтеру гостиничный чек:

• документ был украден или утерян;
• владелец отеля экономит на налогах, поэтому администратор оформляет бумаги не на каждого постояльца;
• чек неправильно оформлен, не содержит необходимую информацию.

Отсутствие у командировочного гостиничного чека приводит к тяжелому разговору с начальством и выговору, а то и увольнению, если налоговая служба сочтет недостачу отчетных документов поводом для проверки предприятия.

Кроме того, если командировочный решил сэкономить, немного подзаработать и вместо гостиничного номера снимает место в хостеле или угол в частном жилище, проживает у родственников и знакомых.

Во всех вышеуказанных случаях проблема отсутствия чека из гостиницы решается просто – нужно только заказать необходимый документ в нашей компании. На протяжении нескольких часов бумаги будут доставлены клиенту.

Последние публикации

18 Сентября 2019

Врачам, которые осуществляли лечебную деятельность по охране здоровья населения не менее 25 лет в учреждениях здравоохранения в сельской местности, страховая пенсия по старости назначается раньше достижения пенсионного возраста. Подлежат ли включению в стаж для назначения досрочной пенсии периоды прохождения курсов повышения квалификации медработников?

Себестоимость – это денежная оценка используемых в производстве готовой продукции (выполнении работ, оказании услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов и других затрат. Обычно казенные учреждения рассчитывают себестоимость готовой продукции (работ, услуг) в рамках приносящей доход деятельности. Об основных принципах формирования себестоимости и отражения ее в учете расскажем в статье.

Минфином подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях», предусматривающий продление сроков давности и привлечение к ответственности за нарушение бюджетного законодательства, увеличение размера санкций за нецелевое использование средств, а также введение ответственности за ряд нарушений бюджетного законодательства. Планируется, что изменения вступят в силу 01.01.2020. Подробности – в статье.

16 Сентября 2019

По результатам проверки ФСС предъявил организации требование об уплате взносов по травматизму. Компания требование исполнила, а само решение контролирующего органа оспорила в суде. Суд встал на сторону страхователя и признал решение органа ФСС недействительным. По заявлению организации фонд вернул уплаченные взносы, но компания хотела получить также проценты (за излишне взысканные суммы). Именно из‑за них и возникла повторная тяжба: ФСС настаивал на том, что взносы являются излишне уплаченными, а не излишне взысканными и оснований для начисления процентов нет.

В Определении ВС РФ от 24.06.2019 № 310‑ЭС19-8828 рассматривался вопрос о порядке обложения страховыми взносами выплат, произведенных ученикам за практические работы, выполненные в рамках ученического договора. Организация полагала, что, поскольку данные выплаты осуществлены не в рамах трудового договора, они не должны облагаться страховыми взносами. Проверяющие из ПФР посчитали, что общество неправомерно не включило сдельную оплату труда по ученическим договорам в базу для начисления страховых взносов (выплачиваемая стипендия, по их мнению, страховыми взносами не облагается).

Комментарий к оценке

Спасибо, ваша оценка учтена. Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

Образец документа полезен?

Если документ «Квитанция на предоставление гостиницей дополнительных платных услуг. Форма № 12-г» оказался для вас полезным, просим вас оставить отзыв о нём.
Запомните всего 2 слова:

Договор-Юрист

И добавьте Договор-Юрист.Ру в закладки (Ctrl+D).

Он Вам ещё пригодится!

Форма 3-Г и НДС

│Опоздание │ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││ │с _______________ │ │ │ │ │ │ ││ │ (дата, часы) │ │ │ │ │ │ ││ │по _______________ │к/с │ │ │ │ │ ││ │ (дата, часы) │ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││4. │Проживание │ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││ │с ______________ │ │ │ │ │ │ ││ │ (дата, часы) │ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││ │по _______________ │к/с │ │ │ │ │ ││ │ (дата, часы) │ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││5. │Дополнительное место│к/с │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││6. │Телевизор │сут.│ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││7. │Холодильник │сут.│ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││8. │____________________│ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││9. │____________________│ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││10. │____________________│ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││11. │____________________│ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││12. │____________________│ │ │ │ │ │ ││ │ │ │ │ │ │ │ ││13. │____________________│ │ │ │ │ │ │└────┴────────────────────┴────┴────┴──────┴───────┴──────┴─────┘ Итого получено по счету: _____________________________________ ______________________________________________________________ (сумма прописью)Дежурный администратор ___________________________________________(оператор механизиро- (подпись)ванного расчета)