Счета учета номенклатуры и расчетов с контрагентами в 1С Бухгалтерия

Бухгалтерские проводки формируются исходя из следующих составляющих: типа документа и настроек счетов учета номенклатуры и расчетов с контрагентами.

При заполнении и дальнейшем проведении документов система определяет счета учета, которые должны участвовать в проводках. Настройка счетов учета номенклатуры и расчетов с контрагентами необходима для автоматического заполнения счетов и при загрузке данных из других продуктов 1С. Эти настройки хранятся в регистрах сведений «Счета расчетов с контрагентами» и «Счета учета номенклатуры». Перейти в эти регистры можно либо через «Все функции» / «Регистры сведений», либо из карточки номенклатуры, карточки контрагента или карточки договора.

Справочник «Контрагентов»

В данном справочнике хранится вся необходимая информация по организациям или физлицам, которые являются или поставщиками, или покупателями. Открыть его можно из раздела «Справочники – Контрагенты».

Рис.1 Открытие справочника «Контрагенты»

В справочнике «Контрагентов» есть возможность группировки. Контрагентом может быть как юридическое лицо, так и физическое лицо. Создать карточку контрагента можно из списка справочника по кнопке «Создать».

Рис.2 Список справочника «Контрагенты»

Для организации нужно заполнить полное название, ИНН, КПП. Дополнительно нужно указать контактные и банковские данные, которые могут автоматически подставляться в печатные формы документов: банковский счет, договор, контактное лицо, адреса и телефоны.

Немаловажным будет заполнение счетов для автоматического заполнения в документах по ссылке «Счета учета расчетов с контрагентами» в панели навигации.

Рис.3 Настройка счетов учета с контрагентами

Данные счета будут подставляться в документы для указанного контрагента по любой организации, любому договору и для расчетов в рублях.

Для ускорения заполнения данных контрагента можно ввести ИНН и нажать «Заполнить по ИНН» или заполнить по наименованию.

Рис.4 Заполнение данных контрагента

Также при создании нового контрагента можно воспользоваться автоматическим заполнением реквизитов по данным государственных реестров ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Рис.5 Автоматическое заполнение реквизитов контрагента

Данный функционал будет работать, если настроено подключение к ИТС. Из карточки контрагента по ссылке «Договоры» можно создать договор и вывести его на печать.

Рис.6 Договор с контрагентом

Предисловие

На самом деле, данная статья запоздала, по меньшей мере, лет на 6. У меня давно были мысли выразить накопленный опыт в виде такой публикации, но все никак не случалось. Разгребал взаиморасчеты, поверите или нет? Шутка, конечно. Но даже до сих пор, несмотря на то, что конфигурации КА 1 и УПП вроде бы выводятся из эксплуатации, регулярно обращаются клиенты, у которых во взаиморасчетах бардак и хаос.

За это время собрались некоторые наработки, которыми бы хотелось поделиться с сообществом. Я полагаю, что будет полезно больше тем специалистам, которые сопровождают существующую автоматизацию в штате, поскольку, как я полагаю, франчайзи уже практически не внедряют данные конфигурации. Тем не менее, даже в новых конфигурациях используется близкая логика, и я хотел бы надеяться, что смогу понятно довести ключевые моменты, которые помогут читателям в будущем.

Объем знаний, который требуется передать, достаточно велик. Как ни хотелось ужаться, к сожалению, в рамках одной публикации сделать это не получится. Я постараюсь разделить текст по смыслу в несколько статей, и дополнительно выложить ряд внешних отчетов, для УПП/КА которые помогают в анализе и контроле. Некоторые из них можно заменить универсальным отчетом, некоторые «незаменимы».

Кроме того, не получилось сделать статью, ориентированную только на бухгалтера или только на специалиста. К сожалению, УПП/КА — не те конфигурации, которые можно внедрять, вести и контролировать, не влезая в смежные знания. Либо специалист должен разбираться совместно с бухгалтером, либо кто-то из них должен достаточно глубоко проникнуть мыслью в работу другого.

Данная часть больше теоретическая, в рамках которой я постараюсь зафиксировать и описать используемые понятия и термины, и показать их в сравнении с другими конфигурациями.

Ввод остатков по взаиморасчетам

Если в 1С Бухгалтерия предприятия начинает вести учет новая организация, то ввод остатков ей не потребуется. Однако часто на 1С переходят уже действующие организации и им необходимо перенести в программу информацию об учете и первоначальные остатки. Для этого используется помощник ввода начальных остатков. Открыть помощник можно через «Главное — Помощник ввода остатков».

Рис.7 Открытие помощника ввода остатков

Счета учета с контрагентами

Расчеты с контрагентами в 1С 8.3 ведутся на следующих предустановленных счетах расчетов с контрагентами:

Расчеты в рублях:

• Расчеты с поставщиками и подрядчиками – 60.01
• Расчеты по авансам выданным – 60.02
• Расчеты с покупателями и заказчиками – 62.01
• Расчеты по авансам полученным – 62.02

Расчеты в валюте:

• Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в валюте) – 60.21
• Расчеты по авансам выданным (в валюте) – 60.22
• Расчеты с покупателями и заказчиками (в валюте) – 62.21
• Расчеты по авансам полученным (в валюте) – 62.22

Если учет ведется в условных единицах, необходимо использовать счета:

• Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в у.е.) – 60.31
• Расчеты по авансам выданным (в у.е) – 60.32
• Расчеты с покупателями и заказчиками (в у.е) – 62.31
• Расчеты по авансам полученным (в у.е) – 62.32

Вышеуказанные счета будут автоматически подставляться в документы расчета с контрагентами.

Для того чтобы ввести остаток по счету учета взаиморасчетов, нужно в списке выбрать нужный счет и два раза щелкнуть по нему.

Рис.8 Помощник ввода остатков

Откроется форма списка для ввода документов начальных остатков по выбранному счету. Для создания нужно нажать кнопку «Создать».

Рис.9 Ввод остатков расчетов с контрагентами

В созданном документе нужно заполнить счет, контрагента, договор, сумму остатка и валюту. Для ввода документа основания в документах ввода остатков используют вспомогательный документ ручного учета «Расчетный документ», который не делает никаких проводок.

Рис.10 Вспомогательный документ ручного учета «Расчетный документ»

Рис.11 Документ расчета

Проводки формируются с участием вспомогательного счета 000.

Рис.12 Отражение ввода остатков на счетах

Взаиморасчеты с контрагентами

Документами, которые влияют на взаиморасчеты, являются документы поступления товара, реализации и возврата товара, отчет комитенту, расчеты с комиссионером, реализации услуг по переработке, поступления и списания с расчетного счета и пр. Поступлением приходуются товары, материалы, оборудование и другие ТМЦ.

Самые распространенные операции – это покупка товара у поставщика, реализация товара конечному покупателю.

Например, сделаем закупку у поставщика.

Рис.13 Отражение закупки документом «Поступление товаров»

На счете учета расчетов с поставщиками у нас отразится задолженность перед поставщиком.

Рис.14 Отражение поступление товара на счетах

После того как мы погасим часть задолженности документом «Списание с расчетного счета», оплатив часть задолженности за товары перед поставщиком…

Рис.15 Отражение оплаты товара документом «Списание с расчетного счета»

Рис.16 Отражение оплаты товара на счетах

… мы можем в оборотно-сальдовой ведомости по счету увидеть взаиморасчеты и остаток долга перед поставщиком.

Рис.17 Анализ взаиморасчетов с контрагентом

Если дважды щелкнуть по сумме прихода или расхода, открывается карточка счета учета расчетов с контрагентом с расшифровкой по документам регистраторам. В отчете «Карточка счета» можно увидеть поступления товара в разрезе номенклатуры, выделение НДС, оплату поставщику и конечный остаток по данному договору поставки.

Рис.18 Карточка счета взаиморасчетов с контрагентом

В дальнейшем поступивший товар будет реализован. Отражаем продажу документом «Реализация (акт, накладная)». Заполняем шапку документа, вводим данные о проданных товарах. Автоматически подставились счета 62.01 и 62.02.

Рис.19 Автоматическое заполнение счетов в документе

При необходимости их можно поменять.

При проведении документа формируются проводки по отражению задолженности покупателя на счете учета расчетов с покупателями 62.01.

Рис.20 Отражение взаиморасчетов с Контрагентом на счете 62.01

Бывает, покупатель возвращает товар. Отразим возврат документом «Возврат товаров от покупателя». В создаваемом документе возврата заполняется шапка документа и водится возвращаемый товар.

Рис.21 Создание документа «Возврат товаров»

Также этот документ можно создать на основании реализации по кнопке «Создать на основании», что избавит от заполнения большинства реквизитов.

При проведении документов возврата отражается сторно расчета с покупателем на 62.01 счете.

Рис.22 Отражение возврата товара на счетах

Далее покупатель оплачивает отгруженный ему товар, что мы отражаем документом «Поступление на расчетный счет». Счета расчетов с покупателями заполняются автоматически.

Рис.23 Автоматическое заполнение счетов расчетов и авансов в документе

В проводках можно увидеть погашение долга по реализации.

Рис.24 Отражение оплаты проданного товара на счетах

Откроем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» по сч. 62, установим отбор по контрагенту и увидим, что по документу расчетов (Реализации товаров) задолженность полностью погашена.

Рис.25 Закрытие взаиморасчетов в ОСВ

Если открыть расшифровку, то можно увидеть в какой последовательности закрывалась задолженность по отгрузке.

Рис.26 Последовательность закрытия задолженности по взаиморасчетам

Проводки по расчетам с поставщиками

Корректировка долга

Бывают случаи, когда в результате неверного указания в документах расчетов договора необходима корректировка. Ее можно сделать документом «Корректировка долга».

Рис.27 Открытие списка документов «Корректировка долга»

Для примера, произвели оплату не по тому договору, в итоге образовалась задолженность по реализации и аванс по другому договору.

Рис.28 Проведение документов по разным договорам

Создадим корректировку долга. Выберем вид операции «Зачет авансов» от покупателя. В этом случае у нас будут доступны две закладки по отражению кредиторской и дебиторской задолженности. В качестве авансов укажем оплату с неправильным договором.

Рис.29 Создание корректировки долга

А на закладке «Задолженность» покупателя укажем, что аванс нужно зачесть на нашу реализацию.

Рис.30 Заполнение документа «Корректировка долга»

При проведении документа в проводках видно, что аванс зачтен и изменен договор расчетов по реализации.

Рис.31 Отражение взаимозачета проводками

В оборотно-сальдовой ведомости все корректно закрылось.

Рис.32 Закрытие взаиморасчетов по договорам

Рис.33 Последовательность взаимозачета

Контуры учета и совмещение их ведения в одной информационной базе.

Теперь необходимо рассмотреть контуры учета. Нас интересуют два основных — управленческий и регламентированный.

С этой точки зрения конфигурации 1С можно условно поделить на те, которые способны вести учет только в одном контуре (все «Бухгалтерии» — регламентированный, или «Торговля и Склад 9.2», «Управление небольшой фирмой» — управленческий), те, которые способны вести независимый или связанный учет в двух контурах (УПП 1, КА 1), и те, которые тщательно делают вид, что могут вести два контура, но без доработок — все-таки только один (например, «Управление торговлей 10.3»).

Управленческий учет предназначен для отражения того, что случилось в жизни предприятия (холдинга) на самом де с точки зрения руководителя или собственника предприятия. Регламентированный учет — с точки зрения того, как это отображается государству.

В двухконтурных конфигурациях документ может быть отражен либо в каком-то одном контуре, либо сразу в двух. Некоторые документы имеют ограничения, например, банковские документы всегда отражаются в управленческом учете. На рисунке представлен фрагмент формы документа «Реализация товаров и услуг» из конфигурации КА 1.1, где зеленым обведены флажки, регулирующие включение в учет. Хотя здесь регламентированный учет представлен двумя флажками (бухгалтерского и налогового учета), их крайне желательно использовать вместе, в то время, как управленческий учет можно использовать отдельно:

Бурное воображение может подсказывать нам про черную кассу, которая отражается в управленческом учете, но не отражается в регламентированном. Да, на этот вопрос можно посмотреть и с этой стороны, но лично я туда не пойду. Даже не вступая в противоречие с УК и НК РФ, можно встретить достаточно много легальных ситуаций, в которых операция может отражаться только в одном контуре учета, и не отражаться (отражаться иначе) в другом.

Так, например, в холдинге может находиться две организации, которые, в силу хозяйственной необходимости продают друг другу товары. В регламентированном учете операция продажи однозначно отражается (реализация — поступление), в то время, как собственник холдинга вправе считать, что в управленческом учете это его же товар, который просто сменил склад (перемещение), или вообще остался на месте, и не отражать это в данном контуре.

В похожем базисе существуют также внутренние займы, аренда у своих же ИП, находящихся на 6%-ной упрощенке, услуги управления одной организацией другой, и др., ситуации — эти взаиморасчеты есть в регламентированном учете, а в управленческом — нет.

Есть также случаи, когда мы разрываем дату оформления документов и фактического производства хозяйственной операции. Причины разные. Либо потому что гражданское право плохо стыкуется с налоговым (например, потому, что в договоре может быть очень странно прописана дата перехода права собственности на товар, и, с учетом длительной дороги, эта дата значительно отличается от даты поступления на склад), либо потому, что правовое обоснование сделки оговаривается позднее совершения операции (принятый на склад возврат товаров, который потом оформляют либо как отказ от договора купли-продажи, либо как гарантийную замену, либо как корректировку / исправление реализации).

Кроме того, очень часто целесообразно не засорять регламентированный учет чрезмерной аналитикой, которую все равно не будут способны понять и оценить проверяющие, а выбрать разумный и объяснимый уровень огрубления, не противоречащий ПБУ и НК РФ, и никого не раздражающий. В то же время, в управленческом учете иметь детализацию, необходимую для работы. Речь, например, идет о том, что для целей производства важно знать вид покрытия какой-либо детали (поместив этот признак в характеристики), и отслеживать затраты позаказнт, а для целей бухучета можно просто отражать результат работы смены, без заказов, и использовать учет не глубже номенклатуры.

В конечном итоге, все эти нюансы можно отразить в одной двухконтурной системе учета посредством разработки правильной схемы, в рамках которой мы будем отражать хозяйственные операции определенными типовыми документами конфигурации, и взводить флажки нужных контуров учета. Да, иногда одна и та же операция будет повторена в двух контурах учета с разной детализацией и в разное время.

Либо изначально следует рассмотреть вопрос ведения двух контуров учета в двух различных информационных базах.

Кстати, часто заказчики обращаются с ситуацией, когда они уже долгие годы внедряют одноконтурную конфигурацию (обычно изначально бухгалтерскую), но в процессе внедрения ее переросли. Они крайне недовольны ее функциональностью, и прилепили уже на нее столько костылей, что она стала визуально похожа на ежика, а фактически не может даже хромать. А на самом деле им просто нужна двухконтурная конфигурация и правильная схема.