Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

Нормативная база

Указание Банка России №5587-У от 05.10.2020 «О внесении изменений в Указание Банка России от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»»
Указание Банка России №1778-У от 26.12.2006 «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монет Банка России»

Положение Банка России №630-П от 29.01.2018 «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»

Указание Банка России №4416-У от 19.06.2017 «О внесении изменений в Указание Банка России от 11 марта 2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»»

Дополнительные вопросы

Как учесть наличные расчеты с подотчетными лицами

Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Это тоже важно знать:
Что делать, если работодатель не выплачивает заработную плату

Пример 1.

Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:

• суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
• проживание – 4 900 руб.;
• проезд – 3 000 руб.

По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.

Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.

Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Как отразить в учете расчеты с использованием банковских карт

Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 511-39-66

* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Новые правила подотчета с 30.11.2020

Банк России указанием №5587-У от 05.10.2020 упростил правила выдачи денег под отчет и установил новые обязанности кассиров при приеме и выдаче наличных. Основные изменения в кассовых операциях и подотчете с 30 ноября 2021 года:

1. В заявлении на выдачу денег под отчет необязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы.
2. Одним приказом разрешено оформлять несколько операций выдачи наличных денег под отчет одному или нескольким работникам. В этом случае указывают фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому подотчетному лицу.
3. Авансовый отчет больше не нужно сдавать в трехдневный срок. Организация или ИП сможет самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетное лицо должно отчитаться. Это правило надлежит закрепить во внутренних локальных актах — в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Ввели новые правила кассовых операций:

1. Кассир при приеме в кассу наличных проводит контроль состояния банкнот и монет в соответствии с указанием Центробанка №1778-У от 26.12.2006. Банкноты и монеты, которые могут использоваться для платежей, кассир обязан принимать. К таким относят банкноты и монеты, не содержащие признаков подделки, без повреждений или таких повреждений, которые отмечены в указании Центробанка №1778-У от 26.12.2006.
2. Кассирам запрещено выдавать из кассы банкноты, имеющие одно и более повреждений, указанных в абзацах 6–15 пункта 2.9 положения Банка России №630-П. Эти банкноты сдают в банк.
3. Для идентификации получателя наличных кассир удостоверяется, что перед ним лицо, указанное в расходном кассовом ордере. Если он знает человека, он не требует у него документ, удостоверяющий личность. В остальных случаях кассир сам принимает решение, какое подтверждение требовать.

Эксперты разобрали, как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете. Используйте эти инструкции бесплатно.

Трудовой кодекс: права и обязанности подотчетников

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

• распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
• определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
• устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
• обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Кто вправе получать подотчетные деньги

Подотчет — это средства, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены правила выдачи денег в подотчет в 2021 году — с 30.11.2020, со вступлением в силу указания Банка России №5587-У.

Работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых операций хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Итоги

Внутренний документ, разработанный для расчетов с подотчетными лицами, служит помощником для соблюдения порядка при оформлении выдачи денежных средств и их целевом использовании. Те моменты и тонкости, которые не регламентированы законом, должны быть оговорены в Положении. В таком случае бухгалтер будет иметь законное основание для учета факта хозяйственной деятельности.

Источники:

• Трудовой кодекс РФ
• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н
• Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как оформить выдачу подотчета по новым правилам

До введения поправок работник для получения денег направлял в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что ее потратят. Но после принятия указания ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017 заявление подавать необязательно. Для выдачи подотчетных денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная, но с указанием обязательных реквизитов:

• Ф. И. О. подотчетного лица;
• регистрационный номер документа;
• сумма наличных;
• срок, на который выдаются наличные;
• назначение (необязательно);
• подпись директора и дата.

В приказе допустимо указать сразу несколько работников и подотчетных назначений, все на усмотрение руководства организации. Если в положении о подотчете предусмотрено заявление, его пишут, новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2021 году это не запрещает. Организации самостоятельно формируют документооборот.

Заявление от работника

Заявление

Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 1000 рублей на покупку канцелярских товаров.

Приказ о подотчетных лицах

ПРИКАЗ №3

о подотчетных лицах

В целях обеспечения кассовой дисциплины

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Главному бухгалтеру Максимовой Л.И. выдавать под отчет раз в неделю суммы, не превышающие 3000 (три тысячи) рублей, следующим сотрудникам:

• бухгалтеру Фроловой Т.Н. для осуществления наличных расчетов по всем необходимым обстоятельствам;
• завхозу Романовой Е.Д. для покупки канцелярских товаров для нужд организации.

2. Срок выдачи под отчет — 3 рабочих дня.

3. Во всех остальных случаях выдачу наличных денежных средств под отчет утверждать отдельным приказом.

С приказом ознакомлены:

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон № 402-ФЗ

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:

• Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозоперации (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
• Первичка составляется непосредственно при совершении того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
• Предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хоздеятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Советуем вам оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

приказа о подотчетных лицах вы можете по ссылке.

Какую сумму выдавать под отчет

В России расчеты в рублях, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 000 руб. Указание на это имеется в п. 5 и 6 указаний ЦБ РФ №3073-У от 07.10.2013. Выдача денежных средств в подотчет с 30 ноября этот лимит не изменила.

Считается, что это ограничение превышать нельзя, но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (п. 6 указаний ЦБ РФ №3073-У), а на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

КоАП РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка хранения денежной наличности в кассе. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.

О размерах штрафов за подобные нарушения читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Авансовый отчет за полученную сумму

Как сказано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Трехдневный срок для предоставления авансового отчета больше не действует. Срок устанавливает организация.

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты об израсходованных суммах сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию. Законодательство не устанавливает конкретный срок, в течение которого сотруднику надо подать отчет о потраченных деньгах. Он указывается в приказе работодателя. Бухгалтеры должны оформлять новые документы на подотчет в соответствии с приказом.

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС №04-1-02/704 от 24.01.2005. Для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. Согласно п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства №749 от 13.10.2008, сотрудник обязан отчитаться о них в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки.

Деньги в подотчет должникам

Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.

Что учесть в 2021 году

Принимая авансовый отчет, учитывайте изменения в оформлении кассовых чеков и БСО — в состав обязательных реквизитов включаются сведения о наименовании покупателя (организации или ИП) и его ИНН.

Оформляя расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо, и кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

1. Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них.

Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

Факт

Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. — в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами с учетом последних изменений с 30.11.2020.

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (указание №3073-У, письмо Минфина №03-11-11/42288 от 25.07.2014). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний №3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ №29-1-1-ОЭ/2064 от 06.09.2017, приказ подписывает директор, в приказе ставят дату и регистрационный номер.
3. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета устанавливает руководство в положении о подотчете. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером, возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет разрешено выдавать и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина №03-11-11/42288 от 25.08.2014). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность, допустима по распоряжению руководства.
7. Организации и ИП вправе выдавать деньги не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ №29-1-1-6/7859 от 02.10.2014).
8. Выдача наличных средств оформляется проводкой Дт 71 Кт 50, а при переводе денежных средств на карту — проводкой Дт 71 Кт 51.

Отражение целей, сроков и лимита подотчетных сумм

Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.

В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:

• административно-хозяйственные,
• представительские,
• командировочные.

А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.

Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.

Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.

Как правильно составить приказ, узнайте из этой статьи.