Порядок обмена электронными документами с ФНС : что изменилось?

С 01 сентября 2014 года отправка и прием деклараций осуществляются в соответствии с приказом ФНС РФ от 31.07.2014 N ММВ-7-6/[email protected] «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи». Также данный приказ с 01 сентября 2014 года признает утратившим силу приказ ФНС России от 02.11.2009 N ММ-7-6/[email protected]

При передаче отчетности, подписанной сертификатом уполномоченного представителя, с каждой декларацией передается информационное сообщение о представительстве (см. Каковы особенности предоставления налоговой отчетности через уполномоченного представителя?).

Электронный документооборот с ФНС

Перейти на электронный документооборот с налоговой инспекцией по собственной инициативе может любая компания или индивидуальный предприниматель — ФНС это лишь поощряет. Однако согласно действующему законодательству, определенным группам налогоплательщиков сдача отчетности через интернет вменена в обязанность. В частности, сдавать отчетность в электронном виде должны все плательщики НДС, а также компании либо ИП с количеством работников более 50 человек.

Обмен документами с ФНС реализуется через одну из компаний-операторов электронного документооборота (ЭДО), список которых можно найти на сайте налоговой службы. Каждый документ перед отправкой должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) — это касается как налогоплательщиков, так и налоговиков.

Документ налоговой службы сначала оформляется на бумажном носителе в установленном порядке. На позднее следующего рабочего дня он переводится в электронный формат и отправляется налогоплательщику. Дата отправки документа подтверждается оператором ЭДО.

СБИС

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

Возможности СБИС:

• проверка контрагентов;
• подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
• поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
• сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
• ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
• управление бизнес-процессами;
• внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

Бесплатная версия СБИС не позволяет пользователям отправлять электронные документы. Для этого им нужно подключить платный пакет услуг. Минимальный тариф стоит всего 500 руб. в год. За эти деньги компании смогут получать: одну электронную подпись, возможность отправить нулевую отчетность, 50 исходящих пакетов за квартал, доступ к внутреннему чату и видеосвязи.

Подтверждение получения электронного документа

На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.

К выполнению этого правила нужно отнестись со всей тщательностью, особенно если получено уведомление о вызове в налоговый орган, а также требование о представлении документов или пояснений. Если пренебречь ответной квитанцией либо отправить ее позже срока, то через 10 дней после его окончания банковский счет налогоплательщика может быть заблокирован по требованию ФНС. Эти полномочия налоговой службы установлены нормой подпункта 2 пункта 3 статьи 76 НК РФ.

Стоит пояснить, что санкции распространяются лишь на тех налогоплательщиков, которые обязаны обмениваться документами с ФНС посредством интернет. К тем, кто решил сдавать отчетность в электронном виде добровольно, подобные санкции не применяются. В этом случае, если налоговая инспекция не получить в установленный срок квитанцию о приеме документа, он будет направлен налогоплательщику почтой.

Отказ в приеме документов со стороны налогоплательщика может возникать по следующим причинам:

• если документ не соответствует утвержденному формату;
• если на нем отсутствует КЭП налогового органа либо она не соответствует действительной;
• если документ направлен ошибочно.

В этих случаях в ФНС отправляется уведомление об отказе в приеме документа. Если отказ обусловлен первой или второй причинами, специалисты ФНС вносят в документ необходимые правки и направляют его повторно.

Важный момент — дата получения документа

Дата получения документа имеет важное юридическое значение, ведь именно от нее отсчитывается срок, отведенный налогоплательщику на выполнение определенных действий. Так, ответить на требование о предоставлении пояснений, которое налоговая инспекция может направить в рамках камеральной проверки, необходимо в течение 5 рабочих дней со дня его получения. Такой датой согласно пункту 11 Порядка считается дата, указанная в квитанции о приеме документа.

Например, компания получила требование о предоставлении пояснений, которое необходимо удовлетворить в течение 5 рабочих дней. В квитанции о приеме документа указана дата — 21 октября 2015 года. Следовательно, ответ на это требование необходимо направить в период с 22 по 28 октября 2015 года (период удлиняется за счет попадания в него нерабочих дней).

Вводная информация

С 1 января 2015 года у налогоплательщиков, которые должны представлять отчетность в ИФНС через интернет, появилась новая обязанность. Они должны обеспечить получение от налоговой инспекции документов в электронном виде через оператора ЭДО (п. 5.1 ст. 23 НК РФ). Напомним, что сдавать налоговую отчетность через интернет обязаны плательщики НДС, а также организации (или ИП), в которых трудится более 100 человек.
Получив из инспекции документы, налогоплательщик должен выслать налоговикам электронную квитанцию о приеме. Это следует сделать в течение шести рабочих дней со дня отправки документов налоговиками.

При этом получению некоторых документов следует уделять особое внимание. Дело в том, что с 1 января 2015 года налоговики вправе приостанавливать операции по счетам налогоплательщиков в банке и переводы электронных денежных средств, если налогоплательщик не отправит квитанцию о приеме следующих документов (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ):

• требования о представлении документов;
• требования о представлении пояснений;
• уведомления о вызове в налоговый орган.

(Подробнее см. «Непредставление налогоплательщиком электронной квитанции о приеме документов из инспекции является основанием для блокировки счета»).

Кроме того, налогоплательщики могут перейти на электронный документооборот с налоговой инспекцией не из-за требований законодательства, а добровольно. В этом случае инспекция также сможет направлять им различные документы в электронном виде.

Поступление новых документов

Поскольку реагировать на сообщения ФНС нужно в весьма ограниченные сроки, очевидно, что бухгалтеру необходимо постоянно отслеживать новые документы. Более того, ежедневной проверки системы обмена данными с ФНС на предмет поступления новых документов требует пункт 6 Порядка.

Однако для этого необязательно каждый день входить в систему информационного обмена данными. Некоторые системы ЭДО дают возможность отслеживать новые сообщения ФНС иными методами. Например, в системе «Контур.Экстерн», разработанной СКБ Контур, можно подключить оповещение через СМС или электронную почту. В случае поступления нового документа из налоговой инспекции бухгалтер получит электронное письмо или СМС-уведомление.

«ЕВФРАТ»

Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:

• в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
• приятный интерфейс;
• механизм для управления правами доступа.

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.

Перечень документов, которые ФНС может направлять через интернет

Новый Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, предусматривает 48 наименований, которые разрешено направлять через информационную систему. С их полным перечнем можно ознакомиться ниже.

ELMA

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

1. Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
2. Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
3. Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
4. CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
5. Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
6. Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Особые случаи: документы, не входящие в перечень

В приведенном выше списке отсутствуют два документа, которые также могут направляться налогоплательщику в электронном виде. Речь идет о требовании о представлении документов и требовании об уплате налогов. Дело в том, что для этих документов разработаны собственные регламенты, которые утверждены соответственно приказами ФНС № ММВ-7-2/[email protected] от 17.02.11 и № ММВ-7-8/[email protected] от 09.12.10.

Для обработки указанных требований получателю дается значительно меньше времени — квитанцию о приеме документов необходимо отправить не позднее следующего рабочего дня после его получения. Дата, указанная в квитанции о приеме документа, считается днем его получения — от нее отсчитывается срок, отведенный на исполнение требования.

Таким образом, с учетом двух типов требований, не вошедших в приведенный выше перечень, налоговая служба может теперь направлять налогоплательщику 50 разных документов.

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

• высокий уровень защиты данных;
• возможность построить сложные схемы согласования документов;
• простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

Список

Полный список операторов ЭДО ведёт и постоянно актуализирует на своём официальном сайте www.nalog.ru Налоговая служба России. Вот точная ссылка (для московского региона):

https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/

Далее представлен актуальный список операторов электронного документооборота, через которых можно сдавать отчётность в электронном виде.

Читать также

31.08.2017