Единый порядок обмена электронными документами с налоговой с 30.08.2020

Приказ ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448 с 30 августа 2021 года утвердил новый порядок электронного документооборота с налоговой. Разбираем его основные положения и что изменилось в ЭДО с ИФНС, УФНС и ФНС.

Также смотрите:

• Новый регламент 2021 электронного документооборота с ПФР по персучёту
• Вступаем в эпоху ЭДО

Что регулирует

Приказ от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448 утвердил порядок:

• направления и получения документов, предусмотренных Налоговым кодексом РФ и используемых налоговыми органами;
• представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Одновременно признаны утратившими силу:

• приказ ФНС от 29.12.2010 № ММВ-7-8/781 с Порядком передачи акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по ТКС;
• приказ ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168 с Порядком направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления их по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС;
• приказ ФНС от 07.11.2011 № ММВ-7-6/735 с Порядком представления заявлений, уведомлений и запросов в электронном виде для целей учета в налоговых органах организаций и физлиц;
• приказ ФНС от 15.04.2015 № ММВ-7-2/149 с Порядком направления документов, используемых налоговыми органами;
• ряд норм федеральных законов и подзаконных актов.

Если быть точнее, то новый приказ по сути объединил в один документ положения перечисленных актов.

Многостраничные документы

Чиновники в Письмах ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/[email protected] и Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 (направлено Письмом ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов. В данном случае возможно как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо:

• обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа;
• исключить возможность механического расшития подшивки;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;
• осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

• заверительная надпись “Верно”;
• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения;
• надпись “Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью __ листов” (количество листов указывается словами).

Общие правила

Для обмена документами в налоговой по ТКС нужно применять усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП):

В процессе электронного взаимодействия при направлении и получении документов также фигурируют следующие технологические электронные документы:

• подтверждение даты отправки;
• квитанция о приеме;
• уведомление об отказе в приеме;
• извещение о получении (формируется на каждый документ и технологический электронный документ);
• информационное сообщение о представительстве в налоговых отношениях (в случае подписания представителем плательщика).

Участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать хранение:

• всех отправленных и принятых документов и технологических электронных документов (кроме извещения о получении электронного документа) с УКЭП;
• квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Не реже 1 раза в сутки нужно проверять поступление документов.

Дата направления документа в электронной форме по ТКС – это дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки.

При получении квитанции о приеме электронного документа дата его получения – дата принятия, указанная в квитанции о приеме.

Заверяем копии

Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При заверении соответствия копии документа ниже реквизита “Подпись” проставляют (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 “Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).):

• заверительную надпись “Верно”;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Направление документа по ТКС

Включает в общем случае следующие этапы:

При наличии оснований для отказа в приеме документа получатель формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает оператору для направления отправителю.

Основаниями для отказа могут быть (исчерпывающий перечень):

• ошибочное направление получателю;
• отсутствие (несоответствие) УКЭП отправителя;
• направление документа не по утвержденному ФНС России формату.

При получении уведомления об отказе в приеме отправитель устраняет указанные в нём ошибки и повторяет процедуру направления документа.

Если отправитель не получил от получателя квитанцию о приеме, он направляет получателю документ на бумажном носителе. Но есть исключение. Это когда налоговый орган не получил от плательщика, обязанного сдать электронно налоговую декларацию (расчет), электронную квитанцию о приеме:

• требования о представлении документов;
• требования о представлении пояснений;
• и/или уведомления о вызове в налоговый орган.

Перечисленные документы ИФНС не направляет на бумаге.

Читать также

07.02.2020

Алгоритм ответа на требование в Контур.Экстерн

Форма пояснения в сервисе зависит от того, какой тип расхождений выявлен. Но первоначально порядок действий одинаков. На главной странице нужно открыть пункт меню «Новое», затем войти во вкладку «Требования» и нажать ссылку «Все требования»:

Откроется список с требованиями, среди которых следует выбрать нужное:

В следующем окне будет представлена подробная информация о выбранном требовании. Чтобы ответить на него, в выпадающем меню внизу экрана нужно выбрать «Заполнить ответ на требование»:

Если требуется загрузить подготовленный ответ либо поясняющие документы, нужно выбрать пункт меню «Отправить истребуемые документы».

При выборе «Формирование ответ на требование» откроется форма, в которой часть полей будет заполнена автоматически. Сервис берет эти сведения из поступивших требований.

Вот как выглядит форма ответа в Контур.Экстерн:

Если будет направляться уточненная декларация, то сведения по счетам-фактурам, которые в нее войдут, в ответе на требование не заполняются.

В форме ответа могут быть нюансы, которые зависят от того, в каком формате направлено требование. Это может быть pdf и/или xml. Если пришел pdf-файл, то в ответе будут присутствовать поля:

• «Невключенные счета-фактуры»;
• «Невыполненные контрольные соотношения»;
• «Пояснительное письмо».

Если требование направлено в формате xml, то двух последних полей не будет. Суть в том, что к требованиям, которые поступили в xml-формате, текстовые пояснения подать нельзя. Это связано с особенностями обработки ответов системой АСК НДС-2 — она не может считывать текстовые сообщения.

На следующем изображении показано, как выглядит информация о возможных ошибках, в отношении которых требуются пояснения. В некоторых разделах данные могут отсутствовать — это значит, что такой информации в требовании нет.

Расхождения с контрагентами

Чтобы составить пояснение по поводу расхождений с контрагентами, нужно сравнить данные из полученного требования с имеющимися счетами-фактурами, а также с информацией из книг покупок и продаж, журналов учета счетов-фактур. Следующие действия зависят от того, есть ли ошибка и на чьей стороне.

Ошибки в данных нет. Строку в ответе изменять не нужно.

Сведения остались без изменений — расхождений по данным налогоплательщика нет

Счет-фактура был отправлен ошибочно. Действия такие:

1. Отметить галочкой, как показано на изображении ниже, строку, содержащую сведения об этом счете-фактуре. В ФНС поступит информация, что эта строка должна быть удалена.
2. Подать уточненную декларацию по НДС.

Отметка означает, что эти сведения должны быть исключены из декларации
В первичном документе содержится верная информация, а при заполнении декларации допущена ошибка. Исправление можно внести непосредственно в ответе на требование в той графе, где указаны ошибочные данные. Подавать корректирующий отчет не нужно.

Следует исправить реквизит счета-фактуры в ответе на требование

Ошибка в сумме налога. При выявлении такой ошибки пользователю следует:

1. Отметить строку, заявив тем самым о необходимости ее удалить.
2. Подать уточненную декларацию по НДС.

Исправить ошибку в ответе на требование нельзя, поскольку это должно сопровождаться подачей новой декларации. Поэтому данные в графе 19 не редактируются.

Нужно удалить все строки требования. Отвечать на него в таком случае бессмысленно, нужно сразу подавать уточненную декларацию. После этого в базе ФНС все сведения будут исправлены.

Отсутствующие счета-фактуры

Действия по исправлению ошибок зависят от того, в каком формате пришло такое требование.

В формате PDF

Нужно сравнить данные из требования с первичным документом и выяснить, где содержится ошибка.

Если ошибка в декларации есть, а в счете-фактуре нет, то поясняющие сведения вносятся в таблицу 1. Нужно внести данные, указанные в требовании, а также корректные сведения (колонка «у меня»).

Таблица 1. Сведения, поясняющие расхождения

Если сведения о счете-фактуре указаны декларации, но в действительности операции не было, заполняется таблица 2. В ней указывается информация по неподтвержденным налогоплательщиком операциям, взять которую нужно из самого требования.

Сведения о записях, операции по которым не подтверждаются

Необходимо ли подавать сопроводительное письмо?

Такое письмо не является необходимым документом, подаваемым при сдаче декларации, но при этом его часто прикладывают к основному списку бумаг. Делается это только при подаче декларации непосредственно в офисе инспекции либо при пересылке ее почтой. При отправке в электронном виде прилагать письмо не имеет смысла.

Письмо составляется в свободной форме, но при этом оно обязательно должно содержать в себе:

• полное наименование организации, в которое оно подается;
• контактные данные лица, представляющего декларацию;
• сроки, за которые она подается;
• полный список приложенных документов;
• подпись и дату.

Справка! Составлять сопроводительное письмо следует в двух экземплярах, на одном из которых налоговая служба проставит печать и отметку о приемке документов.

Подшивка документов

НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Данный вывод прозвучал в Письмах ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/16459 и Минфина России от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Часть судей считает, что заверенная подшивка документов правомерна.

Судебная практика. Арбитры пришли к выводу о том, что своевременное представление обществом копий истребованных инспекцией документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов вообще. Указанный вывод прозвучал в Постановлениях ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу N А54-8663/2012 и Западно-Сибирского округа от 30.08.2012 по делу N А75-10187/2011.

В то же время мы нашли судебные акты, где сказано, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Судебная практика. Судом установлено, что заявителем в ИФНС представлена подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: “Всего пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО “Тривиум-XXI” экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008″. Арбитры решили, что данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09 (Определение ВАС РФ от 17.02.2010 N ВАС-946/10)).

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

1. Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага – папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
2. Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
3. Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов – использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

• хорошо читается содержание, визы, даты;
• со всех листов легко делаются копии;
• прошивка не разлетается при чтении;
• страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
• на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.