Хозяйственная операция «снятие наличных» может быть абсолютно в любой организации. В данной статье мы рассмотрим особенности учета и отражения в 1С операции по снятию наличных средств по чеку.
Вы узнаете:
- каким документом в 1С отражается снятие наличных в банке и их оприходование в кассу;
- какие настройки влияют на проводки по снятию наличных.
Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»
Порядок ведения кассовых операций в организации
Кассовые документы
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.
Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:
- приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
- расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
- кассовая книга (код ОКУД 0310004).
Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Ведение кассовой книги
Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.
Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).
Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:
- отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
- распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.
В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.
Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.
Лимит остатка в кассе
Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.
Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.
Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.
Выдача и сдача разменной монеты
В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».
Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.
Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.
Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.
Нюансы учета доходов на счетах 90 и 91
Анализ доходности по обычным видам деятельности, как упоминалось ранее, проводится с использованием счёта 90.01 «Выручка». Этот счет имеет субконто:
- номенклатурные группы,
- ставки НДС.
Доходы прочие учитываются на сч. 91.01 и делятся по субконто:
- прочие доходы и расходы
- и реализуемые активы.
Соответственно, если нужно проанализировать только выручку по обычным видам деятельности, то формируем ОСВ по сч. 90.01. Если интересуют и прочие доходы, то составляем отчет по сч. 91.01.
В налоговом учете выручка подразделяется на:
- доходы от реализации
- и внереализационные доходы.
К доходам от реализации относятся приход от реализации товаров и услуг собственного производства, который идёт по сч. 90.01.1. Подразделяется по номенклатурным группам по реализации продукции и услуг и по прочим номенклатурным группам.
Также включается выручка от реализации имущественных прав. Это уже сч. 91.01. И делится по статьям:
- реализация имущественных прав кроме прав требования,
- реализация права требования как оказания финансовых услуг
- и реализация права требования после наступления срока платежа.
В налоговом учете доходы от реализации делится на доходность от реализации прочего имущества — виды статей:
- реализация прочего имущества,
- реализации объектов строительства.
Также к доходам от реализации в целях НУ относятся приход от реализации ценных бумаг и выручка, отраженная по строке 340 листа 3 приложения 3. По последней виды статей:
- реализация права требования до наступления срока платежа,
- реализация нематериальных активов
- и реализации основных средств.
В налоговом учете есть внереализационные доходы. Они, как и вышеупомянутые, учитываются на сч. 91.01.
Следовательно, если руководство фирмы хочет оценить полную доходность предприятия, то формируют ОСВ 90.01, суммируя с показателями ОСВ сч. 91.01.
Если требуется детальная информация по прочим доходам и расходам, то при формировании ОСВ следует поставить соответствующие «галки» по видам статей.
Посмотреть аналитику по операциям можно в карточке сч. 90.01. Для этого нужно кликнуть на сумму в одной из колонок ОСВ.
В карточке, кликнув на документ, можно открыть окно с ним.
Кассовые операции у ИП
Предприниматели тоже обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Но для них предусмотрен упрощённый порядок. Вот что можно не делать, если вы предприниматель:
- не оформлять кассовые документы (ПКО, РКО) (пп. 4.1 п. 4 Указания Банка РФ N 3210-У);
- не вести кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У);
- не устанавливать лимит остатка наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У).
Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды (п. 1 Указания Банка РФ № 5348-У).
Анализ выручки по контрагентам
Анализ продаж позволит увидеть наличный розничный приход, поступление по платежным картам, оплату по договорам. Определит самых прибыльных контрагентов. Необходимо перейти в раздел «Продажи по контрагентам», выставить временной промежуток, выбрать организацию и нажать кнопку «Показать настройки».
На вкладке «Показатели выбрать «количество» и/или «сумма». На вкладке «Группировка» через кнопку добавить и проставление «галочек» выбрать нужные разрезы:
- договор,
- документ,
- контрагент,
- номенклатура,
- номенклатурная группа,
- организация.
В остальных вкладках настроить отбор, добавить поля, сортировку или выбрать оформление.
Затем нажать «Сформировать».
Соответственно, на графиках можно увидеть лидирующих покупателей по сумме или по количеству. Оценить объемы заказов, а, следовательно, и потенциальную выручку, по каждому предприятию. Обратите внимание, суммы указаны с НДС.
Ниже под графиками представлена таблица с данными по каждому контрагенту по количеству и сумме помесячно и итого по всем покупателям.
Соответственно, можно определить сезонность продаж – месяцы, когда отгрузка была максимальной и/или минимальной. Эти данные позволяют планировать продажи. Также нужно понимать, что в отчете не отражаются показатели 91 сч.
Форма «Продажи по контрагентам (по оплатам)» показывает в тех же самых разрезах оплаты покупателей – выручку. Также помесячно и по 5 топовым организациям.
Форма «Сравнение продаж по контрагентам» покажет как сами продажи в количественном и суммовом учете, так и отразит рост или падение в процентном выражении.
Это позволит менеджерам компании провести соответствующие переговоры с покупателями. Найти более интересные условия для них. И в перспективе увеличить барыш за счет роста объемов реализации.
Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
Унифицированные формы по ККТ
Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):
Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2019)
Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).
Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).
Фискальные документы
Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).
К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):
- отчёт о регистрации;
- отчёт об изменении параметров регистрации;
- отчёт об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчётности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
- отчёт о закрытии смены;
- отчёт о закрытии фискального накопителя;
- отчёт о текущем состоянии расчётов;
- подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).
Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected]
Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены.
При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).
Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).
Возможности 1С: Бухгалтерия
Данная популярная программа, которая стала уже стандартом отечественного бухгалтерского учета, рассчитана на регистрацию операций автоматизированных и неавтоматизированных торговых точек. Во втором случае подразумевается, что проводки осуществляются специалистом, который данные вводит самостоятельно. Именно такая форма наиболее подходит для предпринимателей, поэтому инструкция, как отражать торговые операции, глубоко не изучая программное приложение, необходима в самом начале работе с программной средой.
Прежде всего, в рамках учета розничных продаж 1С: Бухгалтерия обеспечивает связь между рядом документов первичного и бухгалтерского учета, в частности, обеспечиваются следующие проводки:
- поступление и оприходование товаров на складе;
- ценообразование;
- перемещение на розничный склад;
- продажа товара;
- инкассация и прием выручки на расчетный счет.
Даже если у вас нет складских помещений, бухгалтерская проводка будет включать:
- приемку товара по накладной от поставщика розничной точкой продаж на оптовом складе, даже если поставщиком является внутреннее производство;
- установку цены продажи и передачу товара на розничный склад;
- продажу продукции;
- поступление выручки от продажи;
- отгрузку товара с розничного склада.
В интерфейсе все организовано достаточно просто, главное, усвоить описанный выше алгоритм и научиться его правильно отражать в бухгалтерском учете.
