Заявление на выдачу трудовой книжки для оформления пенсии: образец написания и как получить ТК на руки, как начальство должно правильно выдать ее, нужна ли расписка о получении от работника?

19.06.2019

5 мин.

Возникающее недопонимание между работником и работодателем по вопросу заявления о выдаче трудовой книжки напрямую связано с отсутствием должных правовых знаний у каждой из сторон соглашения. При этом законодатель четко описывает все основания для постоянной и временной передачи документа, ее процедуру, сроки и способы. В этой статье приведены основные нормативные положения, регламентирующие рассматриваемый вопрос, сложившиеся в правоприменительной практике проблемы разобраны со ссылками на закон.

Выдача трудовой: важные аспекты

Наиболее распространенной ситуацией, когда сотруднику необходимо получить трудовую книжку, является увольнение по любому из оснований, названных ТК РФ. Статьей 84.1 Кодекса закреплена обязанность руководства организации в день прекращения трудового договора возвратить указанный документ и произвести все положенные выплаты. При этом в нем делаются соответствующие отметки по правилам, предусмотренным постановлением министерства труда от 10.10.2003 3 69. И если перечислить деньги можно на карту, то передача оригинала требует личного визита.

Также законом предусмотрены иные основания составить заявление на выдачу трудовой книжки. К таковым, согласно статье 62 Кодекса, относится необходимость урегулирования вопросов с Фондом социального страхования. На практике также возникают ситуации, когда должностные лица иных органов настаивают на предоставлении оригинала документа. Нередко это происходит в Пенсионном фонде при достижении соответствующего возраста еще работающим человеком.

Важно знать! Подобное требования является незаконным, так как в пункте 13 Перечня документов, утвержденного постановлением от 27.02.2002 № 16/19па, для трудовой книжки делается исключение, позволяющее предоставить нотариально заверенную копию.

При устройстве на работу

Устраиваясь на работу, будущий сотрудник предоставляет организации/работодателю-ИП трудовую книжку для внесения туда сведений о своей работе. Но если у работника нет книжки, работодатель обязан ее оформить.

Статья 65 ТК РФ оговаривает обязанность работодателя не только оформить трудовую книжку работнику, который до этого нигде не работал, но и выдать новую в случае, если старая книжка потерялась или повреждена так, что не подлежит восстановлению.

Чтобы получить трудовую книжку, работнику потребуется составить заявление на имя работодателя, в котором необходимо написать примерно следующее: «В связи с трудоустройством (в связи с утерей, повреждением трудовой книжки) прошу оформить мне трудовую книжку».

В этом случае, однако, на руки работнику трудовая книжка не выдается. Он ставит в документе свою подпись и возвращает его сотруднику отдела кадров.

Заявление на выдачу документа

Согласно упомянутой статье 62 выдача документа осуществляется на основании письменного заявления работника в течение 3 дней после его получения организацией, в то время как в порядке статьи 84.1 формально написания обращения от гражданина не требуется.

Тем не менее, работодатели часто требуют составления письменного документа, чтобы с помощью него подтвердить выдачу трудовой книжки (на нем предлагается разместить надпись «Оригинал получил» с указанием даты). Чаще для этих целей используется расписка, содержащая, по сути, только приведенную выше фразу, но бывают и более изощренные сотрудники кадровых служб. Тем самым администрация слагает с себя обязанности, установленные ТК РФ и постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Получение после перехода на электронные книжки

С 01.01.2020 работодателей обязали подготовиться к переходу на формирование данных о рабочей деятельности и стаже в электронном виде. До конца года (31.12) компании должны выяснить, кто из сотрудников сохраняет бумажные документы, а кто переводит их в электронный формат. Но пока не все понимают, можно ли взять трудовую книжку у работодателя, если сотрудник согласен отказаться от бумажного варианта. В законе на этот счет сказано, что забрать бумаги не только можно, но и нужно, поскольку работодатель более не несет ответственность за ее сохранность. Раз традиционный документ о стаже компания больше не ведет и не заполняет, его возвращают владельцу. Отдельное заявление в таком случае не требуется.

Подробнее: Как вести электронные трудовые книжки с 2021 — правила для работодателей

Содержание и правила оформления

На правовом уровне требований к содержанию и оформлению заявления не устанавливается, есть лишь оговорка о его письменной форме. При этом практикой выработан определенный перечень сведений, которые все же следует включить в такого рода документ:

данные, идентифицирующие работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения, иные);
занимаемая должность;
собственно просьба выдать оригинал документа;
изложение причин, по которым потребовалось написание заявления.

Адресуется бумага руководителю организации, чьи должность и ФИО указываются в правом верхнем углу. Скомпоновать текст можно любым способом, однако если остаются вопросы о том, как написать заявление на трудовую книжку, то образец для скачивания доступен на множестве специализированных сайтов.

Как правильно составить?

Заявление должно содержать вступление, объяснение причины и цель восстановления. Первый абзац должен содержать основания о том, что именно данный работодатель был последним местом работы. Второй абзац описывает само обращение.

Здесь нужно упомянуть о цели обращения, основания и указать их. Например, в связи с утратой книжки, кражи, приведение в непригодность.

Важно! Если в заявлении вы указываете о непригодности книжки, не стоит ее прикладывать к заявлению. Она не порвана и не запачкана, чтобы сдавать ее в архив. Если книжку нужно сдать, отметьте факт передачи в заявлении.

Роспись и число проставляются в день сдачи сразу под текстом. Число должно соответствовать числу в день сдачи документа.

Итак, третий абзац. Он часто необходим для тех работодателей, которые не горят желанием заниматься делами бывших работников. Последние строчки из законов настойчиво укажут начальству, на ком лежит ответственность и обязанность.

Рекомендуется указать срок выдачи дубликата, который равен 15 дням, и поставить число текущего дня.

Во избежание нелепых ситуаций, делаются две копии.

Одна регистрируется в приемной или канцелярии, а второй экземпляр остается у вас.

На нем должна стоять отметка о предоставлении.

Если дубликат делают в момент действия настоящего договора, то не нужно ждать 15-ти дней. Копии заявления с отметками также писать не нужно. Это касается только тех случаев, когда работодатель сменился на прошлом месте работы, либо отказывается выдавать дубликат книжки.

Важно! На основании ст. 64 ТКРФ при первом трудоустройстве работник не обязан писать заявления на заведение новой трудовой впервые. Однако, обратившись в отдел кадров с заявлением об отсутствии книжки, нельзя с точностью сказать, что документа нет вообще, и он не был утерян.

Отсутствие его на руках не говорит о его полном отсутствии в регистрах системы. При выдаче трудовой, работник должен оплатить книжку в размере, установленном при определении расходов на нее.

Образец написания заявления на восстановление трудовой книжки.

Если владелец трудовой умер

Пунктом 6 статьи 83 ТК РФ предусмотрена возможность прекращения трудового договора в случае смерти сотрудника или его работодателя – индивидуального предпринимателя. При таких обстоятельствах в книжке делается ряд специальных отметок:

О дате прекращения договора в соответствии с официальным днем смерти.
О датировании приказа, послужившего основанием для внесения записи, – согласно поступлению свидетельства о смерти в организацию.

Совет! Родственникам, супруге или мужу придется написать заявление на получение трудовой книжки либо же составить расписку. Определить круг уполномоченных на это лиц помогает Семейный кодекс РФ (далее по тексту – СК РФ), приводящий соответствующий перечень. Среди них не названы сожители, что стоит иметь в виду.

После прохождения процедуры передачи работодателю следует внести запись в книгу учета движения трудовых книжек. Не будет лишним истребовать копии документов, свидетельствующих о наличии родственных связей. Так кадровик сможет избежать конфликтных ситуаций в будущем.

Выдача по доверенности

Несмотря на то, что сам ТК РФ предусматривает возможность получения трудовой книжки только лично либо родственниками в случае смерти работника, существует право возложить ее прием на других лиц и в иных ситуациях. Гражданским кодексом РФ (далее по тексту – ГК РФ) регламентируется институт доверенности, то есть передачи права на совершение юридически значимых действий.

В статье 185 названного закона перечислены основные требования к оформлению документа. Поверенным может стать абсолютно любое лицо по выбору сотрудника: от близких родственников до знакомых и сослуживцев. Главное соблюсти все правила оформления, верно указать паспортные данные. Процедура же отличаться ничем не будет, кроме возможной просьбы передать копию доверенности и оставлении отметки в расписке не от имени самого работника.

Совет! Но следует ли заверять доверенность у нотариуса: ответы на этот вопрос разнятся. С точки зрения закона, а именно статьи 185.1 ГК РФ, подобного рода манипуляции не обязательны для получения трудовой. Тем не менее, многие кадровики требуют наличия соответствующей печати, отказывая в противном случае в выдаче документа.

Передача документа при увольнении

Общее правило, состоящее в обязанности работодателя выдать оригинал трудовой книжки в последний рабочий день сотрудника, параллельно произведя с ним все необходимые расчеты (отпуска, зарплата, пособия и так далее), уже было рассмотрено выше. Теперь перейдем к альтернативным вариантам, предусмотренным на случай невозможности личной явки владельца документа.

Одним из них является подробно описанная доверенность, позволяющая пройти процедуру иному лицу. Ограничений по кругу избранников законом не установлено, так что остается лишь договориться со знакомыми и правильно оформить документы.

Кроме того, существует процедура, описанная в статье 84.1 ТК РФ. Она состоит в обязательном направлении администрацией бывшему сотруднику уведомления о необходимости явки для получения документа или даче согласия на его доставку почтой, в случае если последний не явился для произведения расчетов в нужный день. С этим моментом связано прекращение ответственности работодателя за сохранность трудовой книжки и задержку в ее выдаче.

У гражданина есть два варианта поведения: направить в ответ письменное согласие и ждать документ в почтовом отделении либо явиться лично в течение последующих 75 лет. Именно столько, в соответствии с приказом министерства культуры от 25.08.2010 № 558, должна храниться трудовая книжка ответственным лицом.

Способы передачи трудовой книжки работнику

Работодатель должен передать из рук в руки сотруднику его трудовую книжку только в последний день его работы на предприятии с внесённой в неё записью об увольнении. Исключение здесь — когда работник сначала уходит в отпуск, и не выходя на работу, увольняется. Тогда трудовая выдаётся в первый день оформленного отпуска.

И работодателю, и работнику стоит помнить, что если трудовой регистр выдаётся несвоевременно, уволенный человек имеет право на компенсацию. Трудовое право расценивает такую задержку как препятствование трудоустройству человека. Компенсация будет рассчитываться за каждый день задержки.

Оформление трудовой книжки предусматривает постановку оттиска печати только в случае увольнения (или реорганизации). При приёме на работу печать не ставится.

Второй способ выдачи трудового документа, когда человек ушёл и не приходит за документом, — направить на адрес, который указан в личном деле, уведомление, что он должен получить свой трудовой регистр. В нём указываются исходящий номер письма по документообороту, дата отправки, далее излагается суть дела. Визируется документ гендиректором предприятия.

Уведомление составляется в свободной форме, нужны реквизиты компании и изложение сути

Здесь можно отметить, что бывший сотрудник может дать согласие на отправку его документа почтовым отправлением, но только заявив об этом в письменном виде (с указанием точного адреса). Отправить регистр нужно заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Работник кадровой службы имеет право проставить все предусмотренные законодательством отметки и записи в книге учёта движения трудовых книжек. Факт фиксируется почтовым квитком об отправке и последующим уведомлением о вручении. Соответственно, во всех записях даётся ссылка на почтовые документы.

Заметьте: при трудовом споре суд встаёт на сторону работодателя, если во внутренних регламентах компании указано, что работник обязан своевременно (с указанием, в какой срок) сообщить кадровику, ответственному за документооборот, сведения при изменении адреса проживания. Тогда любой аргумент (типа «я не получал уведомление, так как там не проживаю») не имеет силы.

Часто у кадровиков возникает вопрос: можно ли выдать документ человеку, который пришёл с доверенностью, выданной владельцем книжки. ТК РФ, а также другими нормативными актами трудового права такая процедура не предусмотрена. И это логично, так как пока между работодателем и сотрудником действуют трудовые взаимоотношения, трудовой регистр должен находиться в компании, и выдан на руки может быть только в день увольнения. Это регламентировано статьёй 841 ТК РФ. Но на следующий день после увольнения все отношения с бывшим работником регулируются не трудовым, а гражданским правом. А из этого следует, что основываясь на статье 185 ГК РФ, человек имеет право определить доверенное лицо для получения документа. Бывший наниматель должен выдать ему трудовую книжку, но только если соблюдены все условия:

доверенность заверена у нотариуса (согласно статье 185 ГК РФ);
в доверенности содержится полная информация об обеих сторонах — Ф. И. О., паспортные данные и адрес места жительства;
доверенное лицо представило оригинал паспорта для идентификации личности;
в доверенности указаны конкретные действия, на совершение которых она выдана (в нашем случае — получить в конкретной компании трудовую, расписаться в получении в журнале, карточке Т-2, удостовериться, что она правильно оформлена и пр.);
в доверенности стоят дата выдачи и срок её действия. Без первого реквизита бумага недействительна (смотри статью 186 ГК РФ). Если же конкретный период не указан, она легитимна в течение одного года (максимальный срок действия доверенности — 3 года).

Главное, чтобы доверенность была правильно оформлена

Плюс в этом случае с получателя необходимо взять расписку в получении трудового документа, где должно быть отмечено, что претензий по оформлению книжки с его стороны нет.

Работник кадров должен проверить все документы у получателя, зафиксировать его паспортные данные и завизировать расписку

Выдача копии и выписки

Предусмотрена обязанность работодателя выдавать и копии документов, связанных с трудовой деятельностью граждан в организации. Осуществляется это по письменному заявлению сотрудника, составленному в свободной форме. Оно может быть схожим с приведенным выше образцом, только просить следует не саму трудовую книжку, а ее копию или выписку из нее. На изготовление организации дается 3 дня с момента получения представителем предприятия обращения гражданина.

Важно знать! Чаще всего подобная процедура используется, когда человек вступает в отношения с банковской организацией. Именно она истребует подтверждающие трудоустройство документы, чтобы оценить риски при выдаче кредита, заключении ипотечного соглашения и так далее.

В каких случаях заявление не требуется?

Когда истекает срок договора между двумя сторонами, трудовая книжка выдается на руки без составления заявления.

То же самое касается случаев, если работник увольняется по статье либо по собственному желанию.

Однако заявление составить нужно будет, поскольку помимо трудовой книжки лицу выдаются сопровождающие документы.

К ним относят — копии приказа об увольнении, выписки, справки по зарплате, информация о периоде работы сотрудника, сведения о начислениях, об уплаченных страховых взносах на пенсионное страхование.

В любом случае, при трудоустройстве или увольнении случаются различные ситуации. Это единичные случаи, о которых говорить следует только непосредственно с начальством и уполномоченными органами.

Оформление дубликата

Иногда приходится делать новый документ. Оформление дубликата возможно только в строго предусмотренных нормативными правовыми актами случаях:

Утеря, допущенная по вине сотрудника или работодателя (лиц, ответственных за хранение документов в организации).
Утеря, носящая массовый характер ввиду стихийных бедствий, катастроф и иных форс-мажорных обстоятельств.
Приход в негодность ввиду внешнего воздействия (прорывы, обгорание, неустранимые пятна и так далее).
Запись об увольнении или переводе признана недействительной. В этом случае дубликат полагается только по заявлению сотрудника.

Восстановление возлагается на предприятие, а если, к примеру, утеря произошла в период безработицы – на последнего бывшего работодателя. Для этого дается 15 дней с момента получения заявления. Сведения, подлежащие внесению, собираются самостоятельно работником (выписки из всевозможных архивов, старые трудовые договоры и иные источники информации).

Отличие от оригинала будет заключаться в простановке на титульном листе пометки «дубликат», а также в отсутствии нумерации записей вплоть до нового места работы.