Как без ошибок оформить акт приемки-передачи товара

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Каковы общие правила приемки товара
• Как принять товар по количеству и качеству
• Какие документы должны быть при приемке товара
• Что делать при несовпадении количества товара на приемке

Одним из наиболее важных вопросов в работе торгового объекта считаются правила приемки товара. Поставляемая продукция может оказаться бракованной, просроченной и обладать другими характеристиками, отличными от сведений прилагаемой документации. Поэтому складским работникам необходимо соблюдать правила приемки товара. Это позволяет оградить себя от ошибок и бизнес от потери прибыли.

Экспертиза: особенности проведения

Существует три вида экспертизы:

1. экспертиза документации;
2. экспертиза результатов выполнения контракта сторонней организацией;
3. внутренняя экспертиза самого заказчика.

В ходе экспертизы нужно проверить, отвечает ли объект закупки условиям контракта, а также обратить внимание на качество и объем поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.

Убедитесь, что:

• у объекта закупки отсутствует брак;
• у объекта закупки нет повреждений (в том числе упаковки);
• товарная партия однородна;
• не истек срок годности;
• есть необходимые сертификаты.

Учитывайте заключение экспертов, когда решаете, принимать результаты исполнения контракта или нет (ч. 3 и 7 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ)

Обязательные условия договора на оказание экспертных услуг включают:

• предмет экспертизы;
• полномочия эксперта;
• условия допуска до проведения экспертизы (квалификация эксперта и сроки проведения экспертизы). Сроки проведения экспертизы должны соответствовать срокам поставки товаров.

Если внешняя экспертиза выявила нарушение условий контракта, заказчик обязан руководствоваться заключением этой экспертизы и принять предусмотренные законом меры, вплоть до одностороннего расторжения контракта. Если внешняя экспертиза выявила нарушения условий контракта, заказчик должен решить, какие меры он применит к поставщику за нарушение условий поставки.

Если были обнаружены какие-то несоответствия при приемке, нужно переходить к повторной приемке. Если в результате первичной приемки товара были выявлены нарушения, необходимо на повторную приемку пригласить представителя поставщика, отправив ему уведомление.

Приглашение на осмотр товара

Если при приемке не присутствует уполномоченный представитель поставщика, заказчик должен направить поставщику приглашение на осмотр товара не позднее, чем через 24 часа после обнаружения недостатков.

В приглашении указывается следующая информация:

• наименование товара, дата его отгрузки;
• номера товарно-транспортных или приемо-сдаточных документов;
• количество испорченного товара и его стоимость, характер порчи;
• состояние пломб;
• время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка;
• адрес проведения приемки;
• контактные данные.

В приглашении на участие в повторной приемке товара указывается:

• место и время;
• состав комиссии;
• информация о некачественной продукции.

Оприходование

Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого понадобиться товароучетная система, например Контур.Маркет. После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетной системе каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, цена, тип товара, размер НДС и другие.

Если товаров много, упростить процесс оприходования товаров поможет сканер 2D‑штрихкодов: сотрудник не вводит названия товаров, а сканировать штрихкоды. Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.

Специфика повторной приемки

Факт проведения повторной приемки должен быть зафиксирован в акте по форме ТОРГ-2. Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. В акте достаточно сделать пометку: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Факт проведения повторной приемки фиксируется в накладной по форме ТОРГ-2. Если продукция иностранного происхождения, то используется форма ТОРГ-3. Товары, претензии по качеству и количеству которых не установлены, в этой накладной не упоминаются. Делается отметка о том, что по остальным товарам претензий по качеству и количеству нет.

По какой форме его составлять

Унифицированная форма акта приема-передачи материальных ценностей не утверждена, в организации ее разрабатывают самостоятельно. Принятый в организации бланк следует утвердить в учетной политике для целей бухгалтерского учета на основании рекомендаций Минфина, изложенных в Информации №ПЗ-10/2012. Бланк может являться неотъемлемой частью договора, приложением к нему, в этом случае он обязателен для каждой из сторон, вне зависимости от утвержденного в ее учетной политике бланка.

Акт о приемке

Акт составляется минимум в двух экземплярах — для поставщика и покупателя. Он сшивается, скрепляется печатью и подписывается всеми членами комиссии: покупателем, представителями поставщика или производителя, экспертом. Остальным участникам комиссии отправляются фотографии акта. В случае неявки участника приемки или отказа члена комиссии подписывать документ, в акте приемки делается отметка.

Акт составляется для каждого участвующего в приемке образцов, чтобы все участвующие видели, что товар промаркирован определенными словами и буквами, что упаковка находится в том или ином состоянии, товар обнаружен в том или ином количестве.

У всех участников приемки товара остаются одинаковые документы с подписями всех участников приемки. Если кто-то из членов комиссии оказывается подписывать акт, отметка об этом делается в самом акте.

В сопроводительных документах (железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и т.д.) на поступивший товар делается отметка об обнаруженных расхождениях при составлении акта. Утвержденный руководителем акт вместе с сопроводительными документами передается в бухгалтерию организации покупателя. Бухгалтерия рассчитывает сумму претензии.

В сопроводительных документах делается отметка о том, что после первичной приемки происходила повторная приемка и был составлен акт по форме ТОРГ-12 либо проведен акт отбора образцов.

На этапе первичной приемки на накладной нужно ставить необходимые отметки обо всех подозрительных моментах, которые были обнаружены. Часто в накладной не указывается номер партии поставленного товара либо его полная номенклатура и нет прямого подтверждения того, что, например, труба поставлялась вместе с конкретными накладной, паспортом качества и сертификатом соответствия.

Номер партии, номер паспорта качества или номер сертификата соответствия можно вручную вписать в накладную при первичной приемке товара.

Как составляется претензионное письмо

Покупатель составляет и направляет претензионное письмо или решение об одностороннем расторжении контракта поставщику вместе с копией акта входного контроля и формой ТОРГ-2 или отчетом эксперта (если был привлечен эксперт).

В этих документах должны быть указаны корректные замечания к качеству или количеству товара и предложены способы урегулирования проблемы. После того, как в акте по форме ТОРГ-2 или другом документе было установлено количество товара, которое не соответствует требованиям договора, покупатель составляет и направляет претензионное письмо на имя поставщика. В письме нужно перечислить, по каким товарам есть претензии к качеству и количеству и что должен сделать поставщик для устранения этих недостатков.

Претензионное письмо и решение должны включать:

• наименование документа поставки;
• дату и место составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• ссылку на договор поставки и поставленный товар (наименование, количество, цена, ассортимент, партия);
• перечень требований к поставщику (возврат уплаченной суммы, замена товара, устранение недостатков) по урегулированию проблемы.

Если вы считаете, что устранить недостатки невозможно, можно оформить односторонний отказ от исполнения контракта.

Альтернативные документы

Правило применения АПП допускает его замену товарной накладной, но тогда в документе должны быть отображены данные:

• о сторонах, заключающих соглашение;
• о товаре;
• о дате подписания бумаги.

Но заменить накладной основной документ (договор купли-продажи) нельзя.

Составление АПП необходимо, если к характеристикам ТМЦ есть претензии и их нужно зафиксировать, либо всё в порядке, но это также необходимо отобразить.

Что такое одностороннее расторжение контракта?

Одностороннее расторжение контракта — это процедура, которая запускается с того момента, как вы отправили поставщику уведомление о намерении расторгнуть контракт. С помощью претензии можно обозначить свое намерение получить с поставщика штраф, но штрафы, предусмотренные контрактом, не так сильно мотивируют поставщика, как одностороннее расторжение.

Процедура одностороннего расторжения предполагает, что:

• в контракте должны быть обязательно указаны условия ответственности заказчика и поставщика за неисполнение или ненадлежащее исполнение контракта (ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ), пени и штрафы за нарушение сроков оплаты (ч. 5 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ);
• если какие-то условия и обязанности при расторжении контракта не описаны в законе о закупках, действует Гражданский кодекс и федеральные законы — в той части, где они не противоречат 44-ФЗ;
• если при экспертизе обнаружены несоответствия, нужно составить акт выявленных нарушений.

Как принимается решение об одностороннем отказе от исполнения контракта:

• В течение 3-х рабочих дней с даты принятия решения об одностороннем расторжении контракта заказчик размещает его в ЕИС и направляет поставщику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Если в течение 10 дней исполнитель успеет исправить нарушения, то заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта (ч. 14 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ).
• Решение заказчика об одностороннем отказе от исполнения контракта вступает в силу, и контракт считается расторгнутым через 10 дней с даты уведомления заказчиком поставщика об одностороннем отказе от исполнения контракта (ч. 13 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ).

Процедура одностороннего расторжения контракта прописана в ст. 95 44-ФЗ. В ней перечислены все ситуации, когда заказчик имеет право расторгнуть контракт в одностороннем порядке. Главное условие — поставка товара, не соответствующего условиям закупочной документации, или несоответствие поставщика требованиям, предъявляемым закупочной документацией.

В контракте обязательно должны быть указаны условия ответственности заказчика и поставщика за неисполнение контракта. Если какие-то условия и обязанности не указаны в контракте, действует Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.

Если при экспертизе товара выявлены нарушения, необходимо составить акт выявленных нарушений. После того, как вы направили решение об одностороннем отказе от исполнения контракта поставщику, его нужно разместить в ЕИС.

У поставщика будет 10 дней на устранение выявленных недостатков. Он может либо заменить товар, либо написать обоснованное опровержение ваших претензией. Если в установленный срок поставщик не принял никаких мер и не устранил выявленные нарушения, контракт считается расторгнутым, а вы имеете право объявить новую закупку по упрощенной процедуре в сокращенные сроки.

План поставок

Как правило, отдел закупок взаимодействует с определенным количеством поставщиков и имеет возможность фиксировать и накапливать информацию о продолжительности обработки заказов и доставки заказанной продукции поставщиками. Имея данные о продолжительности цикла заказа, можно планировать дату поступления грузов на склад. А зная предельные значения мощности склада по приемке товаров в смену (или в сутки), можно обеспечить относительно равномерную нагрузку на склад поступающими товарами от нескольких поставщиков. Для этого необходимо составить такой план размещения заказов у поставщиков (и соответственно и поставок товаров на склад), при котором суточный объем поступающих грузов не будет превышать 75–80% от предельной мощности склада по приемке.

Очевидно, что план поставок не может быть исполнен с абсолютной точностью. Отклонение фактической даты поставки от планируемой может иметь место по разным причинам, связанным с надежностью поставщиков и транспортных компаний. Однако в любом случае работа склада будет более равномерной, и ресурсы склада будут использоваться более эффективно.

Реализация планирования может быть осуществлена как с помощью функций корпоративной информационной системы, так и более простых инструментов (MS Excel или MS Project).

Упрощенный пример составления и корректировки графика поставок товаров на склад представлен на рисунках 1 и 2.

На первом этапе в таблицу вносятся данные о цикле заказа, объеме поставок. Сумма объема поставок на склад сравнивается с эффективной мощностью отдела приемки. Затем дата размещения заказа у поставщика перемещается таким образом, чтобы суммарный объем поставок на склад не превышал возможности склада, и чтобы поставки осуществлялись в рабочие дни.

Рис. 1 Первоначальный вариант графика поставок

Рис.2. Скорректированный график поставки

Алгоритм действий при выявлении нарушений условий контракта

Заказчик обязан принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в случае, если в ходе исполнения контракта установлено, что поставляемый товар не соответствуют требованиям, которые были установлены извещением и документацией о закупке (п. 15 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ).

44-ФЗ обязывает заказчика принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если поставляемый товар не соответствует требованиям аукционной документации, и дает поставщику 10 дней на устранение выявленных нарушений.

Если поставщик повторно привез товар несоответствующего качества, он уже не может устранить недостатки. Если вы повторно выявили указанные нарушения, в течение 10 дней после уведомления поставщика об одностороннем отказе от исполнения контракта договор считается расторгнутым.

44-ФЗ не обязывает заказчика составлять претензии или требования об устранении недостатков. Можно сразу же выслать уведомление об одностороннем расторжении контракта, обязывающее поставщика в кратчайшие сроки устранить выявленные нарушения. Это позволяет быстрее всего решить проблему некачественного товара.

Заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если в течение 10 дней с даты уведомления устранено нарушение условий контракта, послужившее основанием для принятия указанного решения и заказчику компенсированы затраты на проведение экспертизы.

Это правило не применяется в случае повторного нарушения исполнителем условий контракта, которые в соответствии с Гражданским кодексом являются основанием для одностороннего отказа заказчика от исполнения контракта.

Заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в том случае, если поставщик устранил выявленные нарушения. Это выгодно для всех: заказчик получает свой товар, поставщик избегает санкций и вовремя получает плату по контракту.

Как проявляется ограничение конкуренции

При составлении закупочной документации необходимо предпринять меры для того, чтобы обеспечить качество товаров, но важно не переусердствовать и не ограничивать конкуренцию.

Какие нарушения допускают заказчики

• Размещение нечитаемых и некопируемых материалов расценивается как ограничение конкуренции. Даже архиватор WinRAR — это платная программа, поэтому размещать архив в формате.rar не совсем корректно.
• Вся аукционная документация в ЕИС должна размещаться в полном объеме. Если не хватает какого-то документа, потенциальный участник может пожаловаться в ФАС.
• В техническом задании требование поставки товара определенного производителя должно сопровождаться словами «или эквивалент». Если такой поправки нет, должны быть четко указаны параметры, которым должен соответствовать поставляемый продукт.
• Нельзя устанавливать требование об отсутствии поставщика в Реестре недобросовестных поставщиков. Такого реестра не существует. Есть отдельный реестр недобросовестных поставщиков по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Требовать от участника, чтобы его не было в реестре по 223-ФЗ, если вы проводите отбор в рамках 44-ФЗ и наоборот, нельзя.
• Неправомерно требовать опыт поставок на определенной территории. Все требования, связанные с опытом участия поставщика в аукционах и в государственных закупках, прописаны в 44-ФЗ и 223-ФЗ.
• Запрещено устанавливать требования, которые ограничивают круг участников и не подтверждают качество выполняемых ими работ или услуг.
• Нельзя устанавливать требование о наличии права собственности на оборудование либо о том, что работы должны выполняться только своими силами, без привлечения субподрядчиков, либо другие ограничения, которые не влияют на качество исполняемых работ.
• Некорректно размещать требования о соответствии товара ТУ, которых нет в открытом доступе, поэтому нельзя требовать членства в определенной саморегулируемой организации.
• Требование о наличии лицензии на определенный вид деятельности должно быть закреплено законодательством и не может предъявляться по желанию заказчика.
• Требование об участии в торгах только производителя продукции ограничивает конкуренцию и притесняет посредников, которые потенциально могли бы участвовать в торгах.