Компенсация проезда к месту работы и обратно в 2021 году

В случае нахождения рабочих мест на удалённом расстоянии от транспортных магистралей и общественных остановок могут возникать определенные трудности. Например, из-за особенностей графика работы сотрудники не смогут успевать вовремя добираться на рабочие места и беспроблемно уезжать домой. Учитывая это, некоторые компании решают организовать доставку сотрудников, включая ее в условия коллективного и/или трудового договора.

На первый взгляд, такое решение может показаться легко осуществимым. Но, необходимо учитывать очень важный момент – расходы, которые должны быть отображены в бухгалтерском балансе. Если это сделать грамотно, у налоговых инспекторов не возникнет никаких лишних вопросов.

Доставка при вахтовом методе

При вахтовом методе сотрудники не могут ежедневно приезжать на работу и возвращаться домой. Поэтому организации, работающие вахтовым методом, обязаны доставлять сотрудников от места их сбора до вахтового поселка и обратно. Об этом сказано в пункте 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82. Аналогичный порядок действует и в отношении сотрудников, которые работают в полевых (экспедиционных) условиях.

Бухучет

В бухучете расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» (в торговых организациях – на счете 44 «Расходы на продажу»).

В зависимости от способа, которым организация доставляет сотрудников на работу и обратно, в бухучете выполните проводки:

Дебет 26 (44) Кредит 10 (02, 70, 68, 69…)

– отражены расходы на доставку сотрудников собственным автотранспортом;

Дебет 26 (44) Кредит 60 (76, 73)

– отражены расходы на доставку работников привлеченным (арендованным) транспортом.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:

71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
73 – в других случаях.

Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.

В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.

Деньги выдаются под отчет:

Дт 20, 23, 44 и др. Кт 71.
Дт 71 Кт 50, 51 – учтена в расходах и выдана компенсация работнику.
Дт 71 (50, 51) Кт 50, 51 (71) – взаимные расчеты организации и работника по выданным суммам.

Организацией покупаются проездные:

Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.

Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.

На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.

Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.

Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.

В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.

НДФЛ и страховые взносы: вахтовый метод

Стоимость доставки сотрудников до места работы, работающих вахтовым методом, от места нахождения организации (пункта сбора) до вахтового поселка и обратно не облагается:

НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68);
взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минтруда России от 12 сентября 2014 г. № 17-3/В-434);
взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: нужно ли включить стоимость доставки сотрудников от местожительства до пункта сбора и обратно в их доходы и удержать с них НДФЛ? Организация использует вахтовый метод работ.

Ответ: да, нужно.

Расходы на проезд сотрудников от местожительства до пункта сбора (и обратно) организация компенсировать не обязана (решение Верховного суда РФ от 17 декабря 1999 г. № ГКПИ 99-924). Поэтому если она оплатит такие расходы, то независимо от применяемой системы налогообложения с суммы компенсации нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ).

Подтверждает такую позицию Минфин России в письмах от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68, от 20 августа 2009 г. № 03-04-06-02/60, от 24 апреля 2008 г. № 03-04-06-02/41.

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не удерживать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников от местожительства до пункта сбора и обратно. Они заключаются в следующем.

Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Такая обязанность не ограничивает право организации на самостоятельное определение методов и способов доставки, в том числе от местожительства до пункта сбора. Поэтому расходы на доставку работников от местожительства до места сбора не являются их доходами. Такие выплаты можно рассматривать как законодательно установленные компенсации, связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с компенсации стоимости проезда от местожительства сотрудников до места сбора (и обратно) не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы подтвердить обоснованность компенсации расходов на проезд от местожительства до пункта сбора (и обратно) и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:

зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах организации (например, в коллективном договоре);
организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (при использовании общественного транспорта необходимо, чтобы проездной документ был разовым и индивидуальным – это подтвердит его использование только в служебных целях, а не для личных нужд).

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых суды признавали правомерными действия организаций, не удержавших НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудников от местожительства к месту сбора и обратно (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2009 г. № Ф04-482/2009(20348-А81-14), от 22 ноября 2007 г. № Ф04-7996/2007(40258-А75-7), от 28 февраля 2007 г. № Ф04-892/2007(31914-А81-42), Северо-Западного округа от 12 апреля 2006 г. № А05-17066/05-22).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости перевозки сотрудников от местожительства до места вахты и обратно? Сотрудники имеют возможность добираться до места вахты самостоятельно. Пункт сбора организация не создает.

Ответ: да, нужно.

Если сотрудники имеют возможность самостоятельно добраться до места вахты (вахтовый поселок не является местом ограниченной транспортной доступности), то оплата проезда работодателем признается доходом сотрудника в натуральной форме (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ).

Объясняется это так.

Компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством и связанные с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Статьей 302 Трудового кодекса РФ определен перечень гарантий и компенсаций лицам, работающим вахтовым методом. Данный перечень является закрытым. Оплата проезда сотрудников от места их постоянного жительства до места проведения вахтовых работ и обратно данной нормой не предусмотрена. Следовательно, расходы на проезд сотрудников от местожительства до места вахты (и обратно) организация компенсировать не обязана. Этот вывод подтверждается решением Верховного суда РФ от 17 декабря 1999 г. № ГКПИ 99-924. Получается, что оплата проезда в данном случае не считается компенсационной выплатой, установленной законодательством.

Исходя из этого, если организация оплатит такие расходы, то независимо от применяемой системы налогообложения с компенсации нужно удержать НДФЛ.

Такой вывод подтверждается письмами Минфина России от 26 февраля 2013 г. № 03-04-06/5379, от 22 июня 2009 г. № 03-03-06/1/418, от 8 мая 2009 г. № 03-04-06-01/112.

Совет: есть аргументы, позволяющие организации не удерживать НДФЛ со стоимости доставки рабочих от местожительства до места вахты независимо от того, имеют они возможность добраться самостоятельно или нет. Они заключаются в следующем.

Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Такая обязанность не ограничивает право организации на самостоятельное определение методов и способов доставки, в том числе от местожительства до места работы. Поэтому расходы на перевозку сотрудников от местожительства до места вахты не являются их доходами. Такие выплаты можно рассматривать как законодательно установленные компенсации, связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с сумм компенсации стоимости проезда от местожительства сотрудников до места вахты не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Чтобы подтвердить обоснованность компенсации расходов на проезд от местожительства до места вахты и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:

зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах организации. Например, в коллективном договоре можно прописать следующее: «Работодатель обязуется компенсировать стоимость проезда сотрудника от местожительства до места вахты (обратно) в размере фактически произведенных расходов на проезд железнодорожным транспортом кратчайшим путем в плацкартном вагоне поезда. Стоимость проезда компенсируется при предъявлении сотрудником железнодорожного билета»;
организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (например – плацкартный вагон поезда).

Возмещение расходов на проезд в командировке

Достаточно часто работники, особенно в крупных компаниях, ездят в командировки.

Когда сотрудник направляется в командировку, работодатель обязан возместить ему понесенные расходы, в том числе и на проезд.

Величина возмещения расходов на проезд на законодательном уровне не ограничена никакими рамками. Работодатель компенсирует стоимость билетов на проезд или перелет к месту командировки, а также возмещает все транспортные расходы во время нахождения в командировке.

Несмотря на то, что такие расходы не нормируются и не ограничиваются на законодательном уровне, многие работодатели закрепляют во внутренних нормативных актах определенные рамки, которых нужно придерживаться. Например, сотрудник имеет право приобретать билеты только эконом класса. Многие запрещают пользоваться услугами такси, если есть возможность передвигаться на общественном транспорте.

Таким образом руководство компаний прикладывает усилия к экономии своего бюджета. Ранее подобные ограничения больше были свойственны бюджетной сфере, однако многие коммерческие организации стали устанавливать подобные ограничения.

НДФЛ и страховые взносы: невахтовый метод

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости доставки работников до места работы и обратно? Организация вахтовый метод не использует, но доставку персонала организует за счет собственных средств.

Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места работы и обратно общественным транспортом или нет.

Если такой возможности нет, НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Это связано с тем, что при отсутствии общественного транспорта стоимость проезда сотрудников к месту работы и обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин России (письма от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680). Аналогичной точки зрения придерживаются суды (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 июля 2008 г. № А19-13528/07-30-Ф02-3200/2008, Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. № А21-3559/2007, Уральского округа от 29 января 2008 г. № Ф09-9195/07-С2).

Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе организации является их доходом, полученным в натуральной форме (письма Минфина России от 12 октября 2011 г. № 03-04-05/6-728, от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 и ФНС России от 24 сентября 2010 г. № ШС-37-3/11928). Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211 НК РФ). Доходы у сотрудников возникают независимо от того, предусмотрена их доставка трудовым (коллективным) договором или нет. Удержать налог организация обязана за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Однако обязанности налогового агента по НДФЛ у организации возникают, только если она может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Таким образом, чтобы удержать НДФЛ, организация должна ежедневно учитывать свои расходы на перевозку персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной день. В письме от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).

Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если организация бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). При этом стоимость услуг по реабилитации инвалидов, оплаченных организациями, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до места работы и обратно у организации не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г. № 28-11/109498.

Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно за счет средств организации? Организация не использует вахтовый метод.

Ответ на этот вопрос зависит от того, обусловлена или нет перевозка сотрудников к месту работы и обратно технологическими особенностями производства.

Если необходимость доставки обусловлена технологическими особенностями производства (т. е. сотрудники не имеют иной возможности добираться до места работы и обратно), ее нельзя рассматривать в качестве бесплатной услуги, оказанной в интересах сотрудников. При этом не имеет значения, предусмотрена обязанность организации доставлять сотрудников к месту работы и обратно в трудовом (коллективном) договоре или нет. В этом случае стоимость транспортировки не подпадает под признаки сумм, учитываемых в расчетной базе по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, объекта обложения страховыми взносами в данной ситуации не возникает.

Если организация доставляет сотрудников до места работы по своей инициативе в отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в расчетную базу по страховым взносам. Начислите взносы, даже если обязанность организации по доставке сотрудников к месту работы не указана в трудовом (коллективном) договоре. Ведь стоимость услуг по перевозке, оказанных исключительно в интересах сотрудников, не поименована в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами. Кроме того, перевозка сотрудников к месту работы происходит в рамках трудовых отношений. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правильность данного подхода подтверждается в письме Минтруда России от 13 мая 2014 г. № 17-4/ООГ-367 и письме ФСС России от 14 апреля 2015 г. № 02-09-11/06-5250. Судьи согласны с чиновниками (см. постановление Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10). Подробнее о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование со стоимости услуг, оказанных сотруднику, но не указанных в трудовых договорах, см. На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование.

Оплата проезда как материальная помощь

Если у работника складывается тяжелая ситуация и ему нужна помощь, то одной из форм поддержки такого сотрудника является компенсация оплаты проезда. В этом случае:

работник обязан написать заявление с просьбой предоставить ему компенсацию за проезд
объяснить причины, почему такая поддержка должна быть оказана. К заявлению прикладываются подтверждающие документы
если работодатель согласен оказать помощь, то издается приказ и решается вопрос о сумме компенсации

ОСНО: вахтовый метод

При вахтовом методе расходы на доставку сотрудников от местожительства или пункта сбора до места работы и обратно можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Единственное условие – эта обязанность организации должна быть предусмотрена в коллективном (трудовом) договоре (письма Минфина России от 16 мая 2013 г. № 03-03-06/1/17142, от 2 сентября 2011 г. № 03-04-06/0-197, от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384, от 8 мая 2009 г. № 03-04-06-01/112).

Аналогичный порядок применяется и в тех случаях, когда сотрудники работают в полевых (экспедиционных) условиях.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на доставку сотрудников к месту работы и обратно. Работы ведутся вахтовым методом. Организация применяет общую систему налогообложения

Работа ООО «Производственная » организована вахтовым методом. Налог на прибыль организация уплачивает ежеквартально. В коллективном договоре указано, что организация обеспечивает доставку сотрудников от места сбора до вахтового поселка и обратно. Для перевозки сотрудников «Мастер» арендует автобус. В июне сумма платы за аренду автобуса составила 118 000 руб. (в т. ч. НДС – 18 000 руб.).

В учете организации бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 26 Кредит 76 – 100 000 руб. (118 000 руб. – 18000 руб.) – начислена плата за аренду автобуса для доставки сотрудников, работающих вахтовым методом;

Дебет 19 Кредит 76 – 18 000 руб. – учтен входной НДС по арендной плате;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 18 000 руб. – принят к вычету НДС по расходам, связанным с производством и реализацией продукции.

При расчете налога на прибыль за первое полугодие бухгалтер «Мастера» включил плату за аренду автобуса в состав прочих расходов. НДФЛ со стоимости доставки сотрудников бухгалтер не удерживал. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начислял.

Ситуация: можно ли учесть расходы, связанные с наймом жилья, при расчете налога на прибыль? Организация применяет вахтовый метод. Во время доставки к месту работы сотрудники ночуют в арендованном помещении.

Ответ: да, можно.

Если такие расходы предусмотрены коллективным (трудовым) договором, то их нужно рассматривать как составную часть затрат на доставку сотрудников к месту работы. Основанием для уменьшения налогооблагаемой прибыли является подпункт 12.1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Такая же точка зрения отражена в письме Минфина России от 22 ноября 2004 г. № 03-03-01-04/1/126.

ОСНО: невахтовый метод

По общему правилу расходы на оплату проезда сотрудников, не работающих вахтовым методом, к месту работы и обратно не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Из этого правила есть исключение. Так, затраты на перевозку рабочих можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они:

обусловлены технологическими особенностями производства;
предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.

Данный порядок установлен пунктом 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, если доставка сотрудников на работу и обратно обусловлена технологическими особенностями производства, то затраты на такую доставку можно учесть в составе расходов на оплату труда, при условии что это предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Аналогичный вывод следует из пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 18 марта 2015 г. № 03-03-06/14664, от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778.

Ситуация: как для целей налогообложения прибыли обосновать, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями производства?

Таким обоснованием могут быть, например:

удаленность организации от населенных пунктов;
использование организацией многосменного (непрерывного, ночного) режима работы.

Организация (в частности, из-за вредности производства) может находиться далеко за пределами населенных пунктов. Следствием этого может быть отсутствие маршрутов общественного транспорта между местами постоянного проживания сотрудников и местонахождением организации. Соответственно, в такой ситуации прибыть на работу общественным транспортом сотрудники просто не смогут.

При многосменном режиме время работы общественного транспорта может не совпадать со временем, к которому ряду сотрудников следует явиться на работу. И, если человек трудится ночью или рано утром, он также не будет иметь возможности добраться общественным транспортом.

Поэтому, если организация в силу технологических особенностей работает в непрерывном (ночном) режиме или находится за пределами населенных пунктов, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно учесть при налогообложении прибыли.

Также следует отметить, что условие оплаты проезда сотрудников должно быть предусмотрено трудовым (коллективным) договором.

Такие выводы можно сделать на основании положений статьи 252, пункта 25 статьи 255, пункта 26 статьи 270 Налогового кодекса РФ и писем Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449, от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778, от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435.

Закрепление компенсации за проезд в трудовом договоре

Как уже было сказано выше, компенсация за проезд может быть закреплена в трудовом договоре. В этом случае сумма затрат на проезд является частью заработной платы работника.

До того, как подписать трудовой договор, работник с работодателем обсуждают все нюансы и условия работы.

Что касается расходов на проезд, то работник должен четко понимать, насколько ему выгоден такой «бонус». Поскольку затраты на проезд в этом случае являются частью заработка, то необходимо перечислить зарплатные налоги.

Вычет НДС при оплате проездных билетов

Ситуация: можно ли принять к вычету входной НДС при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов? Сотрудники следуют до места работы самостоятельно.

Ответ на этот вопрос зависит от того, как организована оплата стоимости проездных билетов:

организация самостоятельно приобретает билеты (в т. ч. через подотчетное лицо);
организация компенсирует сотруднику стоимость приобретенных им билетов.

Если организация самостоятельно приобретает билеты, действуют следующие правила. Вычет НДС возможен при наличии счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ). При наличной оплате билета сотруднику счет-фактуру не выдадут. А возможность принять НДС к вычету на основании бланка строгой отчетности (билета) с выделенной суммой налога в законодательстве предусмотрена только для командировок (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Вместе с тем, в письме от 10 октября 2008 г. № 03-07-11/333 Минфин России признал, что при оплате сотрудникам, работающим вахтовым методом, стоимости проездных билетов организация может принять налог к вычету на основании билета с выделенной суммой НДС.

Если организация компенсирует работнику стоимость приобретенных им билетов, НДС к вычету не принимайте. В таком случае не соблюдено одно из условий для вычета входного налога – принятие на учет активов, по которым применяется вычет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ). Подробнее об этом см. При каких условиях входной НДС можно принять к вычету.

Порядок выплаты и размер компенсации

Чтобы расходы были возмещены, их необходимо подтвердить. Таким подтверждением понесенных работником расходов являются проездные документы, к которым прикладывается соответствующее заявление на компенсацию проезда. Некоторые компании не считают нужным собирать эти документы и ежемесячно компенсируют сотрудникам с разъездным характером работы некую фиксированную сумму. Но в этом случае велика вероятность того, что контролирующие органы посчитают такие выплаты не возмещением расходов, а надбавкой к зарплате за особые условия труда, и обложат их соответствующими налогами и взносами.

При оплате работодателем дороги к месту отдыха такая оплата производится по наименьшей стоимости дороги кратчайшим путем. В соответствии с ч. 4 ст. 325 ТК РФ, человек может подать заявление на компенсацию за проезд до отъезда в отпуск, исходя из примерной стоимости билета. А окончательный расчет производится по возвращении на основании предоставленных проездных документов.

Образец заявления на компенсацию транспортных расходов к месту отдыха

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы, связанные с перевозкой сотрудников до места работы и обратно, не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут учесть такие расходы. Если они доставляют сотрудников собственным транспортом – по подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, если арендованным транспортом – по подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: можно ли при упрощенке учесть оплату услуг по договору, заключенному с транспортной компанией для доставки сотрудников к месту работы и обратно?

Ответ: да, можно.

Если такие расходы предусмотрены коллективным (трудовым) договором, то их можно включить в состав расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие: факт доставки должен быть документально подтвержден, а соответствующие расходы – экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Документальным подтверждением могут служить:

договор, заключенный с транспортной компанией;
акт выполненных работ;
проездные билеты сотрудников;
иные документы.

Аналогичной точки зрения придерживается и Минфин России в письме от 31 августа 2007 г. № 03-11-04/2/217.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.
Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

Компенсации за использование личного автотранспорта.
Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.