Что такое журнал хозяйственных операций и как его правильно заполнить?

Как правильно вести журнал учета хозяйственных операций? Достоверная и актуальная информация по хозяйственным операциям нужна как для того, чтобы эффективно управлять компанией, так и для целей налогового учета. Журнал хозяйственных операций является одним из базовых документов бухгалтерского учета. На его базе составляются ведомости, справки, сводки, которые необходимы для работы любого финансиста или бухгалтера.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.

Основные принципы таковы:

1. Записи производятся исключительно по кредитующим счетам, с указанием корреспонденции по дебету.
2. Записи синтетического и аналитического учета совмещены в единой системе учета.
3. Данные отражаются в учетных документах в разрезе показателей, необходимых для контроля и формирования отчетности.
4. Можно применять объединенные журналы по связанным счетам.
5. Можно формировать их помесячно.

Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.

Главная книга

Итоговые данные журналов-ордеров по окончании месяца переносятся в главную книгу, на основе которой и составляется бухгалтерский баланс.

Главная книга (форма утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н) — основной бухгалтерский сводный документ, в котором, как правило, каждому счету отводится один счет. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью. Обороты по дебету отражаются в сумме по каждому соответствующему журналу-ордеру в целом, безотносительно к корреспонденции счетов. Если суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо равны, значит, все операции в учете отражены верно и можно приступать к формированию бухгалтерской отчетности.

Шаблоны журналов

№ 2

№ 6

№ 7

№ 8

№ 10

№ 11

№ 13

Формы журналов

Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.

Программа «Баланс». Отчеты. Баланс.

Форма № 1 или «Бухгалтерский баланс» должна формироваться после того, как введены все ручные проводки на начисление налогов, указаны проводки по финансовым результатам (закрыты счета 20, 26, 90, 91). Данная версия программы формирует баланс по отгрузке. Также формируется форма № 2 по отгрузке, хотя можно настроить формулы на формирование по оплате. Проводки на реформацию баланса необходимо делать в предыдущем периоде, но формулы для заполнения формы № 1 настроены так, что эта проводка не будет учтена. Например, при смене расчетного года, будет выполнен переход с 2002 на 2003 год. Проводка должна быть указана в 4 квартале 2002 года.

Перечень действующих журналов

Бюджетники используют такие виды.

Некоммерческие организации применяют другие.

Программа «Баланс». Отчеты. Расчет налогов.

Проводки на начисление налога на имущество и налога на прибыль вводятся в ручном режиме в журнал хозяйственных операций. Проводки на начисление НДС — автоматические в соответствии с базой знаний. Принцип формирования проводок исходит из следующего: 1. Остаток по счету (60,62, или 76) — показывает на сколько оплачен тот или иной документ. Алгоритм представлен разными случаями оплаты в базе знаний. 2. После того как текущий документ обработан сумма остатка уменьшается на сумму документа. 3. Таким образом, алгоритм может охватить три возможных в природе случая: оплачено полностью, оплачено частично и не оплачено. Примечание программиста: Даже настроенная под Вас база знаний не панацея для расчета НДС! Появление новых проводок не приводит к тому, что их обработка сама собой появится в базе знаний. Помните об этом.

Особенности формирования регистров бухучета

Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.

Обязательные реквизиты регистра:

1. Наименование документа и его формы.
2. Полное наименование учреждения.
3. Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
4. Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
5. Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
6. Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
7. Подписи ответственных лиц.

Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.

Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.

Справочники и подпрограммы проверки

1.1. План счетов — справочник счетов бухгалтерского учета. 1.2. Субконто — справочники объектов аналитического учета (справочник сторонних организаций и физических лиц, справочник работников) 1.3. Упаковка и переиндексация — стандартные пункты главного меню любой задачи. Упаковка уменьшает количество записей в таблицах баз данных за счет физического удаления помеченных записей для удаления. Переиндексация производится в случае сбоев компьютера или операционной системы. Для данной системы переиндексация не является обязательным условием работы. 1.4 Константы. Здесь вводятся постоянные для каждого предприятия данные (ИНН, ОГРН, серия и номера свидетельств, коды, наименование налоговой инспекции и так далее). 1.5 Программы проверки: журнала операций и корректности проводок. Успешная проверка журнала операций — необходимое условие правильности расчетов, поэтому следуйте рекомендациям выдаваемым программой проверки. Проверка корректности проводок — один из путей поиска Ваших ошибочных проводок. Перед проверкой заполните базу знаний в пункте «Настройки». Эта функция может также служить для контроля исполнителей.

Правила заполнения

Для каждого журнала действуют свои особенности заполнения. Рассмотрим основные правила заполнения подробнее.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ЖО №1)

Делаем записи на основании отчета кассира, подтвержденного соответствующими документами (РКО и ПКО) по итогам рабочего дня. Если движения по кассе незначительные, допускается вносить записи в регистр за 3-5 дней, по нескольким отчетам одновременно. Тогда в поле «Дата» указываем период, за который делаем записи. Например, 3-6 или 20-23.

Журнал-ордер 2

Записи осуществляются на основании банковских выписок и прочих подтверждающих документов (чеков, отчетов о состоянии лицевого счета). Допускается внесение одной записи по нескольким банковским выпискам. В таком случае, в поле «дата» обязательно указываем начальную и конечную дату выписок.

Журнал-ордер 6

Заполняем регистр на основании документов, подтверждающих расчеты с поставщиками и подрядчиками. Объединение записей не допускается. Итоговые остатки предыдущего периода переносятся в следующий регистр, в поле «Сальдо на начало месяца».

Журнал-ордер 7

Регистрируем расчеты с подотчетными лицами. По каждому авансовому отчету делаем отдельные записи. Не допускается объединение или группировка строк.

Журнал-ордер 8

Указываем данные по каждой операции:

• авансовые платежи и расчеты с подрядчиками и поставщиками (выданные и полученные);
• расчеты с бюджетами по налогам и сборам;
• расчеты с разными кредиторами и дебиторами;
• внутрихозяйственные операции.

Журнал-ордер 10

Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).

Журнал-ордер 11

Отражаем данные об учете готовой продукции. Допускается внесение обобщенной информации. Форма журнала разрабатывается организацией самостоятельно, с учетом особенностей специфики деятельности (производства).

Факт совершения хозяйственной операции

Общество с ограниченной ответственностью «Весна» купило для производственных нужд 3 банки автомобильной краски за 1200 рублей (400 руб. за шт.) по безналичному расчету. Для того чтобы бухгалтерия признала факт этой покупки, уполномоченный работник по этой сделке должен предоставить в бухгалтерию для документирования:

1. Договор купли-продажи в письменной форме с указанием стоимости товара, если компания, у которой купили краску, занимается оптовыми поставками (статья 454 Гражданского кодекса РФ). При розничной покупке договор не обязателен.
2. Товарную накладную по форме ТОРГ-12, предназначенную для документирования операций по продаже товаров. Бланк накладной вместе с указаниями по ее заполнению утвержден Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Первый экземпляр формы ТОРГ-12 остается у организации-продавца, реализующей товарно-материальные ценности, и также является основанием для учета бухгалтерией списания ТМЦ. Второй экземпляр получает организация-покупатель, именно на основании его бухгалтерия может оприходовать ТМЦ, в нашем примере краску.
3. Счет-фактуру (если организация-продавец краски является плательщиком НДС). Счет-фактура — это самый важный и основной документ, на основании которого ООО «Весна» имеет право принять к вычету НДС, уплаченный компании-поставщику (п. 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ). Счет-фактура является формой налогового учета и применяется исключительно для целей правильного исчисления и уплаты НДС, но этот вид учета также осуществляет бухгалтер, а суммы налогов подлежат разнесению на счетах бухучета наравне с другими суммами.
4. Платежное поручение об оплате организации-поставщику 1200 рублей за полученную краску. При безналичном расчете применяется именно этот документ. Если бы ООО «Весна» купило краску за наличный расчет, то документами об оплате являлись бы квитанция к приходному кассовому ордеру и чек ККТ (п. 1 статьи 252 НК РФ, Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и(или) расчетов с использованием платежных карт»).

Программа «Баланс». Данные. Интервалы выборки и расчета.

Интервал расчета.

Этот пункт позволяет установить расчетный период например: 1) с 01.01.2012 по 31.03.2012 — установлен расчетный период 1 квартал 2012 года. 2) с 01.03.2013 по 31.03.2013 — установлен расчетный период Март месяц 2013 года. Интервал расчета, указанный здесь, используется при формировании выходной информации: будь то Анализ счета в журнале операций или формирование оборотно-сальдовой ведомости. Закрытый период — диапазон дат, влияющий на возможность изменения данных как в журнале хоз. операций так и в задачах аналитического учета. [X] — Выделять НДС. Это логический признак, используемый для организаций, работы которых облагаются НДС. Для частных предпринимателей и организаций, освобожденных от уплаты НДС должен иметь вид [ ]. [X] — Учет в строительстве. Этот признак используется при выборке из задач, аналитического учета. При оформлении счета-фактуры на услуги (работы) возможно списание материалов по этим работам пропорционально оплате на счет 20. Таким образом, когда установлен этот признак проводка в документе с/ф типа Дт 62 Кт 10.1 автоматически заменяется на Дт 62 Кт 90.12, так как эти материалы должны быть включены в счета реализации как работы. [Х] — Восстановление неоплаченных документов. Признак используется при расчете НДС следующим образом: в ситуациях с переуступкой долга (не путать с взаимозачетом, так как переуступка долга — это не оплата) необходимо восстанавливать базу неоплаченных документов при возращении для выборки в прошлый отчетный период. Это может быть нужно для составления уточненного расчета.