Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.
Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
ФАЙЛЫ
РКО: в Excel
Вы также можете РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word — выбирайте удобный.
Получите бланк бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО — читайте далее.
Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:
- в банк для зачисления на расчетный счет,
- под отчет — по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
- для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
- на нужды предприятия — в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.
Что такое и для чего он нужен в бухгалтерии?
Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).
Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.
Расходный ордер оформляется на бумажном носителе из-за необходимости проставления личных автографов ответственных сотрудников (лиц).
Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.
Пример заполнения РКО
РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2021 образец заполнения расходного кассового ордера — можете просто заменить данные на свои.
РКО
Получите образец РКО бесплатно!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:
- Скачать интересующий вас бланк или образец
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.
Ведение в электронной форме
Ведение отчетности в большинстве организаций, функционирующих на территории РФ, осуществляется в форме специализированных программ. Одной из возможностей таких программ является ведение документации, в частности, РКО, в электронной форме.
Оформление типовой формы РКО КО-2 возможно в таких программах, как 1С: Бухгалтерия, 1С:Предприятие, Бухсофт онлайн и их аналогах.
Заполнение РКО в электронном виде обладает массой преимуществ, среди которых можно выделить:
- отсутствие ошибок в указании номера расходного ордера – система автоматически присваивает текущий порядковый номер, следующий за номером последнего созданного документа по выдаче средств;
- возможность автоматического проставления всех счетов – программа устанавливает их автоматически по указанному основанию на выдачу средств;
- возможность корректировки указанных данных (основания, суммы, ФИО получателя средств). При этом документ просто корректируется и распечатывается;
- при утере бумажного носителя всегда есть возможность восстановления данных;
Заполнение в 1С: Предприятие - возможность автоматического формирования бухгалтерской отчетности на основании базы данных проведенных документов прихода и расхода по кассе;
- при пропуске какого-либо из полей, подлежащих обязательному заполнению или при указании данных, которые являются ошибочными (в соответствии с порядком оформления бухгалтерской документации), система автоматически не пропускает документ к проведению.
Такой способ ограничения позволяет избежать большого количества ошибок, допускаемых при заполнении формы КО-2 вручную.
После того, как заполняется электронная форма документа, его распечатывают на бумажный носитель и уполномоченные сотрудники ставят подпись. При наличии печати организации проставляют также и ее.
Оформление РКО
Расходный кассовый ордер может оформить:
- главный бухгалтер,
- бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
- директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
РКО составляется всегда в день выдачи денег.
Оформление РКО начните с заполнения:
- полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
- кода ОКПО,
- номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
- даты заполнения,
- кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
- номера субсчета, по которому учитываются наличные,
- кода аналитического учета (если требуется),
- кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
- суммы в рублях (цифрами).
Далее порядок заполнения РКО такой:
- нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
- отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
- указать сумму прописью,
- вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.
В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.
Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:
- Выданную сумму прописью, а копейки — цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
- Дату получения денег.
- Паспортные данные.
Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.
Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы — чеки или БСО.
Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.
Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад — в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.
Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера
Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.
При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.
Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.
Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.
Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2021 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.
РКО: заполнить онлайн
Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.
Заполнить РКО онлайн
Заполните РКО онлайн!
Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:
- Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
- Скачать нужный бланк в Excel или Word
В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.
Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать
Штрафы
Некорректное ведение или отсутствие первичной документации в кассах, которое подразумевает и ведение РКО (онлайн или в другом виде), может стать причиной наложения штрафных санкций на юридическое лицо. Порядок регламентируется Налоговым кодексом РФ, его статьей номер 120. В ней указывается, что грубое нарушение норм учета расходов и доходов, а также объектов обложения налогами, в течении одного налогового срока, может стать причиной наложения штрафа в размере десяти тысяч российских рублей.
Грубое нарушение может заключаться в отсутствии РКО или другой первичной документации кассовой деятельности. Это может стать причиной отказа налоговой службы подтвердить отображенные расходы компании в уплате налоговых выплат.
Расходник онлайн при возврате по карте
Как заполнять РКО: сложные случаи
Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.
Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО
Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:
- При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.
Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.
- В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.
- Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
- Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.
Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец
С 19 августа 2021 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное — указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.
Как вести учет и сколько хранить
Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в журнале регистрации по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.
Приходные и расходные КО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Мнение экспертов
В сети присутствует противоречивая информация о кассовой дисциплине. Многие бухгалтеры совершают ошибку, уравнивая коммерсантов в статусе с организациями. Правила наличных расчетов для юридических лиц значительно строже. Некоторые предписания вообще не применимы к ИП. Так, частные бизнесмены не используют план счетов, не ведут бухгалтерский учет и не обязаны соблюдать требования о целевом расходовании выручки. Попытки следования регламентам, адресованным фирмам, приводят к путанице. Итогом становятся споры с налоговыми органами и длительные судебные разбирательства.
Расходный кассовый ордер
Юридические нюансы
В 2014 году регулятор смягчил требования к малому бизнесу, отказавшись от предписаний по установлению лимитов и обязательности кассовых документов. Сослаться на пункт 4.1. Инструкции вправе предприниматели, обеспечившие надлежащий налоговый учет. Поскольку фиксация объектов обложения обязательна во всех режимах, норма охватывает плательщиков УСН, ОСН, ЕНВД и ЕСХН. Обладатели патента вправе отказаться от кассовых документов, если ведут книгу учета доходов (КУДИР).
Тем не менее, основы дисциплины коммерсантам изучить следует. Система позволяет избежать путаницы, облегчает контроль финансовых потоков и защищает от злоупотреблений персонала.
Чем грозят нарушения кассовой дисциплины
Поскольку обязанности по составлению расходно-кассовых документов у предпринимателей нет, о привлечении к ответственности речи не идет. Коммерсант вправе сослаться на пункт 4.1 Инструкции № 3210-У. Соответствующий раздел освобождает ИП от необходимости ведения журналов, пользования РКО и ПКО. Условием является надлежащий учет объектов налогообложения.
Санкции грозят предпринимателям только за отдельные виды нарушений. Так, негативные последствия могут наступить при превышении лимита наличных расчетов по сделке. Сейчас максимальная планка находится на уровне 100 000 рублей. Проступком признано несоблюдение норматива по договорам с коммерческими субъектами. Расчетов с физическими лицами ограничение не касается.
Нарушителей привлекают к ответственности по статье 15.1 КоАП РФ. Санкции назначают в пределах 4 000 – 5 000 рублей. Кроме того, с виновника могут взыскать штраф по статье 120 НК РФ. В зависимости от последствий проступка размер варьирует от 10 000 до 40 000 рублей.
Функции кассира
Кассовый работник, осуществляющий выдачу средств, выполняет следующие действия:
- Прежде всего, проводится проверка на наличие всех необходимых подписей. Они сверяются с образцами из карточки, которая всегда находится в кассе.
- Сумма, которая указывается пропись, должна совпадать с той, что указана цифрами, и написана без орфографических ошибок.
- Подтверждающие документы, указанные в бланке РКО, должны быть в наличии. Они прилагаются к ордеру.
- Проводится верификация данных получателя средств (паспортная информация, ФИО) с теми, что указаны в заполненном бланке.
- При отсутствии замечаний кассиром выдаются средства получателю.
- Ордер передается получателю на подпись.
- После этого на лицевой стороне кассир проставляет штамп и заверяет его собственной подписью.
Если в документе присутствуют видимые исправления или подчищения, то такой бланк не должен приниматься к исполнению.
Нужно знать, что расходный ордер должен оставаться в кассе, а не отдаваться на руки получателю средств.
Порядок применения расходного ордера
При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.
Выписку документа осуществляет человек из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.
Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно отражать цель использования денег, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.
Внимание! С 19 августа 2021 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.
После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.
Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.
Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этого он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности. Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.
После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.
Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.
При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.
Как производится выдача наличных средств?
Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.
Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия.
