Срок хранения договоров в организациях в 2021 и 2021 году

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Что изменилось

Новые сроки хранения договоров с 18.02.2020 прописаны в различных пунктах упомянутого приказа Росархива.

Сначала обобщим основные изменения.

ВИД ДОКУМЕНТА	ИЗМЕНЕНИЕ СРОКА ХРАНЕНИЯ С 18.02.2020
Договор дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества	Теперь – до ликвидации организации вместо постоянного хранения
Договор лизинга	5 лет после истечения срока действия или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу – списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка (ст. 97 нового перечня) Читайте также: Сроки выплаты декретных пособий в 2021 году: что нужно знать женщине
Документы по залогу недвижимости	10 лет вместо постоянного хранения. Как для лизинга, срок считают с момента истечения действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.
Договор мены недвижимости	До ликвидации организации, а не 5 лет. Уточнено, что отсчитывают не только с истечения срока действия договора, но по прекращении обязательств по соглашению.
Договор поручения	15 или 10 лет в зависимости от вида имущества вместо 5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет Касается также документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
Паспорта сделок	15 лет, а не постоянно. Не распространяется на кредитные организации: для них по-прежнему 15-лет

Если какой-либо договор/соглашение/контракт, документ (акты, протоколы разногласий к нему) не указан в отдельных статьях приказа Росархива, действует общее правило: его хранят 5 лет с правом потом взять на постоянное хранение. Но только по истечении срока его действия или прекращения обязательств по нему.

В основном, договоры организации связаны с кадрами или управлением и распоряжением имуществом. В последнем случае это регулирует п. 1.3.1 приказа Росархива. Вот несколько важных позиций из него:

ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним	До ликвидации организации	–
Переписка о разделе долевой совместной собственности юридических лиц	5 лет	–
Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лиц	До ликвидации организации	–
Переписка по вопросам установления прав на движимое и недвижимое имущество	5 лет	–
Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность	До ликвидации организации	–
Переписка по земельным вопросам	5 лет	–
Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство (1) и ввод в эксплуатацию) к ним	До ликвидации организации	(1) В органах и организациях, выдающих разрешения на строительство – 15 лет после ввода объекта в эксплуатацию
Договоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления)	До ликвидации организации	–
Документы (заявки, акты оценки, переписка) по продаже движимого имущества	10 лет (1)	(1) После продажи
Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами	10 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Акты о передаче имущества в доверительное управление	10 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации	До ликвидации организации	–
Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним:	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК (могут быть отобраны на постоянное хранение) (3) Объектов культурного наследия – Постоянно (4) Природоохранных зон – Постоянно
а) недвижимого имущества;		10 лет (1) (2) (3) (4)
б) движимого имущества		5 лет (1) (3)
Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом	10 лет	–
Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним	10 лет (1)	(1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Договоры мены:	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
а) недвижимого имущества;		До ликвидации организации
б) движимого имущества		5 лет (1)
Договоры проката	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Договоры поручения:	(1) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
а) по недвижимому имуществу;		15 лет (1)
б) по движимому имуществу		10 лет (1)
Договоры на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности	5 лет ЭПК (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Директивы о порядке голосования представителю интересов Российской Федерации в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности	Постоянно	–
Поручения по голосованию представителям акционерных обществ в органах управления дочерних и зависимых обществ	5 лет (1)	(1) После продажи акций дочерних и зависимых обществ или их ликвидации
Доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиков	Постоянно	–
Доверенности на участие в органах управления (советах директоров, годовых и внеочередных собраниях акционеров) акционерных обществ, акции которых находятся в государственной, муниципальной собственности	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия или отзыва
Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев	До ликвидации организации	–
Документы (сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумаги	До ликвидации организации	–
Документы (добровольное предложение, обязательное предложение, конкурирующее предложение, уведомление, требование, банковские гарантии, копии отчета оценщика, рекомендации, информации, заявления, отчеты о принятии предложения, решения, требования, предписания), касающиеся приобретения более 30 процентов акций акционерного общества	5 лет (1)	(1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной и муниципальной собственности – Постоянно
Документы (решения, заявления, отзывы, уведомления, отчеты, списки владельцев ценных бумаг, сообщения, требования, информации, заключения), касающиеся приобретения и выкупа размещенных ценных бумаг их эмитентом	5 лет	–
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей	5 лет	–
Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров) по акционированию	5 лет ЭПК	–
Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями	До ликвидации организации	–
Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами Российской Федерации; уведомления Центрального банка Российской Федерации о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг	До ликвидации организации	–
Отчеты эмитента:	(1) Присланные для сведения отчеты эмитента за 1 квартал – До минования надобности. (2) При отсутствии отчета за 1 квартал – Постоянно
а) за 1 квартал (отчетного) года;		Постоянно (1)
б) за 2 – 4 кварталы (отчетного) года		5 лет (2)
Списки лиц, осуществляющих права по ценным бумагам и списки владельцев ценных бумаг, составленные в целях исполнения обязанностей, предусмотренных федеральными законами	До ликвидации организации	–
Списки аффилированных лиц	До ликвидации организации	–
Реестры владельцев ценных бумаг (1), выписки из реестров владельцев ценных бумаг	Постоянно (2) (3)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. (2) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются в случае прекращения ведения или ликвидации организации (3) Выписки из реестра – 5 лет
Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра	10 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора
Лицевые счета владельцев ценных бумаг	5 лет (1)	(1) После перехода права собственности на ценные бумаги
Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат	50/75 лет	–
Переписка о начислении (выплате) дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат	5 лет	–
Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках	5 лет (1)	(1) После выплаты компенсации
Журналы, книги учета выдачи выписок из реестров владельцев ценных бумаг	5 лет	–
Сообщения о существенных фактах, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг	5 лет (1)	(1) При возникновении споров, разногласий сохраняется до принятия решения по делу
Списки инсайдеров	5 лет (1)	(1) После замены новыми
Документы (требования, запросы), являющиеся основанием для передачи списков инсайдеров организаторам торговли	5 лет (1)	(1) С даты направления или получения требования, запроса организатора торговли о передаче списка инсайдеров
Информационные сообщения, подтверждающие передачу списков инсайдеров организаторам торговли	5 лет (1)	(1) С даты передачи организатору торговли списка инсайдеров
Документы (запросы, требования, уведомления, предписания) Центрального банка Российской Федерации, организатора торговли о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях	5 лет (1)	(1) С даты направления или получения запроса о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях
Уведомления о совершенных инсайдерами операциях	5 лет (1)	(1) С даты предоставления инсайдерами информации о совершенных ими операциях
Локальные нормативные акты (приказы, решения), устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, правила охраны ее конфиденциальности и контроля за соблюдением требований законодательства Российской Федерации о противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком, правила внутреннего контроля по предотвращению, выявлению и пресечению неправомерного использования инсайдерской информации и (или) манипулирования рынком, условия совершения операций с финансовыми инструментами лицами, включенными в список инсайдеров, и связанными с ними лицами	5 лет ЭПК (1)	(1) После замены новыми
Журналы (базы данных) учета уведомлений о включении лиц в список инсайдеров или исключении из него	5 лет	–
Журналы (базы данных) учета, регистрации уведомлений, запросов и предоставления инсайдерской информации	5 лет	–
Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации	5 лет ЭПК (1)	(1) По истечении срока действия исключительного права
Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора
Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования:	(1) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК. (2) Объектов культурного наследия – Постоянно (3) Природоохранных зон – Постоянно
а) недвижимого имущества;		10 лет (1) (2) (3)
б) движимого имущества		5 лет (1) (3)
Журналы, базы данных регистрации договоров:	–
а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества;		До ликвидации организации
б) покупок, продаж движимого имущества		5 лет

Кроме того:

трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении – нужно хранить 50/75 лет и потом с правом взять на постоянное хранение;
документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации – хранят постоянно;
учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества – постоянно;
договоры, заявки, доказательные материалы, декларации на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия – 5 лет после истечения срока действия декларации;
договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации и лицензионные договоры о передаче прав на их результат – 5 лет;
соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа – 3 года после истечения срока неразглашения;
договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия – 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения, после прекращения обязательств по ним;
контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц – 5 лет после истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по ним.

Остальные позиции по договорам ищите в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Читать также

14.02.2020

Виды хранения, зачем это необходимо

Выделяются два вида хранения документов в организации:

Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет срок его исполнения, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, где должны храниться договоры в организации, как правило, обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

Текущее необходимо для решения следующих задач:

отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
расчет налогов и платежей;
разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.

Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.

Законодательно не установлено, сколько хранить договоры с клиентами и организациями в текущем порядке, — этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, например от периода действия контракта и истории взаимодействия сторон. Поэтому когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.

В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, у кого должны храниться договоры, утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.

ВАЖНО!

Подробнее о хранении документации по закупкам по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Нормативная база

Порядок комплектования дел и хранения документов, образующихся в процессе деятельности, определяет архивное законодательство:

Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
Закон «Об архивном деле в РФ» №125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
«Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информационный характер).
Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Но не стоит забывать, что перечисленные нормативные акты носят рекомендательный характер, конкретные сроки хранения документов и номенклатура дел на 2021 год определяются внутренними документами организации.

ВАЖНО!

18.02.2020 Приказ Минкультуры №558 от 25.08.2010 утратил силу. Взамен появился перечень, утвержденный Приказом Росархива №236 от 20.12.2019. Учитывайте эти изменения в ЛНА.

Содержание продукции

Достаточно часто в рамках предпринимательской деятельности оформляется договор хранения между юридическими лицами. При этом соглашение может предусматривать передачу во временное хранение самых разных предметов. Особый интерес, однако, представляет договор хранения товара. В 907 статье, в п. 1, присутствует определение такого соглашения. В соответствии с ним, один участник принимает обязательство за вознаграждение хранить продукцию, переданную ему законным владельцем, и вернуть ее в надлежащем состоянии. Эта формулировка позволяет определить три главных признака такой сделки:

Особый предмет. В качестве него выступает товар. Это, в свою очередь, позволяет заключать соглашение в отношении индивидуально определенных и родовых объектов. Соответственно, на отношения может распространяться обычный или специальный (характерный для складского хранения) режим.
Субъектный состав. В качестве хранителя в рамках сделки может выступать и коммерческая и некоммерческая структура. При этом для последних закон делает оговорку. Некоммерческие организации могут являться хранителями, если эта деятельность направлена на достижение целей, в соответствии с которыми они созданы. Контрагентами выступают субъекты, для которых передаваемые предметы являются продукцией, реализацию которой они осуществляют.
Наличие вознаграждения.

Порядок оформления

Как любое другое соглашение, договор хранения заключается по обоюдному желанию обоих участников. В некоторых случаях на сделку распространяется режим публичных актов. В ГК таковыми именуется только три типа соглашения. Первым является договор складского хранения. Положения, регулирующие его оформление, присутствуют в 908 статье Кодекса. Кроме этого, публичным считается договор хранения предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов). Установление соответствующего режима предписывает в первую очередь субъекту, принимающему объект, оформлять соглашение. Отказ в заключении договора может иметь место, как указывает 426 статья ГК, только в случае невозможности предоставить необходимую услугу. Согласно 37 пункту Правил, регулирующих перевозку багажа, грузов, пассажиров на железнодорожном транспорте, не допускается прием ручной клади, денежных средств, документов и прочих ценностей при отсутствии специализированного помещения для их содержания. В прочих ситуациях уклонение от оформления соглашения позволяет потребителю направить обращение в суд.

Как определить, сколько хранить

Инструкция, как определить, какой срок хранения договоров в организации, состоит из следующих шагов:

Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
Открыть приказ Росархива №236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем.
Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.

Форма соглашения

887 статья ГК содержит отсылку на 161 норму Кодекса. Ее положения действуют в части, не противоречащей специальным правилам ст. 887. Кроме этого, законодательство допускает дополнение 161 нормы определенными условиями. Например, эта статья содержит указание на нижний предел по сумме сделки, при котором письменная форма соглашения обязательна. 887 норма, в свою очередь, раскрывает понятие подробно. Сумма сделки выражается в цене имущества, предоставляемого для хранения. Для определения обязательности документальной формы соглашения значения не имеет размер вознаграждения и само условие о необходимости его выплаты. Соответственно, даже договор безвозмездного хранения предполагает определение суммы сделки.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Общие положения соглашения

В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения. Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял. Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата. Договор ответственного хранения относится к категории реальных. Соответствующие обязанности возникают у получателя в момент приема предмета. Между тем, договор хранения вещи может являться и консенсуальным. По его условиям предмет может передаваться лицу в оговоренный срок. Следует отметить, что такой договор хранения имущества можно оформить исключительно с профессиональным субъектом.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Специализированные помещения общего пользования

Ключевым признаком таких складов выступает то, что разрешением, законодательством или другим нормативным актом на коммерческие организации, в ведении которых они находятся, возлагается обязанность принимать продукцию на хранение от любого владельца. Соответствующее правило предусматривает 908 статья ГК в п. 1. Договоры, которые заключаются со всеми, кто желает сдать товар на хранение, считаются публичными. Кроме специализированных помещений общего пользования, существуют и ведомственные площади. Их функционирование связано с обслуживанием организаций и предприятий, включенных в соответствующую ведомственную систему. Однако если имеются свободные мощности, такие склады могут принять на хранение продукцию от сторонних компаний.

Гражданско-правовые соглашения

Они могут заключаться между предприятиями и физлицами для привлечения последних к выполнению какой-либо работы. Эти соглашения не включены в категорию трудовых договоров. На субъектов, с которыми они заключены, не распространяются соцгарантии, которыми могут пользоваться сотрудники, состоящие в штате. Гражданско-правовые соглашения могут храниться 5 лет после утраты своей актуальности.

Группировка

Хранение договоров может осуществляться различными способами. Например, соглашения могут объединяться в группы, в зависимости от характера правоотношений с другими участниками сделок. Соответственно, на предприятии оформляется несколько учетных журналов, в которых регистрируются соглашения:

С контрагентами-поставщиками или приобретателями товаров. Предприятие может отдельно регистрировать постоянно действующие и разовые соглашения.
С субъектами, оказывающими услуги. К таким документам, как правило, прилагаются дополнительные соглашения. Особое внимание уделяется порядку хранения договоров, связанных с арендой или коммунальным обслуживанием.
Подряда. Такие договоры используются при строительстве.
С сотрудниками.

Книги регистрации выполняют очень важную функцию. Каждое учтенное соглашение в журнале имеет свой номер, посредством которого документ можно быстро найти в базе.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Дополнительные особенности

Обычно при приеме продукции склад должен провести за свой счет проверку, определить внешнее состояние и количество предметов. Данные осмотра заносятся в соответствующие документы. Хранитель может самостоятельно изменить условия содержания объектов, если это необходимо. О мерах, которые приняты, организация обязана сообщить владельцу продукции. В случае выявления во время хранения фактов повреждения объектов, выходящих за рамки оговоренных в договоре или обычных нормативов порчи, составляется акт. В день его оформления извещается владелец продукции. Следует отметить еще одну особенность хранения на складе. Владелец продукции получает от принявшей стороны специальный документ. Стоит учесть, что без его составления письменная форма соглашения не будет считаться соблюденной. Для подтверждения принятия предметов на хранение организация выдает двойное или простое складское свидетельство либо квитанцию. Отличие между ними состоит в том, что первые два документа относятся к категории оборотоспособных ценных бумаг. Квитанция таковой не является. Более того, она не считается товарораспорядительным документом. Она не может быт передана сторонним лицам. В случае оформления консенсуального соглашения, стороны могут использовать традиционную форму документа. При этом в таком договоре не только фиксируется обязательство склада принять продукцию на временное содержание в оговоренный участниками сделки период, но и конкретизируется режим размещения объектов, детализируются условия компенсации чрезвычайных затрат. В соглашении могут прописываться и дополнительные пункты. Например, склад может предложить владельцу продукции дополнительные услуги (упаковку изделий или перетаривание, периодическую проверку состояния объектов и пр.).

Сколько в организации нужно хранить договоры: изменения с 2021 года