Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Что такое командировка по ТК РФ и каковы ее отличительные признаки

Что считается командировкой по ТК РФ? В положениях кодекса сказано, что командировка — это поездка сотрудника фирмы, имеющая определенный срок и осуществляемая в соответствии с распоряжением работодателя, на объект, который расположен вне штатного места работы (ст. 166 ТК РФ). Трудовой кодекс разграничивает понятие командировки и служебной поездки — осуществляемой работником на должности, которая предполагает выполнение работы разъездного характера.

Командировкой также считается временный отъезд работника в структурное подразделение организации, расположенное в другом населенном пункте или за рубежом.

Командировка, в отличие от служебной поездки, требует оформления в особом порядке — установленном постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. На практике это означает:

издание руководством приказа о командировке;
выплату командируемому аванса;
заполнение вернувшимся из командировки сотрудником авансового отчета (а также служебного задания и отчета о командировке, если это предусмотрено локальными нормативами работодателя).

Для командируемых работников, в отличие от тех, кто участвует в служебных поездках, установлен широкий спектр гарантий и компенсаций. Зарплата командируемому начисляется по особому принципу — исходя из среднего заработка.

Узнать больше о специфике расчета зарплаты для сотрудников в командировках вы можете в статье «Расчет среднего заработка для командировки».

Учет рабочего времени сотрудников в командировке также имеет особенности. Рассмотрим их.

Рубрики

Практически каждой организации приходится сталкиваться с необходимостью направить своего работника в командировку. Эта статья поможет сориентироваться в самых важных вопросах, возникающих в таких случаях.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки регулируются гл. 24 ТК РФ.

При направлении работника в командировку работодателю необходимо знать следующее.

Отдельные категории работников в командировки направляются только с их согласия:

· женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет1;

· матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет2;

· работники, имеющие детей-инвалидов2;

· работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением2;

· отцы, воспитывающие без матери детей в возрасте до трех лет и детей-инвалидов3;

· опекуны (попечители) несовершеннолетних, названных выше3.

В командировки вообще не могут быть направлены:

· беременные женщины4;

· работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений5;

· работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством6.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим порядок оформления служебных командировок, сегодня является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки7 (далее — Положение о командировках). Данное Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

В командировки направляются работники, то есть граждане, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Следовательно, лица, оказывающие услуги по гражданскоправовому договору, например договорам подряда или возмездного оказания услуг, не могут быть направлены в командировку.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы считается организация (обособленное подразделение организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. При составлении трудового договора в нем обязательно указывается место работы, а если работник принимается на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения8.

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (филиал, представительство), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

ВРЕМЯ НАХОЖДЕНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ

На основании решения работодателя, оформленного приказом, работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев направления работника в командировку за пределы территории Российской Федерации.

Согласно п. 4 Положения о командировках7днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транс портного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Например, работник направлен в командировку в г. Краснодар для участия в судебном процессе в Арбитражном суде Краснодарского края. Самолет вылетает в 01:25 23 ноября 2010 г. из аэропорта Домодедово. Регистрация на рейс заканчивается за 40 мин до вылета. Время в пути до аэропорта Домодедово составляет 1 ч 20 мин. Таким образом, работник выедет в командировку 22 ноября 2010 г. Следовательно, 22 ноября 2010 г. будет считаться днем начала командировки.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Командировка включает в себя время нахождения работника в пути, время пребывания работника в месте командирования, время задержки в пути.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате приезда на место командировки и дате выезда из него. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. Отметки в командировочном удостоверении должны быть заверены печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие, учреждение или организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Согласно п. 8 Положения о командировках7 порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России. Во исполнение этого требования были разработаны9 журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (пример 1) и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (пример 2).

Пример 1. Журнал учета выбывающих в командировки работников

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в служебные командировки

из командирующей организации

___________________________________________________________

(наименование организации)

№ п/п	Фамилия, имя, отчество командированного работника	Дата и номер командировочного удостоверения	Место командирования
наименование организации	пункт назначения

Пример 2. Журнал учета прибывающих в организацию командированных работников

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывших в организацию,

в которую они командированы

___________________________________________________________

(наименование организации)

№ п/п

Фамилия, имя, отчество командированного работника

Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение

Дата прибытия

Дата выбытия

ПРАВА КОМАНДИРОВАННЫХ

После вступления в силу с 25 октября 2008 г. Положения о командировках7 оно во многом заменило Инструкцию № 62, разработанную в 1988 г.10 (далее — Инструкция № 62). Однако данная Инструкция по-прежнему действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и Положению о командировках7.

Так, согласно п. 8 Инструкции № 6210, в случаях, когда по распоряжению руководителя организации, учреждения, предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ, то есть работа оплачивается не менее чем в двойном размере или, по желанию работника, ему предоставляется другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит11.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой12.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКУ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, учреждения, предприятия. Однако размеры возмещения расходов в бюджетных организациях не могут быть ниже установленных Правительством РФ13.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Проезд Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают:

· расходы по проезду транспортом;

· страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

· оплату услуг по оформлению проездных документов;

· оплату постельных принадлежностей в поездах.

Оплата расходов производится на основании представленных документов.

В настоящее время билеты на проезд в основном оформляются в электронном виде. Например, маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники14.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должны осуществляться на русском языке, а первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык15. Поэтому если электронный билет оформлен на английском языке, построчный перевод обязателен.

По вопросу перевода электронных билетов на русский язык разъяснения даны и ФНС России16. Авиабилеты пассажиров имеют унифицированную международную форму, утвержденную Минтрансом России14. Установленный порядок подразумевает выдачу пассажиру на бумажном носителе только маршрут/квитанции.

В случае утраты электронного билета его можно восстановить путем повторной распечатки, так как электронный билет оформляется не на бланке строгой отчетности.

В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного билета или копия билета, оставшегося в распоряжении транспортной компании, осуществившей перевозку физических лиц, или же справка из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки17.

Наём жилья Расходы по найму жилого помещения в командировке как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами возмещаются в порядке и в размерах, определенных коллективным договором, локальными актами организации на основании представленных документов, за исключением случаев, когда работнику предоставляется жилое помещение бесплатно. Кроме того, работнику также возмещаются расходы по бронированию жилого помещения.

В соответствии с пп. 13, 25 Положения о командировках7 в случае вынужденной остановки или временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке (кроме случаев, когда командированный работник находился на стационарном лечении), ему также возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, и выплачиваются суточные.

До 1 декабря 2008 г. для расчетов расходов на проживание применялся счет гостиницы, составленный по унифицированной форме № 3-Г18, однако в настоящее время она использоваться не может19 (аналогичного мнения придерживается Минфин России20). Новый бланк строгой отчетности до настоящего времени не утвержден.

Минфином России разъяснено21, что организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения о командировках7, об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники20. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.

Таким образом, гостиницы вправе самостоятельно разработать бланк строгой отчетности, в котором должны быть следующие реквизиты:

1) наименование документа, шестизначный номер и серия;

2) наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;

3) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

4) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

5) вид услуги;

6) стоимость услуги в денежном выражении;

7) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

дата осуществления расчета и составления документа;

9) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

10) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем, который должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Суточные Работнику возмещаются расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные).

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения о командировках7 порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Для бюджетных организаций законодательно установлены нормы возмещения командировочных расходов работникам. Данным организациям необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

· постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

· постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 24.12.2008);

· приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 09.12.2008).

Следовательно, для частной организации расходы по найму жилья, проезд, суточные могут составлять любую сумму, определенную непосредственно коллективным договором, приказом, положением, действующими в организации. Минимальный размер командировочных расходов для коммерческой организации не установлен.

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Однако организация вправе в своем локальном нормативном акте предусмотреть возможность выплаты суточных и при однодневных командировках.

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

При командировании работников за границу необходимо учитывать особенность выплаты суточных за время нахождения в пути:

· при проезде по территории Российской Федерации суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

· при проездке по территории иностранного государства суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным актом для командировок на территории иностранных государств.

Что касается однодневных командировок за границу, п. 20 Положения о командировках7 установлено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Согласно п. 18 Положения о командировках7 при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

При переезде внутри стран Шенгенской зоны отметки о пересечении границ в паспорте не ставятся, так как Шенгенская виза действительна по всем странам Шенгенского соглашения. Следовательно, единственным документом, подтверждающим переезд из одной страны в другую, будет билет. И именно этой отметкой можно воспользоваться для расчета суточных.

Шенгенское соглашение — соглашение об отмене паспортного таможенного контроля между рядом стран Европейского союза. Сегодня в Шенгенскую зону входят 25 стран: Австрия, Бельгия, Венгрия, Германия (без Бюзинген-на-Верхнем-Рейне), Греция (без Афона), Дания (без Гренландии и Фарерских островов), Исландия, Испания, Италия (без анклава Левигно), Латвия, Литва, Люксембург, Мальта, Нидерланды, Норвегия (без Шпицбергена и Медвежьих островов), Польша, Португалия, Словакия, Словения, Финляндия, Франция, Чехия, Швейцария, Швеция, Эстония.

В состав Содружества Независимых Государств входят, помимо Российской Федерации, республики Армения, Беларусь, Казахстан, Молдова, Таджикистан, Узбекистан, Азербайджанская, Кыргызская республики, Туркменистан и Украина.

АВАНС И АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Работнику, направляемому в командировку, перед отъездом выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных билетов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, а также отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в письменной форме.

1 Часть 2 ст. 259 ТК РФ.

2 Часть 3 ст. 259 ТК РФ.

3 Статья 264 ТК РФ.

4 Часть 1 ст. 259 ТК РФ.

5 Статья 268 ТК РФ.

6 Статья 203 ТК РФ.

7 Утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

8 Часть 2 ст. 57 ТК РФ.

9 Утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

10 Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

11 Статья 153 ТК РФ.

12 Статья 167 ТК РФ.

13 Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

14 Приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (в ред. от 18.05.2010).

15 Пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, в ред. от 25.10.2010).

16 Письмо ФНС России от 26.04.2010 № ШС-37-3/[email protected]

17 Письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18.

18 Утверждена приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм строгой отчетности».

19 Постановление Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

20 Письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11.

21 Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008.

Как осуществляется учет рабочего времени в командировке

Рабочее время командированного сотрудника, как и в случае с работниками в офисе компании, учитывается в табеле по унифицированной форме № Т-13. При внесении в табель сведений о командируемом работнике кадровику следует иметь в виду, что:

1. Рабочие часы в табеле не отражаются (поскольку неизвестно, в какой именно момент времени командируемый приступает к работе в поездке). В документе проставляется условное обозначение К либо код 06.

2. При нахождении в командировке в выходные дни сотрудник в общем случае считается пришедшим в соответствующие дни на работу. Данный факт в табеле отражается с применением условного обозначения РВ или кода 03. Зарплата за этот день начисляется работнику в двойном объеме (либо в обычном, с последующим предоставлением отгула).

Важный нюанс: работодатель вправе попросить сотрудника удостоверить факт работы в выходной день. Если выяснится, что он в выходной день отдыхал, как его коллеги на штатном месте работы, то в табеле отражается условное обозначение В. Зарплата за этот день работнику не начисляется.

Узнать больше о специфике применения унифицированной формы № Т-13 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Еще один важный нюанс ведения корректного кадрового учета — установление сроков командировки. Изучим его подробнее.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина от 04.12.2019 № 03-03-07/94225 сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция. А вот банковская выписка по карте, которой оплачен билет не требуется (см. письмо Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

В письмах от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906 Минфин отмечает, что при отсутствии посадочного талона со штампом о досмотре расходы может подтвердить справка перевозчика, либо иные документы, в т. ч. косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов.

См. также: «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям законодательства о ККТ) или кассовый чек.

Облагается ли «несчастными» взносами компенсация за оплату гостинице услуг по стирке и глажке личных вещей сотрудника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный бесплатный доступ к системе.

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/[email protected]).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Какие по ТК РФ установлены минимальный и максимальный сроки для командировки

В отношении командировок ТК РФ, равно как и иные нормативные акты, не устанавливает минимальную либо максимальную длительность.

Теоретически (и часто на практике) сотрудники могут направляться в командировки буквально на один день. При этом однодневные командировки можно разделить на 2 типа:

в места, откуда есть возможность возвращаться ежедневно в населенный пункт, в котором командируемый работает штатно;
в регионы, откуда ежедневное возвращение на место работы затруднительно или практически невозможно (например, в северный город, связанный с остальными только авиасообщением при нерегулярных рейсах).

В первом случае командируемому не выплачиваются суточные. Во втором — выплачиваются за день командировки и за время, потраченное на дорогу (п. 11 Положения, утвержденного постановлением 749).

Если работник командирован на один день за границу, то в случае наличия возможности ежедневного возвращения из зарубежья ему полагается 50% от установленного локальным нормативом размера суточных, выплачиваемых при двухдневной и более длительной командировке (п. 20 Положения).

Безусловно, работодатель может принять на локальном уровне нормы, существенно улучшающие положение работника в сравнении с действующим законодательством (и выплачивать суммы, эквивалентные суточным, при отправке сотрудника в любые однодневные командировки).

Определенными нюансами характеризуется отражение командировочных расходов работодателя в рамках налогового и бухгалтерского учета. О них читайте в статьях:

«Порядок учета командировочных расходов в 2017 году»;
«Ст. 264 НК РФ (2017): вопросы и ответы».

Командировочное время

Разъяснения по поводу срока поездки даёт Положение № 749, где говорится, что день отбытия и приезда входит в период командировки. Если отъезд до окончания суток, этот день является началом выполнения поручения. Если время отправления после 24:00 – это начинаются другие сутки.

Закон разрешает корректировать период командировки в зависимости от обстоятельств. Если работник выполнил задачу раньше срока, он может вернуться на постоянное место работы. Болезнь является основанием продления срока, для изменений оформляется специальный приказ.
В Трудовом кодексе нет нормы, которая определяет продолжительность служебной поездки. Ранее максимальный срок составлял не более 40 дней. В настоящее время его устанавливает руководитель.

При этом должны соблюдаться требования:

Оформление приказа с указанием цели, города или страны, приблизительное время выполнение задач.
Наличие трудового соглашения, если работник официально не оформлен, он вправе отказаться.
Функциональные обязанности сотрудника не должны иметь характер постоянных разъездов, служебная поездка не длится бесконечно.
Время окончания поручения.

В других случаях работу можно расценивать как перевод в другую организацию, что предусмотрено ст. 72 ТК РФ.

Итоги

Командировку Трудовой кодекс РФ определяет как совершаемую в соответствии с распоряжением работодателя поездку сотрудника в место, удаленное от штатной работы. Законодательством не установлено минимальных либо максимальных сроков командировки. Подтвержденные расходы работодателя при таких поездках могут уменьшать налогооблагаемую базу.

Узнать больше об особенностях законодательного регулирования командировок сотрудников вы можете в статьях:

«Как оплачивается командировка на один день?»;
«Приказ на командировку — образец в 2017 году».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).
С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

«Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2020»;
«Положение об охране труда работников — образец-2020».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Как разработать и утвердить положение о служебных командировках, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

Хотите увидеть альтернативный вариант Положения о служебных командировках? Эксперты КонсультантПлюс разработали его специально для Путеводителя «Служебные командировки». Получите бесплатный пробный доступ к К+ и Положения.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по ссылке.

Расчет суточных с учетом времени на проезд

Допустим, работник направлен в командировку. Самолет вылетает в 00-30 ночи. Весь следующий день работник находится в командировке и в 22-30 вылетает обратно. Самолет приземляется в 23-30. Как считать дни для суточных?

Очевидно, для того, чтобы добраться до аэропорта, расположенного за чертой населенного пункта, сотрудник должен выехать заранее, т. к. регистрация на самолет заканчивается в основном за 1 час до вылета. Поэтому день накануне вылета входит в дни командировки.

Аналогично – по времени прилета. Несмотря на то, что самолет приземляется в 23-30, некоторое время самолет завершает руление, а дальше пассажиры проходят контроль и получают багаж. Таким образом, глубоко за полночь работник доберется до дома. В данном случае речь об однодневной командировке идти не может. Суточные будут рассчитаны за 3 дня.

Средний заработок

Прежде чем приступить к вычислению рассматриваемой суммы, нужно определить, какой период будет расчетным. Этот отрезок равняется 12 месяцам, которые предшествовали направлению лица в другую местность. Когда гражданин устроился в компанию недавно, то в расчет включаются все месяца, отработанные им в компании. Для расчета нужно знать:

Величина дохода за все время, включенное в расчет. В этом случае учитывать нужно все выплаты, которые получил человек, как заработок. В частности, это оклады и доплаты, премиальные и прочее. Нельзя учитывать суммы, начисленные при выходе лица в отпуск или на больничный.
Количество дней в командировке.
Сколько дней гражданин отработал в компании.

Порядок расчета суточных

Для того, чтобы правильно сделать расчет суточных при командировках, для начала определите день выезда работника и день его возвращения к месту постоянной работы.

Напомним, что датой выезда в служебную командировку считают дату отправления пассажирского автобуса, ж/д поезда, самолета или другого транспортного средства. А днем приезда – соответственно дату прибытия транспортного средства. Однако здесь есть особенности.

При расчете суточных при загранкомандировках и командировках на территории России необходимо учитывать время, которое работник должен потратить на проезд до аэропорта или вокзала. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Справка-расчет

Конечно, возникает вопрос: где и как рассчитать суточные?

Суточные удобнее считать в справке-расчете. В некоторых компаниях внутренним нормативным документом закреплено, что работник сам делает расчет командировочных расходов, в т. ч. суточных. Такой расчет согласовывает его непосредственный начальник. Однако в большинстве компаний расчет суточных делает бухгалтер: эти суточные он потом перечисляет или выдает из кассы работнику.

Подробнее о проводках, которые бухгалтер должен сделать в учете вы можете узнать в публикации «Какие делать проводки с суточными при командировках».

Для вашего удобства приводим образец справки-расчета суточных , который можно бесплатно скачать.

РАСЧЕТ СУТОЧНЫХ ПРИ КОМАНДИРОВКАХ: СПРАВКА (ОБРАЗЕЦ)

Какие документы и зачем предоставляет командировочный по окончании поездки

Порядок возмещения расходов устанавливается локальными инструкциями или коллективным договором.

Вернувшись из служебной командировки, сотрудник обязан в течение трех дней предоставить:

командировочное удостоверение, с отметками, удостоверяющими прибытие и отъезд с места, куда он направлялся;
авансовый отчет;
чеки и счета, подтверждающие расходы на транспорт, проживание, иные нужды, необходимые для выполнения производственных заданий.

Это необходимо для того, чтобы финансист предприятия сделал окончательный расчет затрат на командировку. Если выданный перед ее началом аванс оказался мал для удовлетворения всех понесенных расходов, недостающая сумма будет доплачена. Если авансовые средства были выданы в избытке, сотрудник возвращает излишки в кассу. О том, как правильно в табеле отметить командировку — читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6789-kak-pravilno-otmetit-komandirovku-v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni

Организация командировок

Разберем пошагово, как организовать направление работника в командировку.

Итак, на первом этапе инициатор готовит служебную записку или обоснование командировки с указанием:

Ф.И.О. и должностей работников, направляемых в командировку;
цели командировки;
даты начала и окончания командировки;
места и названия юридического лица (подразделения) принимающей стороны;
предполагаемого реестра затрат с указанием способа оплаты.

В обосновании должен быть указан перечень предполагаемых расходов работника – затраты по найму жилого помещения, расходы на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные транспортные расходы на ГСМ и т. д.

На втором этапе с учетом обоснования руководитель компании принимает решение о командировании работника, руководствуясь следующими принципами:

цели командирования должны носить производственный характер;
командирование руководителя и работников одного отдела, а также командирование 2-х и более работников одного отдела должно быть целесообразно и экономически обоснованно с точки зрения производственной необходимости.

Примеры цели командировки в случае выезда за рубеж могут быть такие:

для участия в международных конференциях, семинарах, симпозиумах, выставках;
для участия в рабочих группах по совместной деятельности с зарубежными партнерами компании;
для представления интересов работодателя на значительных международных мероприятиях (форумы и т. п.);
для ознакомления с новыми типами оборудования, организации поставок товаров (оборудования), необходимых для эксплуатации объекта, заказанного компанией у зарубежного производителя.

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

700 руб. — для командировок по территории России;
2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.