Что такое справка 2-НДФЛ – простыми словами о важном документе

При устройстве на новую работу среди документов, предоставляемых в бухгалтерию, значится справка 2-НДФЛ. Нередко у работников возникают вопросы в необходимости предоставлять ее новому работодателю.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Так нужна ли при трудоустройстве 2-НДФЛ, и можно ли ее чем-то заменить?

Справка 2-НДФЛ – для чего нужна и когда оформляется

Справка 2-НДФЛ составляется и представляется налоговым агентом (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Подробнее о налоговом агенте по НДФЛ читайте в материале «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».

Справку 2-НДФЛ оформляют:

• для представления в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ);
• выдачи физическому лицу на основании заявления последнего (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В течение 2019-2020 годов действителен бланк справки, утвержденный приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

В справке 2-НДФЛ указывается сумма доходов, выплаченных физическому лицу, сумма предоставленных ему вычетов, а также сумма подоходного налога, исчисленного с отраженных доходов, удержанная и перечисленная в бюджет.

Как обращаются за документом

В ТК РФ заявлено: если работнику необходимо получить документ, связанный с его трудовой деятельностью, он пишет заявление с просьбой выдать конкретные сведения. Но ни в кодексе, ни в другом нормативном акте не установлена форма обращения. Предполагается свободный формат, но с учетом определенных правил. Из заявления должно быть понятно, кто и что хочет получить, и для этого указывают:

• данные о заявителе;
• сведения о работодателе;
• суть обращения.

Предлагаем один из вариантов, как оформить обращение к работодателю:

ВАЖНО!

В некоторых организациях считают, что писать заявления необязательно. Но рекомендуем его все-таки оформлять и передавать в бухгалтерию, чтобы иметь подтверждение подачи запроса. Если в течение 3 дней (ст. 62 ТК РФ) после получения заявления работодатель не подготовит документ или подготовит его некорректно, работник вправе пожаловаться на нарушение прав в трудовую инспекцию. Учтите, что при увольнении форма справки 2-НДФЛ за 2020 год выдается в последний день работы сотрудника. Если обращается лицо, которому организация выплачивала доход, но в трудовых отношениях стороны не состояли, сведения допустимо готовить в течение 30 дней со дня подачи заявления (см. п. 1 ст. 230 НК РФ).

Подробнее: Как составить заявление на получение справки 2-НДФЛ

Куда требуется справка 2-НДФЛ

В налоговую инспекцию справку 2-НДФЛ обязательно предоставляют в 2 случаях:

1. Налоговым агентом были выплачены доходы, с которых он должен удержать и перечислить подоходный налог в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это справка с признаком 1. С 2021 года она подается в ИФНС до 1 марта года, следующего за истекшим (за 2021 год — до 02.03.2020).
2. Налоговым агентом были выплачены доходы, с которых не было возможности удержать налог. В такой ситуации налоговому агенту нужно известить инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать налог справкой с признаком 2 — тоже не позднее 1 марта (п. 5 ст. 226 НК РФ). Также по таким налогоплательщикам чиновники требуют сдавать и справку с признаком 1 (см., например, письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/544). Отметим, что эти требования относятся к периодам, когда действовали разные сроки сдачи справок с признаком 1 и 2. Сейчас сроки совпадают. Интересно, поменяется ли позиция контролеров или они все равно продолжат требовать оба варианта.

Если физическое лицо обращается к налоговому агенту с заявлением о выдаче справки 2-НДФЛ, то, скорее всего, она нужна ему:

• для передачи на новое место работы, чтобы получить стандартные налоговые вычеты, поскольку для предоставления таких вычетов учитываются все доходы с начала года, включая доходы, полученные от прежнего работодателя (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ);
• составления декларации 3-НДФЛ, заполняемой на основе сведений из справки 2-НДФЛ;
• представления по иному месту требования (например, при оформлении кредита в банковском учреждении).

Нужно отметить, что налогоплательщик не обязан сообщать, для каких целей ему понадобилась или куда нужна справка 2-НДФЛ. Налоговый агент при этом не может отказать в выдаче справки 2-НДФЛ. Справка должна быть выдана не позже 3 рабочих дней с момента получения налоговым агентом заявления от физического лица (ст. 62 ТК РФ). В противном случае к налоговому агенту могут быть применены меры ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если налогоплательщик запрашивает справку 2-НДФЛ в середине года, налоговый агент заполняет ее на основании имеющихся у него данных на тот момент времени.

Как заполнить справку с признаком «2»? Что делать, если сотрудник из закрытого обособленного подразделения просит справку? Как оформить 2-НДФЛ при реорганизации? Ответы на эти и другие вопросы ищите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

На какие вычеты можно рассчитывать?

Вычеты, предоставляемые труженикам, можно сгруппировать по видам:

• Имущественные, если имели место операции с недвижимостью.
• Стандартные. Сюда относятся вычеты на детей, по инвалидности, ветеранам боевых действий, ликвидаторам техногенных аварий.
• Социальные при наличии расходов на лечение и обучение, потраченные на себя или на родственников.
• Инвестиционные, возникшие в процессе операций с ценными бумагами.

Особенность расчета НДФЛ заключается в том, что доход работника учитывается накопительным итогом с начала календарного года.

Это продиктовано рядом причин. Совокупный доход сотрудника должен быть меньше определенной по закону суммы.

В 2021 и 2021 годах это 350 000 рублей.

С момента достижения вышеуказанного предела налоговые послабления на детей прекращаются.

Когда представление справки 2-НДФЛ не обязательно

Если организация (индивидуальный предприниматель) не исчисляет и не удерживает НДФЛ с доходов физического лица в соответствии с нормами законодательства, то она не является налоговым агентом и представлять справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не обязана. Это касается следующих ситуаций:

1. Производится выплата доходов тем налогоплательщикам, которые должны исчислять и перечислять НДФЛ в бюджет самостоятельно.
2. Происходит выплата в пользу физических лиц такого вознаграждения, с которого налогоплательщик сам должен перечислить налог.
3. Выплачиваются доходы, не подлежащие налогообложению.

О доходах, освобождаемых от обложения НДФЛ, читайте в этой статье.

Как передать документ

Обычно за документом работник приходит самостоятельно. Организации разрешено направлять такой документ по почте с описью вложения, если в заявлении физическое лицо попросит это сделать или даст письменное согласие на отправку.

Что касается распространенного сейчас варианта взаимодействия по электронной почте, справку допустимо отправить по e-mail. Но необходимо учитывать несколько моментов:

• у работодателя имеется электронная подпись, подтверждающая подлинность справки и сведений в ней;
• стороны договорились об обмене документацией электронным способом.

Учтите, что обычно документ передают третьим лицам — в банк, соцслужбу или ИФНС. Поскольку на законодательном уровне его электронная форма пока не установлена, скан или распечатанный бланк без мокрой печати работодателя сотрудники таких учреждений вправе не принять.

Как заполнить справку 2-НДФЛ 2019-2020 гг.

Рассмотрим заполнение справки за 2021 г. на актуальном бланке. Бланков, как и в прошлом году, два:

• Первый — именно он называется 2-НДФЛ — используется для сдачи в ИФНС.

У него такая структура: он состоит из некоего подобия титульного листа, трех разделов и одного приложения. В самом начале документа приводятся данные о налоговом агенте, в разделе 1 — сведения о физлице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 — информация об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 — предоставленные агентом вычеты: стандартные, социальные и имущественные, а в приложении дается расшифровка доходов и вычетов по месяцам.

Как сдать отчетность 2-НДФЛ в налоговую, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

• Второй бланк, который вы должны выдавать работнику, именуется просто «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (без привычного «2-НДФЛ»). Он практически полностью повторяет прежний бланк (из приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected]).

Оба бланка вы можете скачать здесь.

Какой указать признак в справке 2-НДФЛ 2019-2020 гг.? В заголовке справки в поле «Признак» указывается цифра 1, если НДФЛ был удержан налоговым агентом, и цифра 2, если налог удержать не удалось. Правопреемник указывает признаки 3 и 4 соответственно.

Разобраться с тем, какие указывать коды в справке 2-НДФЛ — 2019-2020, поможет расшифровка видов доходов и вычетов. Их перечень содержится в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Подробные правила заполнения справки 2-НДФЛ 2019-2020 гг. содержатся в приказе от 02.10.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2019-2020 гг. можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

«Нестандартные» тонкости «детского» вычета

Сложности может вызвать ситуация с применением льготы по НДФЛ родителем, имеющим на иждивении ребенка-инвалида.

Согласно позиции Минфина в Письме от 20 марта 2021 г. № 03-04-06/15803, родители особенного ребенка должны рассчитывать сразу на два вида вычетов: на обычный «детский» и на дополнительный по инвалидности ребенка.

Рассмотрим на примере.

По предоставленным в бухгалтерию документам известно, что в семье сотрудника воспитывается трое малолетних детей, младший из них имеет оформленную инвалидность. Зарплата за январь месяц составила 50000 рублей. Сотруднику полагается ежемесячно льгота в размере четырех стандартных вычетов на детей: по 1400 рублей — на двух старших детей, а на младшего дается два вычета (3000 рублей, так как это третий ребенок, и 12000 рублей, поскольку ребенок-инвалид).

• Общая сумма всех льгот: 1400+1400+3000+12000=17800 руб.
• Налогооблагаемая масса: 50000-17800=32200 руб.
• Размер НДФЛ: 32200 х 13%=4186 руб.
• К выплате на руки: 50000-4186=45814 руб.

При воспитании ребенка в неполной семье налоговый вычет умножается на два.

Начисляется он в двукратном объеме и при отказе второго родителя от возможности использования этой налоговой льготы.

Итоги

Справка 2-НДФЛ — документ, сдаваемый налоговым агентом в ИФНС в качестве отчета о доходах, выплаченных работнику, и удержанном (или неудержанном) с этого дохода налоге. Справка может потребоваться и работнику, в отношении которого она составлена, для представления в ИФНС, банк, другому работодателю. Для формирования в 2021 году используется бланк справки, введенный с 2021 года. При этом для сдачи в налоговую и для выдачи работнику предусмотрены отдельные формы.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто заполняет декларацию о доходах госслужащих

Все государственные работники, входящие в перечень должностей, утвержденный указом президента № 557 от 18.05.2009, ежегодно должны передавать информацию о материальном состоянии семьи в проверяющий орган. Это касается и тех граждан, кто только заступил на службу. При приеме на работу он обязан предоставить работодателю заполненную бумагу (это требование Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Декларация госслужащих 2021 заполняется отдельно на каждого члена семьи. К ним относятся супруг, супруга и дети, не достигшие 18 лет на 31 декабря отчетного периода.
Документ содержит сведения:

• об имуществе, принадлежащем служащему или члену его семьи;
• о тратах за год;
• обо всех денежных средствах, полученных семьей.