Товарный или кассовый: какие чеки подходят для авансового отчета

Авансовый отчет и общие правила его составления

Итак, в организации выдаются деньги под отчет. Для начала следует сказать, что за последнее время правила выдачи сильно изменились. Однако одно остается неизменным – механизм работы с подотчетными суммами должен быть прописан во внутренних документах компании.

Для того чтобы сотрудник мог получить необходимую сумму, директор издает приказ. С этим приказом подотчетное лицо идет в бухгалтерию и получает деньги. В настоящее время можно получить очередную сумму не отчитавшись по ранее полученной.

После того, как денежные средства потрачены, работник должен предоставить по ним авансовый отчет не позднее, чем через 3 дня, относительно даты, установленной в приказе. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие документы. Следует помнить, что, поскольку в настоящее время широкое распространение получили онлайн – кассы, чек может прийти в электронном виде, но его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если документ утерян или его нет на руках, необходимо приложить к отчету письменные пояснения. В этом случае только директор (в соответствии с установленным внутренним порядком) решает принимать в составе отчета затраты без документов или нет.

Если работник часто берет денежные средства под отчет и у него всегда на руках остается определенная сумма, то налоговая инспекция может обязать приравнять такие суммы к доходу работника со всеми вытекающими отсюда последствиями. Решения в пользу налоговиков в таких случаях суды выносят.

На что обратить внимание с 1 июля 2021 года

Закон об онлайн – кассах внес свои коррективы и в порядок подтверждения правомерности использования подотчетных средств. Здесь нужно обратить внимание на два основных нововведения, которые касаются использования бланков строгой отчетности и содержания кассовых чеков.

Какие документы бухгалтерия не примет?

Напечатанный на бумаге с применением ККТ или распечатанный электронный чек для отчетности в бухгалтерию не подойдет в качестве первичного документа, если на нем отсутствуют в соответствии со ст. 4.7 закона №54-ФЗ и письмом Минфина №03-01-15/63722 от 20.08.2019 следующие сведения:

• название и номер;
• наименование компании или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
• информация о применяемой ИП или организацией системе налогообложения и ее ИНН;
• дата оплаты товара или услуги;
• форма расчета;
• проведенные операции;
• количество и цена приобретенного товара (услуги);
• итоговая стоимость;
• реквизиты первичного документа и подпись продавца, если товар покупался для организации или ИП (придется дополнительно представить накладную или товарный чек);
• регистрационный номер контрольно-кассового аппарата и другие данные, наличие которых в фискальном документе определяется ст. 4.7 закона №54-ФЗ от 22.05.2003.

Не примет ФКЧ бухгалтерия и в том случае, если сведения, отображенные в нем, нельзя прочитать, в результате повреждения отсутствует часть реквизитов или указанные данные не соответствуют отображенным в отчете.

Если сотрудник не предоставил чек

Работник обычно не предоставляет чек в двух случаях: он его потерял или продавец работает без кассового аппарата.

Бывает, что подотчетное лицо просто по невнимательности теряет чек или происходит порча чека. Обычно в таких случаях к авансовому отчету прикладывается служебная записка, где работник поясняет где, когда и по какой причине он потерял конкретный чек. Если директор посчитает нужным возместить такие расходы, то потраченные средства сотрудник получит, однако в расходы такую сумму лучше не включать, особенно при применении УСН. Ведь все расходы должны быть в обязательном порядке документально оформлены.

В том случае, когда продавец не выдает чек в связи с отсутствием новой кассы, нужно запросить у продавца письмо – подтверждение о правомерности отсутствия кассовых аппаратов или копию подтверждающего документа о нахождении на спецрежиме.

Есть возможность получить товарный чек или квитанцию без кассового чека.

Покупка товаров с использованием подотчетных сумм

Наверно, самым распространенным способом траты подотчетных средств является покупка товаров.

В большинстве случаев покупки кассовый чек выдается сразу же на кассе. Это идеальный вариант, когда берется чек, составляется авансовый отчет и передается в бухгалтерию предприятия для проведения отчета.

С вводом в эксплуатацию онлайн – касс, появилась еще одна возможность получить чек. Продавец отправляет в виде СМС сообщения или ссылки на электронную почту всю информацию, касающуюся чека. Его распечатывают и прикладывают к авансовому отчету.

Случается, что подотчетное лицо получает деньги наличными, а оплату производят по карте. В этом случае необходимо предоставить чек об оплате с помощью карты. Если оплата проходит с карты другого человека, например, родственника, то необходимо в письменном виде объяснить, почему товар оплачен кем – то другим, а также расписку, что деньги переданы тому, кто расплатился картой.

Отвечаем на новые вопросы по онлайн-кассам

Мы пробили чек ККТ (электронный платеж) с опозданием: не на следующий день, когда получили выписку из банка, а спустя еще один день, т.к. была проблема с программным обеспечением кассы. В этом случае правильно формировать чек коррекции или просто сообщить в ФНС в произвольной форме?

• Нет, не стоит. Единый налог можно уменьшить до 0 рублей на сумму: страховых взносов в ПФР и ОМС;
• расходов по выплате пособия по временной нетрудоспособности сотрудников;
• за платежи по договорам добровольного страхования ДМС;
• расходов по приобретению ККТ.

Подтверждение подотчетных сумм по командировочным расходам

При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:

1. Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
2. Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
3. Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
4. Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету

Принимаем кассовый чек от подотчетного лица

Для подтверждения понесенных расходов физическое лицо предоставляет в организацию чек как документ, подтверждающий оплату товара, а также товарный чек, при отсутствии расшифровки приобретенного товара в кассовом чеке. Кроме этого должен быть оформлен авансовый отчет.

Это интересно: До скольки можно шуметь в тюмени

Подотчетное лицо покупает товар по договору поставки

Таким образом, учесть в расходах кассовый чек, в котором не указаны обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 6.1 статьи 4.7 Федерального Закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 г., при соблюдении остальных необходимых условий, является возможным вариантом.

В 2021 году вступили в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, – чеков – бумажных и электронных. Хотя список, какие документы требовать от подотчетников во втором полугодии, не изменился, чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы представленные подтверждения соответствовали уже новым требованиям.

Эти данные важны, если работник приобретает товары или услуги от имени компании или ИП. Если он тратит деньги на такси, мойку или ремонт авто, ему обязаны выдать чек, а не БСО, подобная замена кассового чека осталась в исключительных случаях.

Оформление кассовых документов в электронном виде

Благодаря решениям Центробанка стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанция вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде.

Эта позиция отражена так же в письме Минфина России от 25 июня 2007 г. № 03-03-06/1/392. Чиновники указали, что товарная накладная (форма № ТОРГ-12) является первичным учетным документом, подтверждающим осуществление затрат. Бумаги же, косвенно обосновывающие произведенные расходы (в частности, счета-фактуры), могут служить только дополнением к уже имеющейся «первичке». Таким образом, расходы на приобретение товаров, поступивших без товарной накладной от поставщика, считаются документально не подтвержденными.

И не забываем, что по мнению Минфина на сегодняшний день, верно оформленный кассовый документ может служить подтверждением только оплаты. Для принятия к учету, например, оплаченных материалов, необходима товарная накладная или УПД.

Чек без расшифровки товаров

Новый БСО почти не отличается от обычного онлайн-чека. В нем должны быть все реквизиты, как и в кассовом чеке, в том числе QR-код. Разница только в том, что он называется бланком строгой отчетности (п. 2 и 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Также отметим, что до 1 июля 2021 года могут не использовать ККТ — при наличии права не выдавать документ, альтернативный кассовому чеку, хозяйствующие субъекты, поименованные в пункте 4 статьи 4 Закона от 03.07.2020 № 192-ФЗ (в их числе — участники правоотношений в сфере ЖКХ, капремонта, некоторых направлений потребительского кредитования) — ССЫЛКА .

Это интересно: Как зарегистрировать недостроенный дом на земельном участке в 2021 году

Работник потратил собственные средства – подотчет это или нет

Иногда бывает такая ситуация – подотчетное лицо ездит по рабочим делам, а в организации срочно появилась необходимость в том или ином товаре. Зачастую в таких случаях сотрудник тратит на покупку свои личные средства, не возвращаться же специально за деньгами в офис. Он покупает необходимый товар, берет чек или другой документ, подтверждающий факт совершения сделки, а затем, вместе с авансовым отчетом, предоставляет все документы в бухгалтерию компании.

Если директор согласен с такими тратами, то работнику без проблем возвращается сумма покупки.

Нужно иметь в виду, что в такой ситуации о подотчетных средствах речь не идет, поскольку заранее денежные средства на конкретные цели организация работнику не выдавала. Соответственно, нормы, которые действуют в отношении подотчетных сумм, здесь не применяются. Возмещение средств происходит по заявлению сотрудника. Авансовый отчет составлять также не обязательно, можно просто предоставить подтверждающие документы.

Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы

Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов. В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Обратите внимание => Как выглядит социальная карта москвича для пенсионеров

Выдача в подотчет при превышении лимита кассы

Еще одна причина, по которой в организациях любят выдавать деньги под отчет – если превышен лимит в кассе. Величину превышения просто выдают ответственному лицу, тем самым регулируя остаток. Тратятся и подтверждаются такие суммы в общем порядке.

Кстати, при необходимости, подотчетное лицо может вернуть средства обратно в кассу, как излишек подотчетных сумм.

Подотчетник является материально – ответственным лицом. Он получает денежные средства в кассе бухгалтерии, либо прямо на банковскую карту работника и тратит их на нужды организации. По всем потраченным суммам необходимо предоставить авансовый отчет, к которому прикладываются все подтверждающие документы. Закон об онлайн – кассах вносит в эту процедуру свои коррективы. Теперь очень тщательно необходимо проверять все ли необходимые реквизиты содержит чек и корректно ли выдаются бланки строгой отчетности.