Инструкция: составляем приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

При поступлении на работу каждый человек передает свою трудовую книжку вместе с вкладышем работодателю. Вследствие этого у руководства предприятия возникает потребность в организации ведения, хранения и учета этих документов. Для того, чтобы возложить на кого-либо из сотрудников данную функцию, составляется приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Как правильно составить приказ

Унифицированного бланка нет, документ составляется в произвольной форме.

Шаг 1. Оформите на бланке организации. При его отсутствии в верхней части укажите основные реквизиты: название, место расположения, регистрационные коды.

Шаг 2. Проставьте дату, порядковый номер и место оформления. Напишите название — «Приказ». На следующей строке — повод-содержание «О назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек».

Шаг 3. В вводной части сделайте ссылку на нормативно-правовой акт, регулирующий содержание, — п. 45 правил ведения ТК (постановление правительства РФ № 225 в ред. от 25.03.2013).

Шаг 4. После слова «Приказываю» перечислите распоряжения руководителя:

• назначение уполномоченного сотрудника — укажите должность, основание для введения полномочий (например, ссылку на пункт договора найма или должностной инструкции);
• назначение сотрудника на время отсутствия ответственного — укажите должность и условия исполнения (например, форму и размер денежной компенсации);
• напишите, кто осуществляет контроль за исполнением.

Шаг 5. Внесите место для подписи руководителя.

Шаг 6. Перечислите сотрудников, которые упомянуты в тексте, — они поставят подпись после ознакомления с содержанием.

На что следует обратить внимание:

• в содержании, при необходимости, предусмотрите ответственных по всей организации в целом и по отдельным структурным подразделениям;
• правила работы, детальный перечень обязанностей уполномоченного не прописывайте. Они есть в договоре найма, должностной инструкции или ином локальном нормативном акте (например, в положении о ведении и хранении ТК).

Вот так выглядит образец приказа о ведении трудовых книжек и назначении ответственного:

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей

специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

ПРИКАЗ № 45-ЛС

О назначении лиц, ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу ТК

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Во исполнение пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003,

1. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину, а в ее отсутствие менеджера по персоналу С.С. Смирнову ответственными за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек работников.
2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров А.А. Александрову.

Директор: Иванов И.И.С

С приказом ознакомлены: Александрова А.А.

А вот образец распоряжения о переходе на электронные книжки и подачу сведения о рабочей деятельности в электронном виде. Основное содержание — назначается ответственное лицо и определяются новые функции работника в связи с исполнением ФЗ-439 от 16.12.2019:

О переходе на электронные сведения о трудовой деятельности работников и назначении ответственных на период до 31 декабря 2021 года

1 .Назначить начальника отдела кадров Александрову А.А. ответственной за:

• подготовку сведений о деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД и предоставление в ПФР;
• подготовку сведений о деятельности по форме СЗИ-ТД и выдачу их работникам.

2. Назначить специалиста по кадровому делопроизводству В.В. Волошину ответственной за:

• уведомление сотрудников организации о нововведениях в отношении электронных трудовых книжек и о возможности выбора варианта их ведения в срок до 30.06.2020 (включительно);
• сбор заявлений от работников об отказе или о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном бланке в срок до 31.12.2020 (включительно).

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Ответственный: необходимость и приказ о назначении

Для ведения, хранения, учета и выдачи трудовых в любой организации обязательно назначается специальное должностное лицо (п. 45 правил, утв. постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Это не всегда отдельный специалист, иногда на сотрудника дополнительные обязанности возлагаются приказом. Требования и ответственность за отсутствие специального распоряжения приведены в таблице.

ВАЖНО!

Отдельное уполномоченное лицо утверждается руководителем (абз. 2 п. 45 постановления правительства № 225 в ред. от 25.03.2013). Приказ об ответственных за ведение трудовых книжек — документ обязательный.

Как и сколько хранить

Приказ о назначении ответственного (ответственных) за работу с ТК относится к приказам по основной деятельности. Такие документы хранятся не в кадровой службе, а работниками канцелярии. Затем — в архиве организации. Срок хранения — 75 лет (ст. 19 перечня, утв. приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010).

Тип документа: Приказ

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 2,1 кб

Кто пишет приказ

Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.

Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.

Бланк документа

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

В соответствии с требованиями п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

• Приказ: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Приказ» по всему сайту
• «Приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример)».doc

• Приказ о назначении сотрудника таможенных органов на новую должность с сохранением оклада по ранее занимаемой должности и о перерасчете ежемесячной надбавки к окладу по занимаемой должности
• Приказ о назначении сотрудника таможенных органов на новую должность с сохранением оклада по ранее занимаемой должности, а также с сохранением права на исчисление пенсии за выслугу лет, исходя из оклада по ранее занимаемой должности
• Приказ о назначении, размере и сроках выплаты пособия по безработице
• Приказ о назначении, размере и сроках выплаты стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости
• Приказ о назначении, размерах и сроках выплаты материальной помощи безработным гражданам, утратившим право на пособие по безработице, а также гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости
• Приказ о назначении ответственного за обращение с трудовыми книжками работников предприятия
• Приказ о назначении инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации (пример)
• Приказ о назначении ответственных за электрохозяйство в электроустановках организации
• Приказ о назначении исполняющим обязанности
• Приказ о направлении в командировку сотрудников органов внутренних дел по Московской области

• Скачано документов

Занесено в базу

Внесены исправления в

• Договоры
• Все документы

• Агентский договор
• Договор аренды
• Договор аренды жилого помещения
• Договор аренды нежилого помещения
• Договор аренды транспортного средства
• Договор аренды имущества
• Договор аренды земельного участка
• Договор аренды предприятия
• Договор банковского вклада
• Договор банковского счёта
• Договор банковской гарантии
• Брачный договор
• Договор безвозмездного пользования
• Договор дарения
• Договор задатка
• Договор займа
• Договор залога
• Защита авторских прав
• Защита прав собственности
• Договор доверительного управления
• Договор комиссии
• Договор кредита
• Договор купли-продажи
• Договор купли-продажи транспортного средства
• Договор купли-продажи имущества
• Договор купли-продажи недвижимости
• Договор купли-продажи земельного участка
• Договор купли-продажи валюты и ценных бумаг
• Договор лизинга
• Договор мены
• Договор на оказание услуг
• Договор перевозки
• Договор подряда
• Договор бытового подряда
• Договор строительного подряда
• Договор поручения
• Договор поручительства
• Договор поставки
• Договор бытового проката
• Договор пожизненной ренты
• Договор о совместной деятельности
• Договор страхования
• Трудовой договор
• Договор уступки права требования
• Учредительные договоры
• Договор франчайзинга
• Договор хранения

• Акт
• Анкета
• Ведомость
• Выписка
• График
• Данные
• Декларация
• Доверенность
• Договор
• Жалоба
• Журнал
• Задание
• Заключение
• Записка
• Запрос
• Заявка
• Заявление
• Исковое
• Извещение
• Инструкция
• Информация
• Карта
• Карточка
• Книга
• Контракт
• Опись
• Отчет
• Паспорт
• Перечень
• Письмо
• План
• Показатели
• Положение
• Постановление
• Предложение
• Представление
• Претензия
• Приказ
• Протокол
• Разное
• Разрешение
• Расписка
• Распоряжение
• Расчет
• Реестр
• Резюме
• Решение
• Сведения
• Свидетельство
• Сертификат
• Смета
• Соглашение
• Сообщение
• Список
• Справка
• Таблица
• Требования
• Уведомление
• Удостоверение
• Устав
• Характеристика
• Ходатайство

• Календарь праздников и выходных на 2021 год
• Регистрация малого бизнеса полезно
• Как самостоятельно составить договор
• Таблица кодов ОКВЭД

• Типовые договоры
• Образцы документов
• Политика конфиденциальности
• Обратная связь

• Что нужно сделать работодателю
• Переход на ЭТК: как правильно действовать
• Приказ об ответственном за ведение ЭТК — образец
• Подводим итоги

Обязательный переход на электронные трудовые книжки с 2021 года введен Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ…». Процедура носит постепенный характер, на нее отводится весь 2021 год, а состоит она из нескольких обязательных действий со стороны каждого работодателя.

Об отказе от получения ТК

В день увольнения сотруднику возвращается его ТК. Факт передачи фиксирует либо подпись получателя в соответствующем журнале, либо акт выдачи трудовой книжки работнику, однако если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, то составляется иной документ, задача которого — зафиксировать отказ. Он подписывается сотрудником отдела кадров и двумя свидетелями отказа. В нем указываются Ф. И. О. работника, его должность, причина увольнения и то, что ему было предложено получить книжку в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления: это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель обязан соблюсти порядок, устанавливающий, как оформить передачу трудовой книжки работнику в такой ситуации. Работодатель направляет бывшему сотруднику письмо, в котором предлагает явиться за документом в офис либо дать письменный ответ с согласием на пересылку ТК почтой. В случае отказа он вправе оформить бумагу об отказе в получении ТК.

Что нужно сделать работодателю

Все нововведения по переходу на персональный электронный учет трудовой деятельности и стажа работающих граждан должны быть оформлены согласно нормам трудового законодательства.

В связи с этим работодатели в 2021 году должны:

• До 30.06.2020 письменно уведомить каждого сотрудника о необходимости решить, продолжать учет его деятельности в бумажной форме или перейти на электронную.
• До 31.12.2020 получить от сотрудников персональные заявления на имя работодателя о принятом решении и внести соответствующую запись в сведения для Пенсионного фонда.
• Оформлять и предоставлять в ПФР персонифицированные отчеты по форме СЗВ-ТД (ст. 66.1 ТК РФ) до 15 числа месяца, идущего за тем, в котором произошли кадровые изменения.

• Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку, то следует вести учет в двух вариантах: электронном и бумажном.
• Если выбор сделан в пользу ЭТК, нужно в бумажной книжке сделать запись о получении соответствующего заявления сотрудника и выдать книжку на руки.
• Внести изменения, связанные с введением цифрового кадрового учета, в локальные нормативные акты и должностные инструкции.

Переход на электронный учет

С 2021 года в активный обиход входят электронные ТК, пока добровольно. Работодатели рассылают сотрудникам уведомления о возможности такого перехода. Тем, кто готов к нему, бумажные трудовые книжки выдаются на руки, а весь последующий учет деятельности гражданина ведется в электронной форме. Важно помнить, что выданные бумажные документы не теряют своего действия — они продолжают свидетельствовать об имевшемся ранее, до введения электронного учета, стаже.

По факту выдачи ТК работнику на руки работодатель составляет бумагу.

Впоследствии, если это необходимо, сотрудники отдела кадров составляют акт об отсутствии трудовой книжки в отделе кадров — этот протокол зафиксирует документально, что ТК передана на руки работнику.

Подводим итоги

• Для выполнения действий по переходу на электронные трудовые книжки необходимо назначить ответственных лиц.
• Приказ о назначении ответственных не имеет утвержденной формы и может быть составлен в свободном формате.
• Издать приказ и установить основных исполнителей следует как можно раньше, чтобы обеспечить выполнение всех необходимых мероприятий по переходу на ЭТК.

Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу.

С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

Приказ об ответственном за ведение ЭТК — образец

Унифицированная форма приказа о назначении ответственных лиц за электронные книжки не утверждена. Его можно оформить в свободной форме с указанием реквизитов работодателя на обычном листе или фирменном бланке.

Пример приказа об ответственных лицах:

Образец приказа об ответственном за электронные трудовые книжки

Для чего издается данный приказ

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте. За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта. Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

Зачем нужен приказ

Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.

Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.

В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.

В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) придется именно ответственному сотруднику.

Можно ли обойтись без ответственного

Руководитель в соответствии с нормами законодательства должен назначить ответственного за ведение трудовых или же взять эту обязанность на себя. Такие требования указаны в Правилах ведения трудовых книжек.

Таким образом, необходимость установить ответственное лицо закреплено законодательно.

В случае, если оно все же не было назначено, то в соответствии с КОАП будет наложен штраф, размер которого будет достигать 50 тысяч руб. При этом данное наказание накладывается не на должностное лицо, а непосредственно на организацию.

Как получить трудовую книжку, кто её оплачивает

Основной нормативный акт, регламентирующий сроки и схему выдачи трудового регистра человеку, который в первый раз устраивается на работу, — Постановление Правительства № 225 от 25.03.2003. В пункте 8 прямо указано, что открытие трудового документа для сотрудника возложено на нанимателя. Причём есть определённый срок для этой процедуры — не более пяти рабочих дней. Работодатель не имеет права никуда отправлять самого сотрудника за трудовой — именно он должен обеспечить её наличие. Для этого и крупные, и малые предприятия заранее закупают бланки трудовых у Гознака и ведут реестр этих документов, отчитываясь ежемесячно по их использованию. Отражается это в Книге учёта трудовых книжек.

За оформление книжки плата не берётся, а вот за сам бланк должен заплатить работник, это его собственность (смотри пункт 47 указанного постановления). Исключения здесь составляют только случаи, когда документ испорчен или утерян по вине работодателя. Стоимость бланка трудовой книжки (как и вкладыша к ней) варьируется от 180 до 250 ₽ в зависимости от региона. В Москве и Петербурге она может доходить до 400 ₽.

Грамотный кадровик никогда не предложит человеку вычесть стоимость бланка из первой зарплаты, это незаконно. Взять деньги за книжку нужно сразу при её оформлении и лучше через приходник наличными средствами. Допускается даже дать в долг человеку, если у него нет на это средств в данный момент.

Как получить трудовую книжку впервые

Есть всего 3 способа приобретения (получения) трудовой книжки:

1. У первого работодателя (это может быть юр. лицо или индивидуальный предприниматель, но только не физ. лицо).
2. Самостоятельно в отделениях Роспечати, в книжных, канцелярских магазинах или на почте (но это право, а не обязанность человека).
3. Некоторые вузы сейчас проводят своего рода PR-акции, когда вместе с дипломом выдают своим выпускникам чистые бланки. Но это ни к чему не обязывает.

В любом варианте запрещено заполнять титул-лист самостоятельно, это может быть сделано только первым работодателем. Иначе трудовой регистр будет признан недействительным.

Документы для оформления

При оформлении на работу и для заполнения трудового регистра нужен следующий пакет документов:

• паспорт гражданина РФ (заменяющий его документ);
• документ, удостоверяющий информацию об образовании (диплом, аттестат и пр.), свидетельство о получении специальных знаний и навыков, если того требует специфика работы;
• для военнообязанных граждан — военный билет;
• страховое пенсионное свидетельство — СНИЛС (если оно ещё не получено, оформляется работодателем);
• сертификаты о доп. обучении или дипломы с курсов повышения квалификации (если есть, подаются по желанию нового сотрудника);
• при трудоустройстве на определённые должности — справка об отсутствии судимости либо бумага о том, что человек не привлекался к ответственности за употребление наркотических и психотропных веществ.

На основании первых двух документов заполняется титульник трудовой, остальное понадобится для внесения персональной информации в личную карточку сотрудника.

Кадровый служащий не имеет права вносить какие-либо данные в трудовой регистр без знакомства с документами, которые их подтверждают. Заполнение бланка со слов работника запрещено трудовым правом. Это же касается и исправлений.

Основанием для внесения любой записи в книжку могут быть только оригиналы документов работника. Это обусловлено тем, что информация на титул-странице должна быть на 100% корректной, без грамматических ошибок. Ведь ошибка хотя бы в одной букве Ф. И. О. может привести к аннулированию всего документа.

Примеры заявлений на получение трудового регистра — нового и дубликата

Есть несколько жизненных ситуаций, когда трудящемуся приходится писать заявление на выдачу ему трудовой книжки:

1. Первое место работы — в этом варианте законодательным основанием для её выдачи является пункт 4 статьи 65 ТК РФ.

   

   Читайте также:  Заполняем поля счета-фактуры обособленного подразделения правильно: КПП, ИНН и прочие сведения

   Заявлением на выдачу трудовой книжки сотрудник подтверждает, что это его первое место трудоустройства

2. Утрата существующей книжки, её повреждение, которое не позволяет прочесть данные. Здесь нужно сослаться на пункт 5 указанной статьи. Но законодательство предусматривает обязательное указание причины.

   

   При утрате книжки будет восстановлен только тот стаж, который подтверждён документами

Восстановление трудовой книжки

При утрате книжки работнику надо учитывать требования пункта 31 Постановления № 225, где сказано, что нужно сразу сообщить об этом нанимателю по последнему месту работы. Он должен в течение 15 дней с момента поступления к нему заявления выдать заявителю дубликат трудовой. Причём все записи с предыдущих мест работы могут быть восстановлены только в случае, если на это есть подтверждающие документы, которые должен представить работник, к примеру:

• оригиналы трудовых соглашений;
• справки 2-НДФЛ, выданные человеку за годы работы;
• распоряжения по трудовой деятельности (приём, увольнение и пр.);
• ежемесячные расчётные квитки по зарплате и т. д.

Полный перечень удостоверяющих стаж документов установлен в пункте 11 Постановления Правительства РФ № 1015.

За бланк трудовой платит сам работник (рекомендуется указать это в заявлении).

Если вдруг утерянная книжка находится, когда уже готов её дубликат, необходимо уничтожить именно дублирующий документ. Приоритет устанавливается для первичной трудовой книжки.

При утрате трудовой по вине нанимателя он самостоятельно с помощью специальной комиссии и, естественно, за свой счёт восстанавливает документ. Заявления от работника в этом случае не требуется.

Разберём вкратце ещё один момент: на практике случается, что работник пытается завести вторую книжку, заведомо вводя в заблуждение своего нынешнего работодателя. На то есть несколько причин, как правило, человек хочет:

• ликвидировать данные о предыдущих местах трудоустройства (увольнение «по статье», несоответствующую должность и т. п.);
• кардинально изменить сферу деятельности;
• трудоустроиться в два места одновременно.

Всё это — наказуемые деяния, обеим сторонам нужно знать, что предусмотрена следующая ответственность:

1. Нарушителя можно уволить по статье за предоставление ложных сведений при поступлении на работу.
2. Если трудовая была сделана для двойного трудоустройства, работодатель имеет право взыскать через суд с нерадивого сотрудника НДФЛ и взносы, которые были уплачены за него.
3. Стаж, указанный в несанкционированной трудовой, не будет засчитан при формировании пенсии.
4. Если во время работы человек брал 2 листка нетрудоспособности и получал по обоим больничным компенсацию, это может быть расценено как незаконное обогащение.
5. Подделка документов может преследоваться и по УК РФ (статьи 159 и 327).

Во сколько лет можно получить трудовую книжку

Главный документ, который регулирует вопрос возраста для получения трудового регистра, — статья 63 ТК РФ. В ней указано, что есть вариации:

1. 16 лет — первый срок, который устанавливает законодательство. После его исполнения нет никаких ограничений и условий для выдачи молодому человеку, который хочет работать, трудовой книжки.
2. В 15 лет для получения трудового регистра нужно, чтобы человек:
   либо уже прекратил своё образование, либо учился по заочной форме (дневное обучение не предполагает трудоустройства);
3. устраивался только на лёгкий труд и только в случае, если работа не мешает получать образование.
4. 14 лет — возраст, когда также можно начинать работать, но:
   нужно, чтобы выполнялись ограничивающие условия для пятнадцатилетних;
5. потребуется письменное разрешение от родителей соискателя.
6. Возможно официальное трудоустройство несовершеннолетних детей, принимающих участие в съёмках кино, концертных или спортивных программах, шоу и т. п. В этом варианте трудовая книжка заводится работодателем, а трудовой контракт подписывает один из родителей. В нём обязательно должны быть указаны следующие моменты:
   максимальная допустимая продолжительность каждодневной работы (у каждого возраста она своя);
7. условие, что трудовая деятельность не должна наносить ущерб нравственному или психологическому состоянию ребёнка.

То есть наниматель при заключении трудового соглашения должен выдавать трудовую книжку всем, вне зависимости от возраста сотрудника. Главное здесь — не сам факт выдачи трудовой, а грамотные формулировки в контракте.

Является ли приказ обязательным для каждой организации

Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.

В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.

Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.

В каких случаях делается дубликат

Трудовая книжка для каждого сотрудника – важнейший документ. Она откосится к бланкам строгого учета, на ее основе в дальнейшем вычисляется трудовой стаж и происходит начисление пенсионных выплат и поэтому она нуждается в особом отношении.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Большую часть времени трудовая книжка находится у работодателя и только в период отсутствия работы – на руках у ее собственника. Тем не менее, именно в этот короткий промежуток времени она может быть утрачена или непоправимо испорчена. В этом случае владельцу потребуется сделать ее дубликат.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
• на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Для чего нужна книга выдачи и учета?

Пунктом 41 Правил предусмотрено, что книга учета трудовых книжек, как и книга по учету бланков и вкладышей должны заверяться подписью руководителя предприятия, затем пронумеровываться и прошнуровываться, после чего их необходимо скрепить печатью или опломбировать. Столь серьезные меры против фальсификации вполне оправданы, однако вызывают некоторые трудности при ведении книг. Поэтому в практике кадровых служб и бухгалтерий для заверки всех учетных форм используют оттиск печати предприятия.

Должностное лицо, работающее с трудовыми книжками, должно, прежде всего, принять все имеющиеся в кадровой службе книжки работников, проверить наличие книги выдачи и учета книжек, а также правильность ее заполнения. Обязательной является также проверка наличия бланков трудовых книжек и вкладышей. Нужное количество бланков можно определить, исходя из потребностей организации в рабочей силе, а также учитывая категории людей, принимаемых на работу. К примеру, если организация активно работает с выпускниками вузов, бланков потребуется больше.

Если при проверке обнаружилось отсутствие отдельных трудовых книжек, нужно выявить причину, а затем организовать поиск, результаты которого вносятся в соответствующий акт с описанием всех проведенных мероприятий.

Правила выдачи трудовой книжки работнику

• Выдача трудовой книжки человеку, который устраивается на работу первый раз, должна производиться не позднее, чем через 5 дней после начала трудовой деятельности, и в присутствии самого работника.
• Бланк трудовой кадровик получает из бухгалтерии предприятия. Однако, несмотря на предусмотренную законодательством процедуру оформления, нередко бывают случаи, когда работник приносит бланк в кадровый отдел с просьбой его заполнить. Здесь стоит подчеркнуть, что законодательство запрещает приобретение бланка трудовой книжки самим работником, поэтому представителям кадровых служб организаций запрещено оформлять и заполнять подобные документы.
• В журнал учета движения трудовых книжек должны вноситься лишь те документы, которые прежде были внесены в книгу учета бланков и вкладышей, имеющуюся в бухгалтерии предприятия.
• Неправильное ведение трудовых книжек может привести к административному штрафу, который достигает 50 минимальных зарплат. Штраф налагается на должностное лицо, нарушившее порядок заполнения документа.

Документы, необходимые для оформления трудовой

Все лица, поступающие на работу, обязаны предъявить руководителю следующие документы:

1. Паспорт (допускается любой другой документ, подтверждающий личность).
2. Свидетельство об образовании, квалификации и специальных знаниях.
3. Обязательно предъявление медицинской справки.
4. Справка об отсутствии или наличии судимости, уголовного преследования или освобождения.
5. Страховое свидетельство о пенсионном страховании (если человек устраивается на работу впервые, этот документ не требуется).
6. Документ о постановке на учет в государственной налоговой инспекции (можно предъявить как подлинный документ, так и копию).
7. Если лицо имеет несовершеннолетних детей, необходимо предъявить их свидетельства о рождении.
8. Военнообязанным и лицам, подлежащим призыву, необходимо предъявить документы воинского учета.

Последствия неправильного оформления трудовой книжки

Вследствие неправильно оформленных вкладышей и трудовых книжек работник может столкнуться со следующими проблемами и трудностями:

1. Если в трудовой книжке указана некорректная причина увольнения, работник может столкнуться со сложностями при устройстве на новое место работы. Может возникнуть ситуация, при которой работник не сможет подтвердить работу на какой-либо должности.
2. Серьезным последствием ошибок в трудовой книжке может стать невозможность доказать свой истинный трудовой стаж, когда придет время оформлять пенсию. На практике известно множество случаев, когда. Пенсионный фонд отказывался выплачивать гражданам пенсию лишь на том основании, что некоторые данные, внесенные в трудовую книжку, не соответствуют паспортным данным работника, из чего следует вывод, что данная трудовая книжка принадлежит другому человеку.
3. Самой распространенной является ситуация, когда ФИО работника немного расходится с вариантом записи в паспорте, к примеру, в имени Наталья вместо «ь» указана буква «и». Чтобы подтвердить, что трудовая книжка принадлежит именно этому работнику, ему придется добыть многочисленные архивные справки, но чаще всего люди восстанавливают право на пенсию через суд.

Ошибки в заполнении трудовых книжек сулят проблемы не только самим работникам, но и их работодателям, а также работникам кадровых отделов, которые отвечают за процедуру ведения книжек. Халатность должностных лиц по закону карается административной ответственностью:

1. В случае нарушения законодательства о труде работодателя ждет наложение огромного административного штрафа, объем которого может составлять от 30000 до 50000 рублей. Штраф может быть заменен приостановлением деятельности организации сроком на 2 месяца.
2. При задержке работодателем выдачи сотруднику трудовой книжки при увольнении на работодателя налагается ответственность за выплату работнику компенсации за каждый день неоправданной задержки. Таковой считается и задержка по причине несвоевременных исправлений ошибок в записях.

Следует обратить внимание на следующую деталь: уже было сказано, что оформляя работнику впервые трудовую книжку, работодатель взимает с работника плату за ее покупку. Однако существуют случаи, когда плату брать запрещено:

• В случаях массовой потери трудовых книжек, например, в случае катаклизмов или любой другой чрезвычайной ситуации.
• Если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя.
• Если вследствие халатности работников кадровой службы трудовая книжка была изначально заполнена неверно.

Действия, когда работник отказывается забирать трудовую книжку

Алгоритм шагов в случае, когда сотрудник не хочет забирать свою трудовую книжку, может быть следующим:

1. Если человек в последний рабочий день наотрез отказывается от визирования бланков кадрового документооборота и получения трудовой, об этом составляется акт. Достаточно двух свидетелей, которые подтвердят своими подписями данный факт.

   

   Акт должен быть подписан инициатором и засвидетельствован двумя работниками

2. Кадровик должен всё-таки направить в адрес сотрудника уведомление с напоминанием, что ТК РФ обязывает работодателя выдать ему трудовую книжку и что он имеет право забрать документ как лично, так и с помощью почтового отправления, но на это нужно его согласие. Стоит отметить, что после данного уведомления требования о выплатах за задержку книжки будут неправомочны.

   

   Уведомляя работника о необходимости получения книжки, дайте ему варианты

3. После этого во внутренних документах ставятся отметки об отказе.

Видеоинструкция: выдача трудовой при увольнении