6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года: образец заполнения по инструкции

Отчетность работодателя

Денис Покшан

Эксперт по налогам, бухгалтерии и кадровому учету

Актуально на 24 сентября 2018

6 НДФЛ за 9 месяцев 2021 года — образец заполнения отчета вы увидите в этой публикации. Также приводятся инструкция и примеры по конкретным ситуациям в части переходящей зарплаты. Ответим на вопросы: какой срок сдачи 6-НДФЛ за 3 квартал 2021 года? Какой бланк применять? Как его корректно заполнить? Что учесть при выплате отпускных, больничных или переходящей зарплаты? Оштрафуют ли за несвоевременное представление отчета? Исчерпывающий ответ на эти и другие вопросы — в этой публикации.

Что показывает форма 6-НДФЛ

6 НДФЛ — это сравнительно новый, обязательный для всех работодателей, отчет, применяемый с 1-го квартала 2021 года.
В него включают информацию о:

• вознаграждениях (доходах) сотрудников;
• начисленном, удержанном и перечисленном НДФЛ;
• сроках назначения, удержания и перечисления налога.

Бланк документа и алгоритм его оформления утвержден приказом ФНС 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Для расчета за 9 месяцев следует брать форму в ред. приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/[email protected]

Скачать актуальный бланк 6-НДФЛ можно здесь.

Кто и куда сдает 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года

Форма представляется в ФНС по месту учета налоговых агентов, выплачивающих доходы по трудовым и гражданско-правовым договорам физлицам. Агентами по НДФЛ считаются организации и ИП, а также частные нотариусы, адвокаты и иные самозанятые лица, платящие доходы «физикам».

В 6-НДФЛ попадают все начисленные доходы вне зависимости от того, выплачены ли они или нет. Если зарплату сотрудникам вы не начисляли и не выдавали, формировать расчет нет необходимости. Однако при этом желательно уведомить налоговиков, что отчет вы не представляете по причине отсутствия данных для его заполнения.

Филиалы также обязаны представлять форму 6 НДФЛ в налоговую по месту учета. При этом на титульнике формы указываются КПП и ОКТМО, соответствующие территориальному расположению данной обособки. Исключение – крупные налогоплательщики, которые вправе сдавать формуляр по месту учета головной организации. Однако налоговики не считают данную позицию правомерной и хотят видеть отчет в ИФНС по месту учета подразделения (письмо Минфина РФ от 19.12.16 № БС-4-11/[email protected]).

Также см. “Срок сдачи 6-НДФЛ за 3 квартал 2021 года“.

Ответственность за нарушение сроков

Несданная в срок или ошибочная декларация является одним из оснований административной ответственности. К исполнению наказания привлекается как руководство предприятия, так и лицо, непосредственно отвечающее за сдачу документов, как правило, это бухгалтер.

Избежать штрафа можно только одним способом: если в организации самостоятельно выявили ошибку подсчетов при сдаче и в ближайшие сроки перенаправили исправленный вариант.

Размер штрафа распределяется следующим образом, согласно ст. 15.6 КоАП РФ:

Если в ходе проверки выяснилось, что выплаты по НДФЛ были переведены на счет ФНС не во время или же не в полном размере, то, согласно ст. 123 НК РФ, руководство организации ожидают санкции в размере 20% от величины не поступившего на счет налога.

Таким образом, декларация 6 НДФЛ является одним из обязательных элементов предприятий, производящих выплаты своим сотрудникам. Несвоевременная сдача документации влечет за собой административную ответственность как на руководство организации, так и на бухгалтера, обязанного сдать данный отчет.

Порядок оформления 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 года

Форму заполняют на основании налоговых регистров по учету НДФЛ. К общим требованиям заполнения относятся:

• внесение информации в каждую отдельную ячейку слева направо;
• обязательное заполнение суммовых и реквизитных показателей, в случае отсутствия каких-либо данных проставляется 0;
• если в процессе оформления остаются незаполненные знакоместа, в них проставляют прочерк;
• страницы имеют сквозную нумерацию.

В расчетах, сдаваемых на бумаге, запрещается:

• внесение исправлений штрих-корректором;
• двусторонняя печать.

Форму разрешено заполнять синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Образец 6-НДФЛ можно скачать здесь.

Титульный лист

Титульник формы 6-НДФЛ заполняется как налоговым агентом, так и работником налогового органа в специально отведенных ячейках. В нем приводятся:

1. ИНН КПП организации (или только ИНН для предпринимателей или самозанятого населения) в соответствии со свидетельством о постановке на налоговый учет.
2. В строке «Номер корректировки» указывают порядковый номер уточненки. Для первичного отчета фиксируется значение 000.
3. В поле «Период представления» приводят кодовое обозначение отчетного периода:

Что это такое

6 НДФЛ – ежеквартальная форма отчетности, которая сдается, как правило, в последний день месяца, который следует за предыдущим отчетным периодом.

Если срок сдачи выпадает на праздник или выходной, то он переносится на ближайший рабочий день. Общая годовая декларация в обязательном порядке сдается до 1 апреля.

Отчет производится в инспекции по месту реализации предпринимательской или банковской деятельности. Организации, которые имеют филиалы или представительства должны сдавать 6 НДФЛ отдельно по всем работником каждого подразделения.

Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность на системе ЕНВД или патенте, в свою очередь, сдают отчеты в инспекции, в которой признаны как плательщики данных налоговых сборов.

Раздел 1

Разд. 1 формы 6-НДФЛ включает в себя обобщенные сведения о доходах, а также о начисленном и удержанном налоге с января по сентябрь 2018 года. Раздел заполняют обособленно в отношении каждой ставки налога, за исключением строк 060-090. Суммарные показатели по данным строкам фиксируется только на первой странице разд. 1.
В данном разделе приводятся:

Рассмотрим пример заполнения разд. 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года.

ООО «Альянс» за 9 месяцев 2021 года начислило своим сотрудникам доход в сумме 6 832 350 руб. Сумма вычетов составила 210 000 руб. Сумма исчисленного НДФЛ —860 906 руб. Сумма неудержанного налога — 102 700 руб.

Контрольные соотношения для проверки

Учет подоходного налога – достаточно сложная и трудоемкая процедура. Необходимо производить расчет по каждому работнику, учитывать виды выплат, применения вычетов и т.п. Поэтому при заполнении итоговой формы 6-НДФЛ высока вероятность ошибиться в расчетах.

Чтобы проверить себя, будет полезно воспользоваться контрольными соотношениями, которые используют сами налоговики (письмо ФНС РФ от 10.03.2016 N БС-4-11/).

1. Строка 020 раздела 1 (начисленный доход) не может быть меньше строки 030 (сумма вычетов). Если это условие не выполняется, следует проверить правильность применения вычетов.
2. Значение строки 040 (начисленный налог) должна получаться расчетным путем из других строк раздела:

Стр. 040 = (стр. 020 – стр. 030) / 100 х стр. 010

Здесь возможна погрешность, т.к. НДФЛ рассчитывается отдельно по каждому сотруднику и округляется до целых рублей. Чтобы определить допустимое отклонение, нужно значение строки 060 (количество получателей дохода) умножить на количество строк 100 (число выплат).

1. Значение строки 040 должно быть больше строки 050 (фиксированный платеж для иностранцев). Если это не так, значит расчеты по НДФЛ с доходов иностранных работников ведутся с ошибками.

Раздел 2

Данный раздел оформляется за 3 отчетных месяца, т. е. при подготовке расчета за 9 месяцев сюда переносятся сведения за июль, август, сентябрь.
В разд. 2 фиксируется следующая информация:

Если хотя бы по одному виду дохода, полученному в дату, указанную в стр. 100, отличается день удержания или перечисления налога, по этому доходу формируется отдельный блок стр. 100-140.

Далее рассмотрим порядок заполнения разд. 2, продолжив предыдущий пример.

Алгоритм оформления отчета при выплате премий, отпускных и больничных

начислила 30-ти сотрудникам:

Компенсация отпуска при увольнении была выплачена работнику 10.09.2018., отпускные — 20.08.2018, больничные пособия — 16.07.2018.

15 августа выплачено вознаграждение физлицу, выполнявшему по гражданско-правовому договору монтаж оборудования, в сумме 20 000 руб. (НДФЛ — 2 600 руб.). Дата выплаты аванса — 20 число каждого месяца, зарплаты — 5 число месяца, следующего за месяцем начисления дохода.

Как правильно отразить переходящие выплаты

Изучая вышеприведенный пример заполнения формы 6-НДФЛ, вы, возможно, зададитесь вопросом: не ошибся ли бухгалтер ООО «Альянс», отразив в документе за 9 месяцев зарплату за июнь и не зафиксировав данные за сентябрь. Как правильно отобразить в формуляре переходящую зарплату? Ответ на данный вопрос дала ФНС в своем письме от 25.02.2016 № БС-4-11/3058: в разд. 2 фиксируются лишь показатели о тех доходах, с которых был исчислен, удержан и перечислен налог в течение последних 3-х месяцев, за которые формируется отчет.

То есть в условиях примера доход за сентябрь считается полученным, но срок удержания налога и его перечисления наступит лишь в октябре (в день выплаты зарплаты), т. е. уже в 4-м квартале 2018 года. Следовательно, и фиксировать эти сведения следует в отчете за 2021 год (Письмо ФНС от 25.01.2017 №БС-4-11/1249). При этом в стр. 020 разд. 1 отражается обобщенная сумма дохода работников с января по сентябрь.

Аналогичным образом отображается зарплата за июнь 2021 года. Поскольку налог был удержан и перечислен в бюджет уже в июле 2018 года, то и сведения о июньском заработке сотрудников фиксируются в отчете за 9 месяцев.

Горячие вопросы по заполнению формы 6-НДФЛ

Поскольку расчет 6-НДФЛ появился лишь в 2021 году, налоговики часто дают пояснения и рекомендации о порядке оформления документа в том или ином случае.

Рассмотрим некоторые из них:

1. Как отразить в форме 6-НДФЛ суточные или иные необлагаемые доходы?

Суточные в размере установленных в НК лимитов (700 руб./сутки — по России и 2 500 руб./сутки — загранкомандировки) в расчете 6-НДФЛ не отражаются, поскольку не облагаются налогом. А необлагаемые суммы в форму 6-НДФЛ не включаются (см. вопрос 4 письма ФНС от 01.06.2016 № БС-4-11/[email protected]). Сверхлимитные суточные (также, как и иные выплаты сверх установленных в НК норм, например, стоимость подарков более 4 тыс. руб.) признаются доходом налогоплательщика, и с них удерживается налог в ближайший за датой утверждения авансового отчета день выплаты зарплаты.

1. Сдавать ли уточненный расчет за 1-й квартал и полугодие, если в августе была обнаружена ошибка за февраль 2021, которая привела к занижению налогооблагаемой базы?

Вывод

Формально предоставление нулевого 6-НДФЛ не является обязательным. Если у экономического субъекта нет данных для заполнения формы, то он не является налоговым агентом, а значит – не должен сдавать этот отчет вообще. Однако, чтобы избежать проблем с налоговиками, следует направить в ИФНС письмо с информацией об этом. Нередко налоговые агенты вместо письма сдают нулевой отчет. Сроки для направления письма или сдачи нулевой формы 6-НДФЛ – такие же, как и для «обычного» отчета.

Читать также

27.07.2016

Каковы сроки представления отчета в ФНС и штрафы за несвоевременную сдачу формы 6 НДФЛ

Форма 6-НДФЛ формируется раз в квартал и направляется в ФНС не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть по итогам 9 месяцев формуляр следует представить налоговикам до 31.10.2018.

Если налоговый агент по какой-либо причине опоздает, и расчет попадет налоговикам позднее установленного срока, то ФНС выставит санкции за каждый месяц просрочки (полный или неполный) в размере 1 тыс. руб. (п. 1.2 ст. 126 НК РФ), а также заблокирует расчетный счет, если просрочка превысит 10 дней (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Правила подачи

Декларация может быть подана в нескольких формах, выбор которых зависит исключительно от вида предприятия.

Разберем основные моменты:

1. Если на предприятии работает максимум 25 человек, то декларация может быть подана на бумажном носителе непосредственно в налоговое подразделение или же почтовым отправлением.
2. Если количество работников превышает число 25, то отчетность производится в электронной форме, согласно п. 2 ст. 230 НК РФ.