Операции по учету потерь и недостач для многих предприятию являются специфическими и нетипичными. Счет бухгалтерского учета используют для отражения сумм выявленных недостач. В статье мы разберемся об особенностях учета недостачи и порчи ценностей, а также рассмотрим типовые проводки и примеры по счету.
Зачем нужны нормативы потерь?
Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» оказывает влияние на формирование расходной части. На нем отображаются:
- Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации.
- Ущерб в результате порчи имущества предприятия.
Данный счет — активно-пассивный, поэтому у него могут быть остатки по дебету и по кредиту. На дебете собирается утраченное имущество в суммовом выражении. В зависимости от количества для потерь существуют определенные показатели, руководствуясь которыми, компания списывает свой урон:
- в пределах норм естественной убыли;
- сверх норм естественной убыли с назначением ответственного лица;
- сверх норм естественной убыли без конкретного виновника.
Естественная убыль — это свойства имущества к усушке, утряске, гниению, бою посуды и прочим факторам, не зависящим от перевозчика, поставщика или кладовщика.
Для каждого такого продукта в торговле есть нормы, в пределах которых допустимы недостачи и потери. Например, при перевозке персиков некоторое количество может быть раздавлено в таре, так как это очень нежный продукт, а на дорогах встречаются ямы и колдобины.
Чтобы этот фактор не использовался в целях хищения, для товара установлен свой норматив. Утрата сверх положенного норматива расценивается как кража или умышленная порча. Рассчитывается естественная убыль по формуле:
стоимость (масса) товара * норматив убыли / 100.
Счет 94 в бухгалтерском учете
При выполнении контрольно-ревизионных мероприятий, а также инвентаризационных проверок деятельности любого экономического субъекта выявляются несоответствия данных бухучета и фактических показателей. О том, как правильно отразить в учете предприятия выявленные недостачи, расскажем в нашей статье. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Получить доступ
В соответствии с Приказом Минфина № 94н, все выявленные недостачи от порчи имущества следует отражать на специальном счете 94. Для отнесения таких операций на спецсчет 94, в первую очередь факт потери или недостачи активов предприятия необходимо подтвердить документально. Например, составить инвентаризационную опись, в которой будут отражены расхождения, либо составить специальный акт. Затем размер определенного ущерба относят на виновных лиц, если они были установлены, либо на расходы предприятия, если виновные лица установить невозможно.
Рассмотрим, как закрыть счет 94 в конце года, а также определим, какими проводками отражать операции по потерям, ущербу.
Какими операциями происходит пополнение?
Когда выявлены недостачи и порчи сверх норматива, то у руководства компании есть два пути:
- Отнести сумму ущерба на виновное лицо.
- Принять решение, что виновников нет.
Потери имущества отражаются проводками:
- Дт 94 Кт 01 (07, 08, 10, 44) — имущество убыло в процессе хранения на складах, во время стройки и монтажа;
- Дт 94 Кт 20 (23, 25, 26, 29) — потери и недостачи в процессе производства;
- Дт 94 Кт 60 (73, 76) — при приемке товаров (продукции) или перевозке от поставщиков.
От автора! 94 выступает в качестве промежуточного. Когда по дебету появилась сумма недостач, то далее она должна перейти на виновное лицо или списаться.
Типовые проводки по счету 94
Наиболее распространенными операциями по 94 счету являются проводки по отражению недостачи товаров, материалов и основных средств, выявленных по результатам проведенной инвентаризации.
| Дт | Кт | Описание | Документ |
| 94 | 01 | Выявлена недостача объекта основных средств (списана остаточная стоимость ОС) | Инвентаризационная ведомость |
| 94 | 11 | Списание стоимости животных на предприятиях животноводства (при выявлении недостачи, а также павших и вынужденно забитых) | Инвентаризационная ведомость |
| 94 | 07 | Выявлена недостача оборудования | Инвентаризационная ведомость |
| 94 | 08 | Выявлена недостача вложений во внеоборотные активы | Инвентаризационная ведомость |
| 94 | 10 | Выявлена недостача материалов | Инвентаризационная ведомость |
| 94 | 41 | Отражение фактической стоимости товара, по которому выявлена недостача или порча | Инвентаризационная ведомость |
Суммы недостач, выявленные на производстве, отражаются следующими проводками:
| Дт | Кт | Описание | Документ |
| 94 | 20 | Выявлена недостача продукции незавершенного производства (основное производство) | Инвентаризационная ведомость |
| 94 | 23 | Выявлена недостача продукции незавершенного производства (вспомогательное производство) | Инвентаризационная ведомость |
| 94 | 29 | Выявлена недостача продукции незавершенного производства (обслуживающее производство) | Инвентаризационная ведомость |
| 20 (23, 29) | 94 | Сумма выявленной недостачи отнесена на расходы основного (вспомогательного, обслуживающего) производства | Акт списания |
В зависимости от факта установления лица, виновного в недостаче, стоимость потерь может покрыта либо списана на расходы:
| Дт | Кт | Описание | Документ |
| 73 | 94 | Сумма недостачи отнесена на виновное лицо | Инвентаризационная ведомость, Акт комиссии |
| 91 | 94 | Сумма недостачи отнесена на прочие расходы (при отсутствии виновного) | Инвентаризационная ведомость, Акт комиссии |
| 99 | 94 | Факт недостачи признан чрезвычайным расходом | Инвентаризационная ведомость, Акт комиссии |
Куда списать утраченное имущество?
Соответственно, наступает этап закрытия счета 94. Он происходит в зависимости от определения меры ответственности.
Когда они уходят на затраты
Если урон причинен в пределах норм естественной убыли, то считается, что никто не виновен. В таких случаях нужно использовать расходные счета:
- Дт 44 «Расходы на продажу» Кт 94 — материальные затраты списаны на порчи во время продажи;
- Дт 20 (23, 25, 26, 29) Кт 94 — ущерб списан на издержки в процессе производственной деятельности;
- Дт 96 «Резервы предстоящих расходов» Кт 94 — потери отнесены на оценочные резервы.
Если есть ответственный
Однако если испорчено или украдено больше, чем положено по нормативу, то проводки закрытия 94 счета зависят от того — найден ли виновный. Если обнаружен конкретный человек, то бухгалтерии надо сделать записи:
- Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субконто ответственное лицо Кт 94 — сумма ущерба возложена на виновника;
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73 — урон вычитается из заработной платы ответственного лица;
- Дт 98 «Доходы будущих периодов» Кт 91.1 «Прочие доходы» — взыскан суммовой ущерб с виновного лица, если потери относятся к прошлым периодам;
- Дт 94 Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — если виновато стороннее лицо.
Важный момент! Ответственное лицо должно признать свою вину, в противном случае ничего нельзя с него взыскать. В такой ситуации предприятию остается обратиться в суд и дождаться решения в свою пользу.
Для целей налогового учета во внереализационные расходы попадет сумма недостачи. То, что уплатил работник, нужно учесть во внереализационных доходах. Руководитель может принять решение простить виновное лицо. В таких случаях сумма возмещения в налогооблагаемую базу не входит.
Когда никто не виноват
Может случиться так, что виновных не найдут. Такое бывает, когда в течение года изношенное оборудование выкидывают на свалку, а в учете никаких движений не происходит. В результате при инвентаризации появляется недостача. Но так как руководство в курсе ситуации, то виновных нет:
- Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 — недостача списана в убытки за счет компании.
Если причиной потерь выступает стихийное бедствие, то вместо 91 применяется 99 счет «Прибыли и убытки»:
- Дт 99 Кт 94.
В налоговом учете такие потери списываются одномоментно на внереализационные расходы.
Как закрыть 94 счет
При оформлении списания выявленных потерь с 94 счета, как закрывается период проведения контрольно-ревизионных мероприятий, следует составить соответствующие бухгалтерские записи. Однако проводки, куда закрывается 94 счет, будут зависеть от вида и причин образования потерь, а также от способов их покрытия.
Типовые проводки по списанию:
| Операция | Дебет | Кредит | Примечания |
| Списаны недостачи, потери в пределах норм, закрепленных в договоре поставки | Следует включать в себестоимость готовой продукции или сырья, используемого в производстве (изготовлении товара) | ||
| Списаны потери сырья в пределах норм естественной убыли | Следует относить на счета основных или вспомогательных производств или же включать в состав расходов по продажам | ||
| Недостачи, потери по МПЗ сверх норм естественной убыли | Включаются в состав прочих расходов, то есть расходов компании, не связанных с основными видами деятельности | ||
| Сумма недостачи списана на виновное лицо | Отражается исключительно по фактической стоимости |
Отметим, что если компания решила взыскать с виновника рыночную стоимость утраченного объекта, то на сч. 94 все равно учитывайте фактическую себестоимость имущества, а разницу отразите дополнительной проводкой: Дт 73 Кт 98 «Доход будущих периодов».
94 счет в балансе, где отражается? Для включения сумм ущерба в бухгалтерской отчетности отдельных строк не предусмотрено. В бухгалтерском балансе суммы потерь, недостач отражайте в строке 1260 «Прочие оборотные активы».
Пример недостачи с определением МОЛ
Например, при квартальной инвентаризации склада ООО «Теплица» была обнаружена недостача мандаринов в размере 14 000 рублей. Порча в пределах нормы естественной убыли — 7 000 рублей. Бухгалтер применил формулу расчета, чтобы узнать, сколько нужно списать мандаринов сверх положенного норматива:
- 14 000 — 7 000 = 7 000 рублей.
Теперь необходимо отразить недостачу в программе:
- Дт 94 Кт 41 «Товары на складах» — 14 000 рублей.
Кладовщик признал свою вину и согласился возместить материальный ущерб из заработной платы. Необходимо записать операции:
- Дт 44 Кт 94 — закрывается счет на сумму естественной убыли в размере 7 000 рублей;
- Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи 7 000 рублей перенесена на кладовщика;
- Дт 70 Кт 73 — проведено удержание из заработной платы должностного лица, виновного в недостаче, на 7 000 рублей.
Остается сформировать анализ счета, чтобы увидеть, закрылся ли счет:
Таблица 1. Анализ счета 94 за июль 2021 г. Общество с ограниченной ответственностью «Теплица»
| Кор. Счет | Дебет | Кредит | |
| Начальное сальдо | |||
| 41 | 14.000,00 | ||
| 44 | 7.000,00 | ||
| 73 | 7.000,00 | ||
| Оборот | 14.000,00 | 14.000,00 | |
| Конечное сальдо | 0,00 | ||
Выводимые данные: БУ (данные бухгалтерского учета)
Сальдо на 94 счете быть не должно. Оно может оставаться на конец года, только если не завершено расследование и не установлено виновное лицо.
Пример учета проводок по 94 счету
На ООО «Механик» была проведена инвентаризация, по результатам которой выявлена недостача ТМЦ (спецодежда в количестве 3-х единиц). По факту проведенного расследования было установлено виновное лицо — механик производственного цеха Петренко С.Р. Стоимость спецодежды (4275 руб.) была удержана из зарплаты Петренко.
Отражение недостачи и ее возмещение были отражены в учете ООО «Механик»:
| Дт | Кт | Описание | Сумма | Документ |
| 10.11 | 10.10 | Выдана спецодежда мастеру цеха Петренко | 4275 руб. | Акт приема-передачи |
| 20 | 10.11 | Выданная спецодежда отражена в составе расходов | 4275 руб. | Акт приема-передачи |
| 94 | 98 | Выявлена недостача (3 комплекта спецодежды * 1425 руб.) | 4275 руб. | Инвентаризационная ведомость |
| 73 | 94 | Учтена задолженность Петренко С.Р. по выявленной недостаче | 4275 руб. | Акт комиссии |
| 70 | 73 | Из зарплаты Петренко удержана сумма в счет покрытия убытков от выявленной недостачи | 4275 руб. | Зарплатная ведомость |
| 98 | 91.1 | Сумма погашенного ущерба отражена в составе внереализационных доходов | 4275 руб. | Инвентаризационная ведомость, Акт комиссии |
В бухгалтерском учете 94 счет закрывается при условиях:
- недостачи возмещаются виновным лицом через 73 счет;
- при отсутствии виновника потери списываются на 91.02;
- недостачи в пределах естественной убыли закрываются на расходы и издержки;
- при порче имущества в результате стихийных бедствий используется 99.
В течение отчетного периода предприятию необходимо максимально отразить все операции по счетам, чтобы получить полную картину о себестоимости и выручке. В конце месяца происходит подведение итогов работы компании для того, чтобы иметь представление о финансовой ситуации.
Ждать ли помощи от программы?
Программные продукты, придуманные для ведения бухгалтерского учета, предоставляют разные возможности для выявления недостачи и закрытия оборотов.
В 1С версии 8.3 отразить сумму найденных при инвентаризации недостач можно с помощью документа «Инвентаризация товаров на складе» по подразделению и МОЛ.
После его заполнения и проведения можно «создать на основании» этого документа «Списание товаров». Здесь уже вручную необходимо выполнить подбор товарной номенклатуры, проставить количество, а сумму проставит программа. Изучить этот процесс можно с помощью видео
Списание в пределах норм и выше, независимо от наличия виновного лица, придется делать в любой версии 1С в ручных операциях. В версии 8.2 и 8.3 для этого необходимо зайти в меню «Учет, налоги и отчетность», выбрать раздел «Ведение учета» и зайти в подраздел «Операции, введенные вручную». При самостоятельном создании операции нужно прописывать все проводки и заполнять все требуемые субконто.
Для конфигурации 1С УПП 94 счет закрывается списанием товаров, но необходимо прописать в настройках способ оценки стоимости «По плановой себестоимости». В противном случае себестоимость может некорректно считаться из-за перекоса в регистрах.
Бухгалтерские проводки по 94 счету
Операции по учету потерь и недостач для многих предприятию являются специфическими и нетипичными. Счет бухгалтерского учета 94 используют для отражения сумм выявленных недостач. В статье мы разберемся об особенностях учета недостачи и порчи ценностей, а также рассмотрим типовые проводки и примеры по 94 счету.
Факт недостачи товаров, материалов и прочих ценностей, которые являются собственностью организации, может быть выявлен по результатам проведенной инвентаризации, а также при проверке количественного наличия ТМЦ, полученных от поставщика. Потери ценностей, установленные по факту проведения инвентаризации, могут быть выявлены в связи с:
- естественной убылью ТМЦ;
- злоупотреблением должностных лиц организации;
- форс-мажорными ситуациями (стихийные бедствия, аварии и т.п.).
Недополучение ценностей от поставщика может быть связано с некорректным оформлением документов, а также с нарушениями, которые были допущены при отпуске и приемке товара.
Для отражения обобщенной информации о суммах потерь и недостач, выявленных по факту приемки товара от поставщика или после проведения инвентаризации, используют счет 94. Списание ТМЦ (по фактической себестоимости), ОС (по остаточной себестоимости) и частично испорченных ценностей (по сумме фактических потерь) проводится по Дт 94. Также по Дт 94 отражается стоимость ТМЦ, недополученных от поставщиков.
Основанием для отражения операций по счету 94 является инвентаризационная ведомость. В случае выявления недостачи по приобретенному товару, ее сумма отражается в учете согласно первичных документов (расходные/приходные накладные, акты приема-передачи товара).
Виды естественной убыли
А как она возникает и как их рассчитать ее норму? Вообще, строгое определение понятия убыли в законодательстве отсутствует.
Но можно прийти к выводу, что естественная убыль – это потеря массы товаров, возникающая в силу естественных причин. Более конкретно можно выделить следующие виды естественной убыли:
- усушка (при изменении влажности происходит испарение влаги и, как следствие, уменьшение массы сырья);
- утруска (распыление сыпучих ТМЦ);
- раскрошка (ну, тут объяснять не надо, хлеб режут дома все);
- утечка (таяние, впитывание в тару, просачивание из тары);
- разлив (например, при перекачке из тары в тару);
- бой (когда транспортируют что-то хрупкое, например, стеклотару, зеркала, керамику и пр.).
Естественная убыль применяется к следующим видам товаров:
- для продовольственных товаров и сельхозпродукции;
- для медикаментов;
- для некоторых видов непродовольственных товаров.
Нормы, по которым происходит естественная убыль, утверждаются соответствующими отраслевыми ведомствами. Некоторые утвержденные нормы существуют еще со времен Советского Союза.
Показатели
Два случая, фиксируемых на счете 94:
- Наличествующее количество ценностей не совпадает с задокументированным (чего-то не хватает; полное отсутствие единиц товара; недостача).
- Наличествующее имущество испорчено, изменились его качественные характеристики, и из-за этого и количественные (усушка, утряска, гниение, испарение).
Потери и недостачи могут вписываться в существующие нормы или превосходить их. Как правило, в нормы вписываются потери, связанные с технической стороной хранения и перевозки различных материалов и с их физическими свойствами. Например, продукты портятся, мнутся, жидкости испаряются или проливаются. Эти возможности учтены и рассчитаны соответствующие нормы их потерь. Сверхнормативные потери – это скорее следствие хищения или халатности.
Разделение нормативный и ненормативных потерь необходимо для того, чтобы принимать решение о том, на какой счет списывать суммы убытков. В зависимости от характера потери, расходы списываются на хозяйственные счет организации, или вычитаются из зарплат ответственных лиц. Счет 94 закрывается по кредиту с теми же величинами и значениями, которые предусмотрены дебетом. Списание зависит от фактической себестоимости товаров:
- основные издержки – дебет счета 20>;
- вина работника – дебет счета 73;
- отсутствие виновника – дебет счета 91;
- форс-мажорные обстоятельства – дебет счета 99.
В Счет 94 не входят ценности, которые были испорчены в результате стихийных бедствий. Перед закрытием счета устанавливается недостача и выявляются причины, которые привели к несоответствию между фактическим количеством товаров и значениях в учетной документацией. Вычисленные суммы списываются либо на виновника, либо на саму организацию.
Инвентаризация товаров
Счет 94 — активный. На его дебет вносятся суммы недостач с кредита других счетов – например, товарно-материальных ценностей или основных средств. Эти суммы определяются следующим образом: при полной пропаже или порче объекта вносится его фактическая стоимость, а при частичной порче вносится сумма в соответствии с размером убытка.
Проведем инвентаризацию товаров. Документ находится в меню “Склад — Инвентаризация”.
Укажем склад и нажмем кнопку “Заполнить — Заполнить по остаткам на складе”.
Результат проверки заносим в поле “Кол-во факт”. Например, по одной из позиций выявили недостачу, меняем фактическое количество. Автоматически рассчитается отклонение.
Сохраняем документ, проводок он не делает.
Задачи
Определение прибыльности организации – чтобы узнать, сколько расходов было за указанный период, и сопоставить их с доходами, нужно накапливать информацию об этом, в том числе информацию о нехватке должного количества средств или порче хранимых продуктов. Такие сведения собираются на 94 счете.
Определение размеров убытка, который еще не соотнесен окончательно с классом потерь/недостач – бывает, что имущество портится, и причина не установлена – есть сомнения, было ли это форс-мажорным обстоятельством, или умыслом сотрудника, или еще чем-то.
Счет 94 показывает величину расходов по возмещению, акцентируя внимание ответственных лиц на вопросах о соотнесении потери с виновником (или с фактом отсутствия виновных).
